Cómo elegir el mejor programa de conciliación bancaria automático

¿Cómo gestionan las empresas la conciliación bancaria?

De forma muy resumida, la conciliación bancaria es un proceso contable que compara los registros internos de una empresa con los movimientos reflejados en los extractos bancarios. Su finalidad es asegurar que los saldos coincidan y detectar cualquier discrepancia que pueda indicar errores o movimientos no contabilizados.

¿Por qué es tan importante? Porque garantiza la integridad financiera de la empresa, permite cumplir con las normativas y evita fraudes. Además, tener una conciliación actualizada proporciona datos fiables para la toma de decisiones estratégicas.

Tradicionalmente, la conciliación se ha realizado manualmente. Esto implica descargar extractos bancarios, cotejar transacción por transacción con los libros contables, investigar diferencias y hacer ajustes. Este método no solo es lento, sino que aumenta el riesgo de errores humanos y retrasa el cierre contable. Hoy existen soluciones como Payhawk que automatizan el proceso, integrándose con los sistemas contables para ofrecer conciliaciones en tiempo real y sin esfuerzo.

Complicaciones habituales de conciliación bancaria

Como veremos más adelante, la conciliación bancaria es un proceso muy complejo de por sí. Un proceso que, además, en algunos casos puede complicarse todavía más. Quizás puedas pensar que son excepciones, pero son más comunes de lo que nos gustaría. Aquí tienes algunos de los más habituales.

Falta de visibilidad

La ausencia de información clara provoca que el equipo financiero no sepa con certeza qué facturas están realmente pendientes de cobro o de pago. En la conciliación bancaria esto se traslada en facturas emitidas, pero aún no cobradas; pagos a proveedores realizados sin haber recibido todavía la factura correspondiente o, incluso, movimientos duplicados. También entrarían en este apartado los cheques pendientes de compensación, que generan diferencias temporales entre la contabilidad y el extracto.

Errores manuales

Cuando se introducen mal los importes, las fechas u otros datos, surgen descuadres. Es típico contabilizar un pago con un valor equivocado o asignar a otro mes una transferencia que en el extracto bancario aparece en una fecha posterior. Este tipo de errores de registro, aparentemente sin importancia, complican la conciliación, ya que los saldos no coinciden.

Comunicación ineficiente

Muchas incidencias en la conciliación surgen de la falta de comunicación entre los equipos financieros y operativos o entre diferentes sedes de la misma organización. Por ejemplo, un recibo domiciliado que es devuelto por el banco y tesorería no comunica a contabilidad o cobros recibidos en el extranjero sin referencias claras en la factura. El dinero está en la cuenta bancaria, pero no puede asignarse de forma correcta.

Aprobaciones poco claras

Si las facturas no siguen un flujo de validación centralizado y bien definido, el proceso de conciliación se ralentiza. La existencia de varios circuitos de aprobación - por departamento, por sede o incluso por persona - provoca retrasos en la contabilización de las facturas y, por tanto, en la conciliación. En la práctica, esto significa que la empresa puede haber realizado un pago que ya aparece en el extracto bancario, pero la factura aún no ha pasado por todas las aprobaciones internas necesarias, generando descuadres hasta que se valida.

Uso de múltiples herramientas desconectadas

La falta de integración entre sistemas contables, bancarios y de gestión genera diferencias. Un ejemplo son las operaciones en divisa, donde el ERP refleja un tipo de cambio distinto al aplicado por el banco. Otro caso frecuente son las comisiones bancarias o intereses, que no se registran a tiempo porque el sistema contable no está conectado con el banco en tiempo real.

¿Cómo funciona la conciliación bancaria?

Como bien sabes, la conciliación bancaria no es simplemente un trámite administrativo. Es un proceso clave para garantizar que las cuentas de la empresa reflejen la realidad financiera de la misma. Implica revisar, comparar y validar que cada movimiento registrado en los libros contables coincida con los apuntes del banco. Aunque pueda parecer sencillo, este procedimiento requiere un control exhaustivo, ya que incluso pequeñas diferencias pueden afectar a la tesorería, la planificación y los informes financieros.

