Защо проблемът с бизнес пътуванията не е в резервациите и как финансовият отдел да си върне контрола

Повечето инструменти за бизнес пътувания са създадени с мисъл за едно нещо: как да направим резервирането по-лесно? Финансовият ви екип се интересува от нещо съвсем различно. Всеки месец те прекарват дни в реконструиране на пътувания, които вече са се случили – съпоставят трансакции с резервации, търсят фактури, които никой не е изпратил, проследяват одобрения, заровени в нечий имейл.

Това е история, която Борис Ангелов, продуктов мениджър „Бизнес пътувания“ в Payhawk, познава добре от разговорите си с финансови екипи. Миналата седмица мениджър по пътуванията му е показала своя календар: цели сутрини, заети не със срещи, а с търсене на липсващи разписки и съпоставянето им с правилните пътувания.

И това е само видимата част. По някое време в същия месец не е пристигнала фактура от хотел. Някой в паниката си е платил с персоналната си карта, а екипът бил оставен да събира парчетата на пъзела за пътуването от три различни системи. Финансовият екип нямал идея какви са разходите по пътуването, докато не станало твърде късно да се направи нещо по въпроса.

Седнахме заедно с Борис и Каролина Клермон-Уилямс (продуктов маркетингов мениджър „Бизнес пътувания“ в Payhawk), за да поговорим защо предизвикателството с бизнес пътуванията, пред което са изправени финансовите екипи, няма нищо общо с резервациите, и как изглежда за финансовия екип създаването на пътуване от самото начало.

Защо финансовият екип винаги коригира грешки след платформите за резервации

По-голямата част от решенията за пътувания на пазара в момента са създадени на първо място за командирования, а финансовата функционалност е добавена по-късно. Борис обяснява защо този ред има значение:

Повечето налични инструменти за пътувания са създадени на първо място за командированите и мениджърите по пътуванията, а финансовата функционалност е добавена по-късно. Това може да се забележи в архитектурата им. Най-напред е резервацията, политиката се прилага при плащането под формата на финална проверка, а цялото равняване е надолу по веригата.

Можете да се опитате да коригирате това, като добавите финансово информационно табло. Можете да добавите отчитане, интеграции и еднократно вписване.

Но както Каролина казва:

Можете да създадете финансово информационно табло в инструмент за резервации. Но ако финансовият екип е последен в този процес, за тях просто ще остане да разчистят бъркотията в края на месеца.

Разминаването, за което никой не отговаря: какво се случва между резервацията и равняването

Проблемът не е, че някой отделен инструмент в набора ви от инструменти за пътувания не е достатъчно добър. Повечето вършат конкретната си задача сравнително добре. Предизвикателството при бизнес пътуванията е какво се случва в празното пространство между тях.

Борис описва как изглежда едно пътуване в типичния набор от инструменти:

Компанията за управление на пътуванията обикновено резервира полета, той се заплаща с корпоративната карта, платформата за резервации осигурява на служителите приятен потребителски интерфейс, системата за разходи снема данните от разписките от хотела и тези за данъците. След това финансовият екип трябва рови във всички тези инструменти, за да разбере какво е било пътуването, кой е пътувал, към кой бюджет да се отчете и на колко възлизат всички разходи по него. Това навързване е невидимата работа, която трябва да се извърши.

Финансовият екип прекарва времето си във въвеждане на данни, което изобщо не би трябвало да съществува.

Корпоративните карти и платформата за разходи ви осигуряват видимост, а не контрол

Обичайният отговор от главния финансов директор, когато се стигне до този довод, е: „Вече разполагаме с корпоративни карти и инструмент за разходи, така че имаме контрол върху разходите за пътувания“. Борис често чува това и отговаря директно:

Корпоративните карти и платформата за разходи ви дават видимост върху разходите, но не ви дават пълен контрол върху тях. Също така не получавате контекста на разходите и отчитането им след това.

Картите отчитат трансакции. Те не отчитат контекста. Борис използва лесен пример, за да покаже какво коства това на финансовия екип: „Ако корпоративната ви карта отчита „Lufthansa 450 евро“, не се вижда, че това е полет до Мадрид за среща относно продажбите, одобрена от вицепрезидента по продажбите в бюджета за събития за първото тримесечие. Тя отчита само един ред информация.“

Системата за разходи отчита разхвърляни разписки без процес на одобрение, без проверка спрямо политиката за пътувания, без връзка с бюджета, освен ако някой ръчно не сглоби всичко това при свършен факт. Това сглобяване е бремето, което финансовият екип носи всеки месец.

