Warum Geschäftsreisen kein Buchungsproblem sind – und wie Finanzteams die Kontrolle zurückgewinnen

Die meisten Tools für Geschäftsreisen konzentrieren sich auf eine zentrale Frage: Wie lässt sich die Buchung vereinfachen? Finanzteams beschäftigen jedoch ganz andere Herausforderungen. Monat für Monat verbringen sie Stunden damit, bereits abgeschlossene Reisen nachzuvollziehen. Sie gleichen Transaktionen mit Buchungen ab, suchen nach fehlenden Rechnungen und prüfen Genehmigungen, die irgendwo in E-Mail-Postfächern liegen. 



Diese Situation kennt Boris Angelov, Product Manager für Geschäftsreisen bei Payhawk, aus zahlreichen Gesprächen mit Finanzteams. Erst vor Kurzem zeigte ihm eine Reisemanagerin ihren Kalender. Mehrere Vormittage waren geblockt – nicht für Meetings, sondern für die Suche nach fehlenden Belegen und deren Zuordnung zu den richtigen Reisen.

Und das ist nur ein Teil des Problems. Vielleicht fehlt eine Hotelrechnung. Vielleicht wurden Kartendaten kurzfristig auf einer privaten Karte hinterlegt, um eine Buchung abzuschließen. Plötzlich muss das Team die gesamte Reise über mehrere Systeme hinweg rekonstruieren. Bis die Informationen vollständig vorliegen, weiß die Finanzabteilung oft nicht, was die Reise tatsächlich gekostet hat – und kann kaum noch eingreifen.

Wir haben mit Boris Angelov, Product Manager für Geschäftsreisen, und Karolina Klermon-Williams, Product Marketing Manager für Geschäftsreisen bei Payhawk, darüber gesprochen, warum die größten Herausforderungen im Geschäftsreisemanagement für Finanzteams nicht bei der Buchung beginnen – und wie eine Reiselösung aussieht, die von Anfang an auf die Anforderungen der Finanzabteilung ausgerichtet ist.

Warum Finanzteams die Arbeit nach der Buchung übernehmen müssen

Die meisten Reiselösungen auf dem Markt wurden ursprünglich für Reisende und Reisemanager entwickelt. Finanzfunktionen kamen häufig erst später hinzu. Warum das wichtig ist, erklärt Boris:

Die meisten Reise-Tools auf dem Markt wurden zunächst für Reisende und Reisemanager entwickelt. Die Anforderungen der Finanzabteilung wurden erst später berücksichtigt. Diese Priorisierung spiegelt sich in der gesamten Systemarchitektur wider. Die Buchung steht im Mittelpunkt. Reiserichtlinien werden erst am Ende des Prozesses geprüft, und die Abstimmung erfolgt nachgelagert.

Natürlich lassen sich zusätzliche Funktionen ergänzen: Finanz-Dashboards, Reporting-Tools, Integrationen oder Single Sign-On.

Doch wie Karolina es auf den Punkt bringt:

Man kann ein Finanz-Dashboard in ein Buchungstool integrieren. Steht die Finanzabteilung in diesem Prozess jedoch erst am Ende, bleibt ihr oft nur, die Folgen nachträglich zu verwalten. Fehlende Belege, unvollständige Daten und aufwendige Abstimmungen werden dann Monat für Monat zum Standard.

Die Lücke, für die sich niemand zuständig fühlt: was zwischen Buchung und Abstimmung passiert

Das Problem ist nicht, dass einzelne Tools in Ihrem Reise-Stack schlecht funktionieren. Im Gegenteil: Die meisten Lösungen erfüllen ihre jeweilige Aufgabe zuverlässig. Die eigentliche Herausforderung entsteht an den Schnittstellen zwischen diesen Systemen.

Boris beschreibt einen typischen Ablauf:

In der Regel bucht das Reisemanagementunternehmen den Flug, die Firmenkreditkarte übernimmt die Bezahlung, die Buchungsplattform bietet dem Mitarbeiter eine benutzerfreundliche Oberfläche, und das Spesenmanagement-System erfasst Hotelbelege und Steuerinformationen. Anschließend muss die Finanzabteilung all diese Informationen zusammenführen: Welche Reise steckt hinter der Transaktion? Wer hat die Reise durchgeführt? Welchem Budget ist sie zuzuordnen? Und wie hoch waren die tatsächlichen Gesamtkosten? Genau an dieser Schnittstelle entsteht ein erheblicher Teil des manuellen Aufwands.

