Conciliar cuentas bancarias es clave para mantener unas finanzas ordenadas y fiables en la empresa. Aunque pueda parecer una tarea rutinaria, revisar y cuadrar los movimientos del banco con la contabilidad interna es esencial para evitar errores, fraudes o malentendidos financieros. Hacerlo manualmente puede consumir muchas horas del equipo financiero y generar cuellos de botella en los cierres contables. En este artículo explicamos qué es exactamente este proceso, por qué es tan importante realizarlo con frecuencia y cómo automatizarlo con soluciones como Payhawk puede ayudarte a ganar tiempo, reducir errores y mejorar el control financiero de tu empresa.
Al enviar este formulario, aceptas recibir correos electrónicos sobre nuestros productos y servicios según nuestra Política de Privacidad. Puedes darte de baja en cualquier momento.
Antes de entrar en materia, vamos a poner las bases al día. Y más abajo, vamos a ver las diferencias entre hacer la conciliación bancaria manual con Excel, o bien cómo automatizar el proceso en tu empresa, para ganar eficiencia y reducir errores, duplicados y descuadres contables. Si quieres saltar a esta parte, te recomendamos usar el menú para navegar por las secciones.
La conciliación bancaria es un proceso contable y de control financiero fundamental mediante el cual se comparan los movimientos registrados por la empresa en su contabilidad con los que aparecen en los extractos bancarios emitidos por el banco. El objetivo es identificar y corregir cualquier descuadre o diferencia.
Para entenderlo mejor, vamos a usar un ejemplo de conciliación bancaria:
Imagina que tu empresa ha registrado un ingreso de 15.000 € procedente del pago de un cliente. Sin embargo, al revisar el extracto bancario, el ingreso que aparece en la cuenta es de solo 14.500 €.
Esa diferencia de 500 € podría deberse, por ejemplo, a una comisión bancaria, una retención o un error en la transferencia. Sea cual sea el motivo, es fundamental identificar y justificar esa discrepancia para que la contabilidad refleje con precisión la situación financiera real de la empresa. En el caso que no se detecte a tiempo, esa diferencia puede generar errores en los informes financieros, afectar la toma de decisiones y complicar auditorías o cierres contables.
Un descuadre contable ocurre cuando los números no cuadran. Es decir, cuando los datos del banco y los de la contabilidad interna no coinciden. Puede deberse a errores de registro, duplicidades, omisiones o movimientos no contabilizados. Detectarlos a tiempo es fundamental para evitar consecuencias más graves en el cierre mensual o una auditoría.
Aunque en España no existe una obligación legal directa que imponga la conciliación bancaria contable a las empresas, esta es una práctica esencial para mantener las finanzas saneadas. Y además, este proceso ayuda también a cumplir con las obligaciones fiscales y prevenir errores o fraudes.
Para la mayoría de las compañías, especialmente si tienen un volumen elevado de transacciones, se convierte en una tarea indispensable, pero puede resultar muy engorrosa y llevar a pié a errores en caso que se haga de forma manual. De hecho, cuántas más transacciones tenga una empresa, más fácil que se produzca un descuadre o bien que se de pié a duplicidades o errores. Por ello, es muy importante contar con un proceso fiable e, idealmente, automatizado.
Principales beneficios de conciliar cuentas bancarias para la empresa:
Imaginemos una empresa que opera con varias cuentas bancarias en diferentes entidades financieras españolas. Uno de los miembros clave del equipo contable ha estado de baja durante los últimos tres meses. Como consecuencia, la conciliación bancaria (que normalmente se realiza de forma manual) ha quedado paralizada.
Durante ese tiempo, los bancos han aplicado automáticamente diversas comisiones (por mantenimiento, transferencias, cambios de divisa, etc.), pero nadie en el equipo contable las ha detectado ni revisado. Estas comisiones, aunque pequeñas individualmente, han ido acumulándose y restando liquidez a la empresa sin que nadie se diera cuenta.
Al llegar el cierre del trimestre, otro miembro del equipo finalmente revisa los movimientos bancarios. Descubre entonces todas esas comisiones, pero ya es demasiado tarde para reclamarlas o corregir posibles errores, ya que muchos bancos imponen plazos muy estrictos para la gestión de incidencias.
Conciliar cuentas bancarias es una práctica que se debe hacer de forma regular en las empresas, y ofrece una serie de ventajas, como por ejemplo:
Fiabilidad de la información financiera: Durante el cierre mensual, tu equipo registra una caja disponible de 250.000€, pero al conciliar detecta una remesa de recibos de 40.000€ ya cargada por el banco que aún no figuraba en la contabilidad. La conciliación te evita una sobreestimación del saldo y posibles errores de inversión.
