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ID Finance deja atrás los reembolsos, y toma el control de gastos y suscripciones

ID Finance es una empresa española especializada en financiación al consumo, con presencia en España y México. Hablamos con Víctor de las Heras, que comenzó como Director Financiero Corporativo y, tras el éxito en la implementación de herramientas financieras, ahora lidera el área de Transformación Digital.

Sede
Barcelona, España
Sector
Servicios Financieros
Empleados
380
Empezó con Payhawk
2024
Funcionalidades favoritas
  • Tarjetas corporativas con tipos de cambio automáticos
  • Límites y controles para las tarjetas y por empleado
  • Gestión de suscripciones

¿Qué reto tenía el equipo financiero antes de empezar con Payhawk?

Antes de implementar Payhawk, el proceso de gestión de gastos en ID Finance era completamente manual. Los empleados debían adelantar el dinero de su propio bolsillo, rellenar una hoja de Excel con todos los tickets, imprimirla, pasarla por firma y entregarla al departamento financiero para que se procediera al reembolso. Este proceso generaba una carga administrativa elevada, tanto para los empleados como para el equipo financiero.

Desde el punto de vista financiero, liquidar una vez al mes tenía sentido, pero operativamente era poco eficiente. Los empleados acumulaban tickets durante semanas, con el riesgo de perderlos, y tenían dudas constantes sobre los tipos de cambio a aplicar en el caso de los gastos en otras divisas. Mientras tanto, el departamento financiero invertía mucho tiempo en revisar manualmente cada gasto, lo que también suponía un coste oculto en tiempo y recursos.

A los empleados les surgía muchas preguntas como “¿cuándo tengo que aplicar el tipo de cambio? o ¿me van a aceptar el ticket en otra divisa?", y volvíamos a añadir otra capa a la problemática.

A pesar de que los empleados conocían y respetaban la política de gastos, el malestar era evidente. Víctor nos cuenta:

"Cuando profundizas y hablas con ellos, descubres un descontento claro: adelantan dinero de su bolsillo, se ven forzados a buscar soluciones como contratar tarjetas de crédito para poder cubrir los gastos de empresa y, con ello, pasan a asumir riesgos financieros innecesarios"

¿En qué momento se dió el paso a Payhawk?

El punto de inflexión llegó cuando el equipo de ID Finance decidió que necesitaban mantener el control del gasto sin sacrificar la experiencia del empleado. A pesar que ya existía una cultura sólida de política de gastos, el proceso era manual. Querían automatizar los flujos de aprobación sin perder visibilidad ni control, especialmente para evitar gastos fuera de política.

Para ello, buscaron en el mercado una herramienta que se adaptara a sus necesidades hasta que dieron con Payhawk. Un factor determinante fue el hecho que Payhawk se adapta a la política de la empresa, y no al revés. Esto les permitió reproducir sus propias las reglas y límites directamente en la solución, manteniendo el control sin renunciar a la simplicidad operativa y a sus políticas definidas.

Víctor de las Heras, Responsable de Transformación Digital y ex-Director Financiero Corporativo en ID Finance

“Uno de los factores a destacar es que la solución de Payhawk se adapta a la política. Es decir, no tuvimos que cambiar la política para adaptarla al software, si no que fue al revés, el propio software se adapta a la política.”

Víctor de las Heras, Responsable de Transformación Digital y ex-Director Financiero Corporativo ID Finance

¿Cómo Payhawk ayuda a ID Finance en el día a día?

La solución de Payhawk ha permitido a ID Finance mantener un mayor control del gasto y profundizar en su análisis. Ahora, el equipo financiero cuenta con una visibilidad mucho más clara de los gastos incurridos y pueden detectar posibles anomalías de forma rápida y sencilla.

Los reembolsos han pasado a ser la excepción, no la norma. Ahora los empleados disponen de tarjetas corporativas configuradas con los límites de gasto personalizados y, al realizar un gasto, los empleados simplemente deben hacer una foto al ticket.

Desde ese momento, todo el proceso es automático para el equipo de finanzas. Payhawk detecta e introduce la información del recibo automáticamente, la asigna el centro de coste y a la categoría correspondiente, y sincroniza toda la información al ERP. Esto ha liberado al equipo financiero de tareas repetitivas, permitiéndoles centrarse en el análisis de datos, en vez de en su verificación. La visibilidad del gasto es inmediata, la información es más fiable y accesible, y es más fácil detectar anomalías.

“Nos ha ayudado a profundizar en el análisis, en la profundidad de esa información. Ahora la información es más fiable y cuesta menos de acceder a ella.”

Además, la adopción ha sido muy positiva entre los empleados, especialmente los que viajan internacionalmente. Por ejemplo, en viajes a México, los pagos en moneda local se procesan de forma sencilla, el sistema valida el importe y convierte automáticamente la divisa, sin necesidad de intervención manual.

Como resume Víctor: "Animo a compañeros del área financiera que emprendan este camino de digitalización. Simplificas la vida del área financiera y de los empleados, sin perder el control, por lo que el análisis coste-beneficio es significativo."

Si tú también quieres entender cómo una solución de gestión de gastos puede ayudar a tu equipo financiero, puedes empezar por agendar una llamada de 15min con un experto de producto de Payhawk.

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Disponible para empresas registradas en el Espacio Económico Europeo (EEE), el Reino Unido y los Estados Unidos.

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