Procurement softwareIntake-to-pay zoals het hoort. Keur uitgaven goed voordat ze gebeuren.
Van kantoorartikelen tot software-abonnementen: elke aankoop begint met een eenvoudige aanvraag. Sneller en makkelijker voor iedereen, van intake tot betaling.
Elke aankoopaanvraag, vanaf het begin goed geregeld
Maak aanvragen aan, stuur ze langs de juiste mensen en keur ze vooraf goed. Geen verwarring, geen verrassingen.
Zet losse verzoeken om in complete, compliant workflows. Medewerkers blijven productief terwijl beleid automatisch op de achtergrond meeloopt. Alles wat nodig is, is een bericht, een screenshot of zelfs een spraaknotitie.
Elke uitgave loopt via zijn eigen beleid. Slimme automatisering zorgt dat elke aanvraag terechtkomt bij de juiste approver, reviewer en budgethouder. Op basis van jullie regels en rollen volgt elke aanvraag exact de route die jij bepaalt. Onze AI Agent doet de follow-ups, zodat er niets tussen wal en schip valt.
Goedkeuringen, leveranciers, budgetten en gesprekken komen allemaal samen in één gedeeld scherm. Geen losse mailtjes of dubbel werk meer, en altijd duidelijk wie wat heeft goedgekeurd en waarom. Medewerkers krijgen automatisch updates en finance kan meteen doorpakken met de juiste informatie.
Elke aanvraag is gekoppeld aan het juiste budget, zodat je beslissingen neemt op basis van realtime data. Je plant uitgaven voordat ze in je boekhouding verschijnen. Geen wachten tot de maandafsluiting, geen giswerk, alleen live inzicht in elke verplichting en aankomende uitgave.
“Als raceteam hebben we uitgaven die variëren van dure banden en brandstof tot reis- en verblijfskosten en eventpersoneel… Payhawk helpt ons deze kosten efficiënt te beheren en overschrijdingen te voorkomen.”
Volledige zekerheid bij betalingen, nog vóórdat er geld je account verlaat
Zie precies wat is goedgekeurd, match elke regel en volg uitgaven realtime. Zo betaal je nooit te veel, geef je niet onnodig uit en mis je geen fouten meer.
Elke mismatch wordt direct gemarkeerd en triggert extra goedkeuring, zodat je alleen betaalt voor wat écht is besteld.
2- en 3-way matching koppelt elke factuur, pakbon en inkooporder naadloos aan elkaar, zonder hiaten, zonder verrassingen.
Laat Finance leveranciersfacturen verwerken of zet direct geld klaar op medewerkerskaarten voor selfservice-betalingen.
De stille kracht achter het hele proces
Zie het als de partner op de achtergrond die procurement moeiteloos maakt, van eerste aanvraag tot uiteindelijke betaling.
Zeg gewoon wat je nodig hebt. De agent legt de aanvraag vast, vult de details aan en zet het in gang. Geen leercurve. Geen ingewikkelde PO’s.
De agent kent je goedkeuringslogica, budgetlimieten en workflows en houdt elke aanvraag op het juiste spoor. Het overneemt alle reminders en brengt iedereen op de hoogte.
Van goedkeuring tot betaling begeleidt de agent elke volgende stap of dat nu het uitgeven van kaarten is, het koppelen van facturen of het delen van context met finance.
Gebouwd voor finance. Geliefd door iedereen.
Breng finance, inkoop en medewerkers samen in één intelligente flow, zonder de gebruikelijke frictie.
Met proactieve goedkeuringen krijgen teams eindelijk écht realtime inzicht in uitgaven. Meer controle, zonder extra werkdruk.
Beleid wordt automatisch toegepast, zodat teams zich kunnen richten op strategie, onderhandelingen en kostenbesparing in plaats van routineaanvragen en het najagen van stakeholders.
Aanvragen zijn eenvoudig en beleid zit ingebouwd. Dat betekent minder heen-en-weer, snellere goedkeuringen en moeiteloos inkopen.
Met proactieve goedkeuringen krijgen teams eindelijk écht realtime inzicht in uitgaven. Meer controle, zonder extra werkdruk.
Beleid wordt automatisch toegepast, zodat teams zich kunnen richten op strategie, onderhandelingen en kostenbesparing in plaats van routineaanvragen en het najagen van stakeholders.
Aanvragen zijn eenvoudig en beleid zit ingebouwd. Dat betekent minder heen-en-weer, snellere goedkeuringen en moeiteloos inkopen.
Alles wat je nodig hebt voor slimmer intake-to-pay.
Geen formulieren, geen gedoe. Medewerkers zeggen gewoon wat ze nodig hebben.
Stel aankooptypes in met goedkeuringen, velden en betaalmethoden die passen bij jullie beleid.
Aanvragen komen automatisch bij de juiste personen terecht. Onze AI Agent doet de opvolging, zodat jij dat niet hoeft.
Pas goedkeuringsroutes aan per uitgavetype, leverancier of budget.
Volg elke aanvraag direct tegen het juiste budget.
Genereer inkooporders om naar leveranciers te sturen of intern te rapporteren.
Match aanvragen of PO’s automatisch met pakbonnen en facturen.
Ontwerp je proces richting kaarttop-ups, single-use cards of centrale facturen.
Categoriseer, signaleer afwijkingen en reconcilieer eenvoudig.
FAQ
Intake-to-pay dekt het hele proces: van een medewerker die iets aanvraagt tot Finance die de betaling uitvoert. De meeste systemen beheren slechts een deel van dat traject. Payhawk brengt alles samen in één flow, aanvragen, goedkeuringen, budgetten, matching en betalingen, zodat je nooit zicht of controle verliest.
Elke aanvraag wordt vanaf het begin gekoppeld aan een budget. Goedkeuringen reserveren het geld realtime, waardoor goedkeurders altijd zien wat er nog beschikbaar is voordat ze “ja” zeggen. Regel-voor-regel checks signaleren afwijkingen meteen, zodat je alleen betaalt voor wat écht besteld is.
Bij 2-way matching wordt een inkooporder vergeleken met een factuur. 3-way matching gaat verder door ook ontvangstbewijzen of pakbonnen te checken. Payhawk automatiseert dit tot op regelniveau, zodat afwijkingen direct zichtbaar zijn voordat ze je administratie raken.
Ja, dat is juist de bedoeling. Medewerkers typen gewoon wat ze nodig hebben in gewone taal. De AI Agent van Payhawk verzamelt de juiste info, past jullie regels toe en stuurt de aanvraag door voor goedkeuring. Geen ingewikkelde formulieren. Geen compliance-hoofdpijn.
Heel flexibel. Zodra een aanvraag is goedgekeurd, kan Finance leveranciersfacturen verwerken via AP of geld laden op een single-use kaart of een medewerkerskaart. Jij bepaalt de regels, Payhawk zorgt dat het proces altijd correct verloopt.
Meer kennis over inkoop
Ontdek hoe intake-to-pay écht hoort te werken.