Finanzteams verbringen viel Zeit damit, Daten aus verschiedenen Systemen zusammenzutragen und zu validieren – Arbeit, die bei einem durchgängigen Prozess gar nicht erst entstehen würde.

Kreditkarten und Spesen schaffen Transparenz, aber nicht automatisch Kontrolle

Wenn dieses Thema zur Sprache kommt, lautet eine häufige Reaktion von CFOs und Finanzverantwortlichen: „Wir haben bereits Firmenkreditkarten und ein Ausgabenmanagement-Tool. Unsere Reisekosten haben wir im Griff.“ Boris hört dieses Argument regelmäßig. Seine Antwort:

Karten- und Ausgabendaten schaffen Transparenz. Sie sorgen jedoch nicht automatisch für vollständige Kontrolle. Denn die Transaktion allein liefert nur einen Teil des Gesamtbildes. Oft fehlt der Kontext. Und ohne diese Informationen bleibt die eigentliche Analyse und Steuerung der Reisekosten lückenhaft.

Kreditkarten erfassen Transaktionen. Den geschäftlichen Kontext liefern sie jedoch nicht. Boris verdeutlicht das an einem einfachen Beispiel: „Wenn auf Ihrer Firmenkreditkarte eine Lufthansa-Buchung über 450 Euro erscheint, weiß das System nicht, dass es sich um einen Flug nach Madrid zum Vertriebs-Kick-off handelte, der vom Vertriebsleiter genehmigt und aus dem Veranstaltungsbudget für das erste Quartal bezahlt wurde. Es sieht lediglich eine Transaktion.“

Im Ausgabenmanagement-System finden sich zwar Belege, doch häufig fehlen wichtige Informationen: der Genehmigungsprozess, die Prüfung gegen die Reiserichtlinien oder die Zuordnung zum richtigen Budget. Sofern diese Daten überhaupt verfügbar sind, müssen sie oft nachträglich manuell zusammengeführt werden. Genau daraus entsteht der zusätzliche Aufwand, mit dem Finanzteams Monat für Monat konfrontiert sind.

Sehen Sie sich das vollständige Video-Interview an:

Wie Payhawk einen anderen Ansatz verfolgt

Bei der Entwicklung von Payhawk stand von Anfang an eine andere Frage im Mittelpunkt. Statt zunächst eine Buchungslösung zu entwickeln und Finanzfunktionen später hinzuzufügen, wurde das Produkt von Beginn an mit Blick auf die Anforderungen von Finanzteams konzipiert.

Der zentrale Unterschied liegt in dem, was Boris als reisebasierte Abstimmung bezeichnet:

Jede Reise in Payhawk ist ein einzelner Datensatz – von der Anfrage und Genehmigung über die Buchung und die verwendete Karte bis hin zu Rechnungen, Ausgaben und der Budgetzuordnung. Für Finanzteams bedeutet das: Alle relevanten Informationen zu einer Reise sind an einem Ort gebündelt.

In einer typischen Multi-Tool-Landschaft müssen diese Informationen oft aus verschiedenen Quellen zusammengesucht werden – etwa aus TMC-Berichten, Kreditkartenabrechnungen, E-Mail-Postfächern, Ausgabenmanagement-Systemen und dem ERP. Erst danach lässt sich nachvollziehen, was tatsächlich passiert ist und welche Kosten entstanden sind. Bei Payhawk sind diese Informationen von Anfang an miteinander verknüpft.

Doch Transparenz allein ist nicht der entscheidende Vorteil. Weil jede Reise als Teil eines Finanzprozesses betrachtet wird, greifen Freigaben und Kontrollen bereits vor der Buchung, also zu dem Zeitpunkt, an dem Entscheidungen noch beeinflusst werden können. „Die Genehmigung ist entscheidend“, sagt Boris, „weil sie erfolgt, bevor die Kosten entstehen.“

Und auch nach der Reise bleibt der Aufwand gering. Buchungen, Zahlungen, Rechnungen und Ausgaben bleiben mit dem ursprünglichen Reiseeintrag verknüpft. Rechnungen werden automatisch zugeordnet, Belege müssen nicht manuell nachverfolgt werden, und die Abstimmung zum Monatsende wird deutlich einfacher.

