El arte de las previsiones en los negocios

Independientemente de su tamaño, todas las organizaciones deben pensar en el futuro. Tus planes y perspectivas para el futuro influirán significativamente en tus estrategias actuales y es esencial realizar previsiones aproximadas para tomar decisiones bien informadas, gestionar adecuadamente los presupuestos y sentar las bases para el éxito a largo plazo.

¿Qué es la previsión empresarial?

La previsión empresarial es el proceso de realización de estimaciones informadas sobre el futuro de tu negocio. Es esencial para cualquier plan empresarial y puede ayudarte a identificar oportunidades, gestionar riesgos y tomar mejores decisiones. Puedes elaborar previsiones para cualquier aspecto de tu negocio, incluidas ventas, costes, flujo de caja, márgenes de beneficio, cuota de mercado y demanda de los clientes.
La previsión empresarial te permite:

• Recopilar información sobre lo que podría suceder en el futuro para que puedas prepararte para ello
• Identificar posibles problemas u oportunidades antes de que surjan, lo que te permitirá emprender acciones antes de que se conviertan en una crisis
• Comparar tus previsiones con los resultados reales con el fin de evaluar tu rendimiento y realizar mejoras

La importancia de la previsión empresaria

La previsión ayuda a los CFOs, los responsables financieros y otros líderes empresariales a considerar los resultados previstos para tomar mejores decisiones. La previsión puede usarse con muchos fines:

• Planificación: Las previsiones pueden ayudar a prever eventos futuros, por ejemplo, cambios estacionales y vacaciones.
• Toma de decisiones: Las previsiones pueden proporcionar información muy valiosa sobre lo que podría suceder en el futuro si se llevaran a cabo determinadas acciones.
• Elaboración de presupuestos: Las previsiones facilitan un modo para predecir los costes, incluidos los ingresos y los gastos.
• Gestión de riesgos: Si sabes dónde se originan tus costes y cuánto van a cambiar con el paso del tiempo, te resultará más fácil gestionar los riesgos cuando las cosas se tuerzan.

Además, los negocios utilizan técnicas de previsión (por ejemplo, planificación de escenarios y análisis de tendencias) para tomar mejores decisiones para el futuro.

Técnicas clave de la previsión empresarial

Modelos cualitativos

El modelo cualitativo es una simple previsión que utiliza el sentido común para predecir eventos futuros. Los modelos cualitativos pueden prever la conducta de los consumidores, las tendencias del mercado y la oferta y la demanda a corto plazo. En estos modelos se confía en la opinión de expertos o en el instinto y se basan en el sentido común de las personas. Los resultados de estos modelos no serán precisos, pero pueden proporcionar información útil sobre lo que puede suceder en el futuro.

Modelos cuantitativos

Los modelos cuantitativos utilizan fórmulas matemáticas para predecir resultados futuros. A diferencia de los modelos cualitativos, los modelos cuantitativos son precisos, ya que utilizan datos de años anteriores para predecir resultados futuros. Los resultados de los modelos cuantitativos pueden usarse para determinar las probabilidades de que se obtengan diferentes resultados en determinadas situaciones. Los modelos cuantitativos varían dependiendo de si están basados en datos pasados o en información actual de eventos actuales que estén teniendo lugar en ese momento.

Tipos de previsiones empresariales

Previsión empresarial general:
Este tipo de previsión empresarial tiene como objetivo descubrir el clima general del mercado. Varios tipos de negocios e industrias utilizan previsiones empresariales generales para determinar el contexto empresarial en fechas futuras.

Previsión financiera:
El objetivo de la previsión financiera es entender claramente el futuro de tu empresa. Como parte del análisis, se ponderan el activo y el pasivo, se calculan las cuentas por pagar y por cobrar, se evalúan los costes de explotación y se valoran la estructura de capital y el flujo de caja.

Previsión contable:
Basándose en datos previos y actuales, las previsiones contables estiman cuánto va a gastar tu negocio en material prima, inventario, horas-persona, servicios, alquiler y seguro.

Previsión de la demanda:
Como negocio, querrás utilizar previsiones de la demanda para predecir las necesidades y deseos del mercado, junto con una estrategia de ventas sólida, para determinar el modo en que tu negocio puede capitalizar estas necesidades.

Previsión de ventas:
Basándose en datos sobre ventas, una previsión de ventas estima las ventas futuras, tanto globales como de un producto o servicio específico. La previsión de ventas te permite planificar para el futuro las necesidades de personal, recursos, flujo de caja, inventarios y capital de inversión.

