Comment trouver le meilleur logiciel de rapprochement comptable ?

Le rapprochement comptable en temps réel n'est pas un simple avantage : c'est aussi et surtout un facteur clé de réussite pour les entreprises. En effet, il permet de distinguer les équipes financières efficaces de celles qui demeurent enlisées dans les processus manuels. Face à l'abondance des solutions disponibles sur le marché, comment choisir et identifier l'outil le mieux adapté à ses besoins ?

Le rapprochement comptable à l'ère de l'automatisation

Le rapprochement des comptes est un élément essentiel du reporting et de la gestion financière.

En tant qu’entreprise, vous le savez : il est nécessaire d’aligner les enregistrements comptables sur les relevés bancaires pour assurer la conformité et détecter les anomalies potentielles. Mais ce processus manuel n’est pas seulement chronophage, il est aussi propice aux erreurs.

C’est là que l’automatisation intervient. Celle-ci élimine en effet la charge administrative liée au rapprochement manuel et permet de traiter sans effort le rapprochement des transactions bancaires, des factures et des données financières, tout en garantissant un flux d’informations fluide.

Or, ce besoin devient encore plus crucial à mesure que votre organisation grandit, que vous gérez plusieurs entités et que vos dépenses liées au personnel augmentent. N’ayez crainte : nous avons la solution ! Avec la solution Payhawk, vous pouvez éliminer les frictions et redonner à vos équipes financières le temps qui leur manque.

Pour Stéphane Muller, Head of Finance chez Powens :

L’intégration native avec NetSuite, l’absence de fichiers à importer, la gestion multi-entités… tout cela a changé notre quotidien. Ne plus avoir à se connecter/déconnecter pour gérer les entités, tout avoir sous la main dans un seul outil : c’est un vrai changement. Si on a une facture urgente à valider, on peut le faire immédiatement. Tout est intégré automatiquement. Ce processus fluide et continu nous fait gagner du temps : une à deux journées, voire plus !

Quelles sont les fonctionnalités à privilégier dans un logiciel de rapprochement comptable ?

Dans un logiciel de rapprochement comptable, les bonnes fonctionnalités peuvent faire toute la différence. Pour vous aider à y voir plus clair, voici un aperçu des fonctionnalités clés à privilégier :

La facilité d'utilisation pour les utilisateurs

Un logiciel est (évidemment) fait pour être utilisé. D’où l’importance de privilégier une interface intuitive, des menus intelligents et des contrôles intégrés pour aider vos salariés à rester en conformité. Cela inclut le suivi automatique des reçus, la reconnaissance optique de caractères (OCR) qui extrait automatiquement les données, et la mise en correspondance automatique des dépenses et des transactions.

Le résultat ? Un outil facilement adopté par les utilisateurs, moins d'erreurs de saisie, une conformité renforcée et un processus de rapprochement bien plus fluide.

La visibilité sur toutes les catégories de dépenses et toutes les entités

À quoi sert le rapprochement en temps réel s’il ne peut être effectué que pour la moitié de l’entreprise ? Grâce à une visibilité et un contrôle complets sur toutes les entités, vous vous assurez que les transactions sont automatiquement classées dans les bonnes catégories, quels que soient le service, le site ou l'équipe.

Toutes les dépenses transitent ainsi par le même système, les titulaires de cartes de paiement sélectionnant des catégories prédéfinies dans l'application. Le service financier bénéficie ainsi de données plus claires et de rapprochements plus rapides. Finies les surprises en fin de mois, même pour les entreprises multi-entités au fonctionnement complexe.

Les pistes d'audit et la documentation

La documentation et les pistes d'audit offrent aux équipes une transparence accrue tout au long du cycle de vie des transactions. Le journal enregistre les dates, les types de transactions, les montants, les modifications et les actions des utilisateurs. Ces journaux permettent de prévenir la fraude et de garantir la conformité aux réglementations comptables et fiscales, tout en aidant (le cas échéant) les auditeurs à suivre les transactions et à examiner les pièces justificatives.

Le rapprochement en temps réel

Imaginez que votre directeur financier ait besoin de chiffres précis sur la trésorerie pour une réunion d'urgence du conseil d'administration. Avec le rapprochement manuel traditionnel, pas de doute : vous devriez faire des heures supplémentaires. Avec une solution comme Payhawk, en revanche, le rapprochement comptable est effectué instantanément.

