Pourquoi les voyages d’affaires ne sont pas un problème de réservation et comment le service financier peut-il reprendre le contrôle ?

La plupart des outils dédiés aux voyages d’affaires s’articulent autour d’une seule question : comment faciliter les réservations ? Or, votre service financier se pose une question tout à fait différente. Chaque mois, ses collaborateurs passent des journées entières à reconstituer des déplacements déjà effectués : ils doivent faire correspondre les transactions aux réservations, relancer les factures que personne n’a envoyées et traquer les autorisations enfouies dans la boîte de réception de l’un ou l’autre. 


C’est une situation que Boris Angelov, Product Manager for Business Travel chez Payhawk, connaît bien pour avoir souvent abordé le sujet avec des équipes financières. La semaine dernière, une responsable des voyages lui a montré son agenda : des matinées entières surbookées, non pas pour des réunions, mais pour rechercher les justificatifs manquants et les associer aux bons déplacements.

Et ce n’est là que la partie visible de l’iceberg. Au cours de ce même mois, une facture d’hôtel n’était pas parvenue. Quelqu’un, pris de panique, l’avait réglée avec sa carte de crédit personnelle, et l’équipe s’est retrouvée à devoir reconstituer le déplacement à partir de trois systèmes différents. Le service financier n’avait aucune idée du coût du voyage jusqu’à ce qu’il soit trop tard pour y remédier.

Nous avons rencontré Boris et Karolina Klermon-Williams (Product Marketing Manager for Business Travel chez Payhawk), afin de discuter des raisons pour lesquelles le défi lié aux voyages d’affaires auquel sont confrontées les équipes financières n’a rien à voir avec les réservations, et de ce à quoi cela ressemble de concevoir un système de gestion des voyages pour les services financiers à partir de zéro.

Pourquoi le service financier se retrouve-t-il toujours à réparer les erreurs de l’outil de réservation ?

La plupart des solutions de voyage actuellement sur le marché ont d’abord été conçues pour le voyageur, le service financier ayant été intégré par la suite. Boris explique pourquoi cet ordre est important :

La plupart des outils de voyage existants ont d’abord été conçus pour les voyageurs et les gestionnaires de voyages, la fonction financière ayant été intégrée dans un deuxième temps. Cela se voit au niveau de l’architecture. La réservation constitue la porte d’entrée, la politique est appliquée lors du paiement en guise de contrôle final, et l’ensemble du rapprochement comptable intervient en aval.

Vous pouvez essayer de remédier à cela en ajoutant un tableau de bord financier par-dessus. Vous pouvez ajouter du reporting, des intégrations et une authentification unique.

Mais comme le souligne Karolina :

Vous pouvez intégrer un tableau de bord financier à un outil de réservation. Mais si la fonction financière intervient en dernière dans ce processus, elle se retrouvera simplement à devoir mettre de l’ordre dans les comptes à la fin du mois.

L’écart dont personne n’assume la responsabilité : que se passe-t-il entre la réservation et le rapprochement ?

Le problème ne réside pas dans la qualité des différents outils qui composent votre ensemble de solutions de voyage. La plupart remplissent assez bien leur fonction spécifique. Le défi dans le domaine des voyages d’affaires réside dans ce qui se passe entre ces outils.

Boris décrit le déroulement d’un déplacement type au sein d’une pile d’outils classique :

La société de gestion des voyages réserve généralement le vol, la carte de crédit d’entreprise le règle, la plateforme de réservation offre au salarié une interface utilisateur conviviale, et le système de gestion des notes de frais enregistre les reçus d’hôtel et les taxes. Ensuite, le service financier doit faire le lien entre tous ces outils pour déterminer en quoi consistait le voyage, qui l’a effectué, sur quel budget doit-il être comptabilisé et quel en a été le coût total. Ce travail de coordination est la tâche invisible que vous devez accomplir.

Le service financier passe son temps à saisir des données qui n’auraient jamais dû exister au départ.

Les cartes de crédit et les notes de frais vous apportent de la visibilité, pas du contrôle

Une réplique courante des directeurs financiers lorsque cet argument est avancé est la suivante : « Nous disposons déjà de cartes de crédit d’entreprise et d’un outil de gestion des notes de frais, nous maîtrisons donc nos dépenses de déplacement. » Boris entend souvent cela, et sa réponse est sans détour :

Les cartes de crédit et les notes de frais vous offrent une visibilité sur les dépenses, mais ne vous donnent pas un contrôle total sur celles-ci. Et elles ne vous fournissent pas le contexte des dépenses ni le reporting qui s’ensuit.

Les cartes de crédit enregistrent les transactions. Elles ne connaissent pas le contexte. Boris utilise un exemple simple pour illustrer ce que cela coûte au service financier : « Si votre carte de crédit d’entreprise enregistre une transaction de 450 euros chez Lufthansa, elle ne sait pas qu’il s’agissait d’un vol vers Madrid pour un lancement commercial, approuvé par le VP des ventes, et imputé au budget des événements du premier trimestre. Elle voit juste une ligne. »

Le système de gestion des notes de frais ne voit que des justificatifs épars, sans processus d’approbation, sans vérification de la politique en matière de déplacements, sans lien avec le budget, à moins que quelqu’un ne rassemble manuellement toutes ces informations a posteriori. Ce travail de compilation est le fardeau que le service financier doit prendre en charge chaque mois.