Previsión de capital:
Las previsiones de capital se basan en pronósticos del activo y el pasivo futuros y en las expectativas respecto al número de fondos líquidos disponibles.

Previsión de la oferta:
Las previsiones de la oferta se asocian con las previsiones de la demanda para garantizar que estén disponibles los recursos necesarios cuando sean necesarios.

Fuentes de datos para la previsión

Fuentes primarias
Las fuentes primarias son aquellas que recopilan datos directamente de los clientes y grupos de interés para predecir su comportamiento en el futuro. Pueden ser internas o externas, pero se siguen considerando primarias porque proporcionan información en tiempo real sobre el comportamiento de los clientes. Entre las fuentes primarias se incluyen entrevistas con clientes, monitorización de redes sociales, encuestas, grupos focales y revisiones de clientes.

Fuentes secundarias
Estas son fuentes secundarias que proporcionan datos recopilados por otras organizaciones o agencias. Por ejemplo, si quieres realizar una previsión de las ventas de productos para los próximos seis meses, puedes considerar las cifras de ventas de productos similares de otras empresas durante los últimos seis meses.

El proceso de previsión empresarial

Elegir qué elemento se va a considerar
El primer paso del proceso de previsión empresarial es elegir el elemento que se quiere prever. Deberías elegir un elemento que pueda medirse fácilmente, por ejemplo, el volumen de ventas, el margen de beneficios, etc. Y si quieres prever tus ingresos, tendrás que medir los ingresos por el número de artículos vendidos o los ingresos por artículo vendido, etc.

Elaborar un plan informativo
El siguiente paso tras elegir un elemento es crear un plan informativo que te ayude a recopilar datos relevantes para el proceso de previsión y asegurarte de que no pierdes información importante a la hora de recopilar datos de fuentes diferentes, por ejemplo, datos históricos generales, documentos internos, análisis de sitios web, etc.

Seleccionar una técnica de previsión
Una vez definidas tus necesidades y recopilados los datos necesarios, es el momento de decidir qué método de previsión resulta más adecuado para tu negocio. Puedes decidir qué método funcionará mejor en tu caso aprovechando tus conocimientos sobre el sector y tu sentido común.

Analizar los datos
Una vez recopilados los datos, llega el momento de analizarlos. Entonces debes comprobar las situaciones atípicas y las cifras que te faltan y calcular las medias y las tendencias históricas. Tu objetivo es descubrir patrones que te ayuden a predecir el rendimiento futuro con una precisión razonable.

Verificar tus descubrimientos
Tras el análisis de los datos y la determinación de tendencias o patrones, deberás verificar dicha información comprobándola con las condiciones existentes en esos momentos. La comparación con mediciones del rendimiento históricas y otras referencias del sector relacionadas con empresas similares de sectores parecidos puede ayudarte a identificar imprecisiones en tus previsiones.

Métodos para realizar previsiones empresariales

El enfoque naïve
El enfoque naïve es el método de realización de previsiones más sencillo de todos. Se basa en los datos históricos y no intenta tener en consideración ningún cambio que pueda afectar a las ventas futuras. El enfoque naïve asume que el rendimiento pasado predice con precisión el rendimiento futuro.
El enfoque naïve es más apropiado cuando solo unos pocos factores afectan a las ventas y estos factores no cambian de año en año. Por ejemplo, si una empresa vende un producto individual cuya calidad o precio no cambian, puede utilizar el enfoque naïve porque no hay factores que afecten a las ventas, salvo las ventas pasadas.

El enfoque del promedio
El enfoque del promedio también es conocido como el método de «la media» o el método de «la mediana». Este método utiliza un promedio ponderado del rendimiento pasado para prever el rendimiento futuro. La ponderación depende de la antigüedad de cada dato, recibiendo la información más reciente más importancia que la información más antigua.
El enfoque del promedio resulta más útil cuando se dispone de un gran volumen de datos históricos con diferentes grados de fiabilidad (algunos datos pueden ser más fiables que otros). Si quieres tener una idea de lo que vas a vender el próximo año pero no deseas utilizar nuevos métodos o supuestos, esta podría ser tu mejor opción.

El análisis de las series temporales
Este método utiliza datos históricos para predecir patrones futuros. Resulta útil cuando los datos muestran tendencias claras, pero puede resultar impreciso si no hay tendencias claras o si hay demasiadas variables que afectan a los datos.

Estudio de mercado
Para los estudios de mercado se recopila información sobre lo que piensan los clientes sobre los productos y servicios actuales. Puede llevarse a cabo a través de encuestas o grupos focales, lo que permite a las empresas descubrir lo que opinan los clientes y poder así mejorar sus productos y servicios basándose en las necesidades y deseos de los clientes.