Estos son los pasos que conlleva:

• Recopilar la información. Nos referimos a todos los documentos, cheques, extractos, facturas o registros correspondientes a ese periodo.
• Revisar los registros contables internos. Comprobar que los libros de contabilidad, los registros de transacciones, etc. están totalmente actualizados.
• Comparar saldos. Es hora de cotejar los registros internos con el bancario.
• Analizar discrepancias. En caso de que existan errores o diferencias es vital identificar la causa.
• Realizar ajustes y correcciones. Si hay discrepancias, una vez identificadas deben resolverse.
• Conciliación final. En este momento verificamos que todo cuadre.

Semejante lista nos da una idea del tiempo que supone este proceso para los equipos financieros. También del elevado riesgo de errores humanos que supone. Aquí es donde entra en juego la automatización: soluciones como Payhawk integran tus sistemas contables y bancarios para ejecutar estas tareas en segundos, garantizando conciliaciones precisas en tiempo real y devolviendo a los equipos financieros el control y la eficiencia que necesitan.

Esto es especialmente cierto en el caso de empresas con estructuras complejas o que operan con diferentes divisas o tienen un alto volumen de gastos. Con sus integraciones nativas con ERP y plantillas contables, Payhawk elimina errores, acelera el cierre y libera al equipo financiero.

En este sentido, Víctor de las Heras, Responsable de Transformación Digital y ex-Director Financiero Corporativo ID Finance, empresa de servicios financieros con presencia en España y México, explica:

Animo a compañeros del área financiera que emprendan este camino de digitalización. Simplificas la vida del área financiera y de los empleados, sin perder el control, por lo que el análisis coste-beneficio es significativo.

11 herramientas para automatizar la conciliación bancaria

Si estás buscando una solución para agilizar tu cierre mensual gracias a la automatización de procesos como conciliar, en este apartado te recomendamos algunos software de conciliación bancaria​:

1. Payhawk
   Te proporciona automatización basada en IA, visibilidad en tiempo real y conciliación integrada. Payhawk conecta bancos, tarjetas y contabilidad para reducir el trabajo manual, mejorar la precisión y ofrecerte información actualizada para que puedas tomar decisiones estratégicas. Sergi Ribes Miquel, Tesorero de Tropicfeel, destaca:

Que la conciliación bancaria sea automática nos ayuda a tener la contabilidad limpia y a contar con información en tiempo real en todo momento. Lo tenemos con todas las tarjetas, y nos permite bajarnos reportes actualizados en NetSuite.

2. Expensify

Si buscas una plataforma de gestión de gastos con funciones básicas de conciliación, Expensify es una opción sólida para empresas pequeñas. Permite escanear recibos desde el móvil, generar informes de gastos de forma automática y compararlos con los movimientos bancarios, lo que agiliza la conciliación sin necesidad de procesos manuales extensos.

3. Brex

Diseñada para compañías que priorizan las tarjetas corporativas, Brex conecta directamente con bancos y ERPs para ofrecer conciliación automática. Su fortaleza está en la integración con sistemas financieros más amplios, eliminando gran parte de la carga manual del equipo contable.

4. Ramp

Ramp combina control de gastos con IA que ayuda a clasificar pagos y detectar anomalías. Sus procesos de conciliación automatizada simplifican la revisión de movimientos bancarios frente a los gastos registrados, reduciendo riesgos de errores y aumentando la velocidad de cierre.

5. Spendesk

Spendesk ofrece una visión completa de pagos y gastos de empresa, e incluye la posibilidad de realizar conciliación bancaria de forma sencilla. Su propuesta se centra en dar transparencia al equipo financiero, asegurando que los movimientos bancarios coincidan con los registros de la plataforma.

6. BlackLine

Una de las herramientas más potentes en el mercado, pensada para grandes corporaciones. BlackLine automatiza conciliaciones complejas y de gran volumen, ofreciendo flujos de trabajo configurables y controles avanzados para auditorías.

