Die Kunst des Business Forecasting

Unabhängig von der Größe eines Unternehmens müssen die jeweiligen Verantwortlichen sich mit ihrer zukünftigen Geschäftsentwicklung auseinandersetzen. Die Zukunftspläne einer Organisation wie auch ihre geschäftlichen Aussichten wirken sich erheblich auf ihre aktuellen Strategien aus. In diesem Kontext helfen ihnen effektive Forecasts bei der Entscheidungsfindung, der Budgetverwaltung und der Realisierung langfristiger Erfolge.

Was ist ein Business Forecasting?

Bei Business Forecasts oder auch Geschäftsprognosen genannt, handelt es sich um fundierte Einschätzungen bezüglich der zukünftigen geschäftlichen Situation eines Unternehmens. Solche Forecasts sind wichtige Orientierungshilfen für die Entwicklung und Umsetzung von Geschäftsplänen, denn sie helfen den Unternehmensverantwortlichen bei der Definition von Handlungsmöglichkeiten, der Kontrolle ihrer Geschäftsrisiken und der fundierten Entscheidungsfindung. Vorhersagemodelle lassen sich auf alle Aspekte der Unternehmensführung anwenden, einschließlich auf Vertrieb, Kostenmanagement, Cashflow, Gewinnmargen, Marktanteil und Nachfrage.

Mithilfe von Geschäftsprognosen können Sie:

• wertvolle Insights zu möglichen Entwicklungstrends ans Licht bringen und sich entsprechend vorbereiten;
• potenzielle Probleme und Handlungsmöglichkeiten erkennen, noch bevor diese entstehen, und frühzeitig entsprechende Maßnahmen ergreifen;
• Ihre Prognosen später mit Ihren tatsächlichen Ergebnissen vergleichen, um Ihre Performance zu evaluieren und Ihren Kurs anzupassen.

Die Vorteile von Geschäftsprognosen

Geschäftsprognosen helfen CFOs, Finanzmanagern und anderen Führungspersonen dabei, die Ergebnisse potenzieller Strategien vorherzusagen und auf dieser Basis bessere Entscheidungen zu treffen. Entsprechende Vorhersagemodelle können in verschiedenen Bereichen angewendet werden, darunter:

Planung: Forecasts sind ein nützliches Hilfsmittel bei der Planung für bevorstehende geschäftliche Veränderungen – dazu zählen etwa saisonale Umstellungen oder der Feiertagsbetrieb.

Entscheidungsfindung: Prognosen können wertvolle Einblicke darin bieten, welche Konsequenzen bestimmte Vorgehensweisen haben werden.

Budgetierung: Prognosemodelle bieten eine Möglichkeit, um Einnahmen und Ausgaben vorherzusehen.

Risikomanagement: Wenn Sie wissen, wo Kosten entstehen und wie sehr diese sich im Laufe der Zeit verändern werden, können Sie im Ernstfall souveräner mit negativen Entwicklungen umgehen. Unternehmen setzen verschiedenste Prognosemethoden wie etwa Trendanalysen und die Planung von Szenarien ein, um die zukünftige Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Die wichtigsten Methoden für Business Forecastings

Qualitative Modelle

Qualitative Modelle sind relativ einfache Vorhersagemodelle, bei denen zukünftige Ereignisse anhand von persönlichen Einschätzungen vorhergesagt werden. Mithilfe von qualitativen Modellen kann man zum Beispiel kurzfristige Prognosen zum Verbraucherverhalten, zu Markttrends sowie zu Angebot und Nachfrage treffen. Diese Modelle basieren auf den Einschätzungen von Experten oder dem Instinkt der Unternehmensleiter – also auf menschlichem Urteilsvermögen. Die Ergebnisse dieser Modelle sind zwar entsprechend ungenau, können jedoch mögliche Entwicklungsrichtungen aufzeigen.

Quantitative Modelle

In quantitativen Modellen werden mathematische Formeln zur Vorhersage von zukünftigen Ergebnissen angewandt. Im Gegenteil zu qualitativen Modellen sind quantitative Modelle genauer, da die Prognosen auf Daten aus vorangegangen Jahren basieren. Die Schlussfolgerungen aus quantitativen Modellen sind besonders nützlich, um die Wahrscheinlichkeit unterschiedlicher Ergebnisse in konkreten Situationen einzuschätzen. Quantitative Modelle variieren je nachdem, ob sie auf vergangenen Daten basieren oder auf aktuellen Ereignissen, die zum Zeitpunkt der Prognose noch nicht abgeschlossen sind.

