De inkoop perfectioneren: Hoe PO's het kostenbeheer van aanvraag tot betaling kunnen stroomlijnen

De uitdagingen van traditionele PO-software

‘Traditionele’ PO-software die onderdeel is van grotere ERP-oplossingen helpt bedrijven zeker bij het doen van vooraf goedgekeurde aankopen bij onboarded leveranciers, en dat op schaal. Deze systemen bestaan al jarenlang en zijn bedoeld om inkoopprocessen te centraliseren en beter zicht te geven op uitgaven…

Het probleem? Ze zijn vaak a) erg duur en b) niet volledig gekoppeld aan de andere manieren waarop je bedrijf geld uitgeeft.

Over a): onderzoek laat zien dat een ERP-licentie voor slechts één gebruiker kan variëren van €75 per maand tot maar liefst €7000.

Tel daar de kosten bij op voor meerdere gebruikers en verschillende teams, en het wordt al snel onbetaalbaar. Vooral voor groeiende bedrijven die nog niet de schaal hebben om zulke grote investeringen te rechtvaardigen. Voor veel organisaties zijn de licentiekosten simpelweg te hoog. Dat belemmert flexibiliteit en maakt het lastig voor medewerkers om aankoopaanvragen in te dienen zonder het risico op ongecontroleerde uitgaven.

En b): traditionele PO-software is vaak niet geïntegreerd met de andere manieren waarop bedrijven uitgaven doen. Denk eens na over hoe je bedrijf betalingen verwerkt. De kans is groot dat je verschillende methodes gebruikt: van inkooporders en leveranciersfacturen tot medewerkersuitgaven, abonnementen en zelfs zakelijke betaalkaarten.

Toch slagen de meeste ERP-systemen er niet in om al deze betalingsmethodes met elkaar te verbinden. Die fragmentatie zorgt ervoor dat bedrijven moeite hebben om uitgaven in realtime bij te houden en te beheersen, met een grotere kans op overspending en slechte beslissingen tot gevolg.

Waarom groeiende bedrijven flexibele, schaalbare oplossingen nodig hebben

Naarmate bedrijven groeien, worden hun inkoopprocessen complexer. De traditionele aanpak, werken met gefragmenteerde systemen of dure ERP-oplossingen, schiet dan tekort. Vooral middelgrote bedrijven komen vaak klem te zitten. Ze zijn te groot voor simpele ERP-tools, maar te klein om de kosten van enterprise-oplossingen zoals SAP te dragen.

Het goede nieuws? Bedrijven hoeven niet te kiezen tussen fragmentatie en hoge kosten. Geïntegreerde oplossingen zoals Payhawk bieden precies het midden. Ze geven bedrijven de flexibiliteit om verschillende betalingsvormen (PO’s, zakelijke kaarten, medewerkersuitgaven) te beheren op één centrale plek, zonder de hoge overhead van traditionele ERP-systemen. En dankzij schaalbare, realtime uitgaven tracking blijven bedrijven in controle tijdens hun groei. Zo kunnen ze sneller en slimmer beslissen, zonder geremd te worden door dure en onsamenhangende systemen.

Zo krijg je volledige controle en inzicht in uitgaven met één oplossing voor uitgavenbeheer en inkoop

Goed verbonden uitgavenbeheer- en P2P-oplossingen geven je controle en zicht op alle huidige en geplande (via inkoop) bedrijfsuitgaven. De meest complete oplossingen ondersteunen verschillende manieren van beheer en betaling, afgestemd op jouw bedrijfssituatie. Denk aan uitgavenbeheer, zakelijke betaalkaarten, PO’s, factuurbetalingen en integraties met boekhoud- en ERP-systemen.

De voordelen van een complete oplossing zijn enorm. Dit zijn de belangrijkste:

Betere financiële controle: Met kaartcontroles, goedkeuringsflows voor zowel kaartuitgaven als PO’s en meer, krijg je volledig inzicht in je uitgaven en volledige grip op je budget.

Kostenbesparing: Identificeer besparingskansen met behulp van aangepaste velden en categorieën. Je kunt bijvoorbeeld zakelijke kaarten uitgeven aan salesmanagers en projectcategorieën aanmaken die ze selecteren bij het indienen van bonnetjes. Ook kun je facturen koppelen aan de juiste klasse en grootboekcode, zoals ‘Sales Event X Y Z’, om te checken of de uitgaven overeenkomen met de verwachtingen.

