Hoe Aventum Group multi-entity finance vereenvoudigt

De overstap naar Payhawk: directe efficiëntie, realtime inzicht

Sinds de overstap naar Payhawk heeft het Group Finance-team van Aventum volledig afscheid genomen van spreadsheets en handmatige processen.

Medewerkers dienen nu simpelweg hun onkosten in via de Payhawk-app door bonnen realtime te scannen en de uitgaven binnen enkele seconden te categoriseren via OCR-technologie. Na goedkeuring door de leidinggevende worden ze binnen enkele dagen automatisch terugbetaald.

Voor het finance-team is de transformatie nog ingrijpender. Dankzij onze oplossing is handmatige invoer in NetSuite volledig verleden tijd en dat levert hen meer dan twee weken administratief werk per maand op.

Alex Curme, Group CFO bij Aventum Group, zegt:

“Elke uitgave komt nu realtime in NetSuite terecht. Geen gejaag meer achter bonnetjes, geen vertragingen. We hebben weken aan werk bespaard én volledige financiële zichtbaarheid om onderbouwde beslissingen te nemen. En onze medewerkers zijn er dol op!”

En die zichtbaarheid is écht totaal. Het team van Aventum beheert hun zakelijke betaalkaarten, declaraties, uitgavenbeheer, crediteurenbeheer en een groot deel van hun inkoopproces via Payhawk. Alle uitgaven zijn dus eenvoudig op één centrale plek te volgen.

Dit maakt ook het goedkeuringsproces een stuk eenvoudiger voor alle betrokkenen. Tim legt uit:

“Leidinggevenden krijgen elke dag één e-mail met alles wat ze moeten goedkeuren: budgetaanvragen, facturen, creditcard uitgaven. Dat bespaart enorm veel tijd.”

Fraude voorkomen en grip houden: misbruik stoppen in minuten

Reis- en entertainmentkosten vormen een grote kostenpost voor Aventum, denk aan belangrijke klantafspraken, zakenreizen en evenementen.

Hun verhaal was vergelijkbaar met dat van veel snelgroeiende bedrijven. Voor de overstap naar Payhawk was het een uitdaging om alle on-the-go uitgaven te beheren, zeker bij verloren of gestolen kaarten.

Tim legt uit:

“Creditcards van de bank waren lastig in gebruik, vooral als er iets misging. Je kon limieten niet snel aanpassen en kaarten niet eenvoudig vervangen als ze kwijt waren.”

Vandaag ziet dat plaatje er heel anders uit. Met Payhawk worden niet-zakelijke uitgaven direct gesignaleerd via transactiemeldingen, zodat het finance-team kaarten kan bevriezen en nieuwe kan uitgeven, nog vóór er sprake is van misbruik.

Inzicht in uitgaven bij meerdere entiteiten: van twee maanden vertraging naar realtime zicht

Met 11 entiteiten verspreid over meerdere landen had Aventum behoefte aan een oplossing voor multi-entity management die kon meegroeien en volledige controle bood over uitgaven, ook over landsgrenzen heen. Maar vóór de overstap naar Payhawk liep het FP&A-team telkens achter de feiten aan. Het duurde weken voordat ze een volledig beeld hadden van de uitgaven per entiteit.

Het team zag in dat er een systeem nodig was dat te late declaraties en handmatige herallocaties tussen systemen kon voorkomen. Tegelijk wilden ze financiële blinde vlekken elimineren en sneller toegang krijgen tot budgetinzichten voor betere besluitvorming.

Vandaag heeft het team realtime inzicht in uitgaven per entiteit, valuta en afdeling. De finance-afdeling ziet wereldwijde uitgaven in één oogopslag en kan daardoor beter bijsturen, overschrijdingen voorkomen en het beleid moeiteloos handhaven.

Met een groeiend personeelsbestand waardeert Aventum vooral ook de schaalbaarheid van Payhawk. Het duurt slechts een paar minuten om iemand veilig toegang te geven tot een kaart (inclusief controles). Medewerkers kunnen meteen aan de slag dankzij de gebruiksvriendelijke interface. Bovendien besparen de trainingvideo’s en helpdesk artikelen het finance-team nóg meer tijd.

Samenwerking tussen entiteiten is inmiddels de norm. Alex legt uit:

“De Amerikaanse entiteit doet uitgaven in dollars en de Britse in ponden, enzovoort, maar alles loopt via Payhawk. Daardoor zien we alle uitgaven op één centrale plek. Voorheen waren de uitgaven per entiteit vrij gescheiden, maar nu werken we entiteitoverstijgend. Dat maakt samenwerking tussen teams veel makkelijker.”

Tim vult aan:

“Naarmate we groeien, hebben we systemen nodig die met ons meegroeien. We hebben Payhawk uitgerold naar alle bedrijven in het VK, Ierland en de VS. Het helpt ons écht om op te schalen – we kunnen eenvoudig nieuwe bedrijven, kaarten en medewerkers toevoegen, en gewoon blijven doorgaan.”