Hoe AiOPSGROUP twee uur per dag bespaarde met behulp van uitgavenbeheer

AiOPSGROUP doet e-commerce implementaties voor enkele van de grootste merken in de wereld, zoals Puma, IKEA, en Rossignol. De VP of Delivery van de groep, Slavi Slavov, had goede dingen gehoord over Payhawk en adviseerde het financiële team van het bedrijf om het uit te proberen. Het team was meteen enthousiast over de functionaliteit van de OCR-gegevensextractie en de flexibele kaartlimieten en besloot om de oplossing in het hele bedrijf te implementeren.

Het leven vóór Payhawk

Voordat het bedrijf op Payhawk overstapte, liep het steeds tegen hetzelfde probleem aan. Het kon gewoon niet vertrouwen op de banken om het groeitempo bij te houden.

"Voor kaartbetalingen betaalden we met standaard bankpassen. Maar onze groei was zo groot dat het banksysteem in Bulgarije dat niet kon ondersteunen", legt Slavov uit. "We hadden gevallen waarbij we alle limieten van de bank bereikten, en ik moest voor onze licenties betalen met mijn persoonlijke creditcard."

Het team had ook een aantal vrij handmatige uitgavenbeheer processen voor het bijhouden van facturen en bonnetjes. Het hield in dat documenten werden gezocht en verzonden, geüpload naar de cloud, gearchiveerd en vervolgens doorgestuurd naar een ander financieel systeem. Het was niet erg efficiënt of transparant voor het financiële team of de belanghebbenden, en het bedrijf was toe aan verandering. "Sinds we op Payhawk zijn overgestapt, besparen we dagelijks ongeveer twee uur en tot twee dagen aan het oplossen van problemen. Hierdoor kan ik me concentreren op belangrijkere taken", aldus Finance Manager Magdalena Velikova.

Vereenvoudiging van tracking, logging en rapportage

Door over te stappen op Payhawk wilde AiOPSGROUP controle krijgen over de bedrijfsuitgaven en de tracking-, logging- en rapportageprocessen optimaliseren. De groep werkt met een extern accountantskantoor en door hen toegang te geven tot Payhawk, is het gelukt om alle uitgaven en documenten duidelijk inzichtelijk te maken via een maandelijks rapport.

Het proces tussen het interne financiële team en het externe accountantskantoor verloopt nu naadloos. Alle juiste informatie is in real-time beschikbaar in Payhawk, zodat het financiële team kan begrijpen wat er wordt uitgegeven, snel kan handelen om vragen en problemen aan de orde te stellen en op te lossen, en indien nodig budgetten en uitgavenlimieten kan aanpassen.

Zeg de banken vaarwel: Geld besparen en stress vermijden

Nu het bedrijf is overgestapt van standaard bankkaarten op Payhawk-bedrijfskaarten, kan het de berg belastingen vermijden die het vroeger aan de bank betaalde. Bovendien bespaart het financiële team dagelijks ongeveer twee uur aan handmatige financiële administratie. Deze nieuwe productieve tijd betekent dat het team zich kan richten op de financiële strategie, en kan werken aan activiteiten om de bedrijfsgroei te optimaliseren.

Een gebruiksvriendelijke ervaring

"Onze teamleden zijn erg blij met het platform", vertelt Velikova. Het is deze gebruiksvriendelijke ervaring die controle en zichtbaarheid super eenvoudig te beheren maakt. Met Payhawk is het bedrijfsbeleid in de tool ingebouwd via uitgavenlimieten en workflows, dus het feit dat mensen het platform graag gebruiken, betekent dat de naleving hoog is en dat de uitgavengegevens volledig zijn.

"Vanuit het perspectief van de eindgebruiker biedt Payhawk een zeer gebruiksvriendelijk platform dat het verwerken van facturen zeer eenvoudig maakt," voegt Tanya Aleksandrova, HR Business Partner, toe. "Al onze teamgenoten zijn blij met het platform en vertellen ons dat de mobiele app super gebruiksvriendelijk en makkelijk in gebruik is."

Een totale spend management transformatie

Van het besparen van twee uur per dag doordat er minder problemen waren op te lossen tot het besparen op belastingen en het bieden van inzicht in de uitgaven, AiOPSGROUP heeft zijn uitgavenbeheer getransformeerd met Payhawk.

Als je net als AiOPSGROUP je bedrijfsuitgaven beter wilt beheren (en afscheid wilt nemen van je belastingen aan de bank), download dan ons gratis ebook met CFO-tips om de maandafsluiting soepel te laten verlopen. Of, als je klaar bent om de volgende stap te zetten, boek vandaag nog een demo met ons.