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Lorsqu’on travaille sur un projet, les dépassements budgétaires ne sont pas rares. En effet, malgré tous les efforts déployés pour garder le cap, il arrive que les coûts s’envolent. Il faut dire que les directions financières sont confrontées à une équation complexe : respecter les délais, tout en pilotant les équipes et en maîtrisant les dépenses.
La bonne nouvelle ? Avec les bons outils, vous pouvez rendre la gestion budgétaire bien plus simple.
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Chaque projet implique une multitude de frais à suivre, à rembourser et à rapprocher tout au long de sa réalisation. Lorsqu’on ajoute à cela la diversité des intervenants, les modifications de périmètre, les risques de dépassement de budget et le suivi manuel des coûts, la situation peut vite devenir complexe. Heureusement, il existe des astuces pour assurer un contrôle serein des dépenses.
Cet article vous propose de découvrir ce que recouvre la gestion des dépenses de projet. Il guide dans la mise en place d’une approche structurée pour suivre, maîtriser et optimiser ces dépenses.
L’objectif de la gestion des dépenses de projet est simple : garantir que chaque projet respecte le budget qui lui a été alloué, en assurant un suivi rigoureux de chaque euro dépensé. Cela passe par une planification précise, un suivi continu et un contrôle actif des coûts.
A cet égard, disposer de données financières précises et fiables permet de suivre facilement le retour sur investissement attendu et de facturer les clients de manière juste, sans approximations ni pertes de temps.
Mais ce n’est pas tout ! Une gestion efficace des dépenses améliore la prise de décision, augmente la productivité des équipes et renforce la satisfaction des parties prenantes. D’ailleurs, 73 % des entreprises ayant mis en place une budgétisation structurée déclarent atteindre plus régulièrement leurs objectifs : ce n’est pas un hasard.
1. Les dépassements budgétaires
Ils sont souvent dus à un projet mal défini, une mauvaise allocation des ressources ou un suivi manuel inefficace.
La solution :
Définissez clairement les objectifs et les limites du projet dès le départ. Utilisez un logiciel de gestion des dépenses pour suivre automatiquement les flux financiers, éviter les erreurs manuelles et anticiper les possibles dépassements de budget.
2. L’affectation des dépenses
Il peut être difficile de rattacher chaque dépense au bon projet, surtout lorsqu’on gère plusieurs projets en parallèle.
La solution :
Optez pour une solution numérique qui extrait automatiquement les données des reçus et des factures. Utilisez des catégories personnalisées pour classifier chaque dépense avec précision.
Uchenna, DAF chez MDM Props Ltd commente :
Grâce à Payhawk, chaque détenteur de carte peut affecter ses dépenses à un projet spécifique via des champs personnalisés. Cela nous permet de centraliser les informations, d’analyser nos budgets et d'améliorer nos projets de manière proactive.
3. Le manque de visibilité en temps réel
Sans vue d'ensemble actualisée, vous risquez des erreurs de saisie, des doublons ou une mauvaise catégorisation.
La solution :
Utilisez des cartes d’entreprise intégrées à un système de reporting en temps réel. Cela permet d’ajuster les budgets rapidement et d’avoir une visibilité constante sur les dépenses engagées.
4. Les délais dans l’approbation des dépenses
Les circuits d’approbation peuvent parfois bloquer les projets et ralentir les processus de remboursement.
La solution :
Mettez en place des workflows d'approbation personnalisés intégrés à votre solution de gestion des dépenses. De cette manière, les salariés peuvent utiliser directement les fonds de l’entreprise via des cartes physiques ou virtuelles.
Chez Kolsquare, avant d’utiliser Payhawk, chaque collaborateur devait créer une nouvelle carte pour chaque dépense. Autre alternative : utiliser directement la carte professionnelle d’Alexis Klahr, le DAF. Ces méthodes étaient, soit chronophages, soit peu agiles lorsqu’il faut utiliser la carte pour des déplacements professionnels par exemple. Désormais, les collaborateurs Kolsquare disposent d’une carte Payhawk par personne. Pour Alexis Klahr, “la transition vers une carte par personne avec Payhawk a été un changement décisif, cela autonomise et responsabilise les équipes.”
5. Des rapports financiers inefficaces
Les parties prenantes de toute entreprise (banques, investisseurs…) exigent des chiffres clairs, mais les rapports manuels peuvent être longs à générer et sujets aux erreurs ou inexactitudes.
La solution :
Adoptez un système qui automatise la capture, le traitement et l’analyse des dépenses. Vous gagnez ainsi en précision et en réactivité pour ajuster le budget au fil du projet.
Un contrôle financier rigoureux n’est pas juste un atout : c’est aussi ce qui permet de distinguer les projets réussis des autres. Voici cinq façons dont il peut être bénéfique à votre entreprise :
Gérer les dépenses d’un projet peut parfois sembler mission impossible, surtout lorsqu’il faut jongler avec les budgets, les délais et les (nombreux) intervenants. Pourtant, avec les bons outils et les bons processus, obtenir un contrôle financier complet devient aisé, et peut être utilisé comme un véritable levier de performance.
