Améliorez la gestion des coûts de votre entreprise avec un logiciel de gestion intelligent

Il est évident que chaque fois que l'un de vos employés effectue une dépense professionnelle, cela coûte de l’argent à votre entreprise. Mais avez-vous déjà pensé aux coûts cachés liés à un logiciel de gestion et à des processus de contrôle des coûts non automatisés et médiocres ?

Les coûts cachés d'un logiciel de gestion obsolète

Imaginons que le responsable évènementiel de votre entreprise emmène certains employés à l'étranger pour un salon. Si votre entreprise autorise encore vos employés à dépenser avec leurs cartes personnelles et les rembourse plus tard, le scénario suivant pourrait se produire. Votre responsable évènementiel, Thomas, paie quelques articles supplémentaires pour le stand de l'événement et invite quelques prospects à un dîner après l'événement. En supposant qu'il ait payé avec sa carte personnelle, Thomas a également été facturé de frais supplémentaires pour l'avoir utilisée à l'étranger. Quoi qu'il en soit, le dîner est terminé et il range le reçu dans son portefeuille parmi la trentaine d'autres qu'il a collectés durant l’événement.

Thomas est de retour au bureau et le dernier jour du mois approche dangereusement. Sophie, la comptable, l'a déjà relancé pour qu'il soumette ses dépenses, il s'assoit enfin pour passer en revue ses reçus et les lier à ses dépenses. Malheureusement, il n'arrive pas à en trouver quelques-uns, ce qui le contraint à soumettre ce qu'il a et à espérer que tout ira bien.

C'est alors que Sophie se met à rechercher frénétiquement les reçus de chacun avant la fin du mois. Elle ne peut donc pas se concentrer sur une autre tâche tant qu'elle ne les a pas tous enregistrés dans le système. Sophie passe son temps à faire la chasse aux reçus, cela lui fait perdre du temps, mais provoque des frictions entre elle et ses collègues.

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Certes, l'exemple du scénario ci-dessus n'est pas si courant dans la plupart des entreprises de nos jours. Mais il existe toujours des problèmes avec les tâches manuelles et administratives qui prennent beaucoup de temps. Supposons que Thomas ait soumis ses dépenses correctement (pour une fois), la pauvre Sophie doit encore saisir manuellement la majorité des informations concernant les dépenses. En effet, le logiciel de gestion utilisé par son entreprise n'est pas doté de la technologie OCR pour automatiser le contrôle des dépenses.

Alors, quels sont les principaux coûts cachés d'un logiciel de gestion des dépenses médiocre ou déconnecté ?

1. Les frais de carte personnelle de l'employé
2. Le temps et le salaire de votre équipe de comptabilité perdus en tâches administratives
3. Le manque de données financières visibles nécessaires à la prise de décisions

Comment automatiser la gestion des coûts ?

Imaginez si l'entreprise de Thomas avait utilisé un logiciel de gestion des dépenses avec des cartes d'entreprise… Thomas aurait pu partir en voyage d'affaires, payer avec sa carte d'entreprise, prendre une photo du reçu et c’est tout !

Les dépenses de Thomas sont instantanément mises en correspondance avec la preuve d'achat, alors Sophie et son équipe n'ont plus besoin de lui courir après.

À la fin du voyage, Thomas n'a plus besoin de remplir un rapport de dépenses car tous les coûts sont automatiquement enregistrés sur la plateforme. Pour que Sophie et son équipe puissent clôturer le mois, il leur suffit de télécharger le rapport de dépenses mensuel en quelques clics. Les frais professionnels ne représentant qu'une petite partie des finances des entreprises, les intégrations avec les systèmes de comptabilité et ERP sont essentielles.

Sophie et Thomas apprécient la nouvelle automatisation des dépenses et conviennent que c'est la meilleure façon de faciliter la gestion des coûts. Le directeur financier décide d'investir dans un logiciel de gestion des dépenses avec cartes d'entreprise. Thomas peut désormais organiser davantage d'événements et Sophie peut se concentrer sur l'optimisation des budgets.

Imaginez maintenant que Sophie et Thomas travaillent pour vous. Dans ce scénario, vous avez décidé d'utiliser Payhawk et d'automatiser la gestion des coûts, ce qui permet de gagner du temps pour les tâches stratégiques. Mais comment ?

Avec Payhawk, votre équipe comptabilité peut voir en direct les données relatives aux dépenses et aux flux de trésorerie de l'entreprise et surveiller les budgets. Elle peut également télécharger des rapports contenant toutes les informations sur les dépenses et les filtrer par équipe, catégorie, employé et même fournisseur.

De plus, grâce à notre intelligence artificielle (IA) et notre machine learning (ML), nous suggérons les données appropriées pour la facturation. Nous améliorerons également les recommandations en fonction de la manière dont dépense votre entreprise.

Gestion des coûts

Votre équipe comptabilité peut désormais comprendre comment les dépenses de l'entreprise s'inscrivent dans le budget global, car chaque poste de dépense fait l’objet d’un suivi. Ils peuvent collaborer avec les différents managers pour proposer des limites de dépense et des révisions de directives, puis modifier ces paramètres dans la plateforme.

Les utilisateurs de vos cartes d'entreprise pourront facilement respecter leur budget puisqu'ils peuvent vérifier leurs plafonds de dépenses. Lorsqu'ils ont besoin de dépenser plus que prévu, ils peuvent facilement demander des fonds supplémentaires et la chaîne d'approbation désignée pour l'entreprise approuvera ou non la demande.

Chaque paiement est traçable, donnant à la comptabilité une visibilité totale. Faire remonter des informations ou recommander des solutions pour limiter et contrôler les coûts est donc bien plus facile.

Trois avantages au contrôle des coûts avec Payhawk

1. Éliminez l'utilisation de cartes personnelles pour les dépenses professionnelles. Grâce aux cartes d'équipe Payhawk, chaque collaborateur reçoit une carte d'entreprise qui est liée à un certain budget d'équipe. En tant qu'équipe, chacun est autorisé à dépenser autant qu'il le souhaite, tout en étant lié à la même limite de carte.
2. Contrôlez les dépenses. Votre équipe comptabilité peut contrôler chaque budget d'équipe par catégorie afin de déterminer le montant dépensé pour les différentes fonctions de l'entreprise. De ce fait, il est également plus aisé d'identifier les domaines dans lesquels les coûts pourraient être réduits ou des modifications budgétaires suggérées.
3. Améliorer et modifier les budgets. Les managers et les collaborateurs responsables du budget peuvent visualiser les dépenses de l'équipe en direct et procéder aux ajustements nécessaires pour respecter le budget. En outre, ils peuvent découvrir des informations qui influenceront la planification des budgets futurs.

Vous remarquerez que la vie est plus facile avec Payhawk ! Vos employés peuvent, désormais, se concentrer sur leurs tâches principales sans être gênés par le poids de l'administration et de la gestion des coûts. L’équipe comptabilité peut, quant à elle, se concentrer sur l'optimisation des budgets et le contrôle des coûts générés par l'entreprise.

Payhawk n’attend plus que vous, alors réservez une démo avec notre équipe commerciale pour en savoir plus sur nos solutions de gestion des coûts.