Cada paso del proceso de conciliación bancaria es esencial, desde la búsqueda y recopilación de recibos hasta la comparación de los saldos finales. Por supuesto, en las PYMEs en crecimiento, registrar cada pequeño dato con precisión requiere mucho trabajo, especialmente cuando los equipos comparten tarjetas de empresa, pagan con fondos personales, etc.
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Se acerca el final del mes y estás intentando cerrar las cuentas a tiempo. Pero... acabas de encontrar algunas discrepancias en tu balance, algunos recibos perdidos que respaldan los pagos recientes de tu empresa y, lo que es peor, falta información sobre quién realizó los pagos en primer lugar. Los recibos perdidos (y la titularidad) suponen horas de búsqueda e investigación para ti y tu equipo, y no podrás cerrar el mes a tiempo.
¿Te suena?
Si alguna vez has tenido que conciliar los gastos de tu empresa cuando hay grandes lagunas en la información, sabrás que hay pocas cosas más frustrantes que tener que adivinar dónde ha ido a parar el dinero. El proceso es tedioso y requiere mucho tiempo. Y puede llevar días reunir manualmente todos los recibos para cotejarlos con cada transacción, especialmente si tus compañeros han estado compartiendo la misma tarjeta corporativa.
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Un artículo de la web de empleo indeed.com simplifica el proceso de conciliación bancaria en los siguientes pasos:
La falta de un proceso sólido de conciliación bancaria puede dar lugar a errores significativos en tus estados financieros. La conciliación ayuda a asegurarse del estado de las cuentas y a evitar discrepancias a la hora de pagar los impuestos y durante las auditorías.
También ayuda a tener una visión precisa de cuánto dinero entra y sale de la cuenta bancaria para ayudarte a aplicar medidas de ahorro de costes o tirar de palancas estratégicas para impulsar el crecimiento. Por otro lado, pone de relieve los errores para que puedas averiguar qué los causó y asegurarte de que no vuelvan a producirse.
Si eres director financiero o responsable de finanzas de una PYME, probablemente no gestionas las conciliaciones tú solo. Incluso es posible que hayas aumentado el personal específicamente para apoyar los procesos manuales que implica la conciliación, como el seguimiento de los pagos y la búsqueda de recibos. Pero incluso con un equipo a tu alrededor, seguir el ritmo del proceso y cerrar el mes a tiempo puede ser todo un reto.
También es posible que tú (y tu equipo financiero) os sintáis frustrados por la cantidad de trabajo administrativo manual que conlleva la conciliación y la falta de responsabilidad no financiera sobre los gastos. Probablemente te preocupe que el equipo de profesionales financieros altamente cualificados que has contratado dedique la mayor parte de su tiempo a buscar recibos e introducir datos.
Ahí es donde puede ayudarte una solución de gestión de gastos, que incluya software para gestionarlos, tarjetas Visa corporativas y muchas funciones automatizadas. Esta herramienta puede ayudarte a registrar digitalmente tus transacciones (¡sin necesidad de introducir datos!), clasificarlas y asignarlas a las cuentas y categorías adecuadas. Y también te ayudará a prever tu flujo de tesorería para asegurarte de que se mantiene saneado.
Uno de los problemas es que muchas PYMES tienen que comparar manualmente sus informes de gastos o realizar el seguimiento de sus transacciones desde varias plataformas. Este proceso lleva mucho tiempo, es frustrante y no es algo que se desee cuando se intenta cumplir un plazo y evitar errores.
La empresa londinense de fabricación artística MDM Props conocía muy bien este reto, ya que utilizaba tarjetas de empresa, herramientas de gestión de gastos y software de contabilidad desconectados. Cuando cambiaron a Payhawk para sus tarjetas y desembolsos, y la integración con Sage con un solo clic, informaron de un ahorro de tiempo en las conciliaciones de tarjetas de más de 32 horas a la semana.
Por su parte, Essentia Analytics, una empresa de análisis de gestores de fondos, declaró haber ahorrado cinco días en el cierre de fin de mes tras pasarse a Payhawk. Añaden que la integración de Payhawk con Xero es la mejor que han visto, ya que les permite exportar su información con un solo clic.
Payhawk te proporciona un mayor control y eficiencia sobre todos los aspectos de los gastos de tu empresa. Desde la captura de datos a través del reconocimiento óptico de caracteres (OCR) hasta la integración optimizada de software de contabilidad con empresas como quickbooks.
La aplicación Payhawk aprovecha la sofisticada tecnología OCR para leer y digitalizar automáticamente los recibos, lo que permite a las empresas eliminar la introducción manual de datos y registrar detalles esenciales como el importe de la transacción y la descripción del artículo. Esta funcionalidades es ideal para el equipo financiero, ya que la responsabilidad recae en el titular de la tarjeta cuando gasta.
Por ejemplo, el titular hace una compra para el trabajo con su tarjeta Payhawk. A continuación, hace una foto del recibo y lo sube a la aplicación en cuestión de segundos, acordándose de elegir una categoría (de una selección preestablecida por el gestor en colaboración con el equipo financiero). Los titulares de las tarjetas están contentos, ya que es muy fácil de usar; no hay presión para llevar y guardar recibos en papel, y el gasto ha encajado perfectamente en su presupuesto.
El equipo financiero está aún más contento, ya que los titulares de las tarjetas son responsables de los gastos y se acabaron las conjeturas a la hora de cerrar el mes o de informar en los estados financieros o las declaraciones de impuestos. Además, pueden ver todos los gastos en tiempo real y actualizar rápidamente el software de gestión de gastos si, por ejemplo, necesitan introducir controles más estrictos de las tarjetas.
Tú y tus compañeros de finanzas también pueden centrarse en tomar decisiones empresariales estratégicas y detectar oportunidades de ahorro en lugar de buscar recibos perdidos, ya que la solución Payhawk lo automatiza para que tú no tengas que hacerlo.
Para las empresas que están creciendo, hacer un seguimiento de los gastos es escencial para mantener los registros y la tesorería actualizados con datos precisos. Elegir la solución de gestión de gastos adecuada para apoyar tu proceso general de conciliación bancaria es vital.
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Haizea es la content manager de España y está especializada en el sector fintech. En 2019 publicó su primer libro sobre la identidad verbal de las marcas. En los últimos años también ha impartido formaciones en universidades y aceleradoras.
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