Aventum Group Ltd: Finanzprozesse mehrerer Gesellschaften neu und effizient gestalten

Umstieg auf uns: Sofortige Effizienz und Echtzeit-Transparenz

Seit der Umstellung auf unsere Lösung hat das Group Finance Team bei Aventum Tabellenkalkulationen und manuelle Abläufe vollständig abgeschafft.

Mitarbeitende reichen ihre Ausgaben nun einfach über die Payhawk-App ein, indem sie Belege in Echtzeit fotografieren und die Ausgaben dank OCR-Technologie in Sekunden kategorisieren. Nach der Freigabe durch die Vorgesetzten erfolgt die Erstattung automatisch innerhalb weniger Tage.

Für das Finanzteam ist der Wandel noch beeindruckender. Mit unserer Lösung entfällt die manuelle Dateneingabe in NetSuite komplett, was monatlich mehr als zwei Wochen an Verwaltungsarbeit einspart.

Alex Curme, Finanzvorstand (CFO) der Aventum Group, berichtet:

Jetzt fließt jede Ausgabe nahtlos in Echtzeit in NetSuite ein. Kein Belege hinterherlaufen, keine Verzögerungen mehr… Wir haben Wochen an Arbeit eingespart und volle Finanztransparenz, um fundierte Entscheidungen zu treffen! Und unsere Mitarbeitenden sind begeistert!

Die Transparenz ist dabei umfassend: Das Aventum Team verwaltet über unsere Lösung Firmenkarten, Erstattungen, Spesenmanagement, Kreditorenbuchhaltung und den Großteil des Einkaufs. So sind alle Ausgaben jederzeit zentral nachvollziehbar.

Das vereinfacht auch die Genehmigungsprozesse erheblich. Tim erklärt: „Vorgesetzte erhalten täglich eine E-Mail mit allen Genehmigungen an einem Ort – Mittelanforderungen, Rechnungen, Kreditkarten etc. Das spart viel Zeit.“

Betrugsprävention und Finanzkontrolle: Missbrauch in Minuten stoppen

Reise- und Unterhaltungskosten sind für Aventum wichtige Ausgabeposten, etwa für Kundentermine, Geschäftsreisen und Events.

Das war eine Herausforderung, die viele wachsende Unternehmen kennen. Vor dem Umstieg war die Verwaltung hoher Spesenvolumen unterwegs – auch bei verlorenen oder gestohlenen Karten – für Finanzabteilung und Teams schwierig.

Tim erklärt:

Bankkarten waren schwer zu handhaben, vor allem bei Problemen. Limits konnten nicht schnell angepasst werden, und verlorene Karten ließen sich nur umständlich ersetzen.

Heute sieht die Lage ganz anders aus. Mit Payhawk werden nicht geschäftliche Ausgaben sofort über Transaktionsbenachrichtigungen erkannt, sodass das Finanzteam Karten schnell sperren und neue ausgeben kann, um Missbrauch zu verhindern.

Multi-Entity-Ausgabenübersicht: Von zweimonatigen Verzögerungen zu Echtzeit-Einblicken

Mit 11 Tochtergesellschaften in verschiedenen Ländern brauchte Aventum eine Multi-Entity-Management-Lösung, die mitwächst und vollständige Transparenz über alle Ausgaben – auch über Ländergrenzen hinweg – bietet. Vor der Umstellung auf unsere Lösung gab es im FP&A-Team Verzögerungen, bis die tatsächlichen Ausgaben aller Gesellschaften sichtbar waren.

Das Team erkannte die Notwendigkeit eines Systems, das verspätete Speseneinreichungen und manuelle Umbuchungen zwischen Systemen verhindert. Gleichzeitig sollten finanzielle Blindstellen beseitigt und Budgetinformationen für fundierte Entscheidungen beschleunigt werden.

Heute können sie Ausgaben in Echtzeit über alle Gesellschaften, Währungen und Abteilungen hinweg einsehen. Das Finanzteam verfügt sofort über globale Ausgabentransparenz, kann so informierte Entscheidungen treffen, Überausgaben verhindern und Richtlinien mühelos durchsetzen.

Mit wachsendem Personal schätzt das Team von Aventum auch die Skalierbarkeit unserer Lösung. Es dauert nur wenige Minuten, um eine Person sicher mit einer Karte und den passenden Kontrollen auszustatten. Zudem gibt es keine Verzögerungen bei der Kartennutzung, da das System besonders intuitiv ist. Schulungsvideos und Anleitungen sparen dem Finanzteam zusätzlich Zeit.

Die bereichsübergreifende Zusammenarbeit ist ebenfalls entscheidend. Alex erklärt: „Das US-Geschäft tätigt Ausgaben in Dollar, das britische in Pfund – alles läuft über Payhawk. So behalten wir alle Ausgaben zentral im Blick. Früher waren die Ausgaben der einzelnen Gesellschaften getrennt, heute arbeiten wir bereichsübergreifend zusammen und fördern die Zusammenarbeit der Teams.“

Tim ergänzt:

Mit unserem Wachstum brauchen wir Systeme, die mitwachsen. Wir haben Payhawk in allen Unternehmen in Großbritannien, Irland und den USA eingeführt. Das erleichtert die Skalierung, denn wir können problemlos neue Firmen, Kreditkarten und Mitarbeitende hinzufügen und weiter voranschreiten.