7. Trintech

Especializada en cierres contables y conciliaciones de gran escala, Trintech proporciona flujos avanzados que facilitan la gestión de múltiples cuentas y entidades dentro de una misma organización. Ideal para sectores con operaciones financieras de gran volumen.

8. FloQast

FloQast centraliza la gestión de conciliaciones y cierres en un solo entorno. Su propuesta ayuda a los equipos de contabilidad a coordinarse y a mejorar la transparencia en el proceso de conciliación, reduciendo retrasos en el cierre mensual.

9. QuickBooks Online

Por sí sola, QuickBooks Online ofrece flujos básicos de conciliación bancaria para pymes. Sin embargo, al integrarse con Payhawk, las empresas acceden a conciliaciones automáticas mucho más completas, combinando lo mejor de un ERP ligero con una solución avanzada de gestión de gastos.

10. NetSuite

Como ERP robusto, NetSuite incluye conciliación bancaria, pero su integración con Payhawk multiplica su valor: permite a las empresas automatizar la conciliación y disponer de un control total sobre gastos, facturas y pagos, todo en un único ecosistema.

¿Cómo elegir el mejor programa de conciliación bancaria​?

Entre las herramientas mencionadas no hay programas mejores o peores como tal, simplemente soluciones que se ajustan más o menos a las necesidades y características de tu empresa. Ese es el criterio del que debes partir. Pero, además, existen una serie de funciones que siempre debes buscar.

Las encontrarás a continuación:

1. Facilidad de uso para todo tipo de usuarios. Un buen programa no debe ser complicado. Si el software es intuitivo, los equipos lo adoptan más rápido, reducen errores y cumplen con las políticas internas sin esfuerzo. Busca interfaces simples, menús inteligentes y funcionalidades como la tecnología OCR para extraer datos automáticamente, la conciliación automática de gastos y el seguimiento digital de recibos. El resultado: menos trabajo manual y errores y más agilidad en los procesos.
2. Visibilidad completa. La conciliación en tiempo real solo tiene sentido si cubre toda la organización. Necesitas una herramienta que etiquete automáticamente los gastos según departamento, proyecto o ubicación, evitando duplicidades y confusión. Esto permite que el departamento financiero trabaje con datos limpios y centralizados, sin sorpresas a final de mes, incluso cuando hay varias entidades.
3. Registros de auditoría y trazabilidad. La transparencia es clave. Un buen software debe generar registros completos con marcas de tiempo, detallando cada acción, modificación y aprobación. Esto no solo reduce el riesgo de fraude, sino que también facilita las auditorías internas y externas, asegurando el cumplimiento normativo.
4. Conciliación en tiempo real. Imagina que necesitas cifras exactas para una reunión urgente con el director de operaciones. Con la conciliación manual, tu equipo tendría que trabajar horas extra para entregar datos aproximados. Con una solución avanzada, las transacciones se concilian al instante, ofreciendo información actualizada y fiable para tomar decisiones estratégicas en cualquier momento.
5. Integraciones con ERP y herramientas contables. Un software de conciliación debe integrarse de forma nativa y bidireccional con sistemas como Microsoft Dynamics 365 y NetSuite. Esto evita duplicidades, elimina la carga de introducción manual de datos y garantiza que la información fluya entre plataformas sin errores. Para organizaciones con procesos complejos, es fundamental que la herramienta también cuente con APIs robustas para personalizar integraciones.
6. Adaptabilidad al tamaño de la empresa. Las necesidades de una compañía también dependen de su tamaño, lo que resulta práctico para una pyme, puede quedarse corto para una organización más grande. Por este motivo, es clave que el programa que elijas se adapte al volumen de operaciones y a la complejidad de tu negocio.
   **Soluciones como Payhawk están diseñadas para empresa de gran tamaño y con un volumen elevado de movimientos. **
7. Gestión de múltiples entidades y divisas. Relacionado con lo anterior, si tu empresa opera con varias unidades de negocio y delegaciones o en diferentes países, necesitarás un software de conciliación que permita trabajar con distintas entidades jurídicas y manejar divisas de forma fluida, aplicando automáticamente tipos de cambio y consolidando información en informes unificados. Payhawk te ofrece estas capacidades, proporcionándote una visión precisa.
8. Adaptabilidad a diferentes sectores. Cada industria tiene particularidades. Una empresa logística no gestiona gastos igual que una tecnológica. Si manejas flotas, múltiples conductores o gastos descentralizados, necesitas funciones específicas como límites personalizados por tarjeta, control en tiempo real y conciliación automática. Elige una herramienta con experiencia en tu sector para asegurar que cubre tus necesidades reales.

