De kunst van de bedrijfsprognose

Elke organisatie, groot of klein, moet naar de toekomst kijken. Je toekomstplannen en vooruitzichten hebben een grote invloed op je huidige strategieën. Je moet dus goed prognosticeren om weloverwogen beslissingen te nemen, budgetten te beheren en succes op de lange termijn te waarborgen.

Wat is een bedrijfsprognose?

Het opstellen van een bedrijfsprognose is het proces waarbij je gefundeerde inschattingen maakt over de toekomst van je bedrijf. Dat is essentieel voor elk businessplan en helpt je om kansen te identificeren, risico's te beheersen en betere beslissingen te nemen. Je kunt prognoses opstellen voor elk aspect van je bedrijf, zoals omzet, kosten, cashflow, winstmarges, marktaandeel en vraag van klanten.
Met een bedrijfsprognose kun je:

• Waardevol inzicht krijgen in wat er in de toekomst zou kunnen gebeuren, zodat je je daarop kunt voorbereiden
• Potentiële problemen of kansen identificeren voordat die zich voordoen, waardoor je actie kunt ondernemen voordat er een crisis ontstaat
• Je prognoses vergelijken met de daadwerkelijke uitkomsten om je prestaties te beoordelen en verbeteringen door te voeren

Het belang van bedrijfsprognoses

Aan de hand van prognoses kunnen CFO's, financieel managers en andere bedrijfsleiders de verwachte uitkomsten van verschillende strategieën evalueren en betere beslissingen nemen. Prognoses kunnen gebruikt worden voor allerlei doeleinden, zoals:

• Planning: prognoses kunnen helpen bij het plannen van aanstaande gebeurtenissen, zoals seizoenswijzigingen en vakantieperiodes.
• Besluitvorming: prognoses kunnen waardevol inzicht bieden in wat er in de toekomst zou kunnen gebeuren als er bepaalde acties ondernomen worden.
• Budgettering: prognoses bieden een manier om kosten, omzetten en uitgaven te voorspellen.
• Risicobeheer: als je weet waar je kosten gemaakt worden en hoeveel ze in de loop van de tijd zullen veranderen, wordt het gemakkelijker om je risico's te beheersen als het fout gaat.

Verder maken bedrijven gebruik van prognosetechnieken zoals scenarioplanning en trendanalyse om betere beslissingen voor de toekomst te nemen.

Belangrijke technieken voor bedrijfsprognoses

Kwalitatieve prognosemodellen

Het kwalitatieve model is een simpele prognose die gebruikmaakt van inzicht om toekomstige gebeurtenissen te voorspellen. Kwalitatieve modellen kunnen consumentengedrag, markttrends en vraag en aanbod op de korte termijn voorspellen. Deze modellen zijn gebaseerd op de intuïtie of meningen van deskundigen en op kritisch vermogen. De uitkomsten van deze modellen zijn niet exact, maar kunnen nuttig inzicht bieden in wat er in de toekomst zou kunnen gebeuren.

Kwantitatieve prognosemodellen

Kwantitatieve modellen maken gebruik van wiskundige formules om toekomstige uitkomsten te voorspellen. In tegenstelling tot kwalitatieve modellen zijn kwantitatieve modellen wel exact en accuraat, doordat ze gegevens uit voorgaande jaren gebruiken om toekomstige resultaten te voorspellen. De resultaten van kwantitatieve prognosemodellen kunnen gebruikt worden om de waarschijnlijkheid van verschillende uitkomsten in specifieke situaties te bepalen. Kwantitatieve modellen kunnen gebaseerd zijn op gegevens uit het verleden of op actuele informatie van actuele gebeurtenissen die in het heden plaatsvinden.

Soorten bedrijfsprognoses

Algemene bedrijfsprognose

Dit type bedrijfsprognose is erop gericht om een beeld te krijgen van het algehele marktklimaat. Diverse soorten bedrijven en bedrijfstakken gebruiken algemene bedrijfsprognoses om het bedrijfsklimaat op een datum in de toekomst te bepalen.

Financiële prognose

Het doel van de financiële prognose is om duidelijk inzicht te krijgen in de toekomst van je bedrijf. Als onderdeel van deze analyse worden de activa en passiva gewogen, de debiteuren en crediteuren berekend, de bedrijfskosten vastgesteld en de kapitaalstructuur en cashflow bepaald.

Boekhoudprognose

Boekhoudprognoses maken op basis van historische en actuele gegevens een schatting van je uitgaven aan grondstoffen, inventaris, arbeidsuren, nutsvoorzieningen, huur en verzekeringen.

Vraagprognose

Als bedrijf gebruik je vraagprognoses om te voorspellen wat de markt moet en wil hebben, tezamen met een gedegen verkoopstrategie om te bepalen hoe je bedrijf op die behoeften kan inspelen.

Verkoopprognose

Een verkoopprognose maakt aan de hand van verkoopgegevens een schatting van toekomstige verkopen, zowel algemeen als voor specifieke producten of diensten. Met een verkoopprognose kun je plannen hoeveel mensen, middelen, cashflow, inventaris en investeringskapitaal je in de toekomst nodig hebt.

