AllPoints Fibre Networks consolide la gestion de ses dépenses avec Payhawk

AllPoints Fibre Networks est un opérateur britannique de fibre optique présent à l’échelle nationale sur le marché de gros. L’entreprise naît en 2023 de la fusion de quatre fournisseurs d’accès à Internet verticalement intégrés.

Après la fusion, elle a regroupé cinq entités historiques en deux entités commerciales, avec Oracle NetSuite comme référentiel financier unique.

Son environnement de gestion des dépenses restait pourtant très fragmenté : SAP Concur pour les notes de frais, ZoneCapture comme extension OCR de NetSuite, deux cartes de crédit d’entreprise NatWest partagées et des workflows de validation des bons de commande gérés directement dans NetSuite.

Cette fragmentation créait trois difficultés majeures. Tout d’abord, une trentaine de responsables de validation devaient disposer d’une licence NetSuite complète dans le seul but d’approuver les bons de commande. Aucun mécanisme de délégation ne permettait d’assurer le relais pendant les congés annuels, et la responsabilité budgétaire par service n’était pas intégrée au processus de validation.

Ensuite, faute d’intégration entre Concur et NetSuite, l’équipe finance passait deux à trois heures chaque semaine à transférer manuellement les fichiers de dépenses d’un système à l’autre. Les règles de politique de Concur n’étaient pas contraignantes : elles ne généraient que de simples avertissements.

Enfin, les deux cartes NatWest partagées obligeaient l’équipe finance à relancer constamment les collaborateurs pour récupérer leurs justificatifs. L’imputation et le rapprochement dans NetSuite prenaient du retard, et la visibilité sur les dépenses était quasiment nulle.

Les équipes finance et achats partageaient le même constat : l’environnement existant ne pouvait pas accompagner la croissance de l’entreprise. AllPoints Fibre Networks a donc lancé un appel d’offres formel et présélectionné huit fournisseurs. Les équipes finance, achats et informatique, ainsi que des responsables d’autres fonctions, ont ensuite participé au choix final de Payhawk.

Voici ce qui a changé :

• Les bons de commande ont été transférés de NetSuite vers Payhawk avec des circuits de validation multi-niveaux selon le montant, le service, le fournisseur et la catégorie. La règle stricte « pas de bon de commande, pas de paiement » s’applique désormais, sans que les approbateurs aient besoin d’une licence NetSuite.
• Les factures fournisseurs arrivent désormais dans la boîte de réception des justificatifs. Elles sont capturées par OCR, puis font l’objet d’un rapprochement automatique à 3 facteurs avec le bon de commande d’origine. ZoneCapture et les relances manuelles associées ont ainsi été supprimés.
• Dès le lancement, les deux cartes NatWest partagées ont cédé la place à dix cartes Payhawk individuelles, physiques et virtuelles. Des règles de collecte des justificatifs et d’auto-blocage sont appliquées directement au niveau de la carte.
• Le processus natif de remboursement des frais de Payhawk a entièrement remplacé Concur. Sa connexion directe à NetSuite et à HiBob synchronise automatiquement les coordonnées bancaires et les centres de coûts.

Résultat : les responsables de budget voient désormais en temps réel les dépenses engagées liées aux bons de commande ouverts, et pas seulement les factures payées. Segments personnalisés, champs des lignes de transaction, services, échéanciers d’amortissement : l’intégration NetSuite couvre désormais tous ces éléments et bien d'autres, offrant ainsi un référentiel unique.

Le premier résultat structurel a été immédiat : environ 30 licences NetSuite complètes ont été retirées de la matrice de validation et remplacées par des accès Payhawk, générant ainsi des économies considérables.

La collecte des justificatifs atteint désormais 100 % dans toute l’équipe. Toutes les dépenses sont effectuées avec des cartes d’entreprise individuelles plutôt qu’au moyen de comptes partagés. L’équipe finance dispose enfin de la visibilité qui lui manquait avec NatWest.

Alors qu’auparavant le contrôle des dépenses se limitait à de simples avertissements, les règles sont désormais appliquées au niveau des cartes et des workflows de validation. L’équipe chargée des comptes fournisseurs n’a donc plus à contrôler manuellement chaque dépense pour repérer les problèmes de conformité. Le transfert manuel hebdomadaire entre Concur et NetSuite, qui prenait deux à trois heures, a également été supprimé.

Les progrès ne s’arrêtent pas là. À la mi-2026, AllPoints Fibre Networks a également déployé l’AI Payments Agent et l’AI Procurement Agent de Payhawk. Douze responsables de budget étaient par ailleurs prêts à être activés dans le module Budgets.

L’entreprise a aussi mis en place le suivi des bons de commande et des abonnements, puis construit un modèle opérationnel commun aux achats et à la finance autour des processus formalisés « procure-to-purchase » et « purchase-to-pay ». Ce flux robuste permet de faire respecter la politique à chaque étape.

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