Payhawk помага с автоматизация на разходите на финансовия екип в Plan A

Животът преди Payhawk

Преди да започне да използва Payhawk, Plan A изпълнява и обработва ръчно всички свои бизнес плащания в няколко различни канала. Одобряването на фактури и разходи се извършва чрез Slack или електронна поща и няма стандартизиран процес. Липсата на единен подход води до това, че екипът се затруднява да прилага принципа за проверка от двама души и се нуждае от помощ, за да проследява одитната си пътека.

Служителите изпращат фактури от доставчици и искания за възстановяване на разходи до пощенската кутия на финансовия екип, а съответният пряк ръководител трябва да ги одобри. След това те се качват в счетоводната система DATEV и се изплащат чрез банкова интеграция.

По онова време Plan A разполага с много ограничен достъп до издадените от банката фирмени кредитни карти, а събирането на разписките е истински кошмар.

Стратегическо партньорство с безброй ползи

През лятото на 2021 г. Plan A и Payhawk стават стратегически партньори. Plan A търси решение за управление на разходите, включващо корпоративни карти Visa и софтуер за управление на разходите. Payhawk пък има нужда да измери екологичния си отпечатък и да подобри отчитането си по ESG (което скоро ще бъде задължително за много европейски компании).

Откакто използва Payhawk, Plan A спестява всеки месец по два дни от ръчно администриране – това се дължи на автоматизацията и изкуствения интелект на нашето решение. Контролът и видимостта на разходите на Plan A също са подобрени, а на разположение са и повече възможности за анализ и усъвършенстване.

Откакто работи с Payhawk, Plan A спестява всеки месец по два дни от ръчна финансова администрация.

Нашето решение позволява също и пълна проследяемост на документите, което подобрява процеса на одит в Plan A и им спестява време и напрежение от издирването на минали плащания.

И не на последно място, Plan A успява да поддържа много икономични финансови операции и да отлага или дори да премахва нуждата от разширения на екипа. Финансовият отдел на Plan A разказва, че благодарение на Payhawk е постигнал напредък в няколко конкретни направления:

• Прилага вътрешния контрол по-бързо и ефективно
• Получава достъп до вътрешно предварително счетоводство, което спестява време и намалява повторната работа за изнесената счетоводна дейност
• Увеличава прозрачността на разходите на компанията за ръководителите на отдели чрез потоци на одобрение
• Подобрява мониторинга и оптимизирането на бюджетите
• Увеличава достъпа на служителите до фирмени карти

Подкрепа на един бутон разстояние

Освен ползите от автоматизацията, Plan A подчертава, че получава забележителна подкрепа от страна на нашия екип за обслужване на клиенти. Достъпът до реални хора чрез чата е изключително ценен и е приятна изненада в сравнение с типичните SaaS платформи.

„Наличието на функция за чат, интегрирана в платформата, е от ключово значение за осигуряване на ефикасно и ефективно решение на въпросите. Въпреки че чатът става все по-разпространен в SaaS платформите, времето за отговор от Payhawk е забележимо по-бързо от това на повечето конкуренти.“

Харесва ли ви идеята за подобряване на финансовата дейност и увеличаване на видимостта на разходите във вашата компания? Оптимизирайте плащанията и разходите във вашия бизнес като се запишете за демо сега.