Les avantages de la digitalisation de la gestion des dépenses professionnelles

Si une entreprise fonctionne sans logiciel de gestion des notes de frais, c'est généralement à l'équipe financière qu'il incombe de tenir à jour une feuille de calcul contenant toutes les dépenses de l'entreprise. Cette tâche, qui prend beaucoup de temps, nécessite la vérification manuelle de chaque dépense individuelle. L'erreur humaine peut également entraîner des complications imprévues.

En outre, les employés qui dépensent les fonds de l'entreprise doivent collecter et saisir manuellement les reçus des dépenses effectuées. Tous les reçus sont comparés aux relevés de carte mensuels, à la feuille de calcul et à la politique de dépenses de l'entreprise. Sans oublier, les reçus perdus, la lenteur des remboursements et les interminables courriels de l'équipe financière pour soumettre tous les documents à temps avant la fin du mois.

Malheureusement, les méthodes de dépenses traditionnelles laissent une certaine place aux demandes frauduleuses. Par exemple, un employé qui reçoit un remboursement pour un billet d'avion annulé.

En fin de compte, les systèmes traditionnels de gestion des dépenses ne peuvent pas offrir l'immédiateté, l'efficacité et la transparence requises dans le paysage numérique actuel. Les entreprises ont besoin de solutions nouvelle génération qui leur permettent de gagner en efficacité.

Suivi des dépenses de votre entreprise

Avec un logiciel de gestion automatisé comme Payhawk, vous pouvez suivre en temps réel les transactions et les dépenses de votre entreprise, au moment où elles se produisent. Bénéficiez d'une visibilité totale en contrôlant ce qui est dépensé et à quel moment, grâce à des seuils individuels ou d'équipe. Les responsables de budget reçoivent en temps réel les demandes de fonds des employés, qui peuvent être approuvées ou refusées. Les employés indiqueront la raison de leur demande de fonds et si celle-ci ne semble pas être en adéquation avec les règles fixées par l’entreprise, elle peut être refusée. Plus besoin d'emails ou d'appels avec de longues explications.

Accès aux cartes d'entreprise

Parallèlement à notre logiciel de gestion, nous proposons des cartes d'entreprise qui peuvent être gérées sur une seule interface. Vous pouvez émettre des cartes virtuelles et physiques en quelques secondes. Si vous avez une grande équipe, la gestion des cartes individuelles peut être un casse-tête. Nous avons supprimé le fardeau du contrôle des cartes individuelles grâce à une automatisation intelligente des comptes permettant la gestion des cartes d'entreprise en masse. Vous pouvez définir des règles et les appliquer à des départements entiers en un seul clic. Les cartes sont connectées à votre portefeuille Payhawk et peuvent être personnalisées en fonction de la politique de dépenses de l'entreprise, créant ainsi un moyen rapide et efficace pour les employés de gérer leurs dépenses en déplacement.

Restez maître des budgets de l'entreprise

Lorsqu'il n'y a pas de retour d'information en temps réel sur les dépenses des employés, notamment en ce qui concerne les remboursements, il est très difficile de suivre les budgets de l'entreprise. Payhawk permet aux responsables de budget d'avoir une visibilité en temps réel sur le budget de leur projet, de contrôler les dépenses réelles par rapport aux dépenses prévues et de suivre les fonds restants. Vous pouvez définir des flux d'approbation personnalisés et traiter les demandes de fonds où que vous soyez. Depuis votre appareil mobile pendant la pause café ou depuis la plateforme de votre bureau.

Responsabilisez vos employés

Donnez à vos managers un contrôle total en leur permettant d'accéder aux dépenses, aux budgets et aux abonnements de l'équipe à partir d'un seul outil. Les employés possédant une carte d'entreprise peuvent désormais se concentrer sur leur travail et oublier le processus fastidieux des notes de frais. Votre équipe comptable réduira le travail manuel associé à la gestion des factures et au rapprochement des cartes. Elle cessera également de poursuivre les employés pour qu'ils soumettent leurs reçus, car l'application Payhawk envoie des rappels automatiques. Apprenez comment soutenir l'autonomie des employés en commençant par leurs dépenses.

Suivre et gérer les abonnements et les paiements réguliers en toute simplicité

Notre toute nouvelle fonctionnalité, la gestion des abonnements, permet aux entreprises de suivre deux types différents d'abonnements/paiements récurrents. Le premier comprend tous les paiements récurrents qui quittent les comptes bancaires de votre entreprise associée via un paiement bancaire. Deuxièmement, nous pouvons suivre tous les abonnements que vos employés ont sur leurs cartes d'entreprise. En suivant les paiements réguliers à travers vos dépenses bancaires et par carte, votre équipe financière et les responsables du budget peuvent surveiller les flux de trésorerie et s'assurer qu'il y a toujours assez pour les autres activités nécessaires ou les dépenses à venir.

Il est stressant pour les employés lorsqu'un abonnement est prélevé sur la carte d'entreprise parce que les fonds sont insuffisants. Ne soyez plus jamais pris au dépourvu, Payhawk vous alertera lorsque les paiements à venir seront dus et combien ils coûteront.

Intégrations

Il ne sert à rien de mettre en place un nouvel outil s'il ne parle pas le même langage que ceux que vous avez déjà en place. Les intégrations qui vous empêchent de papillonner d'un outil à l'autre et vous permettent d'obtenir des données en temps réel sont les plus essentielles, car elles peuvent contribuer à augmenter la productivité et à éviter les pertes de temps. Avec Payhawk, les téléchargements manuels appartiennent au passé. Payhawk synchronise facilement vos dépenses et vos reçus avec votre système ERP et votre logiciel de comptabilité, tout en s'assurant que 100% des données poussées sont correctes.

Grâce aux avantages de Payhawk, la gestion des dépenses peut faciliter la clôture mensuelle pour vos employés et pour vous. Programmez une démo avec nos experts pour découvrir comment notre solution peut vous aider à rationaliser et optimiser vos processus financiers.