Tijdbesparing en efficiëntie: Verhoog de productiviteit door processen rondom declaraties, PO’s en crediteurenbeheer te automatiseren. Door AI en automatisering in te bouwen bespaar je teamleden uren of zelfs dagen aan handmatig werk.

Hogere betrokkenheid van medewerkers: Geef medewerkers, binnen én buiten het finance team, tijd terug. In plaats van uren bezig te zijn met bonnetjes, kunnen collega’s zich richten op hun eigen werk. Tegelijkertijd houdt het finance team meer tijd over voor strategie en financieel toezicht.

Realtime inzicht: Krijg realtime inzicht in je financiële data om uitgaven direct te volgen en sneller datagedreven beslissingen te nemen.

Nauwkeurigheid en minder fouten: Automatisering vermindert het risico op invoer- en verwerkingsfouten, wat zorgt voor betrouwbaardere financiële gegevens (en mogelijk belastingvoordeel zoals verbeterde btw-teruggave).

Betere compliance: Zorg voor naleving van interne beleidsregels en externe regelgeving via ingestelde bestedingslimieten, blokkades en controles op kaartuitgaven. Voeg daarnaast handmatige en automatische goedkeuringsflows toe voor facturen en PO-aanvragen.

Samenwerking en beheer van leveranciers: Voorkom fouten en fraude door leveranciersgegevens up-to-date te houden. Synchroniseer met je ERP of boekhouding voor nauwkeurige gegevens, aangepaste boekingen en off-platform rapportages.

Snellere goedkeuringen: Automatiseer goedkeuringsflows voor PO’s, onkosten en facturen om processen te versnellen, vertragingen te verminderen en verantwoordelijkheid te verbeteren.

Inzichten en rapportage: Gebruik uitgebreide rapportages en analysetools om uitgavenpatronen te herkennen, trends te ontdekken en datagedreven beslissingen te nemen.

Schaalbaarheid: Laat je uitgavenbeheer meegroeien met je bedrijf dankzij aanpasbare workflows, goedkeuringsflows en automatisering.

Verbeterde beveiliging: Vertrouw op ingebouwde beveiliging van gevoelige financiële data, inclusief encryptie en toegangscontrole. Je oplossing voor uitgavenbeheer moet onder andere PCI DSS- en ISO 27001-gecertificeerd zijn, SOC 2 Type 2 en GDPR-compliant, en gebruikmaken van AES 256-encryptie.

Integratie met boekhoudsoftware: Integreer zakelijke kaartuitgaven en non-PO-facturen eenvoudig met je boekhoudsysteem of ERP om handmatige invoer te beperken, reconciliatie te vereenvoudigen en consistentie te waarborgen.

Mobiele toegankelijkheid: Gebruiksvriendelijke tools (zoals mobiele apps) maken zakelijk uitgavenbeheer eenvoudig voor iedereen, ook onderweg.

Audittrail: Krijg een volledige audittrail, die van waarde is voor zowel interne als externe audits. Zo waarborg je compliance en verantwoordelijkheid.

De vijf grootste voordelen van procure-to-pay met Payhawk

In een zee van PO- en inkoopoplossingen springt Payhawk eruit met een alles-in-één platform dat het hele inkoopproces verbetert, van aanvraag tot betaling.

Door efficiëntie te verhogen, inzicht te vergroten, aangepaste workflows mogelijk te maken, flexibiliteit te bieden en naadloos te integreren met je ERP-systeem, stroomlijnt en optimaliseert Payhawk je volledige uitgavenbeheer.

Wil je voorop blijven lopen in het beheersen van je cashflow, runway en meer? Dit zijn de vijf belangrijkste procure-to-pay voordelen van Payhawk die je niet mag missen:

1. Efficiëntie en inzicht:
Volg aankopen eenvoudig ten opzichte van je budget en zie het volledige proces van aanvraag tot levering, zonder tussen verschillende systemen te hoeven schakelen. Met Payhawk gebruik je het platform zelfs als centraal communicatiepunt, waar je context toevoegt aan aanvragen. Zo kreeg Minihaus München volledige transparantie in elke stap van het proces.