Mayor control sobre la tesorería: Eres el director financiero de una empresa de distribución y quieres saber si puedes adelantar el pago a un proveedor para aprovechar un descuento por pronto pago. Como tienes las cuentas conciliadas diariamente, puedes tomar decisiones informadas sin riesgo de que se produzcan descubiertos.
Detección temprana de errores y desviaciones: Tu equipo contable registra un ingreso de 10.000€, pero el extracto bancario solo muestra 1.000€. En realidad, el profesional había cometido un error al teclear la cifra y, gracias a la conciliación, has podido descubrirlo antes de que se cierren las cuentas del mes o se envíen informes equivocados a dirección.
Prevención del fraude y protección de activos: Al conciliar las cuentas detectas una transferencia de 5.200€ que no había sido registrada. Tras revisar el caso te das cuenta de que la hizo un usuario que ya no debería tener acceso al sistema. Has podido actuar a tiempo y evitar males mayores.
Cumplimiento normativo y preparación ante auditorías: Tienes que hacer frente a la auditoría anual. Los auditores solicitan los justificantes de los saldos bancarios y como tienes las conciliaciones mensuales archivadas, puedes entregar esa documentación en tiempo y forma, lo que agiliza el proceso y transmite una imagen de profesionalidad.
Mejora de la reputación y confianza de terceros: Uno de los bancos en los que tu compañía tiene cuenta pide un informe financiero para valorar si os concede una nueva línea de crédito. Mantener una conciliación regular mejora la credibilidad financiera de la organización, lo que puede traducirse en mejores condiciones.
Optimización de procesos contables y financieros: Conciliar regularmente las cuentas bancarias no solo garantiza una contabilidad precisa, sino que también permite detectar de forma automática discrepancias, comisiones o ingresos pendientes. Esto se traduce en menos errores manuales y en un cierre contable mucho más ágil.
Es clave entender que mantener la conciliación al día no debería consumir una gran cantidad de tiempo. Con herramientas como Payhawk, que automatiza la conciliación bancaria y centraliza todos los movimientos en una única plataforma, el equipo financiero puede ahorrar horas de trabajo cada mes. Así, puede dejar de revisar extractos y cruzar datos manualmente para centrarse en tareas de mayor impacto estratégico, como el análisis financiero o la optimización del presupuesto.
La frecuencia ideal a la hora de conciliar cuentas bancarias depende del tamaño de tu empresa o del volumen de operaciones que se realicen. Por norma general, el mínimo es una conciliación mensual, pero si la actividad es muy elevada, es recomendable hacerla de forma semanal o, incluso, diaria.
Aquí tienes los pasos a seguir para hacer la conciliación bancaria de forma manual (ojo, más abajo veremos cómo automatizar este proceso):
Realizar todos estos pasos de forma manual puede requerir una cantidad considerable de tiempo, especialmente en empresas con múltiples cuentas y alto volumen de transacciones. Este esfuerzo sostenido es el que lleva a muchos CFOs a buscar formas más eficientes de conciliar, como el software de conciliación bancaria.
Como te decíamos, para un equipo financiero, conciliar cuentas bancarias manualmente implica una carga de trabajo muy grande. En el caso de las empresas medianas o grandes, que tienen varias cuentas y cientos o miles de movimientos, revisar transacción por transacción, identificar errores, y justificar y documentarlo todo puede suponer tener un profesional dedicado por completo a ello durante varias jornadas completas al mes.
Y las consecuencias de esto para la empresa son importantes:
Por todos estos motivos, automatizar la conciliación de cuentas bancarias con soluciones como Payhawk, además de mejorar la eficiencia, permite a los equipos financieros convertirse en aliados estratégicos de su organización.
Si estás pensando en automatizar la conciliación bancaria, es el momento perfecto para dar el salto. En lugar de perder horas revisando extractos, descargando archivos Excel y buscando a mano cada diferencia, puedes conectar tus cuentas bancarias directamente con una solución como Payhawk.
La plataforma importa los movimientos en tiempo real, los compara automáticamente con tus registros contables y te señala cualquier discrepancia al instante. Además, al tener todos los pagos, facturas y documentos centralizados, puedes validar cada transacción con solo unos clics. Así, no solo ahorras tiempo, sino que eliminas errores y ganas una visibilidad financiera mucho más clara desde el primer día.
Además automatizar la conciliación bancaria y eliminar así el uso llevar un registro manual con hojas de cálculo, Payhawk automatiza procesos de gestión de gastos a través de la gestión de reembolsos y emisión de tarjetas corporativas para que todos los gastos queden registrados en tiempo real y el equipo de finanzas pueda llevar el control de los mismos. permitiendo al equipo centrarse en tareas de mayor valor
Cada gasto queda registrado en tiempo real: Con Payhawk, el equipo financiero obtiene la información de los gastos en tiempo real, tanto de las operaciones realizadas con tarjetas corporativas, facturas y reembsolsos. De este modo, la entrada de gastos y digitalización de documentos (con validez para la AEAT) se convierte en una tarea sencilla y automática.
