Por qué el problema de los viajes de negocio no está en las reservas y cómo puede recuperar el control el equipo financiero

La mayoría de las herramientas para viajes de empresa se diseñan en torno a una misma pregunta: ¿cómo podemos simplificar el proceso de reserva? Sin embargo, tu equipo financiero se enfrenta a una muy distinta. El equipo dedica días enteros todos los meses para reconstruir viajes pasados: conciliando transacciones y reservas, buscando facturas que nunca llegaron e intentando encontrar aprobaciones perdidas en la bandeja de entrada de alguien. 



Es una situación que Boris Angelov, Director de Producto para Viajes Empresariales en Payhawk, conoce bien tras haber hablado con numerosos equipos financieros. La semana pasada, una responsable de viajes le enseñó su calendario: tenía mañanas enteras bloqueadas, y no por reuniones, sino para localizar recibos perdidos y asociarlos a los viajes correspondientes.

Y eso es solo la punta del iceberg. Ese mismo mes, hubo una factura de un hotel que nunca llegó. Alguien se había puesto de los nervios y acabó pagándola con su tarjeta personal, por lo que el equipo se vio obligado a reconstruir el viaje con información de tres sistemas distintos. El equipo financiero no supo cuánto había costado realmente ese viaje hasta que ya fue demasiado tarde.

Nos sentamos a charlar con Boris y con Karolina Klermon-Williams, Directora de Marketing Producto para Viajes Empresariales en Payhawk, para hablar sobre por qué los problemas que afrontan los equipos financieros en relación con los viajes de empresa no tienen nada que ver con las reservas y qué ocurre cuando se diseña una solución pensando en los equipos financieros desde el principio.

Por qué los equipos financieros siguen teniendo que arreglar lo que hacen las herramienta de reservas

La mayoría de las soluciones de viajes disponibles hoy en el mercado han sido diseñadas pensando en los viajeros. Solo se pensó en los equipos financieros a posteriori. Y, según explica Boris, ese orden importa más de lo que parece:

La mayoría de las herramientas de viajes se diseñaron pensando en los viajeros y en los gestores de viaje; se pensó en los equipos financieros más tarde. Esto puede verse en el diseño de las herramientas. Se parte de una reserva, las políticas se aplican en el momento del pago, solo como un mero cotejo, y la conciliación se hace al final.

Se puede intentar solucionar esto añadiendo un panel financiero sobre este sistema. Puedes añadir informes, integraciones o inicios de sesión únicos.

Pero Karolina explica bien el problema:

Puedes añadir un panel financiero a una herramienta de reservas. Pero si el equipo financiero es el último eslabón del proceso, seguirá teniendo que poner orden al final de cada mes.

La brecha de la que nadie se ocupa: qué ocurre entre la reserva y la conciliación

El problema una herramienta de viajes en concreto sea mala. La mayoría cumple sus funciones bastante bien. El verdadero problema de los viajes de empresa está en todo lo que ocurre entre todas esas herramientas.

Boris explica cómo se gestiona un viaje tradicionalmente:

La agencia de viajes suele encargarse de reservar el vuelo, se usa la tarjeta de empresa para pagarlo, la plataforma de reservas ofrece una buena experiencia al empleado y el sistema de gastos recoge los recibos del hotel y los impuestos. Después, el equipo financiero tiene que hacer un puzle con toda esa información para averiguar de qué viaje se trata, quién lo realizó, a qué presupuesto debe imputarse y cuánto costó realmente de principio a fin. Todo ese trabajo de cotejar y asociar información no se ve, pero alguien tiene que hacerlo.

En otras palabras, el equipo financiero dedica una parte importante de su tiempo a tareas administrativas que nunca deberían haber existido.

Las tarjetas y los gastos te dan visibilidad, pero no control

Cuando surge este debate, muchos directores financieros responden lo mismo: «Ya tenemos tarjetas de empresa y una herramienta de gestión de los gastos, por lo que controlamos el gasto en viajes». Boris escucha este argumento con frecuencia y tiene una respuesta clara:

Las tarjetas y las herramientas de control del gasto te dan visibilidad, pero no un control real. Tampoco te proporcionan el contexto del gasto ni ayudan en la generación de informes posteriores.

Las tarjetas muestran las transacciones. No muestran el contexto. Boris ilustra el coste que esto supone para los equipos financieros con un ejemplo sencillo: «Si tu tarjeta corporativa registra un cargo de 450 € de Lufthansa, no sabe que corresponde a un vuelo a Madrid para una reunión comercial que fue aprobado por el director de ventas y que entra en el presupuesto para eventos del primer trimestre. Solo ve una línea de gasto«.

Por su parte, la herramienta de gastos recibe recibos dispersos, sin un flujo de aprobación asociado, sin cotejar con la política de viajes y sin imputarse a un presupuesto concreto, salvo que alguien reconstruya toda esa información a posteriori y de forma manual. Y esa carga recae sobre los equipos financieros mes tras mes.

