Le traitement des factures simplifié grâce à notre fonctionnalité de photo IA

Nouvelle fonctionnalité Photo IA de Payhawk : le scan intelligent pour la saisie de factures et de données

Sans une visibilité optimale sur les dépenses, les équipes financières ne peuvent pas identifier, analyser ou suivre les habitudes de dépenses, ni même en établir des modèles pour appuyer leurs prévisions.

Plusieurs facteurs peuvent affecter ce manque de visibilité, notamment la saisie manuelle des reçus. Chronophage et sujette aux erreurs, la saisie de ces données est bien souvent un frein à l'efficacité des entreprises.

L’intelligence artificielle (IA) révolutionne la gestion des dépenses en supprimant les interventions humaines à faible valeur ajoutée et en minimisant les erreurs. Elle élimine également le besoin de saisir manuellement des données et rationalise l'ensemble du système de gestion des dépenses.

Dans cet article, découvrez comment la nouvelle technologie de scan intelligent de Payhawk facilite le quotidien des équipes Finance.

Les principaux défis liés à la capture des reçus et à la saisie des données

La capture des reçus et la saisie des données manuelles prennent du temps, elles ralentissent bien souvent le suivi des dépenses et compliquent l’élaboration de rapports en temps réel.
En effet, corriger les erreurs de saisie fait perdre un temps précieux aux équipes Finance, qui pourraient le consacrer à la mise en œuvre de stratégies, à l'analyse du retour sur investissement, ou encore à la réalisation de prévisions commerciales.

Prenons l’exemple d’AIOPSGROUP, spécialiste de l’e-commerce dont le souhait était d’obtenir une meilleure visibilité financière tout en améliorant son processus de suivi de ses dépenses. En se tournant vers la solution de cartes et de gestion des dépenses Payhawk, qui comprend la reconnaissance automatisée des images pour les reçus et les factures (grâce à l’OCR), l’entreprise a pu procéder à des rapprochements en temps réel et gagner deux heures de travail par jour, soit environ 43 heures par mois.

De même, le fabricant d’accessoires de spectacle, MDM Props, a également vu sa gestion des dépenses transformée avec Payhawk. Auparavant, les reçus manquants et incorrects avaient des conséquences négatives sur la récupération de la TVA. C’est d’ailleurs ce qu’explique Uchenna, responsable des finances : « Avant d’adopter Payhawk, nous ne pouvions pas procéder à des demandes de remboursement de TVA, puisqu’il nous manquait des reçus. Avec des factures trimestrielles allant jusqu’à 240 000 £, ce n’était pas négligeable. Désormais, les détenteurs de cartes peuvent importer leurs reçus en quelques secondes et faire économiser à l’entreprise des centaines de milliers de livres. »

Présentation de la fonctionnalité Photo IA de Payhawk

Ne vous préoccupez plus de la luminosité ni de la qualité du reçu : en un clin d’œil, notre nouvel appareil photo IA capture et recadre les photos, puis en extrait les données pour générer une note de frais.

La nouvelle version de l'appareil photo basé sur l'IA complète notre technologie OCR dans l'application Payhawk. Elle capture et recadre les reçus en quelques secondes, et extrait rapidement toutes les informations pertinentes.

Cette nouvelle fonctionnalité vous aide à accélérer le traitement de vos dépenses. En effet, vos salariés n’ont qu'à photographier le reçu et l’importer (puis à choisir une catégorie de dépenses depuis un menu déroulant défini par votre entreprise). Le système génère ensuite une note de frais automatique. Résultat : votre équipe financière peut enfin bénéficier d’un catalogue de dépenses précis.

Les cinq avantages de notre scan intelligent

Salariés, DAF/RAF, équipe financière… l’appareil photo IA deviendra rapidement indispensable à toutes les personnes impliquées de près ou de loin dans les dépenses de votre entreprise.

1. Gain de temps : en capturant les données des reçus, l’appareil photo IA élimine instantanément l’étape de saisie manuelle. Plus votre entreprise grandit et plus vous devez traiter de dépenses. Notre appareil photo basé sur l’IA vous accompagne dans cette croissance en vous permettant de gagner un temps considérable.

2. Précision accrue : lors de l’extraction des données financières, la précision est une priorité absolue, et la correction d’une seule erreur peut s’avérer une vraie perte de temps et de ressources. Les fonctionnalités de numérisation vous permettent de capturer des données avec précision, y compris des chiffres et des dates, même si les documents fournis sont froissés. Vous diminuez ainsi les risques d’erreurs et de retards, pour une gestion des comptes fournisseurs plus efficace.

3. Processus rationnalisés : l'utilisation de l'IA pour le traitement des factures rend vos processus plus efficaces. En effet, vous ne travaillez plus avec des données erronées et leur saisie manuelle ne représente plus un obstacle pour vos salariés. Au lieu de cela, toutes les tâches chronophages sont automatisées : lorsqu'une personne termine sa tâche, celle-ci est automatiquement transmise à l’étape suivante.

4. Expérience utilisateur (UX) optimisée : grâce à ce nouvel appareil photo IA, vous n’avez plus besoin de reprendre une photo de votre reçu si la luminosité est insuffisante. Intuitive, épurée et rapide, l’interface simplifie le suivi et la gestion des dépenses, où que vous soyez. Le plus ? Toutes ces fonctionnalités favorisent l'adoption des cartes d'entreprise par votre équipe.

5. Saisie automatisée des données de factures : associée à notre appareil photo IA, la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) remplit les champs de dépenses et génère automatiquement des rapports. La gestion des dépenses avec l'IA permet ainsi d'éliminer les erreurs humaines et de capturer correctement les données.

Le fonctionnement de l’appareil photo IA

Facile d'utilisation, voici comment le scan intelligent fonctionne :

1. Lancez l’appareil photo à partir de l’application Payhawk*.
2. Photographiez la facture ou le reçu. Les algorithmes d'IA vont ensuite analyser et recadrer l'image, puis saisir toutes les données pertinentes, y compris les dates, le montant total, le nom du commerçant, etc.
3. Vous pouvez maintenant soumettre votre dépense sans saisir manuellement les données.
4. Une note de frais est générée automatiquement, simplifiant le processus de gestion des dépenses.

*Vous êtes déjà client·e ? Mettez à jour votre application Payhawk sur Android ou iOS pour accéder à la nouvelle fonctionnalité d’IA.

L’avenir avec Payhawk

Nous travaillons sans relâche pour mettre au point des solutions innovantes pour nos clients, qu'il s'agisse de petites entreprises en pleine croissance ou de multinationales. Grâce à nos nouvelles fonctionnalités basées sur l'IA, nous accompagnons les entreprises dans l’optimisation de leurs processus afin de booster leur productivité et de permettre aux salariés et aux équipes financières de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Vous souhaitez obtenir davantage de transparence et de contrôle sur les dépenses ? Ne perdez plus de temps (et de productivité) : choisissez une gestion des dépenses basée sur l’IA. Programmez une démo pour en savoir plus.