2. Aangepaste workflows en goedkeuringen:
Pas workflows aan op jouw goedkeuringsproces. Met de workflow designer van Payhawk gaan alle aanvragen automatisch naar de juiste mensen. Zij kunnen eenvoudig delegeren, aanpassen of terugkoppelen, wat het goedkeuringsproces vlotter en efficiënter maakt.

3. Flexibele processen:
Of het nu gaat om een grote aankoop via een factuur of een kleinere via een Payhawk zakelijke kaart, je kunt aankopen beheren op een manier die past bij je organisatie. Zo heb je altijd de juiste tools voor zowel dagelijkse uitgaven als strategische aankopen.

4. Geautomatiseerde ordercontrole:
Met two-way en three-way matching op al je aankopen automatiseer je de controle op orderverwerking. Zo wordt elke bestelling gecontroleerd en efficiënt verwerkt, met minimale handmatige tussenkomst.

5. Naadloze ERP-integratie:
Payhawk integreert naadloos met toonaangevende ERP-systemen zoals NetSuite, AFAS, Exact Online en Microsoft Dynamics 365 Finance. Zo sluit je moeiteloos aan op je bestaande techstack en bouw je een efficiënte, gestroomlijnde financiële operatie op zonder de frustratie van versnipperde systemen.
Dankzij de integratie met QuickBooks Online kun je bijvoorbeeld rechtstreeks vanuit Payhawk facturen aanmaken op basis van verwerkte kosten. Gegevens zoals grootboekcodes, btw-tarieven en aangepaste velden worden automatisch gesynchroniseerd. Handmatig invoeren is niet meer nodig.

Payhawk PO in de praktijk

Aventum Group:

Aventum Group, een wereldwijd toonaangevend verzekeringsbedrijf, gebruikt Payhawk om uitgaven te beheren voor 450 medewerkers in het VK, de VS, Ierland, Dubai, Mauritius en daarbuiten. De groep beheert maar liefst €1,9 miljard aan GWP, met een sterke focus op gespecialiseerde verzekeringsoplossingen en duurzame klantrelaties.

Voor de overstap naar Payhawk zag het Group Finance Team van Aventum kansen om hun processen voor uitgavenbeheer te verbeteren. Het team werkte hard om de groei van het bedrijf te ondersteunen en wilde efficiëntere systemen introduceren die schaalbaar zijn.

Vóór Payhawk moesten medewerkers hun onkosten handmatig indienen via Excel-spreadsheets en PDF’s. Leidinggevenden keurden die vervolgens goed via e-mail. Ondanks de inzet van het team kon dit proces de groei van het bedrijf niet bijbenen. Terugbetalingen konden oplopen tot wel 45 dagen.

Tegelijkertijd was het finance team veel tijd kwijt aan het najagen van bonnetjes, het invoeren van gegevens in NetSuite, langzame verwerkingstijden bij de bank en het gebrek aan transparantie in het PO-proces. Het team wist dat dit efficiënter moest kunnen en wilde hun tijd beter besteden aan waarde toevoegen binnen het bedrijf.

Sinds de overstap naar Payhawk heeft Aventum al hun uitgavenbeheer, inclusief PO’s, weten te centraliseren. Managers kunnen nu leveranciersfacturen goedkeuren en betalingen verwerken, allemaal op één platform.

Het finance team gebruikt de inzichten uit inkooporders nu ook om kosten te optimaliseren. Zo kan de procurement lead bijvoorbeeld tien facturen van dezelfde leverancier bundelen tot één, waardoor er ruimte ontstaat om een kwantumkorting te onderhandelen. Dit verlaagt de uitgaven en verbetert de cashflow.

Greystone GT Ltd

Greystone GT Ltd, een toonaangevend raceteam, gebruikt Payhawk om uitgaven te beheren voor het team en de wereldwijde operaties. Met een klein finance team dat een breed scala aan hoge transacties ondersteunt, van race-evenementen tot onderdeleninkoop, had Greystone GT Ltd behoefte aan een oplossing om het inkoopproces te stroomlijnen en meer grip te krijgen op de uitgaven.

Voor de overstap naar Payhawk was het inkoopproces versnipperd. Er was geen formeel inkooporderproces, waardoor uitgaven vaak pas achteraf werden gecontroleerd. Dit gebrek aan controle leidde tot inefficiënties en maakte het lastig om grote aankopen te beheren die horen bij hun activiteiten.