El método Delphi
Este método es utilizado por expertos en un ámbito específico que emiten sus predicciones sobre lo que puede suceder a continuación. Funciona muy bien en el caso de industrias que disponen de pocos o ningún dato para el análisis.

Beneficios de la integración del software de gestión de gastos con las herramientas de previsión empresarial

Al combinar el software de gestión de gastos con herramientas de previsión empresarial, podrás entender mejor cuál es la situación financiera de tu empresa. El software de gestión de gastos te permite realizar el seguimiento de tus gastos y elaborar un presupuesto adaptado a tus necesidades.
Beneficios de la integración del software de gestión de gastos con las herramientas de previsión empresarial:

Mejor precisión de los pronósticos financieros
La capacidad para prever los gastos con precisión permite que las empresas mejoren su rendimiento financiero global. Esto resulta especialmente cierto si hablamos de la elaboración de presupuestos para los costes de explotación. El software de gestión de gastos posibilita a los negocios el seguimiento y monitorización del gasto en tiempo real, proporcionando información actualizada sobre cuánto se ha gastado en cada categoría de partidas durante el año. Las herramientas de previsión empresarial pueden utilizar posteriormente estos datos para generar previsiones basándose en resultados reales.

Mejora de la visibilidad de los gastos y el flujo de caja
Al integrar el software de gestión de gastos con herramientas de previsión empresarial podrás entender mejor cómo influyen los costes de explotación de tu organización en la situación de tu flujo de caja, en cualquier momento específico. Esto permite a los gerentes tomar decisiones informadas sobre dónde deberían centrar su atención para no quedarse sin dinero antes de que finalice el mes o el trimestre.

Disminución de errores y omisiones
La capacidad para realizar un mejor seguimiento de los gastos da lugar a menos errores y omisiones, lo que se traduce en previsiones más precisas. Esto se debe a que la información proporcionada por una plataforma de gestión de gasto es más fiable que los registros manuales.

Seguimiento conveniente de gastos de múltiples departamentos
Si tu organización tiene varios departamentos que generan sus propios gastos, puede resultar difícil que una sola persona o departamento lleven a cabo su seguimiento de forma efectiva. Esto da lugar a un uso ineficaz de los fondos de la empresa y a una pérdida de dinero debido a informes de gastos inexactos. Una buena herramienta de gestión de gastos te permitirá realizar el seguimiento de los gastos de todos los departamentos (incluso de todas las entidades de un grupo) para comprobar en qué gastan el dinero, lo que sería imposible si se gestionaran por separado.

Secuencias de aprobación de gastos eficaces
Es frecuente que las organizaciones dispongan de varios niveles de aprobación para los informes de gastos y esto puede dar lugar a retrasos innecesarios y cuellos de botella en el proceso de reembolso. La integración con el software de gestión de gastos reduce estos cuellos de botella ya que posibilita que los empleados remitan directamente sus gastos desde la aplicación móvil o de escritorio sin tener que pasar por un largo proceso de aprobación en cada fase.

Mejor información sobre gastos no recurrentes
Estos son un tipo de gastos poco frecuentes (por ejemplo, tasas legales o primas de seguros) que no están incluidos en el proceso de elaboración de presupuestos habitual, pero que hay que contabilizar de algún modo. La integración de tu herramienta de previsión con un programa de gestión de gastos te permite prever estos costes de forma precisa para que no aparezcan de forma sorpresiva posteriormente cuando se materialicen inesperadamente.

Consideraciones finales

En el actual contexto empresarial, donde la competencia es feroz y resulta muy difícil pronosticar con precisión la demanda de los clientes, es frecuente que la previsión desempeñe un papel fundamental a la hora de gestionar un negocio con éxito. La previsión puede ayudar a las empresas a decidir dónde deben centrar sus recursos y cómo asignar sus presupuestos con fines de planificación.

Además, las previsiones se utilizan para determinar cuánto inventario u otros recursos hay que comprar, qué proyectos deben iniciarse o interrumpirse y qué productos deberían desarrollarse. La integración del software de gestión de gastos con herramientas de previsión empresarial puede ayudar a los negocios a tomar decisiones mejor informadas sobre sus finanzas gracias a que proporcionan datos más precisos que les facilitan la realización de previsiones más precisas.

Dota a tu negocio de las herramientas de software necesarias para incrementar la visibilidad y la precisión con el fin de tomar las mejores decisiones financieras. Reserva una demo hoy mismo.