Les 5 principaux défis et enjeux de la gestion des dépenses de projet
1. Les dépassements budgétaires
Ils sont souvent dus à un projet mal défini, une mauvaise allocation des ressources ou un suivi manuel inefficace.
La solution :
Définissez clairement les objectifs et les limites du projet dès le départ. Utilisez un logiciel de gestion des dépenses pour suivre automatiquement les flux financiers, éviter les erreurs manuelles et anticiper les possibles dépassements de budget.
2. L’affectation des dépenses
Il peut être difficile de rattacher chaque dépense au bon projet, surtout lorsqu’on gère plusieurs projets en parallèle.
La solution :
Optez pour une solution numérique qui extrait automatiquement les données des reçus et des factures. Utilisez des catégories personnalisées pour classifier chaque dépense avec précision.
Uchenna, DAF chez MDM Props Ltd commente :
Grâce à Payhawk, chaque détenteur de carte peut affecter ses dépenses à un projet spécifique via des champs personnalisés. Cela nous permet de centraliser les informations, d’analyser nos budgets et d'améliorer nos projets de manière proactive.
3. Le manque de visibilité en temps réel
Sans vue d'ensemble actualisée, vous risquez des erreurs de saisie, des doublons ou une mauvaise catégorisation.
La solution :
Utilisez des cartes d’entreprise intégrées à un système de reporting en temps réel. Cela permet d’ajuster les budgets rapidement et d’avoir une visibilité constante sur les dépenses engagées.
4. Les délais dans l’approbation des dépenses
Les circuits d’approbation peuvent parfois bloquer les projets et ralentir les processus de remboursement.
La solution :
Mettez en place des workflows d'approbation personnalisés intégrés à votre solution de gestion des dépenses. De cette manière, les salariés peuvent utiliser directement les fonds de l’entreprise via des cartes physiques ou virtuelles.
Chez Kolsquare, avant d’utiliser Payhawk, chaque collaborateur devait créer une nouvelle carte pour chaque dépense. Autre alternative : utiliser directement la carte professionnelle d’Alexis Klahr, le DAF. Ces méthodes étaient, soit chronophages, soit peu agiles lorsqu’il faut utiliser la carte pour des déplacements professionnels par exemple. Désormais, les collaborateurs Kolsquare disposent d’une carte Payhawk par personne. Pour Alexis Klahr, “la transition vers une carte par personne avec Payhawk a été un changement décisif, cela autonomise et responsabilise les équipes.”
5. Des rapports financiers inefficaces
Les parties prenantes de toute entreprise (banques, investisseurs…) exigent des chiffres clairs, mais les rapports manuels peuvent être longs à générer et sujets aux erreurs ou inexactitudes.
La solution :
Adoptez un système qui automatise la capture, le traitement et l’analyse des dépenses. Vous gagnez ainsi en précision et en réactivité pour ajuster le budget au fil du projet.
Quels sont les bénéfices d’un contrôle financier renforcé ?
Un contrôle financier rigoureux n’est pas juste un atout : c’est aussi ce qui permet de distinguer les projets réussis des autres. Voici cinq façons dont il peut être bénéfique à votre entreprise :
- Des marges améliorées : en suivant les dépenses en temps réel, vous évitez les coûts superflus.
- Des parties prenantes bien informées : vous fournissez des rapports clairs et précis, sans approximations.
- Des décisions plus rapides : avec des données à jour, vous faites preuve d’adaptation et prenez des décisions stratégiques en toute confiance.
- Des dépenses maîtrisées : des règles intégrées aux outils garantissent le respect des budgets.
- Une anticipation des problèmes : les écarts sont détectés avant qu’ils ne deviennent critiques.
Les 8 étapes à suivre pour prendre le contrôle financier d’un projet
Gérer les dépenses d’un projet peut parfois sembler mission impossible, surtout lorsqu’il faut jongler avec les budgets, les délais et les (nombreux) intervenants. Pourtant, avec les bons outils et les bons processus, obtenir un contrôle financier complet devient aisé, et peut être utilisé comme un véritable levier de performance.
Voici les huit étapes clés pour vous aider à planifier, suivre et optimiser les finances de votre projet du début à la fin :
1. Faire de la planification financière une priorité
Pour parvenir à un contrôle financier complet de votre projet, vous devez donner la priorité à la planification financière dès le premier jour. Cela signifie que vous devez établir un budget complet pour chaque projet. Si vous ne le faites pas, le risque est que votre budget soit rapidement dépassé, que les coûts deviennent impossibles à suivre et que les parties prenantes perdent confiance dans le projet.
2. Surveiller et contrôler tous les coûts du projet
Le recours à un système qui offre une visibilité en temps réel peut vous aider à mieux contrôler les coûts et à prendre des décisions pertinentes.
Car, nous le savons, les résultats obtenus peuvent changer tout au long du projet : c'est pourquoi une visibilité et un rapprochement en temps réel de toutes les dépenses sont si importants, en ce qu’ils vous permettent de réagir avec souplesse.
Intéressé par l'équilibrage des budgets de projet ? Regardez la courte vidéo ci-dessous ou apprenez-en plus sur nos fonctions de suivi budgétaire ici.
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