Verschiedene Arten der Unternehmens Forecastings

Allgemeine Geschäftsprognosen
Bei dieser Art von Geschäftsprognosen möchte man die allgemeine Situation auf dem eigenen Markt evaluieren. Allgemeine Geschäftsprognosen werden in verschiedenen Arten von Unternehmen und Branchen eingesetzt, um das zukünftige Geschäftsklima zu prognostizieren.

Finanzielle Prognosen:
Finanzielle Prognosen werden eingesetzt, um einen Blick in die wirtschaftliche Zukunft des jeweiligen Unternehmens zu werfen. Im Rahmen dieser Analyse werden die Assets und Schulden, Verbindlichkeiten und Forderungen, Betriebskosten, Kapitalstruktur sowie der Cashflow des Unternehmens evaluiert.

Buchhaltungsprognosen:
Basierend auf früheren sowie aktuellen Daten wird bei Buchhaltungsprognosen berechnet, wie viel ein Unternehmen für Rohstoffe, Inventar, Arbeitsstunden, Betriebsmittel, Miete und Versicherungen ausgeben wird.

Nachfrageprognosen:
Anhand von Nachfrageprognosen können Unternehmen sich ein Bild von den zukünftigen Bedürfnissen und Ansprüchen ihrer (potenziellen) Kundschaft machen. Diese Daten unterstützen anschließend die Umsetzung einer effektiven Vertriebsstrategie.

Vertriebsprognosen
Für die Erstellung von Vertriebsprognosen werden Bestandsdaten zur Vorhersage zukünftiger Verkaufszahlen herangezogen – entweder für das gesamte Produktportfolio eines Unternehmens oder nur für ein bestimmtes Produkt- oder Serviceangebot. Indem Unternehmen Forecasts zu ihren zukünftigen Verkäufen anstellen, können sie in Bezug auf Personalaufwand, Ressourcen, Cashflow, Inventare und Investitionskapital entsprechend vorausplanen.

Kapitalprognosen:
Kapitalprognosen umfassen Voraussagen für zukünftige Assets, Schulden und Bargeldmittel.

Angebotsprognosen:
Parallel zu den Nachfrageprognosen werden Angebotsprognosen angestellt, um ausreichend Ressourcen zur Nachfragedeckung bereitstellen zu können.

Datenquellen für Ausgaben Forecasts

Primäre Quellen

Als primär gelten Daten, wenn sie direkt über Kunden und Stakeholder erfasst werden. Primäre Datenquellen sollen demnach Aufschluss über das zukünftige Verhalten dieser Personen geben. Sowohl externe als auch interne Quellen können als primär bezeichnet werden, sofern sie Echtzeitinformationen über das Kundenverhalten aufdecken. Beispiele primärer Quellen sind etwa Kundeninterviews, Social-Media-Monitoring, Umfragen, Fokusgruppen und Kundenbewertungen.

Sekundäre Quellen

Als sekundär gelten Daten, wenn ein Unternehmen sie von anderen Organisationen oder Agenturen erhält. Wenn Sie zum Beispiel Ihre Vertriebszahlen für die nächsten sechs Monate prognostizieren möchten, könnten Sie sich die Verkaufszahlen für ähnliche Produkte ansehen, die in den vergangenen sechs Monaten von anderen Unternehmen verkauft wurden.

Business Forecasting Prozess

Wählen Sie einen Unternehmensaspekt
Zunächst sollten Sie entscheiden, für welchen Unternehmensaspekt Sie einen Forecast benötigen. Dieser Aspekt sollte sich leicht messen lassen – also zum Beispiel das Vertriebsvolumen oder die Gewinnspanne. Wenn Sie etwa eine Prognose Ihrer Einnahmen anstellen möchten, könnten die Berechnung auf der Anzahl an verkauften Artikeln oder den Stückverkaufszahlen basieren.

Erstellen Sie einen Datenplan
Der nächste Schritt ist die Erstellung eines Datenplans, mit dessen Hilfe Sie relevante Daten für Ihren Prognoseprozess erheben werden. Ein solcher Plan dient als Orientierungshilfe, damit Sie bei der Erfassung von Daten aus heterogenen Quellen – wie Bestandsdaten, internen Dokumenten, Websiteanalytics usw. – keine wichtigen Informationen übersehen.

Wählen Sie eine Prognosemethode
Nachdem Sie Ihr Ziel definiert und die erforderlichen Daten erhoben haben, entscheiden Sie, welche Prognosemethode am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist. Bei dieser Entscheidung werden Ihnen Ihr Branchenwissen sowie Ihr geschäftliches Urteilsvermögen helfen.