Puedes ver la entrevista completa:

Por qué es distinto el enfoque de Payhawk

Payhawk decidió abordar este reto de una forma diferente. En lugar de crear primero una experiencia de reservas y añadir funcionalidades financieras después, diseñó el producto desde la perspectiva del director financiero.

La diferencia fundamental está en lo que Boris denomina la conciliación basada en viajes:

En Payhawk, cada viaje es una entidad independiente, que incluye la solicitud, la aprobación, la reserva, la tarjeta con la que se pagó, las facturas, los gastos generados durante el viaje y el presupuesto al que se imputaron. Cualquier persona del equipo financiero puede abrirlo y ver toda esa información en un único lugar.

En una configuración tradicional con múltiples herramientas, reconstruir un viaje implica recopilar datos extraídos de los informes de la agencia de viajes, extractos de tarjetas, correos electrónicos, sistemas de gastos y ERP. Después, el equipo financiero solo puede confiar en que todo encaje. Con Payhawk, esa información ya está conectada desde el principio.

Pero la ventaja no es solo la visibilidad. Como cada viaje nace dentro de un flujo financiero, el control se ejerce cuando todavía hay margen para tomar decisiones. Como explica Boris, «La aprobación tiene un propósito real, porque se produce cuando aún puedes tomar una decisión».

Y cuando el viaje termina, gran parte de la carga administrativa desaparece. Cada reserva, pago, factura y gasto sigue vinculado al registro original del viaje. Las facturas se adjuntan automáticamente, no hay que perseguir recibos y la conciliación deja de convertirse en un proyecto aparte al final de cada mes.

Por qué las tarifas más baratas son una mala forma de medir el retorno sobre la inversión

Si preguntas a la mayoría de proveedores de viajes cómo calculan el retorno de la inversión, probablemente empiecen hablando de tarifas más económicas y acuerdos negociados. Pero esos ahorros suelen representar apenas entre un 1 % y un 3 % del importe total de una transacción. Para Boris, los equipos financieros deberían fijarse en otra cosa: «Los mayores ahorros están en dos áreas de las que casi nadie habla. La primera son las desviaciones. La segunda es el tiempo. Centrarse únicamente en optimizar las tarifas es como limpiar las ventanas de una casa con goteras en el techo».

Las reservas que incumplen la política suelen generar desviaciones del gasto equivalentes al 5 % o al 10 % del gasto total, e incluso más en algunos casos. Es un problema que suele pasar desapercibido hasta el cierre del mes. Y el coste en tiempo nos indica algo similar:

De media, los equipos financieros dedican entre veinte y treinta minutos por viaje, mientras que el viajero dedica entre cincuenta y setenta minutos. En el caso del equipo financieros, ese tiempo se va en perseguir facturas que no llegaron automáticamente, vincular transacciones de tarjeta a viajes concretos y gestionar informes de gastos. 


Boris recuerda una conversación con una directora financiera que había conseguido negociar tarifas hoteleras muy competitivas en todos sus mercados clave. Los precios eran buenos y el programa estaba bien gestionado. Lo que no se había tenido en cuenta era los tres días al mes que su equipo dedicaba a cotejas las facturas con los extractos de la tarjeta. Se ahorraba dinero en las tarifas, pero el coste en tiempo era aún mayor.

El retorno sobre la inversión cuando se controlan mejor los viajes suele ser de entre el 10 % y el 20 %. Por eso Boris cree que muchos proveedores están intentando resolver el problema equivocado:

Los directores financieros no están para optimizar partidas aisladas. Su trabajo consiste en dirigir un departamento financiero predecible, auditable y controlado. Ahorrar un 1 % en una tarifa no ayuda a conseguirlo. No cambia el funcionamiento de todo el proceso.

La pregunta que deberías hacer en cualquier demo de una herramienta de viajes

Si estás evaluando soluciones de viajes en este momento, Boris recomienda saltarte la demostración de reservas y plantear una pregunta mucho más reveladora:

Enséñame cómo es vuestro cierre al fin de mes. Esa es la pregunta clave, porque es ahí donde se ve realmente de qué pasta está hecha una herramienta de viajes.

Si la herramienta fue diseñada pensando principalmente en el viajero, la respuesta suele ser ambigua: una demostración de la interfaz de reservas, algunas referencias a paneles de control y explicaciones genéricas sobre integraciones con el ERP. Si se diseñó pensando en los equipos financiero, la respuesta es mucho más concreta:

• Todos los viajes están conciliados.
• Las facturas se adjuntan automáticamente.
• Los gastos se agrupan por categorías.
• Los datos se sincronizan con tu ERP y se puede cerrar el mes sin intervención manual.

Si quieres ver cómo es un cierre de mes cuando los viajes se conciben pensando en los equipos financieros, reserva una demo o descubre la manera en la que el Agente de Viajes de Payhawk integra las políticas de viaje, los controles presupuestarios y una visibilidad total en el propio proceso de reserva.