Dès qu'un salarié utilise une carte d'entreprise ou soumet une note de frais, la transaction est automatiquement mise en correspondance avec les registres comptables. Finies les états financiers approximatifs : vous disposez désormais de données précises et actualisées à la minute près, qui vous permettent de prendre des décisions éclairées à tout moment.

Les intégrations avec les outils de comptabilité et les ERP

Pour accélérer vos processus de fin de mois, les informations de paiement doivent être automatiquement transférées vers votre système comptable ou ERP. La solution doit également proposer une intégration ERP transparente, permettant d'importer facilement les données et d'assurer leur synchronisation en continu.

Il est donc important d’opter pour un logiciel qui se connecte nativement à des outils tels que Microsoft Dynamics 365 et NetSuite. Pour des besoins plus complexes, tournez-vous vers des API qui prennent en charge les intégrations personnalisées.

Des fonctionnalités adaptées aux différents secteurs

Chaque secteur a ses propres enjeux : par exemple, les besoins du transport et de la logistique ne sont pas ceux de la tech. Il vous faut donc une solution capable de gérer les cartes d’entreprise à grande échelle, avec des limites de dépenses adaptées par équipe ou par collaborateur. D’où l’importance de choisir un outil déjà éprouvé dans votre domaine, et qui répond à vos besoins spécifiques.

Comment Payhawk simplifie le rapprochement comptable grâce à l'automatisation en temps réel

Vous en avez assez de rechercher des reçus et de démêler des données incohérentes à chaque fin de mois ? Chez Payhawk, nous veillons à ce que le rapprochement ne soit pas une corvée : il est directement intégré à vos processus de dépenses et d'approbation.

Voici comment nous éliminons le travail manuel du rapprochement pour vous offrir un contrôle total sur vos données financières :

• Synchronisation des transactions et des reçus grâce à des intégrations en temps réel avec des ERP, tels que Odoo, Microsoft Dynamics et NetSuite. Les informations de votre ERP sont importées vers Payhawk et renvoyées à votre ERP.
• Correspondance automatique des paiements et factures grâce à la validation à deux ou trois voies, pour garantir la cohérence des données avant tout règlement.
• Transfert instantané des dépenses approuvées vers les outils comptables (avec pièces justificatives), pour éliminer la saisie manuelle et assurer une comptabilisation immédiate.
• Ajustement en temps réel des centres de coûts, pour offrir aux équipes financières et aux responsables budgétaires une visibilité claire des dépenses par catégorie.
• Tableau de bord centralisé pour vous aider à suivre les rapprochements entre les entités et les devises. Avec Payhawk, vous pouvez instantanément visualiser les dépenses à venir par entité. Ensuite, en conservant toutes les dépenses visibles sur la même plateforme, vous pouvez appliquer plus facilement des processus standardisés et gagner en efficacité.

Cyrille Grépin, co-fondateur d’Iniwave, partenaire de Payhawk depuis plus de deux ans, explique :

Lorsqu'une nouvelle facture arrive dans Payhawk, si le fournisseur n'existe pas encore, il est automatiquement créé et synchronisé dans NetSuite. Cela évite de devoir créer manuellement le fournisseur dans son ERP ou son outil de gestion des dépenses. En cas d’erreur de saisie, même si la dépense a été centralisée et payée, l’utilisateur peut corriger l’information, et la mise à jour se reflète automatiquement dans NetSuite — à condition que la période comptable soit encore ouverte. Cette automatisation fait une réelle différence par rapport à des systèmes où l'on se contente d’exporter et d'importer des fichiers Excel.

Nos résultats clients : des preuves tangibles et chiffrées

Vous doutez encore de l’efficacité de l’IA et de l’automatisation ?

Les chiffres parlent d’eux-mêmes : découvrez comment des entreprises de secteurs variés ont révolutionné leurs processus de rapprochement grâce à notre solution.

Plus de 10 heures hebdomadaires gagnées pour se consacrer à des tâches financières stratégiques

Pour Magdalena Velikova, responsable financière chez AIOPSGROUP :

Depuis que nous avons adopté la solution Payhawk, nous gagnons environ deux heures par jour. Cela nous permet de nous concentrer sur des tâches plus importantes.