Kapitaalprognose

Een kapitaalprognose is gebaseerd op extrapolaties voor toekomstige activa en passiva en op verwachtingen van de beschikbare liquide middelen.

Aanbodprognose

Een aanbodprognose gaat hand in hand met een vraagprognose om te zorgen dat er voldoende middelen beschikbaar zijn op het moment waarop ze nodig zijn.

Gegevensbronnen voor prognoses

Primaire bronnen

Primaire bronnen zijn bronnen die gegevens rechtstreeks van klanten en belanghebbenden verzamelen om hun gedrag in de toekomst te voorspellen. Dat kunnen zowel interne als externe bronnen zijn, maar ze worden als primair beschouwd omdat ze realtime informatie over consumentengedrag opleveren. Voorbeelden van primaire bronnen zijn klantinterviews, sociale media, enquêtes, focusgroepen en klantbeoordelingen.

Secundaire bronnen

Secundaire bronnen leveren gegevens op die door andere organisaties of bureaus verzameld zijn. Als je bijvoorbeeld productverkopen in de komende zes maanden wilt prognosticeren, dan kun je kijken naar de verkoopcijfers van vergelijkbare producten die in de afgelopen zes maanden door een ander bedrijf verkocht zijn.

Bedrijfsprognoseproces

1. Kies een onderwerp

De eerste stap in het bedrijfsprognoseproces is het kiezen van een onderwerp. Kies iets wat gemakkelijk gemeten kan worden, zoals verkoopvolume, winstmarge enzovoort. Zo zou je voor het prognosticeren van je omzet bijvoorbeeld de omzet per aantal verkochte items of de omzet per verkocht item kunnen meten.

2. Stel een gegevensplan op

De volgende stap na het kiezen van een onderwerp is het opstellen van een plan om relevante gegevens te verzamelen en te voorkomen dat we belangrijke informatie missen bij het verzamelen van gegevens uit diverse bronnen, zoals uitgebreide historische data, interne documenten, websiteanalyses enzovoort.

3. Kies een prognosetechniek

Nadat je bepaald hebt wat je nodig hebt en de vereiste gegevens verzameld hebt, moet je besluiten welke prognosemethode het meest geschikt is voor je bedrijf. Je kunt de meest geschikte methode kiezen op basis van je branchekennis en je deskundige oordeel.

4. Analyseer de gegevens

Als je de gegevens eenmaal verzameld hebt, moeten ze geanalyseerd worden. Let op eventuele uitschieters, controleer ontbrekende waarden en bereken vervolgens gemiddelden en trends in de tijd. Je bent hier op zoek naar patronen waarmee je redelijk accuraat toekomstige prestaties kunt voorspellen.

5. Controleer je bevindingen

Nadat je de gegevens geanalyseerd hebt en trends of patronen ontdekt hebt, moet je de uitkomsten verifiëren tegen de huidige omstandigheden. Een vergelijking met historische prestatiegegevens en andere benchmarks voor vergelijkbare bedrijven in vergelijkbare branches kan eventuele onnauwkeurigheden aan het licht brengen.

Bedrijfsprognosemethoden

De naïeve aanpak

De naïeve aanpak is de simpelste prognosemethode. Deze is gebaseerd op historische gegevens en houdt geen rekening met veranderingen die gevolgen kunnen hebben voor toekomstige verkoop. De naïeve aanpak gaat ervan uit dat prestaties uit het verleden een accurate voorspelling vormen voor toekomstige prestaties.

De naïeve aanpak is vooral geschikt als er slechts enkele factoren van invloed zijn op de verkoop en die factoren bovendien niet elk jaar veranderen. Als een bedrijf bijvoorbeeld een enkel product verkoopt waarvan de kwaliteit of de prijs niet verandert, dan kan het de naïeve aanpak gebruiken omdat de verkoop niet beïnvloed wordt door andere factoren dan de verkoop in het verleden.

De gemiddelde-aanpak

De gemiddelde-aanpak maakt gebruik van het gewogen gemiddelde van eerdere prestaties om toekomstige prestaties te prognosticeren. De weging is afhankelijk van het moment waarop elk stukje informatie verzameld is, waarbij recentere informatie meer gewicht krijgt dan oudere informatie.

De gemiddelde-aanpak is vooral nuttig als je veel historische gegevens hebt die niet allemaal even betrouwbaar zijn. Dit is een goede optie als je een idee van je verkopen in het komende jaar wilt hebben maar geen nieuwe methodes of veronderstellingen wilt uitproberen.

Tijdreeksanalyse

Deze methode gebruikt historische gegevens om toekomstige patronen te voorspellen. De tijdreeksanalyse kan nuttig zijn als er duidelijke trends in de gegevens zijn waar te nemen, maar kan onnauwkeurig zijn als er geen duidelijke trends zijn of als teveel variabelen invloed hebben op de gegevens.

