Comment prévenir la fraude financière en entreprise ?

Le risque de fraude s’intensifie pour les entreprises françaises. En effet, 69% des répondants à l’enquête Allianz Trade x DFCG déclarent avoir subi au moins une tentative de fraude en 2022.

“La fraude interne, bien qu’elle se situe en septième position en termes de fréquence, est le sinistre le plus important en intensité parmi les différents types de fraudes”, précise Armelle Raillard, experte en assurance fraude chez Euler Hermes dans le média Option Finance.

Les conséquences de la fraude financière vont bien au-delà des pertes monétaires. Il est donc utile de savoir à quoi l'on s'expose et comment s'en prémunir.

État des lieux de la fraude financière en entreprise

Les fraudes commises par les salariés sont de plus en plus nombreuses et les fraudeurs professionnels sont de plus en plus rusés. Voici quelques-uns des types de fraude les plus courants.

Les 9 types de fraude financière

1. Fraude aux heures supplémentaires
   Dans ce cas, le salarié trompe son employeur pour obtenir une paie plus importante que ce à quoi il a droit. Parmi les méthodes les plus courantes, citons l'exagération des heures travaillées et le fait de demander à un collègue de pointer à sa place.

2. Fraude aux notes de frais
   Gonfler les notes de frais, déclarer des dépenses personnelles comme professionnelles ou petits arrangements avec les fournisseurs, voici quelques-unes des formes de fraude aux notes de frais auxquelles l’entreprise s’expose si elle manque de contrôle.

3. Fraude aux états financiers
   Un employé a-t-il gonflé les bénéfices ou minimisé les dépenses pour obtenir un meilleur bilan ? Il s'agit là d'un cas évident de fraude aux états financiers. Cette fraude se définit par une modification ou une déformation des états financiers pour tromper les parties prenantes.

4. Corruption
   Pots-de-vin pour obtenir des contrats avec des fournisseurs, accords non-éthiques… Il peut arriver que les salariés s’exposent à des situations qui peuvent gravement nuire à la réputation de votre entreprise, parfois de manière irrémédiable.

5. Détournement d’actifs
   Dans ce cas de figure, un employé utilise mal ou vole les actifs de votre entreprise. Il peut s'agir d'un directeur des achats qui falsifie des commandes et empoche les fonds, par exemple.

6. Falsification
   Avez-vous déjà été confronté à un employé qui falsifie des documents, des signatures ou des autorisations ? Il s'agit de faux, un moyen classique de commettre des vols. Les entreprises qui ont encore recours aux notes de frais et factures papier, sans moyen de contrôle, s’exposent à ce risque.

7. Vol de données
   Un salarié peut voler des informations sur l’entreprise : vol de propriété intellectuelle, vol des données de paiements des clients etc. Il s’agit souvent d’employés qui sont sur le point de quitter l’entreprise, en effet, 70% des vols de propriété intellectuelle arrivent dans les 90 jours avant une démission.

8. Vol d’identité
   Imaginez un cadre qui usurpe l'identité de son collègue pour faire des achats ou qui se fait passer pour un client afin d'ouvrir des comptes non autorisés. Il s'agit là de cas typiques de fraude financière commise par des employés.

9. Détournement de fonds
   Les employés peuvent abuser de leur position pour accéder aux fonds de l'entreprise et les détourner à des fins personnelles. Le détournement de fonds est souvent le fruit d'une collaboration entre plusieurs salariés.

Comprendre l’impact financier des fraudes réalisées par les salariés

La fraude financière vous expose à deux types de pertes :

Pertes financières directes

• Perte d’argent (à travers des paiements fictifs par exemple)
• Perte d’actifs (à cause d’accès non autorisés aux données financières)

Coûts indirects et dommages collatéraux

• Problèmes juridiques : En cas de fraude professionnelle, et donc d’atteinte à la loi, l’entreprise s’expose à des frais juridiques, des amendes ou des pénalités.
• Perturbation de l’activité : Le temps passé sur des investigations en cas de fraude et les licenciements conséquents peuvent entraîner un arrêt brutal des activités.
• Atteinte à la réputation : Vos partenaires et vos clients peuvent rapidement perdre confiance et se tourner vers la concurrence.
• Hausse de l’assurance : Après une tentative de fraude, votre entreprise risque de voir le prix de l’assurance grimper, à cause du risque plus élevé.
• Baisse de motivation et de productivité : La fraude financière ne participe pas à un bon environnement de travail et peut pousser certains collaborateurs à se désengager.
• Coût d’opportunité : Les ressources consacrées à la détection des fraudes et au lancement de mesures de recouvrement détournent les entreprises de leurs priorités, ce qui entraîne des pertes de temps et d'opportunités.