Regardez l’intégralité de l’interview vidéo :

En quoi l’approche de Payhawk est-elle différente ?

Le point de départ de Payhawk était différent. Plutôt que de créer une expérience de réservation et d’y ajouter des fonctionnalités financières, le produit a été conçu en partant du point de vue du directeur financier.

La différence fondamentale réside dans ce que Boris appelle le rapprochement basé sur le déplacement :

Dans Payhawk, chaque voyage constitue un objet unique : la demande, l’approbation, la réservation, la carte de crédit utilisée pour le paiement, les factures, les dépenses engagées pendant le déplacement ou encore le budget sur lequel il a été imputé. Un responsable financier ouvre ce dossier et visualise l’historique complet en un seul et même endroit.

Dans une configuration classique à outils multiples, reconstituer ce parcours implique d’extraire des données d’un rapport TMC, d’un relevé de carte, d’une boîte de réception, d’un système de gestion des notes de frais et d’un ERP. Ensuite, le service financier espère que tout concorde. Dans Payhawk, le parcours est déjà reconstitué.

Mais la visibilité n’est qu’une partie des avantages. Dans la mesure où chaque voyage démarre sous la forme d’un workflow financier, le contrôle s’exerce à un stade où il a toujours de l’importance. « L’autorisation a tout son sens », explique Boris, « car elle intervient alors qu’il reste encore une décision à prendre. »

Et une fois le déplacement terminé, la charge administrative disparaît en grande partie. Chaque réservation, paiement, facture et note de frais reste lié(e) au dossier de déplacement d’origine. Les factures sont jointes automatiquement, il n’est plus nécessaire de courir après les justificatifs, et le rapprochement comptable ne constitue plus une tâche distincte en fin de mois.

Pourquoi les tarifs moins chers ne constituent pas un bon indicateur du RSI

Demandez à la plupart des prestataires de voyages ce qu’est le retour sur investissement (RSI) et ils vous parleront d’abord des tarifs plus bas ou négociés. Or, ces économies ne représentent généralement qu’entre 1 et 3 % du montant total de la transaction. Boris explique pourquoi les équipes financières devraient se tourner vers d’autres critères : « Les économies les plus importantes se nichent dans deux domaines dont personne ne parle. Le premier concerne les fuites. Le second concerne le temps. Optimiser uniquement les tarifs revient un peu à nettoyer les vitres d’une maison dont le toit fuit. »

Les pertes liées aux réservations non conformes à la politique d’entreprise représentent généralement entre 5 et 10 % des dépenses totales, voire davantage. Elles restent invisibles jusqu’à la clôture des comptes. Le coût du temps illustre le même phénomène :

Cela représente environ vingt à trente minutes pour le service financier, et cinquante à soixante-dix minutes pour le voyageur. Pour le service financier, ce temps est consacré à la recherche des factures qui n’ont pas été transmises automatiquement, au recoupement des transactions par carte avec les déplacements, et au traitement des notes de frais. 


Boris a entendu le témoignage d’une directrice financière qui avait négocié des tarifs hôteliers compétitifs sur tous les marchés clés de son entreprise. De bons tarifs, bien gérés. Ce qu’elle n’avait pas pris en compte, c’étaient les trois jours que son équipe passait chaque mois à rapprocher les factures des relevés de carte. Les économies sur les tarifs étaient certes réelles. Mais le coût du temps était plus important.

Le RSI d’une gestion mieux maîtrisée des déplacements se situe entre 10 et 20 %, et c’est pourquoi Boris affirme que la plupart des prestataires de voyages s’attaquent au mauvais problème :

Les directeurs financiers n’ont pas pour mission d’optimiser des postes budgétaires isolés. Leur mission consiste à gérer une fonction financière prévisible, vérifiable et contrôlable. Une économie de 1 % sur les tarifs n’y contribue pas. Cela ne change pas l’ensemble de votre processus.

La seule question à poser lors de toute démonstration d’un outil de gestion des voyages

Si vous évaluez actuellement des outils de gestion des voyages, Boris vous conseille de faire l’impasse sur la démonstration de réservation et de poser plutôt une seule question:

Montrez-moi à quoi ressemble la clôture de fin de mois. C’est LA question à poser, car c’est là que chaque outil de gestion des voyages révèle sa véritable nature.

Si l’outil a été conçu pour le voyageur, la réponse sera vague : une présentation de l’interface de réservation, des discussions sur les tableaux de bord, quelques vagues promesses concernant les intégrations ERP. Si l’outil a été conçu pour le service financier, la réponse sera concrète :

• Chaque voyage est rapproché
• Les factures sont jointes automatiquement
• Les notes de frais sont regroupées
• Les données sont synchronisées avec votre ERP et la clôture s’effectue sans intervention manuelle

Si vous souhaitez découvrir à quoi ressemble une clôture de fin de mois lorsque la gestion des voyages est conçue pour le service financier, réservez une démonstration ou explorez la manière dont l’agent de voyage alimenté par l’IA de Payhawk intègre directement les politiques, les contrôles budgétaires et la visibilité dans le processus de réservation.