Analysieren Sie die Daten
Nachdem Sie die erforderlichen Daten erhoben haben, können Sie mit der Analyse beginnen. Dabei werden Sie Ausreißer und fehlende Daten identifizieren und anschließend Durchschnittswerte sowie Trends im Zeitverlauf berechnen. Ihr Ziel besteht darin, Muster aufzudecken, anhand derer Sie Ihre zukünftige Performance mit einer gewissen Genauigkeit vorhersagen können.

Überprüfen Sie Ihre Ergebnisse
Nachdem Sie Ihre Daten analysiert und etwaige Trends und Muster aufgedeckt haben, sollten Sie diese Ergebnisse gegenprüfen, indem Sie sie mit aktuellen Marktbedingungen vergleichen. Der Abgleich mit früheren Leistungskennzahlen sowie Unternehmensbenchmarks in ähnlichen Branchen kann Ihnen dabei helfen, mögliche Ungenauigkeiten in Ihren Prognosen zu entlarven.

Methoden des Business Forecasts

Der naive Ansatz

Der naive Ansatz ist wohl die einfachste Prognosemethode. Er berücksichtigt lediglich die vorhandenen Bestandsdaten und nicht etwaige Änderungen äußerer Umstände, die sich auf zukünftige Verkaufszahlen auswirken könnten. Bei dieser Herangehensweise geht man davon aus, dass die vergangene Performance zuverlässig Aufschluss über die zukünftige Performance geben wird.

Der naive Forecast eignet sich vor allem dann , wenn nur wenige Faktoren die Vertriebszahlen beeinflussen und diese Faktoren sich auch nicht im Jahresvergleich ändern. Verkauft ein Unternehmen beispielsweise nur ein einziges Produkt, dessen Qualität oder Preis sich nicht verändert, wäre ein naiver Forecast eine sinnvolle Prognosemethode, da außer den vorherigen Verkaufszahlen keine Faktoren die zukünftigen Umsatzzahlen beeinflussen.

Die Durchschnittsprognose

Bei dieser Methode wird ein gewichteter Durchschnitt der vorherigen Performance genutzt, um die zukünftige Performance vorherzusagen. Die Gewichtung der jeweiligen Datenpunkte hängt davon ab, wie lange ihre Erhebung bereits her ist, wobei jüngere Informationen stärker ins Gewicht fallen als ältere.

Durchschnittsprognosen sind vor allem dann nützlich, wenn Sie über große Mengen an Bestandsdaten verfügen, die nicht alle als gleichermaßen zuverlässig gelten (einige Datenpunkte sind gesicherter als andere). Wenn Sie sich ein Bild davon machen möchten, wie Ihre Verkaufszahlen sich im nächsten Jahr entwickeln werden, Sie jedoch keine neuen Methoden ausprobieren oder Vermutungen anstellen möchten, ist die Durchschnittsprognose vielleicht genau das Richtige für Sie.

Zeitreihenanalyse

Bei dieser Methode bedient man sich Bestandsdaten zur Prognose zukünftiger Muster. Sie ist sehr nützlich, falls in den Daten klare Trends identifizierbar sind. Nicht so zuverlässig ist sie, wenn keine klaren Tendenzen zu erkennen sind oder zu viele Variablen die Daten beeinflussen.

Marktforschung

Im Rahmen der Marktforschung werden Kundenmeinungen zu den aktuellen Produkten und Services eines Unternehmens eingeholt. Dabei wird anhand von Umfragen oder Fokusgruppen Kundenfeedback erhoben, sodass Unternehmen ihre Produkte und Services basierend auf den Ansprüchen und Bedürfnissen ihrer Kunden verbessern können.

Delphi-Methode

Diese Methode wird von Experten in ihrem jeweiligen Fachgebiet angewendet, um eigene Vorhersagen anzustellen. Sie eignet sich gut für Branchen, in denen nicht viele Daten zur Analyse bereitstehen.

Vorteile der Integration einer Ausgabenmanagement-Software mit Forecasting Tools

Eine Ausgabenmanagement-Software mit integrierten Forecasting Tools bietet Ihnen einen besseren Überblick über die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens. Für sich alleine genommen ermöglicht Ihnen eine Ausgabenmanagement-Lösung, Ihre Ausgaben nachzuverfolgen und ein Budget zu erstellen, das optimal auf Ihre Ansprüche zugeschnitten ist.

