AIOPSGROUP choisit les cartes Payhawk pour une meilleure expérience utilisateur

AIOPSGROUP accompagne les plus grandes marques du monde, telles que Puma, IKEA et Rossignol, dans leurs activités d'e-commerce. Slavy Slavov, VP Livraison d'AIOPSGROUP, avait entendu du bien de Payhawk et a conseillé à l'équipe financière de l'entreprise d'y jeter un œil. L'équipe a tout de suite aimé la fonctionnalité de l'extraction de données par OCR et la flexibilité des limites de cartes et a décidé de mettre en œuvre la solution dans toute l'entreprise.

Les enjeux d'AIOPSGROUP

Avant d’utiliser les services de Payhawk, l'entreprise comptait sur sa banque pour réaliser ses dépenses, mais cela ne permettait pas à AIOPSGROUP de suivre le rythme de sa croissance.

"Pour les paiements par carte, nous avions l'habitude de payer avec des cartes bancaires standard. Mais notre croissance était si importante que le système bancaire bulgare ne pouvait pas nous suivre", explique Slavy Slavov. "Nous avons eu des cas où nous atteignions toutes les limites bancaires, nous n'avions plus d'autre choix que d'utiliser nos cartes de crédit personnelles."

L'équipe utilisait également des processus de gestion des dépenses assez manuels pour le suivi des factures et des reçus. Cela impliquait de rechercher et d'envoyer des documents, de les télécharger sur le cloud, de les archiver, puis de les transmettre à un autre système financier. Un manque d'efficacité et de transparence important pour l'équipe Finance. Magdalena Velikova, Responsable financière, se réjouit de l'implémentation de Payhawk : *"Depuis que nous utilisons les services de Payhawk, nous gagnons environ deux heures par jour et jusqu'à deux jours en termes de temps de résolution. Cela me permet de me concentrer sur des tâches plus importantes". *

Simplification de la saisie des données et du reporting

En adoptant Payhawk, AIOPSGROUP souhaitait contrôler les dépenses de son entreprise et optimiser les processus de suivi, de saisie des données et de reporting. Le groupe travaille avec un cabinet comptable externe et en lui donnant accès à Payhawk, il a réussi à fournir une plus grande visibilité sur toutes les dépenses et tous les documents via un rapport mensuel.

Désormais, le processus entre l'équipe financière interne et le cabinet comptable externe s'effectue en toute transparence. Toutes les informations sont correctes et disponibles en temps réel dans Payhawk, de sorte que le département financier peut comprendre ce qui est dépensé, agir rapidement en cas de besoin, et ajuster les budgets et les limites de dépenses si nécessaire.

Plus besoin de passer par la banque pour les dépenses d'entreprise, un soulagement pour l’équipe Finance

Depuis qu'AIOPSGROUP a abandonné les cartes bancaires classiques au profit des cartes d'entreprise Payhawk (de débit ou de crédit), elle s'est affranchi des nombreux frais bancaires qu'elle payait auparavant. De plus, l'équipe Finance gagne plusieurs heures par jour en tâches administratives manuelles. Le temps gagné permet à l'équipe de se concentrer sur la stratégie financière et de travailler sur des activités visant à optimiser la croissance de l'entreprise.

Offrir une expérience utilisateur plus fluide

"Nos collaborateurs sont vraiment satisfaits de la plateforme", raconte Magdalena Velikova, Responsable financière chez AIOPSGROUP. "C'est cette expérience conviviale qui rend le contrôle et la visibilité sur les dépenses super faciles à gérer. Avec Payhawk, la politique de l'entreprise est intégrée à l'outil par le biais de limites de dépenses et de workflows d’approbation. L'équipe apprécie la plateforme car la conformité est élevée et les données sur les dépenses sont complètes."

Tanya Aleksandrova, Business Partner en Ressources Humaines chez AIOPSGROUP, ajoute : "Du point de vue de l'utilisateur, Payhawk offre une plateforme vraiment facile à utiliser qui rend la gestion des factures très fluide. Tous nos collaborateurs sont satisfaits de la plateforme et nous disent que l'application mobile est super facile à utiliser."

Une transformation totale de la gestion des dépenses

Qu'il s'agisse de gagner deux heures par jour, d'économiser sur les frais bancaires ou de fournir une visibilité complète sur les dépenses, AIOPSGROUP a transformé sa gestion des dépenses avec Payhawk.

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