Une implémentation en 1 heure top chrono

Dans un contexte de transformation digitale de la fonction finance d’Ultra Premium Direct, incluant la refonte de l’architecture des outils de gestion (ERP, trésorerie, pilotage de la performance,...), l’intégration native de Payhawk avec NetSuite a constitué un facteur clé dans la décision du DAF de l’entreprise, Guillaume Renard :

L’intégration avec NetSuite s’est déroulée de manière fluide et rapide. Deux connexions ont été mises en place pour nos deux entités, et selon notre DSI, l’opération n’a pris qu’une heure. Le système est pleinement opérationnel : les informations remontent correctement, la synchronisation est stable et conforme à nos attentes. Nous sommes pleinement satisfaits de cette intégration.

Plus de 25 000 notes de frais traitées chaque mois sans erreur

Avant d’utiliser Payhawk, l’entreprise Discordia gérait toutes ses notes de frais manuellement. Aujourd’hui, après avoir adopté notre logiciel, la productivité des salariés est nettement plus forte, comme l'explique le directeur financier Tsvetomir Uzunov :

Nous avons multiplié par plus de quatre la productivité de nos salariés et nous nous attendons à un impact encore plus important à mesure que notre flotte s'agrandit. L'automatisation de Payhawk a considérablement réduit le temps de traitement et les erreurs liées au traitement manuel des dépenses.

Une plateforme globale pour les entreprises internationales

Si vous êtes une organisation multi-entités et à la recherche d'une solution évolutive, Payhawk vous aide à assurer le suivi essentiel de vos dépenses à l'échelle mondiale.

Tristan Poisson, Analyste comptable et financier chez PathoQuest, témoigne :

Tout est automatisé. Payhawk fonctionne aux États-Unis où nous avons une filiale, ce qui nous permet de dupliquer les processus financiers entre les filiales, de les harmoniser et d’avoir une seule facture pour les deux entités.

Quelques autres logiciels de rapprochement en temps réel

Si vous recherchez une solution de gestion des dépenses et des notes de frais, tout en bénéficiant de fonctionnalités de rapprochement, ces plateformes pourraient vous intéresser.

• Spendesk. Offre à ses clients des fonctionnalités de rapprochement des factures et des dépenses.
• Yooz. Automatise la dématérialisation et le rapprochement des factures fournisseurs grâce à l’OCR et à des workflows personnalisables.
• N2F. Application de gestion des notes de frais qui scanne les justificatifs et automatise leur rapprochement avec les écritures comptables.
• Expensify. Numérise les reçus et automatise les rapports de notes de frais.
• Pleo. Collecte et rapproche les reçus, les factures et les dépenses avec les registres comptables.

Si vous recherchez un outil davantage axé sur la réconciliation, en voici trois à considérer.

• BlackLine. Outil de comptabilité continue et de réconciliation automatisée destiné aux entreprises.
• Trintech. Workflows de clôture financière et de rapprochement comptable à haut volume.
• FloQast. Gère le rapprochement en une seule interface.

Les outils natifs ERP sont souvent fonctionnels, mais ils peuvent s'avérer insuffisants en matière d'accès aux données en temps réel et d'expérience utilisateur. C'est pourquoi de nombreuses équipes financières se tournent vers des modules complémentaires ou des solutions externes pour combler ces lacunes.

Nous proposons des intégrations natives avec les trois plateformes suivantes (et bien d'autres encore !). Vous n'avez donc pas à choisir entre leurs outils et les nôtres :

• NetSuite
• Xero avec Hubdoc ou rapprochement manuel
• Sage Intacct + flux de données bancaires

L'avenir du rapprochement comptable : la clôture continue avec Payhawk

Et si les contraintes liées à la clôture comptable appartenaient au passé ? Avec notre logiciel, vous bénéficiez d'un rapprochement comptable en temps réel et d'une clôture en continu.

Chez Payhawk, nous exploitons également l'automatisation basée sur l'IA et l'apprentissage automatique pour offrir une visibilité financière sans précédent et accélérer les cycles de reporting. Résultat : vous consacrez moins de temps aux tâches administratives et davantage à l'élaboration de votre stratégie d'entreprise.

George Kutnerian, PDG et cofondateur de Wellpointe Inc., explique :

La fonctionnalité de clôture continue de Payhawk signifie que nos données financières sont toujours à jour, ce qui nous permet de prendre des décisions plus éclairées !

Éliminez définitivement le casse-tête lié au rapprochement !

Vous l'avez compris : un logiciel de rapprochement adapté permet de prendre des décisions financières en toute confiance, de réduire les risques et d’améliorer la visibilité, tout en offrant une expérience utilisateur fluide.

Découvrez dès maintenant les fonctionnalités de rapprochement en temps réel de Payhawk ou réservez une démonstration personnalisée.