Wie die AIOPSGROUP täglich zwei Stunden spart - mit Payhawk

AIOPSGROUP führt E-Commerce-Lösungen für einige der weltweit größten Marken wie Puma, IKEA und Rossignol durch. Slavi Slavov, VP of Delivery der Gruppe, hatte Positives über Payhawk gehört und empfahl dem Finanzteam, die Lösung zu prüfen. Das Team war sofort von der Funktionalität der OCR-Datenerfassung und den flexiblen Kartenlimits begeistert und entschied sich, Payhawk im gesamten Unternehmen einzuführen.

Das Leben vor Payhawk

Vor der Umstellung auf Payhawk hatte das Unternehmen immer wieder mit dem gleichen Problem zu kämpfen: Die Banken konnten mit dem Wachstum nicht Schritt halten.

„Für Kartenzahlungen nutzten wir bisher Standard-Bankkarten. Unser Wachstum war jedoch so stark, dass das bulgarische Banksystem nicht mithalten konnte“, erklärte Slavi. „Es kam vor, dass wir sämtliche Banklimits ausgeschöpft hatten und ich unsere Lizenzen mit meiner privaten Kreditkarte bezahlen musste.“

Zudem war das Spesenmanagement sehr manuell: Dokumente mussten gesucht, versendet, in der Cloud hochgeladen, archiviert und dann an ein anderes Finanzsystem weitergeleitet werden. Das war weder effizient noch transparent für das Finanzteam oder die Beteiligten – ein Wechsel war dringend nötig. „Seit dem Wechsel zu Payhawk sparen wir täglich etwa zwei Stunden und reduzieren die Bearbeitungszeit um bis zu zwei Tage. So kann ich mich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren“, berichtete Finanzleiterin Magdalena Velikova.

Vereinfachte Nachverfolgung, Dokumentation und Berichterstattung

Mit Payhawk wollte AIOPSGROUP die Kontrolle über die Unternehmensausgaben zurückgewinnen und Prozesse wie Nachverfolgung, Dokumentation und Berichterstattung optimieren. Da die Gruppe mit einer externen Buchhaltungsfirma zusammenarbeitet, ermöglichte der Zugriff auf Payhawk eine klare Übersicht aller Ausgaben und Dokumente in einem monatlichen Bericht.

Die Zusammenarbeit zwischen internem Finanzteam und externer Buchhaltung läuft nun reibungslos. Alle relevanten Informationen sind in Echtzeit verfügbar, sodass das Finanzteam Ausgaben besser nachvollziehen, Rückfragen zügig klären und Budgets oder Ausgabelimits bei Bedarf anpassen kann.

Abschied von Banken: Geld sparen und Stress vermeiden

Durch den Umstieg von Standard-Bankkarten auf Payhawk Firmenkarten entfallen für das Unternehmen viele Bankgebühren. Außerdem spart das Finanzteam täglich etwa zwei Stunden an manueller Verwaltung. Diese gewonnene Zeit kann nun für strategische Finanzaufgaben und Maßnahmen zur Geschäftsoptimierung genutzt werden.

Benutzerfreundliche Erfahrung

„Unsere Kolleginnen und Kollegen sind sehr zufrieden mit der Plattform“, sagte Magdalena. Die benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert Kontrolle und Transparenz enorm. Payhawk integriert die Unternehmensrichtlinien direkt im System über Karteneinstellungen wie Ausgabelimits und Workflows. Dass die Plattform bei den Nutzern beliebt ist, sorgt für hohe Compliance und vollständige Ausgabendaten.

„Aus Anwendersicht bietet Payhawk eine wirklich benutzerfreundliche Plattform, die die Rechnungsverarbeitung sehr einfach macht“, ergänzte Tanya Aleksandrova, HR Business Partner. „Alle unsere Kolleginnen und Kollegen sind mit der Plattform zufrieden und loben besonders die einfach zu bedienende mobile App.“

Eine umfassende Transformation des Ausgabenmanagements

Von der täglichen Zeitersparnis und der Reduzierung der Bearbeitungszeit um zwei Tage bis hin zur Einsparung von Bankgebühren und der transparenten Ausgabenübersicht – AIOPSGROUP hat sein Ausgabenmanagement mit Payhawk grundlegend verbessert.

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