Recopila facturas con nuestra nueva cámara impulsada por IA

La nueva cámara IA de Payhawk: automatiza la recopilación de facturas y la inserción de datos

Sin visibilidad sobre los gastos, los equipos financieros no son capaces de detectar eficazmente los hábitos de gasto, de analizar o hacer un seguimiento de los gastos y de identificar patrones sobre los que basar las previsiones.

Además, si en tu negocio aún se recopilan los recibos de forma manual, sin duda habrá falta de visibilidad. Insertar los datos de los recibos es una tarea que lleva tiempo y que suele ir acompañada de errores, por lo que es altamente ineficaz para las empresas de todos los tamaños, especialmente si están en fase de crecimiento.

La IA (inteligencia artificial) es una tecnología que está revolucionando la gestión de gastos al eliminar las interferencias humanas innecesarias, minimizar los errores, acabar con la necesidad de insertar datos manualmente y agilizar el sistema de gestión de gastos de forma integral.

En este artículo se analiza cómo la nueva tecnología de cámara con IA de Payhawk ayuda a mejorar el proceso de gestión de gastos.

Los principales retos a la hora de recopilar recibos e insertar datos

La precisión de los informes financieros es algo fundamental en cualquier empresa. Sin ella, no es posible hacer previsiones, planificar o crecer.

La recopilación de recibos y la inserción de datos son procesos manuales laboriosos y susceptibles a errores humanos, por lo que es prácticamente imposible realizar un seguimiento preciso del gasto y elaborar informes en tiempo real.

Corregir los errores cometidos al insertar datos consume tiempo y dinero, un tiempo que bien podría emplearse para otros fines, como desplegar una estrategia, colaborar con compañeros de otros departamentos para analizar el ROI o hacer previsiones empresariales.

Un ejemplo de ello es la innovadora empresa de e-commerce AIOPSGROUP, que necesitaba ayuda para mejorar su visibilidad financiera y controlar el gasto. Tras implementar la solución de tarjetas y de gestión del gasto de Payhawk, que incluye el reconocimiento automatizado de imágenes de recibos y facturas, ha conseguido conciliación en tiempo real y ahorrar dos horas de trabajo diarias, lo que supone un ahorro aproximado de 43 horas al mes.

Otro ejemplo es la empresa de creaciones artísticas MDM Props. Antes de Payhawk, el director financiero Uchenna contaba que, debido a la falta de recibos o a los errores en los mismos, perdían grandes cantidades de dinero al no poder recuperar el IVA de sus gastos de empresa. «Antes de trabajar con Payhawk, si no disponíamos de los recibos, no nos devolvían el IVA, y con facturas trimestrales de impuestos de hasta 240 000 £, la cifra era enorme. Ahora, con Payhawk, los titulares de nuestras tarjetas cargan los recibos en segundos y permiten a la empresa ahorrar cientos de miles de libras».

Presentamos la cámara con IA de Payhawk

Nuestra nueva cámara con IA contribuye a eliminar estas deficiencias y a mejorar los procesos de gestión de gastos. Olvídate de repetir una y otra vez las fotos de tus recibos, ya sea por falta de luz o porque el papel esté arrugado: nuestra cámara impulsada por IA se encargará de fotografiar, extraer datos, recortar las imágenes y generar informes de gastos en cuestión de segundos.

La cámara impulsada por IA es el complemento perfecto de la tecnología OCR de la app de Payhawk, ya que permite a los usuarios capturar y recortar los recibos en cuestión de segundos, y a extraer toda la información relevante de los gastos a gran velocidad.

Esta nueva y útil funcionalidad agiliza el proceso de gestión de gastos. Lo único que deben hacer los empleados es tomar una foto del recibo y subirla —y seleccionar una categoría de gasto en la lista desplegable configurada por tu empresa—. A continuación, el sistema genera un informe de gastos automático que proporciona a tu equipo financiero un registro exhaustivo de los gastos.

Cinco ventajas de la cámara impulsada por IA

Una cámara con IA es útil para toda la empresa, ya sea de cara a los empleados, los directores financieros, los miembros del equipo de finanzas... A fin de cuentas, esta herramienta supondrá todo un avance para cualquier persona implicada en los gastos de la empresa.

1. Ahorra tiempo: la cámara con IA recopila la información de los recibos y elimina la necesidad de insertar los datos de forma manual. A medida que tu organización crece, aumenta el volumen de gastos, y utilizar nuestra cámara impulsada por IA te ayuda a reducir el tiempo de procesamiento.
2. Mejora la precisión: la precisión es fundamental a la hora de extraer datos financieros; subsanar un solo error puede desencadenar toda una serie de acciones que suponen el desgaste de recursos valiosos. Con las nuevas y mejoradas funcionalidades de escaneado, podrás recopilar datos con precisión, incluidas cifras y fechas, aunque los recibos y las facturas de la empresa estén arrugados. Con ello se reducen los errores, se eliminan los retrasos innecesarios en la contabilización de los gastos y se agilizan los procesos relacionados con las cuentas a pagar.
3. Agiliza los flujos de aprobación: utilizar la IA para procesar facturas aumenta la eficiencia general, ya que la información de los recibos deja de contener errores y los usuarios no sufren retrasos derivados de la inserción manual de datos. Así, cuando un usuario ha completado una tarea, esta pasa a la siguiente etapa del flujo de aprobación para que otra persona complete su parte.
4. Mejora la experiencia de usuario: gracias a la actualización de la cámara, podrás decir adiós a la frustración que supone repetir las fotos de los recibos por falta de luz. La intuitiva interfaz también es rápida y sencilla, lo que facilita el seguimiento y la gestión de los gastos, tanto dentro como fuera de la oficina. Todas estas funcionalidades contribuyen a incrementar el índice de adopción de las tarjetas corporativas por parte de los empleados.
5. Automatiza la inserción de datos de las facturas: la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres), en combinación con la cámara impulsada por IA, facilita la inserción automatizada de datos en los campos de gasto, lo que permite generar informes automáticamente. La gestión de gastos con IA ayuda a eliminar los errores humanos y a recopilar los datos correctamente.

##Cómo funciona la cámara con IA

La cámara IA es intuitiva y fácil de usar. A continuación, te explicamos cómo funciona:

1. Abre la cámara desde la app de Payhawk*.
2. Toma una foto de la factura o recibo y los algoritmos impulsados por IA analizarán y recortarán la imagen para extraer todos los datos relevantes, como las fechas, el importe total, el nombre del vendedor, etc.
3. El empleado envía el gasto sin necesidad de insertar ningún dato manualmente.
4. Con los datos enviados se generan informes de gastos automáticos, agilizando así el proceso de gestión de gastos.

*¿Ya eres cliente? Actualiza la app de Payhawk en Android o iOS para acceder a la nueva funcionalidad de IA.

¿Cómo se plantea el futuro con Payhawk?

Nuestro objetivo es ofrecer soluciones innovadoras a nuestros clientes, ya sean empresas multinacionales, en crecimiento o pequeñas. Las nuevas funciones impulsadas por IA permiten agilizar los procesos y aumentar la productividad, para que los empleados y los equipos financieros puedan centrarse en las tareas que de verdad importan.

¿Te atrae la idea de ahorrar tiempo y dinero en los procesos de gestión de gastos? ¿Y la de obtener una visibilidad y un control total sobre los gastos? Despídete de la pérdida de productividad y da la bienvenida a la gestión de gastos con IA; programa una demo para obtener más información.