Как AIOPSGROUP спестяват по два часа на ден

AIOPSGROUP реализира проекти в сферата на електронната търговия за някои от най-големите брандове в света, като Puma, IKEA и Rossignol. Главният директор по доставките на сдружението – Слави Славов, чува добри отзиви за Payhawk и съветва финансовия екип на компанията да се запознае с услугата. Възможността за извличане на данни от сканирани изображения (OCR) и гъвкавите лимити по карти се харесват на екипа и е взето решение приложението да бъде внедрено в целия бизнес.

Животът преди Payhawk

Преди да премине към Payhawk, компанията се сблъсква отново и отново с един и същи проблем. Тя просто не може да разчита на банките да бъдат адекватни спрямо темповете ѝ на растеж.

„При картовите плащания дотогава плащахме със стандартни банкови карти. Но растежът ни беше толкова бърз, че банковата система в България не отговаряше на нуждите ни“, пояснява Славов. „Имахме случаи, в които изчерпвахме всички банкови лимити и се налагаше да плащам за лицензите ни с личната си кредитна карта.“

Освен това екипът бива ангажиран с много ръчни процеси за управление на разходите и проследяването на фактури и разписки. Това включва търсене и изпращане на документи, качването им в облачно пространство, архивирането им и последващото им препращане към друга финансова система. Този начин на работа не е особено ефективен и прозрачен за финансовия екип и акционерите, затова за компанията следва промяна.

„Откакто преминахме към Payhawk, спестяваме приблизително два часа дневно и до два дни от времето за разрешаване на проблеми. Това ми позволява да насоча вниманието си към по-важни задачи“, споделя Магдалена Великова, финансов мениджър.

Опростяване на проследяването, регистрирането и отчитането на разходите

Преминавайки към Payhawk, AIOPSGROUP иска да получи контрол върху разходите на компанията и да оптимизира процесите на проследяване, регистриране и отчитане. Сдружението работи с външна счетоводна фирма и след като ѝ предоставя достъп до Payhawk, успява да осигури пълна прозрачност на всички разходи и документи чрез месечен отчет.

Сега взаимодействието между вътрешния финансов екип и външната счетоводна фирма е безпроблемно. Цялата достоверна информация е налична в реално време в Payhawk, така че финансовият екип може да разбере какви са разходите, да действа бързо, за да отговаря на запитвания и да решава проблеми, както и да коригира бюджети и лимити на разходите, ако е необходимо.

Сбогом на банките: спестяване на пари и нерви

Благодарение на това, че компанията преминава от стандартни банкови карти към фирмени карти, на Payhawk, тя може да избегне планината от банкови такси, които е плащала преди. Освен това финансовият екип спестява около два часа дневно от ръчната финансова администрация. Това допълнително продуктивно време означава, че екипът може да се съсредоточи върху финансовата стратегия и да работи по дейности за оптимизиране растежа на бизнеса.

Интуитивно и лесно управление за служителите

„Нашите колеги са много доволни от платформата“, съобщава Великова. Именно този удобен за потребителя интерфейс прави контрола и прозрачността изключително лесни за постигане. С Payhawk политиката на компанията е вградена в приложението чрез контрол на картите под формата на лимити на разходите и ясни работни потоци. В крайна сметка това, че хората обичат да използват платформата, води до високо спазване на изискванията и до винаги пълни данни за разходите.

„От гледна точка на крайния потребител Payhawk е удобна за използване платформа, която прави обработката на фактури много лесна“, добавя Таня Александрова, HR бизнес партньор. „Всички наши колеги са доволни от платформата и ни казват, че мобилното приложение е изключително удобно и лесно за използване.“

Цялостна трансформация на управлението на разходите

AIOPSGROUP трансформира управлението на разходите си, благодарение на Payhawk, като по този начин спестява по два часа на ден или до два дни на месец на финансовия отдел от времето за събиране, въвеждане и архивиране на платежни документи. Освен това компанията спестява от банкови такси и получава прозрачност на разходите.

Ако търсите по-добър контрол и управление на фирмените си разходи (както и да се сбогувате с банковите такси), точно като AIOPSGROUP, изтеглете нашата безплатна електронна книга Съвети за главния финансов директор за безпроблемно приключване на месеца. Ако пък сте готови да направите следващата стъпка, запишете се за демооще днес.