Warum günstigere Preise nur einen Teil des ROI ausmachen

Fragt man Reiseanbieter nach dem ROI ihrer Lösung, verweisen viele zunächst auf günstigere Flugpreise oder ausgehandelte Hotelraten. Diese Einsparungen sind zwar real, machen aber oft nur einen kleinen Teil des Gesamtpotenzials aus. Boris erklärt, warum Finanzteams ihren Blick auf andere Faktoren richten sollten: „Die größeren Einsparungen liegen in zwei Bereichen, über die kaum jemand spricht: Kosten und Zeit. Sich ausschließlich auf Preise zu konzentrieren, ist ein bisschen so, als würde man die Fenster eines Hauses putzen, während das Dach undicht ist.“

Nicht regelkonforme Buchungen verursachen häufig zusätzliche Kosten von fünf bis zehn Prozent der gesamten Reiseausgaben – in manchen Unternehmen sogar mehr. Das Problem: Diese Abweichungen werden oft erst sichtbar, wenn die Reise bereits abgeschlossen ist. Auch beim Zeitaufwand liegt erhebliches Einsparpotenzial:

Typischerweise investieren Finanzteams 20 bis 30 Minuten pro Reise, Reisende weitere 50 bis 70 Minuten. Die Finanzabteilung verfolgt fehlende Rechnungen nach, ordnet Kartentransaktionen zu und bearbeitet Spesenabrechnungen. Gleichzeitig erfassen Mitarbeitende Belege, reichen Ausgaben ein und beantworten Rückfragen. 


Boris erinnert sich an eine CFO, die für ihr Unternehmen in allen wichtigen Märkten attraktive Hotelkonditionen ausgehandelt hatte. Die Preise waren gut. Der Prozess war es nicht. Was zunächst niemand berücksichtigt hatte: Das Finanzteam verbrachte jeden Monat drei Tage damit, Rechnungen mit Kreditkartenabrechnungen abzugleichen. Die Einsparungen bei den Hotelkosten waren real. Der zusätzliche Aufwand ebenfalls.

Nach Einschätzung von Boris liegt das Potenzial einer besser gesteuerten Reiserichtlinie häufig bei zehn bis zwanzig Prozent. Deshalb hält er den Fokus vieler Reiseanbieter für zu eng:

Die Aufgabe von CFOs besteht nicht darin, einzelne Kostenpositionen zu optimieren. Sie müssen sicherstellen, dass Finanzprozesse planbar, nachvollziehbar und kontrollierbar bleiben. Eine Ersparnis von einem Prozent bei Flug- oder Hotelpreisen verändert den Gesamtprozess kaum. Fehlende Transparenz und manueller Aufwand hingegen wirken sich direkt auf die Effizienz der Finanzorganisation aus.

Die wichtigste Frage bei der Bewertung eines Reise-Tools

If you're evaluating travel tools right now, Boris advises skipping the booking demo and asking one question instead:

Zeigen Sie mir, wie der Monatsabschluss aussieht. Diese Frage zeigt schnell, worauf eine Lösung tatsächlich ausgelegt ist.

Wurde das Tool primär für Reisende entwickelt, liegt der Fokus häufig auf der Buchungserfahrung, Dashboards oder Integrationen. Wie die Daten am Monatsende zusammengeführt und abgestimmt werden, bleibt dagegen oft offen. Bei einer Lösung, die die Anforderungen von Finanzteams von Anfang an berücksichtigt, sieht das anders aus:

• Reisen und Ausgaben bleiben durchgängig miteinander verknüpft.
• Rechnungen werden automatisch zugeordnet.
• Ausgaben lassen sich eindeutig einer Reise und einem Budget zuweisen.
• Relevante Daten werden mit dem ERP-System synchronisiert. Der Abstimmungsaufwand zum Monatsende wird deutlich reduziert.

Wenn Sie sehen möchten, wie dieser Ansatz in der Praxis aussieht, vereinbaren Sie eine Demo oder erfahren Sie mehr darüber, wie der Payhawk AI Travel Agent Richtlinien, Budgetkontrollen und Transparenz direkt in den Buchungsprozess integriert.