Гледайте цялото видео интервю:

С какво се различава подходът на Payhawk

Отправната точка на Payhawk е различна. Вместо да се създава инструмент за резервации и да се добави финансова функционалност към него, продуктът е създаден от гледната точка на главния финансов директор.

Основната разлика е това, което Борис нарича равняване въз основа на пътуването:

Всяко пътуване в Payhawk е един обект – заявката, одобрението, резервацията, картата, с която е платена, фактурите, направените разходи по време на пътуването, бюджетът, към който е начислено. Финансовият служител го отваря и вижда цялата история на едно място.

В типичната конфигурация с множество инструменти реконструирането означава извличане на данни от отчет на компанията за управление на пътуванията, извлечение от картата, входяща кутия, система за разходи и ERP система. След това финансовият екип се надява, че всичко си отговаря. В Payhawk историята вече е сглобена.

Видимостта обаче е само част от ползите. Тъй като всяко пътуване започва с финансов процес, контролът се случва в момента, в който все още има значение. „Одобрението има смисъл – казва Борис – понеже се случва, когато все още трябва да се вземе решение.“

А когато пътуването приключи, административната работа до голяма степен изчезва. Всяка резервация, плащане, фактура и разход остават свързани с първоначалния запис на пътуването. Фактурите се прикачват автоматично, няма търсене на разписки и равняването не е отделен проект в края на месеца.

Защо по-ниските цени на билети са грешната мярка за възвръщаемост на инвестицията

Попитайте повечето доставчици на услуги за пътувания относно възвръщаемост на инвестицията и те ще ви предложат по-ниски цени на билети и договорени тарифи. Tези икономии обаче се равняват на един до три процента от цялата трансакция. Борис обяснява защо финансовите екипи трябва да гледат друго: „По-големи икономии се крият на други две места, за които никой не говори. Първото е изтичането на средства. Второто е времето. Оптимизирането само на цените на билетите леко наподобява миенето на прозорци на къща с теч на покрива.“

Изтичането на средства за резервации, несъответстващи на политиката, обикновено се равнява на пет до десет процента от общите разходи, понякога повече. Това остава невидимо до приключването. Подобна е ситуацията с разхода на време:

Разбивката е приблизително двадесет до тридесет минути за финансовия екип и петдесет до седемдесет минути за командирования. Финансовият екип прекарва това време в търсене на фактури, които не са пристигнали автоматично, съпоставяне на картови трансакции с пътувания и обработка на отчети за разходи.

Борис говори с един главен финансов директор, който е договорил конкурентни тарифи за хотели във всичките им ключови пазари. Добри цени – под добър контрол. Това, което тя не е взела под внимание, са трите дни, които екипът ѝ прекарва всеки месец в равняване на фактурите спрямо извлеченията от картите. Икономията от цените е налице. Разходът на време я надвишава.

Възвръщаемостта на инвестицията в по-добър контрол на пътуванията възлиза на десет до двадесет процента и затова Борис твърди, че повечето доставчици на услуги за пътувания решават грешния проблем:

Главните финансови директори не се занимават с оптимизирането на отделни разходи. Те се занимават с изпълнението на предвидима, подлежаща на одит и контрол финансова функция. Един процент икономия от цените на билетите не помага за това. Така не се променя цялостният ви процес.

Единственият въпрос, който да зададете по време на продуктова демонстрация на платформа за бизнес пътувания

Ако в момента оценявате инструменти за пътувания, Борис препоръчва да пропуснете демонстрацията на резервациите, а вместо това да попитате за едно конкретно нещо.

Покажете ми как се прави месечното приключване. Това е правилният въпрос, защото истинската същност на всеки инструмент за бизнес пътувания си проличава, когато го зададете.

Ако инструментът е създаден за командирования, ще получите неясен отговор: обиколка на интерфейса за резервации, информация за таблата, малко замазване на очите с интеграции с ERP системи. Ако инструментът е създаден за финансовия екип, отговорът е конкретен:

• Всяко пътуване се равнява.
• Фактурите се прикачват автоматично.
• Разходите се групират.
• Данните се синхронизират с ERP системата ви и приключването се осъществява без ръчна намеса.

Ако искате да видите как се прави месечно приключване, когато платформата за пътувания е създадена за финансовия екип, запазете среща с някой от нашите експерти, или разгледайте как AI агентът за пътувания на Payhawk вгражда проверки спрямо политиката и бюджета и видимост директно в процеса за резервации.