Ryan Franklin, Financial Controller bij Greystone GT Ltd, legt uit: "Bij Greystone hebben we een breed scala aan uitgaven, van auto-onderdelen tot vluchten, accommodatie en personeel voor evenementen. Banden en racebrandstof zijn vooral kostbaar, en ik moet ervoor zorgen dat we niet te veel uitgeven of onnodige voorraad aanhouden. Payhawk helpt ons om alles efficiënt te houden, waardoor we deze uiteenlopende kosten effectiever kunnen beheren."

Sinds de overstap naar Payhawk heeft Greystone het inkoopproces gecentraliseerd, waarbij zowel inkooporders als betalingen met zakelijke betaalkaarten zijn geïntegreerd in één systeem.

“Ik vind de functionaliteit van Payhawk geweldig, vooral hoe het informatie opdeelt. Het haalt de informatie uit een factuur en splitst deze in regels. En het is krachtig in het analyseren van de regels in een factuurdocument, in plaats van alleen de info uit een inkoopordertemplate te halen.”

Door inkoop te centraliseren en meer inzicht te creëren, heeft het finance team van Greystone nu volledige controle over de zakelijke uitgaven. Zo kunnen ze de operatie opschalen zonder het overzicht over de kosten te verliezen.

Your takeaway PO (& platform) checklist ✓

Aside from increased spend control, efficiency, and visibility thanks to corporate cards and invoice management, including subscriptions, does your company offer you a true P2P solution featuring POs and automated approvals?

Use the handy takeaway checklist to assess whether your solutions are helping you be as efficient as possible. You can also use it to help you investigate the best solution for your business in your next RFI or RFP.

Cards and expense management

• Can your company actively keep payment terms under 45 days?
• Does your company make employee reimbursements in less than three days?
• Can you approve invoices quickly without chasing multiple approvals?
• Can give your finance team more power and speed with AI agents embedded into the ways you manage spend?
• Can you manage subscriptions easily with subscription tracking built around card spend?
• Are you able to access corporate cards with credit limits of up to $/£500K based on assessment?
• Can you leverage multi-currency credit lines in GBP, EUR, and USD?
• Are you spending 0% FX in six currencies and paying low FX fees of just 1.99% across all others?
• Can you issue and control cards in bulk and build policies into your cards, apps, and platforms using card freezes, ATM blocks, daily limits, and other policies?
• Are you tracking your company's spend and monitoring every business expense and transaction as it happens in real time?
• Can you connect specific corporate visa cards to specific employees and teams so you always know who's spending?
• Can you set up your budget management per cost centre, track payments and expenses against them in real time, and stay agile by adjusting budgets and controls in seconds?
• Does your solution save you time by letting you set up cost centres, categories, and VAT and using AI to automatically suggest the correct expense data for your invoice and recurring payments?

Accounts Payable, including PO (and invoices)

• How do invoices from suppliers reach your finance team?
• How fast does your company approve, review and pay an invoice?
• Can you automatically require different approvals based on conditions like amount, team, category/GL, project, etc.?
• Can you automatically capture invoice data globally, regardless of language?
• Can you set default categories and custom field values based on supplier or employee to be 100% confident that invoice data will be exported to your ERP correctly?
• Can you make fast, low-cost payments to suppliers in any currency?
• How often do you find out that you’ve been overcharged by a supplier post-factum?
• Does your company use the most appropriate procurement flows?
• Can all of your colleagues follow the P2P process you have?
• Does your P2P process require a central person to manually orchestrate and involve different stakeholders and systems?
• Do you use full three-way matching with goods received notes for your goods POs?
• Can you choose between requiring three-way and two-way matching for different POs?
• How much time does it take you to process a PO invoice if there is a discrepancy? What about if there isn’t?
• Can you automatically link incoming invoices to POs and calculate discrepancies?
• Can you automatically commit funds from your budgets based on open POs?
• Can you check variance analysis in just seconds?
• Can you keep tabs on committed spend by tracking utilisation based on an amortisation schedule?
• Can your non-finance colleagues streamline purchase requests by auto-extracting data from documents like shopping cart screenshots?
• Can your finance team give procurement colleagues the control and speed they need with PO review steps?