Devenir plus agile grâce à une meilleure gestion des dépenses : le témoignage de Kolsquare

Les enjeux de Kolsquare

Avant Payhawk, Kolsquare utilisait une solution concurrente, mais très vite l’équipe Finance a ressenti des besoins d’améliorations et avait la volonté de simplifier la gestion des dépenses, notamment sur les notes de frais et les paiements par carte.

En effet, la solution existante ne permettait pas d’être agile sur les notes de frais et les cartes d’entreprise n’étaient pas optimales. Il fallait éditer une carte d’entreprise pour chaque dépense. Un processus assez lourd, qui ne simplifiait pas la vie des équipes.

Kolsquare avait donc pour objectif de rationaliser sa gestion des dépenses, en regroupant les notes de frais et les cartes d’entreprise sur une seule et même plateforme.

Outre la proposition commerciale, avantageuse grâce à la possibilité de cashback, Alexis Klahr a sauté le pas grâce à la facilité du switch et l’accompagnement dans le projet : Payhawk a accompagné l’équipe Finance sur toutes les étapes de l’implémentation de l’outil, et notamment pour l’intégration des différentes catégories de dépenses.

“Ce qui a vraiment fait la différence, c'est la facilité du changement de solution et l'accompagnement personnalisé que nous avons reçu de Payhawk. L'intégration des différentes catégories a été facilitée par un suivi régulier avec l'équipe Customer Success.” - Alexis Klahr, CFO de Kolsquare.

Les bénéfices de Payhawk pour Kolsquare

Depuis le déploiement de Payhawk, les cycles de vie des dépenses sont devenus nettement plus rapides, et c’est un gain de temps considérable pour les collaborateurs Kolsquare. La gestion des notes de frais est devenue simple et rapide, grâce aux cartes d’entreprise, à la personnalisation des workflows d’approbations et aux remboursements automatisés.

• Cartes d’entreprise : Auparavant, chaque collaborateur Kolsquare devait créer une nouvelle carte pour chaque dépense. Autre alternative : utiliser directement la carte professionnelle d’Alexis Klahr, le DAF. Ces méthodes étaient, soit chronophages, soit peu agiles lorsqu’il faut utiliser la carte pour des déplacements professionnels par exemple. Désormais, les collaborateurs Kolsquare disposent d’une carte Payhawk par personne. Pour Alexis Klahr, “la transition vers une carte par personne avec Payhawk a été un changement décisif, cela autonomise et responsabilise les équipes.”

• Notes de frais : Avec Payhawk, les notes de frais sont très simples à gérer pour toutes les équipes Kolsquare. Il leur suffit de scanner leurs justificatifs grâce à notre appareil photo IA, et tout est envoyé automatiquement à l’équipe d’Alexis Klahr.

• Remboursement : Avant d’utiliser Payhawk, les salariés avançaient eux-mêmes les frais, et le remboursement se faisait sur salaire. Chacun devait alors attendre la fin du mois pour être remboursé, ce qui pouvait être source de friction au sein des équipes. Aujourd’hui, les frais professionnels sont remboursés directement dans la plateforme Payhawk, en quelques clics.

• Workflows d’approbation : Pour Alexis Klahr, les workflows d’approbation sont particulièrement efficaces pour les dépenses exceptionnelles : chaque collaborateur peut facilement effectuer une demande d’augmentation de plafonds sur la plateforme. La ou les personnes responsables peuvent approuver la demande en quelques clics, et les fonds sont mis à disposition du demandeur très rapidement.

• Taux de change : Payhawk dispose de taux de change plus avantageux que ses concurrents pour les paiements par carte, un bénéfice apprécié par Kolsquare pour les paiements aux fournisseurs étrangers.

• Exports : Utilisateur de Payhawk depuis plus d’un an, Alexis Klahr dispose d’un historique suffisamment conséquent pour tirer parti des fonctionnalités d’export en bout de chaîne, qui lui permettent de préparer ses budgets 2024.

Le choix de Payhawk a été bien plus qu'un simple changement de solution pour Kolsquare. Cette transformation fluide de la gestion des dépenses d’entreprise a permis d’améliorer considérablement l’efficacité organisationnelle et l’agilité de l’équipe Finance.

Accompagner l’évolution du rôle du DAF

La solution Payhawk prend toute sa place dans les entreprises en croissance, qui souhaitent utiliser la transformation digitale pour rationaliser et optimiser la gestion des dépenses d’entreprise. Notre plateforme s’intègre dans le quotidien des équipes Finance et accompagne les évolutions de la Fonction Finance et du rôle du DAF.

Pour Alexis Klahr, les challenges qui attendent la profession sont nombreux : cybersécurité, IA, ESG… Il explique que le rôle du directeur financier se transforme considérablement, notamment avec l'avènement de l'intelligence artificielle (IA) et l'automatisation croissante des tâches financières. L'intégration de l'IA dans les processus financiers permet aux équipes Finance de se libérer des tâches routinières et de se concentrer davantage sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Cette transition a un impact majeur sur l'efficacité opérationnelle, permettant au DAF de jouer un rôle stratégique plus important au sein de l'entreprise.

Cependant, cette évolution n'est pas sans défis, notamment en matière de cybersécurité. Le secteur financier est confronté à des enjeux de plus en plus complexes liés à la protection des données et à la sécurisation des transactions financières. Le DAF, en tant que gardien des données financières cruciales, doit désormais intégrer la cybersécurité comme une composante essentielle de son rôle.
Enfin les critères ESG deviennent aussi une préoccupation majeure pour les équipes Finance. Kolsquare a d’ailleurs pris les devants :

“Nous ne sommes pas encore concernés par la directive CSRD en tant que telle (étant donné la taille de notre entreprise), mais Kolsquare est une entreprise à mission. Nous avons déjà mis en place un comité interne, un comité externe, et des KPIs de suivi sur les enjeux RSE. Une fois que la directive s’appliquera aux entreprises de notre taille, nous aurons déjà toutes les bases pour être en conformité.”.

Conclusion

Payhawk a pour mission d’accompagner l'évolution du rôle du DAF en permettant à ses clients de tirer parti des avancées technologiques telles que l'IA, mais aussi de relever les défis émergents tels que la conformité ESG. En adoptant une solution de gestion des dépenses complète (cartes d’entreprise, notes de frais, factures fournisseurs, etc.), les équipes Finance gagnent en agilité, gagnent du temps, et peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Comme Kolsquare, vous souhaitez changer pour Payhawk ? Programmez une démo sans plus attendre, nos équipes sont à votre disposition pour évaluer vos besoins.