Weitere Vorteile bieten sich Ihnen dann durch die Integration einer solchen Ausgabenmanagement-Software mit Geschäftsprognosetools:

Höhere Genauigkeit von Finanzprognosen
Wenn Unternehmen ihre Ausgaben möglichst zuverlässig voraussagen können, sind sie auch in der Lage, ihre finanzielle Gesamtperformance zu verbessern. Dies ist insbesondere bei der Budgetierung der Betriebskosten von Vorteil. Ausgabenmanagement-Software ermöglicht es Unternehmen, ihre Ausgaben in Echtzeit nachzuverfolgen, sodass sie stets wissen, wie viel über das Jahr verteilt für verschiedene Kategorien ausgegeben wird. Diese Daten können anschließend in Geschäftsprognosetools eingespeist werden, um datengestützte Forecasts zu erstellen.

Höhere Transparenz für Ausgaben und den Cashflow
Durch die Integration einer Ausgabenmanagement-Software mit Geschäftsprognosetools können Sie jederzeit herausfinden, wie sich die Betriebskosten Ihres Unternehmens auf Ihren Cashflow auswirken. Dies ermöglicht es den Abteilungsleitern, fundierte Entscheidungen hinsichtlich der Budgetallokation zu treffen, sodass sie nicht bereits vor Monats- oder Quartalsende ihre Mittel ausgeschöpft haben.

Weniger Fehler und Auslassungen
Wenn Unternehmen ihre Ausgaben effektiver nachverfolgen können, entstehen weniger Fehler und Auslassungen, was wiederum zuverlässigere Geschäftsprognosen zulässt. Das ist darauf zurückzuführen, dass die Datenerfassung in einer Ausgabenmanagement-Plattform von Natur aus weniger fehleranfällig ist als bei der manuellen Aufzeichnung.

Eine unternehmensweite Ausgabennachverfolgung
Falls in Ihrem Unternehmen mehrere Abteilungen eigene Spesenausgaben tätigen, ist es für eine einzige Person oder Abteilung ziemlich kompliziert, diese Aufwendungen abteilungsübergreifend nachzuverfolgen. Dies führt zu einer unzulänglichen Spesenerfassung, was wiederum eine ineffiziente Nutzung von Unternehmensmitteln sowie finanzielle Verluste mit sich zieht. Eine gute Ausgabenmanagement-Lösung sollte es Ihnen ermöglichen, Ausgaben über alle Abteilungen hinweg (und bei Bedarf über alle Entitäten innerhalb der Unternehmensgruppe hinweg) zu verfolgen – was bei einer separaten Verwaltung nicht möglich wäre.

Effiziente Genehmigungsworkflows für Spesenausgaben
Manche Unternehmen implementieren mehrere Genehmigungsebenen für ihre Spesenabrechnungen, was zu unnötigen Verzögerungen beim Rückerstattungsprozess führen kann. Eine Integration mit einer Ausgabenmanagement-Lösung reduziert diese Engpässe, da Mitarbeitende damit die Möglichkeit haben, Spesen direkt über eine mobile App oder eine Desktopanwendung einzureichen, ohne einen langwierigen Genehmigungsprozess durchlaufen zu müssen.

Bessere Einsicht in einmalige Ausgaben
Unternehmen tätigen eine Reihe von Ausgaben wie etwa die Zahlung von Anwaltsgebühren oder Versicherungsbeiträge, die zwar nicht Teil ihres regulären Budgetierungsprozesses sind, die jedoch trotzdem auf irgendeine Weise berücksichtigt werden müssen. Indem Sie Ihr Prognosetool mit einer Ausgabenmanagement-Lösung integrieren, können Sie diese Ausgaben zuverlässig vorhersagen, damit sie später nicht zur unangenehmen Überraschung werden.

Fazit

In vielen Branchen findet ein starker Wettbewerb statt und die Kundennachfrage genau zu prognostizieren ist eine große Herausforderung. Aus diesen Gründen sind Forecasts für eine reibungslose Unternehmensführung unabdingbar. Forecasts helfen den Unternehmensverantwortlichen dabei zu entscheiden, wie sie ihre wertvollen Ressourcen und Budgets zuweisen sollen.

Darüber hinaus wird anhand von Forecasts bestimmt, wie viel Inventar und andere Ressourcen angekauft, welche Projekte begonnen oder gestoppt und welche Produkte entwickelt werden sollen. Indem Unternehmen ihre Ausgabenmanagement-Lösung mit Geschäftsprognosetools integrieren, können sie diese finanzielle Entscheidungsfindung unterstützen. Der Grund: Verantwortliche verfügen so über zuverlässigere Daten, die wiederum genauere Vorhersagen ermöglichen.

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