¿Cómo empezar con un programa de conciliación de gastos?

Dar el primer paso hacia la automatización no tiene por qué ser complicado. Implementar un programa de conciliación bancaria puede transformar por completo la manera en la que tu empresa gestiona el cierre contable, pero para obtener el máximo beneficio, necesitas una solución que se integre con tus procesos y te ofrezca control total desde el primer día.

Tomemos como ejemplo Payhawk, pensada para aportar simplicidad, escalabilidad e integración total con las herramientas financieras que ya usas. Gracias a su compatibilidad sistemas ERP o funcionalidades como la sincronización en tiempo real y la automatización completa de categorías, Payhawk elimina el trabajo manual y devuelve a tu equipo horas valiosas cada mes.

Con Payhawk podrás automatizar la conciliación bancaria, y beneficiarte de:

1. Sincronización bidireccional en tiempo real con sistemas ERP como Exact Online, Microsoft Dynamics Finance y NetSuite. Importa automáticamente la información de tu ERP a Payhawk y viceversa, asegurándote de que ambos entornos siempre están alineados.
2. Asignación automática de pagos a facturas y codificación contable, gracias a la vinculación bidireccional y tridireccional (con y sin nota de recepción de mercancías), lo que garantiza la coherencia de todos los detalles antes de procesar el pago.
3. Registro instantáneo de gastos aprobados a las herramientas de contabilidad con los documentos adjuntos. Esto elimina la introducción manual de datos, reduce errores y asegura que cada gasto aprobado quede documentado de forma correcta y rápida.
4. Capacidad para ajustar centros de coste en tiempo real, permitiendo segmentar los datos por proyecto, departamento o categorías personalizadas. Esto facilita la gestión presupuestaria y el control financiero granular.
5. Panel centralizado para seguimiento de conciliaciones multi-entidad y multi-moneda, con visión global de todos los gastos futuros y en curso. Esto te permite estandarizar procesos y aumentar la eficiencia en toda la organización.

Resultados reales de empresas reales

Si te estás preguntando cómo puede impactar la automatización de la conciliación bancaria a tu empresa, te dejamos a continuación varios ejemplos de empresas que ya usan un programa de conciliación bancaria como Payhawk.

Benoît Menardo, Cofundador de Payflow, explica:

Con Payhawk no solo hemos reducido las tareas administrativas como la recolección de recibos, también hemos aumentado el control y la visibilidad de los gastos de cada departamento. Algo que me gusta mucho es poder dar una tarjeta a cada equipo y hacer budgeting. Lo uso por control, pero también para planificar mejor.

Elegir un software de conciliación bancaria​ adecuado para tu organización no solo es una decisión tecnológica, sino una estrategia para ganar eficiencia, visibilidad y control en la gestión financiera. Automatizar este proceso te libera de tareas manuales, reduce errores, mejora la trazabilidad y asegura que siempre trabajes con datos actualizados y fiables.

Con una herramienta como Payhawk, puedes dar un salto cualitativo en la forma en que tu empresa cierra el mes. Gracias a la sincronización en tiempo real, las integraciones nativas con ERP y la automatización completa, tu equipo financiero se centrará en lo que realmente importa: analizar datos, optimizar presupuestos y tomar decisiones estratégicas.

Si quieres saber más cómo sería el día a día de tu equipo con un mejor programa para la conciliación bancaria y mejorar la gestión de gastos en tu empresa, puedes empezar por agendar una llamada con un experto de Payhawk aquí.