Sincronización con las cuentas bancarias: Los movimientos bancarios relacionados se sincronizan automáticamente a los gastos, para que Payhawk pueda comparar los gastos con los cargos reales. Y así detectar posibles errores, duplicados o desviaciones.
Conciliación rápida y sencilla: Payhawk cruza los datos y concilia las transacciones en segundos, señalando solo aquellas que necesitan de la revisión del equipo financiero.
Ahorro de tiempo y menos errores: De este modo, el equipo financiero puede dedicar tiempo a tareas de más valor, sin tener que dedicar horas a tareas manuales de revisión de extractos y justificantes: el proceso es mucho más rápido y fiable.
Un ejemplo real en la automatización de procesos de conciliación y de gestión de gastos es el caso de ID Finance. Su equipo financiero gestionaba manualmente miles de gastos en distintas divisas, lo que generaba desajustes frecuentes y mucha carga administrativa. “Teníamos que revisar cada gasto en moneda extranjera, comprobar manualmente los tipos de cambio y ajustar los registros. Era un proceso propenso a errores y muy poco eficiente”, nos contaba Víctor de las Heras, ex-Director Financiero Corporativo.
Con Payhawk, ahora todo este proceso es automático. El sistema detecta automáticamente el tipo de cambio, asocia el gasto al centro de coste y lo concilia con el movimiento bancario. Y esto se traduce en más control sobre los movimientos, menos errores y un equipo mucho más satisfecho.
Cómo el CFO de ID Finance tomó el control de los gastos, sin invertir más tiempo
La automatización de la conciliación bancaria cambia por completo la operativa financiera. Te mostramos cómo usando, una vez más, un ejemplo:
Un gran comercio online de cobertura nacional con 6 cuentas bancarias y miles de operaciones mensuales tenía una persona, Pedro, dedicada a tiempo completo a conciliar. Cada mes revisaba 3.500 movimientos, detectaba diferencias manualmente, ajustaba los registros y generaba informes para auditoría. El proceso era lento, farragoso, propenso a errores humanos y muy estresante para todos.
Ese mismo negocio, con un sistema automatizado. Cada día los datos bancarios se sincronizan y se cruzan con la contabilidad. Los movimientos coincidentes se concilian de forma automática y solo se revisan las diferencias. El proceso es rápido, preciso y permite cerrar el mes sin sobresaltos. Ahora Pedro puede centrarse en analizar desviaciones en los márgenes comerciales, renegociar las condiciones con los proveedores o detectar oportunidades de ahorro.
Elegir la herramienta adecuada para automatizar la conciliación bancaria es clave para mejorar la eficiencia del equipo financiero y garantizar una implementación fluida. Por eso, antes de decidir, es fundamental evaluar bien las necesidades de tu empresa y entender qué tipo de solución encaja mejor con tu operativa.
La primera pregunta que deberías hacerte es: ¿Quiero automatizar únicamente la conciliación bancaria o aprovechar para digitalizar también toda la gestión de gastos?
Responder a esta pregunta te ayudará a definir el alcance del proyecto, priorizar funcionalidades y elegir entre las distintas opciones del mercado.
Un buen ejemplo de solución integral para el control de gastos es Payhawk, diseñada para empresas medianas y grandes que buscan automatizar procesos financieros de forma eficiente. Payhawk ya permite a los equipos financieros:
Tal y como destaca Sonia Gómez, Accounting Manager en The Power Business School:
Nos decantamos por Payhawk como solución de gestión de gastos porque era la más completa. De todas las opciones, era la que mejor encajaba con nuestras necesidades. Nos ayuda a reducir tiempos y a facilitar el trabajo del día a día. Abarca muchas más funcionalidades que otras soluciones, y eso es clave cuando quieres crecer como empresa.
Automatizar la conciliación contable no solo reduce errores y ahorra tiempo, también te permite tener unas finanzas más sanas, fiables y alineadas con los objetivos del negocio. Si quieres saber cómo Payhawk puede ayudar a tu empresa, puedes empezar por solicitar una llamada con un experto aquí.
Raquel ha sido parte importante de Payhawk desde el principio, pasando por varios roles clave: empezó en ventas, creó el equipo de Success desde cero y luego pasó al marketing de contenido y producto. Ahora, está en su mejor momento como Senior Product Marketing Manager e Impact Director. Además, Raquel también lidera los esfuerzos de ESG de la empresa. Fuera del trabajo, a Raquel le encanta estar al aire libre y disfruta nadando, haciendo senderismo y cocinando para sus dos hijos.
Al enviar este formulario, aceptas recibir correos electrónicos sobre nuestros productos y servicios según nuestra Política de Privacidad. Puedes darte de baja en cualquier momento.