Voici les huit étapes clés pour vous aider à planifier, suivre et optimiser les finances de votre projet du début à la fin :
Pour parvenir à un contrôle financier complet de votre projet, vous devez donner la priorité à la planification financière dès le premier jour. Cela signifie que vous devez établir un budget complet pour chaque projet. Si vous ne le faites pas, le risque est que votre budget soit rapidement dépassé, que les coûts deviennent impossibles à suivre et que les parties prenantes perdent confiance dans le projet.
Le recours à un système qui offre une visibilité en temps réel peut vous aider à mieux contrôler les coûts et à prendre des décisions pertinentes.
Car, nous le savons, les résultats obtenus peuvent changer tout au long du projet : c'est pourquoi une visibilité et un rapprochement en temps réel de toutes les dépenses sont si importants, en ce qu’ils vous permettent de réagir avec souplesse.
Intéressé par l'équilibrage des budgets de projet ? Regardez la courte vidéo ci-dessous ou apprenez-en plus sur nos fonctions de suivi budgétaire ici.
Dépenses non autorisées ou hors politique, notes de frais frauduleuses, dépassements de budget... Il est important de mettre en œuvre quelques mesures simples pour gérer efficacement ces risques. Les cartes à usage unique sont une excellente option, tout comme les cartes avec des contrôles personnalisables (plafonnement des limites de dépenses, blocage automatique, définition de contrôles spécifiques pour les commerçants, etc.)
Ces mesures vous aident à protéger les fonds de l'entreprise tout en permettant aux salariés de dépenser dans un cadre prédéfini.
Avec Payhawk, vous pouvez accéder à des données ventilées sur la façon dont votre budget est suivi, et les fonds dépensés. Vous pouvez également utiliser des filtres de dépenses et des catégories personnalisées pour approfondir.
La possibilité de filtrer facilement vos données rend la gestion de vos dépenses de projet plus réactive et précise.
Une astuce supplémentaire : grâce à nos fonctions de gestion multi-entités, vous pouvez visualiser les coûts en temps réel, même lorsque l'équipe de gestion du projet est composée de salariés issus de différentes entités.
Le suivi manuel est chronophage et susceptible d’entraîner des erreurs et des dépenses excessives, voire des coûts superflus.
Avec le bon système de gestion des dépenses, vous pouvez automatiser l'ensemble du processus, ce qui vous permet de disposer de données précises et d'une visibilité en temps réel. Chez Payhawk, notre système de correspondance à trois voies vérifie automatiquement les divergences entre factures et bons de commande, afin de garantir que les marchandises reçues et le montant de la facture sont corrects avant que vous ne procédiez au paiement.
Un autre exemple de suivi automatique ? La technologie OCR, qui se base sur la reconnaissance optique de caractères, aide les salariés à remplir leurs notes de frais rapidement et sans erreur. Il leur suffit de prendre une photo de leur reçu pour que la technologie OCR en extraie toutes les informations nécessaires et traite automatiquement la dépense.
Cette approche permet de réduire le nombre de notes de frais frauduleuses et de maintenir un processus de gestion des dépenses fluide et sans erreurs.
Grâce à des flux intelligents et personnalisés, vous pouvez acheminer automatiquement les demandes de dépenses en fonction du type de dépenses, de l'équipe ou du projet. Les petites dépenses sont validées automatiquement, et les autres sont transmises instantanément aux bons décideurs. Plus de perte de temps !
Il n'y a rien de pire que de devoir synchroniser manuellement les données de votre logiciel de gestion des dépenses avec votre système de comptabilité. Chez Payhawk, nous prenons en charge de nombreuses intégrations leaders sur le marché pour vous aider à réduire la charge administrative induite par des systèmes séparés.
En attribuant des cartes d’équipe spécifiques à chaque projet, vous pouvez distinguer facilement les dépenses liées aux projets de celles du quotidien de l’entreprise. Plus d’amalgame possible !
Atteindre un contrôle financier total sur ses projets peut sembler difficile, ou à tout le moins ambitieux. Pourtant, avec les bons outils, cela n’a rien d’inatteignable. Notre solution vous offre la possibilité d’ajuster les plafonds de dépenses et d’accéder en temps réel à chaque ligne de votre budget : ainsi, il devient bien plus facile de prendre des décisions éclairées.
Envie de passer à l’action ? Demandez une démonstration sans attendre et découvrez comment maîtriser vos budgets de projet de A à Z.
Trish Toovey est Principal Content Manager chez Payhawk. Couvrant tous les domaines, de la rédaction publicitaire à l'écriture de scripts vidéo, Trish s'appuie sur une expérience très variée dans la rédaction et la création de contenu pour les secteurs de la finance, de la mode et du voyage.
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