La fraude financière, ça n’arrive pas qu’aux autres

De nombreuses entreprises ont déjà eu affaire à des fraudeurs. C’est ce qui s’est passé à Lille, pour un comptable jugé pour détournements de fonds : en utilisant un faux RIB, il a détourné plus de 50 000 euros au titre de factures émises par une société.

Quelles leçons faut-il tirer de ce type d’affaires ?

• Disposer de contrôles internes adéquats pour repérer et bloquer les différents types de fraude
• Suivre les dépenses effectuées par les employés à l'aide d'un logiciel complet de gestion des dépenses
• Utiliser des cartes d'entreprise avec des contrôles avancés, notamment des limites de dépenses (paramétrables par pays, par date ou créneau horaire, par commerçant) et de reportings automatisés
• Créez votre propre politique de dépenses et assurez-vous que tout le monde connaisse les règles et les limites
• Utilisez les workflows d’approbation pour une totale transparence dans la validation des dépenses
• Soyez clair avec vos clients en ce qui concerne les frais et les processus
• Gardez un œil sur les activités de vos employés

Stratégies de contrôle et de gestion des risques

Comment implémenter des contrôles internes pour prévenir la fraude financière

Renforcez votre gestion des données

La plupart des employés fraudeurs sont sournois ; 88% d'entre eux dissimulent leurs traces. Par exemple, en ce qui concerne les documents physiques, les employés malhonnêtes les fabriquent (39 %), les détruisent ou les cachent (23 %), ou les modifient (32 %). Quant aux documents électroniques, 28 % les créent et 25 % les modifient. Pour prévenir ce type de fraude :

• Utilisez des processus digitaux
• Rationalisez vos outils technologiques (grâce à des intégrations pour les rendre interopérables)
• Utilisez des solutions qui offrent des comptes utilisateurs personnels avec des accès sécurisés
• Restreignez l’accès de vos systèmes financiers à certains salariés
• Protégez vos données grâce au cryptage, à l’authentification à deux facteurs, aux firewalls, etc.

Adoptez le concept de séparation des tâches

Répartissez les tâches entre les employés et modifiez périodiquement les responsabilités de chacun. Appliquez le principe des quatre yeux en séparant les étapes de paiement. Avec Payhawk, vous pouvez également désigner des personnes différentes pour confirmer et exécuter les paiements afin de prévenir les erreurs et d'éviter les abus.

Adoptez une stratégie de détection et de gestion des risques

• Gardez le contrôle sur vos équipes, vos fournisseurs, vos sous-traitants, etc. Établissez une vérification diligente en vérifiant les antécédents et les références de vos clients et employés. Examinez également les contacts avec les fournisseurs, effectuez des visites sur place et vérifiez les factures.

• Soyez attentifs aux mouvements de données et effectuez des audits réguliers. Suivez les journaux d'accès et utilisez les audits internes pour détecter les activités non autorisées ou inhabituelles. Créez une piste d'audit à l'aide d'un logiciel de gestion des dépenses, par exemple. Ensuite, réalisez des audits financiers trimestriels pour examiner les états financiers, les comptes et les transactions.

• Sensibilisez vos équipes à la fraude. Créez un code d'éthique et des politiques anti-fraude. Veillez à ce que les employés connaissent les conséquences des infractions. Sensibilisez à la fraude, sa détection et sa prévention par le biais de formations et de campagnes de marketing internes, sur le phishing ou encore sur l'ingénierie sociale.

Les comportements éthiques doivent devenir la norme

Veiller à ce que les cadres dirigeants de votre entreprise donnent l'exemple afin de favoriser une culture de l'intégrité. Cela peut passer par le choix de n’avoir recours qu’à des fournisseurs éthiques, par exemple.

