De Spendesk à Payhawk : Chefclub gagne 2 jours sur sa clôture

Chefclub est un acteur de référence dans la production de contenu vidéo pour les plateformes sociales et les marques du secteur food. Pour sa gestion des dépenses (factures fournisseurs, cartes corporate pour les chefs), l’entreprise utilisait Spendesk, mais la solution ne disposait pas d'intégration active avec NetSuite, l'ERP de Chefclub. L'équipe devait donc déclencher manuellement des exports de factures, attendre, vérifier, puis recommencer si des documents manquaient. Ce processus répétitif consommait un temps précieux et retardait les clôtures mensuelles.

Par ailleurs, les chefs cuisiniers réalisent des achats quasi quotidiens pour les tournages à Paris, et d'autres équipes s'approvisionnent régulièrement en matériel de décor pour les partenariats de marque. La gestion des cartes devait être à la fois simple et fiable.

Chefclub a découvert Payhawk via une recommandation d’Audaxis, intégrateur NetSuite de longue date. C'est cette introduction qui a déclenché les premiers échanges à l'été 2025. Chefclub a ensuite déployé Payhawk en deux temps : d'abord la gestion des factures, puis les cartes d'entreprise début 2026. L'intégration native avec NetSuite a été mise en place en autonomie, en quelques heures à peine grâce aux clés API fournisseur.

Depuis, les factures se déversent automatiquement dans NetSuite en temps réel. Les workflows de validation impliquent les équipes opérationnelles selon les besoins, avec un circuit de validation clair et fluide. Près de 90 % des informations sont lues et traitées correctement sans aucune correction manuelle.

Pour les cartes, la transition s'est faite en quelques jours, du vendredi au lundi. Aucune session de formation n'a été nécessaire : les collaborateurs ont reçu leurs cartes virtuelles et ont pris en main l'application de façon totalement intuitive.

Avec Payhawk, Chefclub a transformé ses opérations financières malgré une équipe finance réduite. La clôture mensuelle est désormais bouclée en J+10 grâce au flux continu de factures, soit un gain estimé à 2 jours par mois. L'équipe n'attend plus : dès que les fournisseurs habituels ont envoyé leurs documents, la clôture peut commencer.

Le support Payhawk répond sous 7 jours sur les développements, et en quelques heures pour les blocages urgents. Le cashback sur les cartes, qui n'avait jamais pu être activé chez Spendesk, est désormais effectif.

Pour la suite, Chefclub prévoit d'explorer plus en profondeur les fonctionnalités avancées de contrôle des cartes et les agents IA de Payhawk, avec l'objectif de libérer encore plus de temps pour l'analyse à valeur ajoutée.