Marktonderzoek

Bij marktonderzoek wordt gekeken wat klanten vinden van huidige producten en diensten. Dat gebeurt bijvoorbeeld via enquêtes en focusgroepen, waarmee bedrijven feedback van klanten kunnen verzamelen. Vervolgens kunnen ze hun producten en diensten verbeteren op basis van de wensen van consumenten.

Delphi-methode

Deze methode wordt gebruikt door experts op een bepaald gebied om te voorspellen wat er kan gaan gebeuren. De Delphi-methode werkt goed in branches waarin weinig of geen gegevens beschikbaar zijn om te analyseren.

Voordelen van de integratie van uitgavenbeheersoftware met bedrijfsprognosetools

Door uitgavenbeheersoftware te combineren met bedrijfsprognosetools krijg je een beter beeld van de financiële gezondheid van je bedrijf. Met uitgavenbeheersoftware kun je je uitgaven bijhouden en een budget opstellen dat past bij jouw omstandigheden.

Voordelen van de integratie van uitgavenbeheersoftware met bedrijfsprognosetools:

Nauwkeurigere financiële extrapolaties

Als bedrijven hun uitgaven nauwkeurig kunnen prognosticeren, kunnen ze hun algehele financiële prestaties verbeteren. Dat geldt vooral als het gaat om het budgetteren van operationele kosten. Met uitgavenbeheersoftware kunnen bedrijven hun uitgaven in real time bijhouden en monitoren, zodat ze actuele informatie krijgen over hoeveel er in de loop van het jaar per regelitemcategorie is uitgegeven. Bedrijfsprognosetools kunnen deze gegevens gebruiken om prognoses te genereren op basis van feitelijke resultaten.

Meer inzicht in uitgaven en cashflow

Door uitgavenbeheersoftware te integreren met bedrijfsprognosetools krijg je op elk gewenst moment meer inzicht in de invloed die de operationele kosten van je bedrijf hebben op je cashflowpositie. Daardoor kunnen managers weloverwogen beslissen waar hun aandacht vereist is om te voorkomen dat hun geld voor het eind van de maand of het kwartaal opraakt.

Minder fouten en omissies

De mogelijkheid om uitgaven beter bij te houden, leidt tot minder fouten en omissies en daardoor tot nauwkeurigere prognoses. Dat komt doordat de informatie die wordt aangeleverd door het uitgavenbeheerplatform betrouwbaarder is dan handmatig geregistreerde informatie.

Gemakkelijk uitgaven van verschillende afdelingen bijhouden

Als je binnen je organisatie meerdere afdelingen hebt die zelf uitgaven doen, dan kan het voor een enkele persoon of afdeling lastig zijn om die doeltreffend bij te houden. Dat leidt tot inefficiënt gebruik van bedrijfsmiddelen en geldverspilling als gevolg van onnauwkeurige rapportage van uitgaven. Met een goede uitgavenbeheertool moet je de uitgaven van alle afdelingen (en zelfs van alle entiteiten in een groep) kunnen bijhouden om te zien hoe ze hun geld uitgeven. Dat is onmogelijk als ze allemaal afzonderlijk beheerd worden.

Efficiënte goedkeuringsprocedures voor uitgaven

Organisaties hebben vaak meerdere goedkeuringsniveaus voor declaraties en dat kan leiden tot onnodige vertragingen en knelpunten in het vergoedingsproces. Integratie met uitgavenbeheersoftware vermindert die knelpunten doordat werknemers hun declaraties rechtstreeks via hun mobiele app of desktop-app kunnen indienen zonder bij elke stap een tijdrovend goedkeuringsproces te hoeven doorlopen.

Beter inzicht in eenmalige uitgaven

Dit zijn de minder vaak voorkomende uitgaven zoals juridische kosten of verzekeringspremies die niet in je normale budgetteringsproces zijn opgenomen, maar wel verantwoord moeten worden. Door je prognosetool te integreren met een uitgavenbeheeroplossing kun je deze kosten nauwkeurig prognosticeren, zodat ze later niet onverwacht opduiken en voor verrassingen zorgen.

Slotopmerkingen

In de huidige zakenwereld, waarin de concurrentie hevig is en de vraag van klanten moeilijk te voorspellen is, spelen prognoses vaak een belangrijke rol in het succes van een bedrijf. Met behulp van prognoses kunnen bedrijven voor planningsdoeleinden beslissen waar ze hun middelen inzetten en hoe ze hun budgetten toewijzen.

Daarnaast kunnen prognoses gebruikt worden om te bepalen hoeveel voorraad en andere middelen ingekocht moeten worden, welke projecten gestart of beëindigd moeten worden en welke producten ontwikkeld moeten worden. Door uitgavenbeheersoftware te integreren met bedrijfsprognosetools kunnen bedrijven weloverwogener financiële beslissingen nemen op basis van accurate gegevens waarmee ze nauwkeuriger kunnen prognosticeren.

Geef je bedrijf meer mogelijkheden om de beste financiële beslissingen te nemen - dankzij de juiste softwaretools voor beter inzicht en meer nauwkeurigheid. Boek vandaag nog een demo.