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Plan A soutient son équipe finance grâce à l’automatisation des dépenses

Plan A propose une plateforme SaaS spécialisée dans la comptabilité carbone des entreprises, la décarbonisation et le reporting ESG. L’entreprise, certifiée B Corp, a été fondée en 2017 et a été largement reconnue : en 2021, elle a reçu le prix SME EnterPRIZE de Generali et le prestigieux Europas Award.

Siège social
Berlin
Industrie
SaaS
Nb de salariés
120
Déploiement de Payhawk
Juillet 2021
Fonctionnalités préférées
  • Cartes d'entreprise (de débit et de crédit)
  • Factures fournisseurs
  • Intégrations
responsable financier de Plan A

“Payhawk propose un très bon package produit : un outil intuitif et facile d’utilisation qui s’intègre à de nombreuses applications business, une équipe Customer Success qui fournit un excellent service, et une équipe Produit très à l’écoute de ses clients.”

Alexander Sakakushev, Responsable Financier de Plan A

Les enjeux de Plan A

Avant d'utiliser Payhawk, Plan A traitait manuellement tous les paiements de l’entreprise à travers plusieurs canaux. L'approbation des factures et des notes de frais se faisait hors ligne via Slack ou par e-mail, et il n'y avait pas de processus standardisé. Sans approche unifiée, l'équipe avait du mal à mettre en œuvre le principe des quatre yeux et avait besoin d'aide pour suivre leur piste d'audit.

Les salariés envoyaient les factures fournisseurs et les demandes de remboursement de frais par email à l'équipe Finance, et le supérieur hiérarchique concerné devait ensuite les approuver. Les factures étaient alors téléchargées dans le système comptable DATEV et payées par l'intermédiaire d'une intégration bancaire.

À l'époque, Plan A n'avait qu'un accès très limité aux cartes de crédit de l'entreprise (émises via leur banque traditionnelle), et la collecte des reçus était un véritable cauchemar.

Un partenariat stratégique pour des bénéfices immédiats

À l’été 2021, Plan A et Payhawk sont devenus partenaires stratégiques. Plan A voulait investir dans une solution de gestion des dépenses qui proposait des cartes d’entreprise Visa (de débit et de crédit) et une plateforme de gestion des notes de frais.
En parallèle, Payhawk souhaitait mesurer son empreinte carbone et améliorer son reporting ESG (qui sera bientôt obligatoire pour les entreprises européennes).

Reporting ESG : comment bien anticiper sa mise en conformité ?

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Depuis que Plan A utilise Payhawk, l’équipe a gagné deux jours sur sa gestion administrative grâce à l’automatisation des processus. Nous avons également permis à Plan A d’améliorer le contrôle et la visibilité sur ses dépenses, et ainsi débloqué des pistes d’amélioration.

Notre solution permet également de conserver une trace des documents, ce qui a amélioré le processus d'audit de Plan A et lui a fait gagner un temps considérable.

Enfin, Plan A a été en mesure de rationaliser ses opérations financières et ses futurs recrutements au sein de l'équipe.

En bref, Payhawk a permis à Plan A de :

  • Implémenter des contrôles internes plus rapidement
  • Accéder à une pré-comptabilité interne, ce qui a permis de gagner du temps et d’éviter de faire le travail en double en externalisant la comptabilité
  • Augmenter la transparence sur les dépenses d’entreprise grâce aux workflows d’approbation
  • Améliorer le suivi et l’optimisation des budgets
  • Proposer facilement des cartes d’entreprise (de débit et de crédit) aux salariés

Un service client toujours disponible

Outre les avantages de l'automatisation, Plan A a particulièrement apprécié le soutien de notre équipe Customer Success :

"L'intégration d'une fonction de chat dans la plateforme est essentielle pour garantir une résolution efficace des demandes. Alors que le chat devient de plus en plus courant sur les plateformes SaaS, le taux de réponse de Payhawk est nettement plus rapide que la concurrence.” - Alexander Sakakushev, Responsable Financier chez Plan A

Vous souhaitez, vous aussi, alléger le quotidien de votre équipe Finance en l’équipant d’une solution de gestion des dépenses ? Discutons ensemble de vos besoins !

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