Reprendre confiance après une tentative de fraude

Votre entreprise a été victime d'une fraude financière et sa réputation s'est dégradée ? Voici quelques-uns des conseils les plus partagés pour vous aider à redresser la barre.

Rétablir la confiance des parties prenantes

• Utiliser des enquêtes et des sessions de feedbacks pour comprendre les préoccupations des parties prenantes.
• Prendre rapidement des mesures décisives
• Tirer parti d'audits et d'examens externes. Communiquez sur leur lancement et publiez les résultats.
• Faire connaître les mesures prises par votre entreprise pour garantir la sécurité et rétablir la confiance.

Transparence et responsabilité

• Communiquer publiquement le calendrier des changements
• Utiliser des canaux tels que les assemblées générales et les webinaires pour répondre aux questions des parties prenantes
• Continuer à recueillir des informations en retour et mettre en œuvre les suggestions appropriées

Des solutions technologiques pour prévenir la fraude

L'époque où l'on se fiait à son instinct ou où l'on espérait prendre les employés en flagrant délit est révolue. Grâce à la technologie, votre équipe Finance peut scanner facilement les données et détecter les fraudes financières en temps réel, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Pensez à utiliser des algorithmes pour la détection de modèles, la reconnaissance et le signalement d'anomalies, la vérification d'identité, la modélisation prédictive et l'analyse comportementale sur de vastes ensembles de données.

Vous pouvez également automatiser une grande partie de vos processus financiers pour éviter la fraude. Par exemple, avec Payhawk, vous pouvez tirer parti de l'automatisation des dépenses et de l'IA, comme l'a fait Plan A.

Plan A utilise Payhawk pour améliorer ses contrôles internes, ses rapprochements en temps réel et se sert des cartes d’entreprise. Plan A a également pu améliorer la transparence des dépenses grâce aux workflows d’approbation. De plus, l’entreprise a gagné deux jours sur l’administration comptable grâce à une réduction des tâches manuelles - ce qui leur a donné plus de temps et d'opportunités pour l'analyse et l'optimisation - tout en gardant leurs fonds et leurs actifs en sécurité.

Les bons outils pour prévenir la fraude financière

• Plateforme de gestion des notes de frais : Rembourser vos salariés, accélérer la clôture comptable… Une plateforme comme Payhawk vous permet de suivre et d’optimiser vos budgets et vos dépenses. Vous pouvez effectuer vos rapprochements comptables en temps réel et améliorer le contrôle de vos dépenses.

• Cartes d’entreprise : Pour éviter les surprises lorsqu’il vous faut rembourser les avances de frais, passez aux cartes d’entreprise. Profitez de fonctionnalités comme les limites de dépenses, les contrôles d’accès ou encore le suivi des données pour éviter les fraudes.

• Technologie OCR : Les justificatifs papier et le traitement manuel des notes de frais, c’est has been. Faites comme l’agence Explose, qui utilise la technologie OCR et l’appareil photo IA de Payhawk pour extraire toutes les données des notes de frais, et remplir automatiquement tous les champs de dépenses.

• Outil d’IA pour la détection des fraudes : Les systèmes financiers qui utilisent l'IA ont la particularité d'apprendre en permanence et d'ajuster leurs stratégies en fonction de l'évolution des schémas de fraude.

• Intégrations de données et analytique : Vous souhaitez favoriser la transparence et obtenir une vision plus précise des opérations financières de votre entreprise ? Utilisez des outils d'analyse de données pour repérer les tendances et orienter les stratégies de prévention de la fraude. L’intégration de votre ERP, de votre SIRH ou encore de votre logiciel comptable vous permet de faire circuler les données facilement et en toute sécurité vers votre logiciel de gestion des dépenses, de façon à garder le contrôle en toute circonstance.

Ne vous faites pas avoir

La fraude financière n'est pas près de disparaître. Il est donc essentiel d'avoir une longueur d'avance. Pour cela, investissez dans des solutions qui permettent de mieux contrôler les dépenses de l'entreprise. Continuez également à former vos équipes et à améliorer votre stratégie de prévention de la fraude financière à la lumière des nouveaux développements.

Vous voulez en savoir plus sur la façon dont Payhawk peut vous aider à protéger votre entreprise contre la fraude ? Consultez notre page dédiée aux cartes d'entreprise et découvrez nos nombreuses fonctionnalités de contrôle.