Een lean financieel team ondersteunen met uitgaven automatisering bij Plan A

Het leven vóór Payhawk

Voordat Payhawk werd gebruikt, betaalde en verwerkte Plan A al zijn zakelijke betalingen handmatig via verschillende kanalen. Goedkeuring van facturen en onkosten vond offline plaats via Slack of e-mail en er was geen gestandaardiseerd proces. Het ontbreken van een uniforme aanpak betekende dat het team moeite had om het vierogenprincipe toe te passen en hulp nodig had om hun controlespoor te volgen.

Medewerkers stuurden facturen van leveranciers en verzoeken om onkostenvergoeding naar de mailbox van het financiële team, en de respectieve lijnmanager moest ze goedkeuren. Vervolgens werden ze geüpload naar het DATEV-boekhoudsysteem en uitbetaald via een bankintegratie.

In die tijd had Plan A zeer beperkte toegang tot door de bank uitgegeven zakelijke betaalkaarten, en het innen van de bonnetjes was een nachtmerrie.

Strategische partners en talloze voordelen

In de zomer van 2021 werden Plan A en Payhawk strategische partners. Plan A wilde een oplossing voor uitgavenbeheer, inclusief zakelijke Visa-kaarten en software voor uitgavenbeheer. Bij Payhawk wilden we onze milieuvoetafdruk meten en onze ESG-rapportage (die binnenkort voor veel Europese bedrijven verplicht wordt) verbeteren.

Sinds we Payhawk gebruiken, heeft Plan A twee dagen handmatige administratie per maand bespaard dankzij de automatisering en AI van onze oplossing. We hebben ook de controle en zichtbaarheid van Plan A's uitgaven verbeterd en meer mogelijkheden geboden voor analyse en verbetering.

Plan A heeft twee dagen handmatige financiële administratie per maand bespaard sinds de overstap naar Payhawk.

Onze oplossing maakt ook een volledig spoor van documenten mogelijk, wat het auditproces bij Plan A heeft verbeterd en hen de tijd en stress heeft bespaard van het zoeken naar betalingen uit het verleden.

Ten slotte heeft Plan A zijn financiële activiteiten zeer lean kunnen houden en toekomstige aanwervingen in het team kunnen uitstellen of zelfs afbouwen. Het financiële team van Plan A vermeldt dat ze dankzij Payhawk in staat zijn geweest om:

• Sneller en effectiever interne controles kunnen uitvoeren
• Toegang tot interne pre-accounting, wat tijd bespaart en dubbel werk voor een uitbestede boekhoudfunctie vermindert
• De transparantie van bedrijfsuitgaven voor afdelingshoofden te vergroten met goedkeuringsstromen
• Het toezicht verbeteren en de budgetten optimaliseren
• De toegang van werknemers tot zakelijke betaalkaarten opschalen

Ondersteuning met één druk op de knop

Naast de automatiseringsvoordelen benadrukt Plan A dat de ondersteuning van ons team uitstekend is geweest. De toegang tot echte mensen via de chat is ongelooflijk waardevol en een welkome verandering ten opzichte van een typische SaaS.

"De chatfunctie in het platform is essentieel voor een efficiënte en effectieve oplossing van vragen. Hoewel chat steeds gebruikelijker wordt op SaaS-platforms, is de reactiesnelheid van Payhawk merkbaar sneller dan de meeste."

Klinkt het verbeteren van je financiële functie en het inzichtelijk maken van uitgaven in je bedrijf goed? Breng betalingen en uitgaven naar het volgende niveau bij jouw bedrijf, boek nu een demo.