Améliorez la gestion des coûts de votre entreprise avec un logiciel de gestion intelligent

Comment automatiser la gestion des coûts ?

Imaginez si l'entreprise de Thomas avait utilisé un logiciel de gestion des dépenses avec des cartes d'entreprise… Thomas aurait pu partir en voyage d'affaires, payer avec sa carte d'entreprise, prendre une photo du reçu et c’est tout !

Les dépenses de Thomas sont instantanément mises en correspondance avec la preuve d'achat, alors Sophie et son équipe n'ont plus besoin de lui courir après.

À la fin du voyage, Thomas n'a plus besoin de remplir un rapport de dépenses car tous les coûts sont automatiquement enregistrés sur la plateforme. Pour que Sophie et son équipe puissent clôturer le mois, il leur suffit de télécharger le rapport de dépenses mensuel en quelques clics. Les frais professionnels ne représentant qu'une petite partie des finances des entreprises, les intégrations avec les systèmes de comptabilité et ERP sont essentielles.

Sophie et Thomas apprécient la nouvelle automatisation des dépenses et conviennent que c'est la meilleure façon de faciliter la gestion des coûts. Le directeur financier décide d'investir dans un logiciel de gestion des dépenses avec cartes d'entreprise. Thomas peut désormais organiser davantage d'événements et Sophie peut se concentrer sur l'optimisation des budgets.

Imaginez maintenant que Sophie et Thomas travaillent pour vous. Dans ce scénario, vous avez décidé d'utiliser Payhawk et d'automatiser la gestion des coûts, ce qui permet de gagner du temps pour les tâches stratégiques. Mais comment ?

Avec Payhawk, votre équipe comptabilité peut voir en direct les données relatives aux dépenses et aux flux de trésorerie de l'entreprise et surveiller les budgets. Elle peut également télécharger des rapports contenant toutes les informations sur les dépenses et les filtrer par équipe, catégorie, employé et même fournisseur.

De plus, grâce à notre intelligence artificielle (IA) et notre machine learning (ML), nous suggérons les données appropriées pour la facturation. Nous améliorerons également les recommandations en fonction de la manière dont dépense votre entreprise.

Gestion des coûts

Votre équipe comptabilité peut désormais comprendre comment les dépenses de l'entreprise s'inscrivent dans le budget global, car chaque poste de dépense fait l’objet d’un suivi. Ils peuvent collaborer avec les différents managers pour proposer des limites de dépense et des révisions de directives, puis modifier ces paramètres dans la plateforme.

Les utilisateurs de vos cartes d'entreprise pourront facilement respecter leur budget puisqu'ils peuvent vérifier leurs plafonds de dépenses. Lorsqu'ils ont besoin de dépenser plus que prévu, ils peuvent facilement demander des fonds supplémentaires et la chaîne d'approbation désignée pour l'entreprise approuvera ou non la demande.

Chaque paiement est traçable, donnant à la comptabilité une visibilité totale. Faire remonter des informations ou recommander des solutions pour limiter et contrôler les coûts est donc bien plus facile.

Trois avantages au contrôle des coûts avec Payhawk

1. Éliminez l'utilisation de cartes personnelles pour les dépenses professionnelles. Grâce aux cartes d'équipe Payhawk, chaque collaborateur reçoit une carte d'entreprise qui est liée à un certain budget d'équipe. En tant qu'équipe, chacun est autorisé à dépenser autant qu'il le souhaite, tout en étant lié à la même limite de carte.
2. Contrôlez les dépenses. Votre équipe comptabilité peut contrôler chaque budget d'équipe par catégorie afin de déterminer le montant dépensé pour les différentes fonctions de l'entreprise. De ce fait, il est également plus aisé d'identifier les domaines dans lesquels les coûts pourraient être réduits ou des modifications budgétaires suggérées.
3. Améliorer et modifier les budgets. Les managers et les collaborateurs responsables du budget peuvent visualiser les dépenses de l'équipe en direct et procéder aux ajustements nécessaires pour respecter le budget. En outre, ils peuvent découvrir des informations qui influenceront la planification des budgets futurs.

Vous remarquerez que la vie est plus facile avec Payhawk ! Vos employés peuvent, désormais, se concentrer sur leurs tâches principales sans être gênés par le poids de l'administration et de la gestion des coûts. L’équipe comptabilité peut, quant à elle, se concentrer sur l'optimisation des budgets et le contrôle des coûts générés par l'entreprise.

Payhawk n’attend plus que vous, alors réservez une démo avec notre équipe commerciale pour en savoir plus sur nos solutions de gestion des coûts.