Wat is intake-to-pay en hoe maakt Payhawk het anders?

Intake-to-pay dekt het hele proces: van een medewerker die iets aanvraagt tot Finance die de betaling uitvoert. De meeste systemen beheren slechts een deel van dat traject. Payhawk brengt alles samen in één flow, aanvragen, goedkeuringen, budgetten, matching en betalingen, zodat je nooit zicht of controle verliest.

Hoe voorkomt Payhawk overschrijdingen van budgetten?

Elke aanvraag wordt vanaf het begin gekoppeld aan een budget. Goedkeuringen reserveren het geld realtime, waardoor goedkeurders altijd zien wat er nog beschikbaar is voordat ze “ja” zeggen. Regel-voor-regel checks signaleren afwijkingen meteen, zodat je alleen betaalt voor wat écht besteld is.

Wat is het verschil tussen 2-way en 3-way matching?

Bij 2-way matching wordt een inkooporder vergeleken met een factuur. 3-way matching gaat verder door ook ontvangstbewijzen of pakbonnen te checken. Payhawk automatiseert dit tot op regelniveau, zodat afwijkingen direct zichtbaar zijn voordat ze je administratie raken.

Kunnen medewerkers nog steeds dingen aanvragen zonder alle regels te kennen?

Ja, dat is juist de bedoeling. Medewerkers typen gewoon wat ze nodig hebben in gewone taal. De AI Agent van Payhawk verzamelt de juiste info, past jullie regels toe en stuurt de aanvraag door voor goedkeuring. Geen ingewikkelde formulieren. Geen compliance-hoofdpijn.

Hoe flexibel zijn de betaalopties?

Heel flexibel. Zodra een aanvraag is goedgekeurd, kan Finance leveranciersfacturen verwerken via AP of geld laden op een single-use kaart of een medewerkerskaart. Jij bepaalt de regels, Payhawk zorgt dat het proces altijd correct verloopt.

Procurement software
Intake-to-pay zoals het hoort. Keur uitgaven goed voordat ze gebeuren.

Van kantoorartikelen tot software-abonnementen: elke aankoop begint met een eenvoudige aanvraag. Sneller en makkelijker voor iedereen, van intake tot betaling.

Demo aanvragen

Elke aankoopaanvraag, vanaf het begin goed geregeld

Maak aanvragen aan, stuur ze langs de juiste mensen en keur ze vooraf goed. Geen verwarring, geen verrassingen.

Conversational intake

Aanvragen die passen bij hoe jouw team werkt

Zet losse verzoeken om in complete, compliant workflows. Medewerkers blijven productief terwijl beleid automatisch op de achtergrond meeloopt. Alles wat nodig is, is een bericht, een screenshot of zelfs een spraaknotitie.

Workflow designer

Automatisch van chat naar workflow

Elke uitgave loopt via zijn eigen beleid. Slimme automatisering zorgt dat elke aanvraag terechtkomt bij de juiste approver, reviewer en budgethouder. Op basis van jullie regels en rollen volgt elke aanvraag exact de route die jij bepaalt. Onze AI Agent doet de follow-ups, zodat er niets tussen wal en schip valt.

Collaboration

Alles in één overzicht

Goedkeuringen, leveranciers, budgetten en gesprekken komen allemaal samen in één gedeeld scherm. Geen losse mailtjes of dubbel werk meer, en altijd duidelijk wie wat heeft goedgekeurd en waarom. Medewerkers krijgen automatisch updates en finance kan meteen doorpakken met de juiste informatie.

Realtime inzicht in budgetten

Zie waar je geld naartoe gaat nog vóórdat het wordt uitgegeven.

Elke aanvraag is gekoppeld aan het juiste budget, zodat je beslissingen neemt op basis van realtime data. Je plant uitgaven voordat ze in je boekhouding verschijnen. Geen wachten tot de maandafsluiting, geen giswerk, alleen live inzicht in elke verplichting en aankomende uitgave.

“Als raceteam hebben we uitgaven die variëren van dure banden en brandstof tot reis- en verblijfskosten en eventpersoneel… Payhawk helpt ons deze kosten efficiënt te beheren en overschrijdingen te voorkomen.”

Ryan Franklin, Financial ControllerLees het volledige verhaal

Volledige zekerheid bij betalingen, nog vóórdat er geld je account verlaat

Zie precies wat is goedgekeurd, match elke regel en volg uitgaven realtime. Zo betaal je nooit te veel, geef je niet onnodig uit en mis je geen fouten meer.

Line-item controle

Signaleer afwijkingen voordat ze geld kosten

Elke mismatch wordt direct gemarkeerd en triggert extra goedkeuring, zodat je alleen betaalt voor wat écht is besteld.

Slimme 3-way matching

Voorkom fraude en menselijke fouten bij de bron

2- en 3-way matching koppelt elke factuur, pakbon en inkooporder naadloos aan elkaar, zonder hiaten, zonder verrassingen.

Flexibele betalingen

Goedgekeurd? Betaal op jouw manier.

Laat Finance leveranciersfacturen verwerken of zet direct geld klaar op medewerkerskaarten voor selfservice-betalingen.

AI Procurement Agent

De stille kracht achter het hele proces

Zie het als de partner op de achtergrond die procurement moeiteloos maakt, van eerste aanvraag tot uiteindelijke betaling.

Zet woorden om in workflows

Zeg gewoon wat je nodig hebt. De agent legt de aanvraag vast, vult de details aan en zet het in gang. Geen leercurve. Geen ingewikkelde PO’s.

Werkt volgens jouw regels

De agent kent je goedkeuringslogica, budgetlimieten en workflows en houdt elke aanvraag op het juiste spoor. Het overneemt alle reminders en brengt iedereen op de hoogte.

Zorgt dat alles rondkomt

Van goedkeuring tot betaling begeleidt de agent elke volgende stap of dat nu het uitgeven van kaarten is, het koppelen van facturen of het delen van context met finance.