Aventum Group Ltd: Finanzstrukturen smart transformieren – über alle Gesellschaften hinweg

Umstieg auf uns: Sofortige Effizienz und Echtzeit-Transparenz

Seit der Einführung unserer Lösung hat das Group Finance Team bei Aventum manuelle Prozesse und Tabellenkalkulationen vollständig hinter sich gelassen.

Mitarbeitende reichen ihre Ausgaben nun direkt über die Payhawk-App ein – einfach per Foto in Echtzeit. Die automatische Belegerkennung (OCR) kategorisiert die Ausgaben innerhalb weniger Sekunden. Nach Freigabe durch die Vorgesetzten erfolgt die Erstattung schnell und automatisiert – meist innerhalb weniger Tage.

Für das Finanzteam ist die Veränderung noch weitreichender. Die manuelle Dateneingabe in NetSuite entfällt vollständig – das spart monatlich mehr als zwei Wochen Verwaltungsaufwand.

Alex Curme, Finanzvorstand (CFO) der Aventum Group, berichtet:

Heute wird jede Ausgabe automatisch und in Echtzeit in NetSuite übernommen. Kein Hinterherlaufen mehr, keine Verzögerungen. Wir sparen Wochen an Arbeit – und haben jederzeit volle Transparenz für fundierte Entscheidungen. Auch unsere Mitarbeitenden sind begeistert.

Die Transparenz ist umfassend: Über unsere Plattform verwaltet das Aventum Team Firmenkarten, Erstattungen, Spesen, die Kreditorenbuchhaltung sowie große Teile des Einkaufs. Alle Ausgaben sind zentral einsehbar – jederzeit und standortübergreifend.

Auch Genehmigungsprozesse wurden deutlich vereinfacht. Tim erklärt: „Vorgesetzte erhalten täglich eine E-Mail mit sämtlichen Genehmigungen auf einen Blick – von Mittelanforderungen über Rechnungen bis zu Kreditkarten. Das spart enorm viel Zeit.“

Betrugsprävention und Finanzkontrolle: Missbrauch in Minuten stoppen

Reise- und Unterhaltungskosten sind bei Aventum zentrale Ausgabeposten – etwa für Kundentermine, Geschäftsreisen oder Events.

Für viele wachsende Unternehmen ist das eine Herausforderung. Vor der Umstellung war es schwierig, hohe Spesen unterwegs effizient zu verwalten – besonders bei verlorenen oder gestohlenen Karten.

Tim erklärt:

Bankkarten waren schwer zu kontrollieren, vor allem im Problemfall. Limits ließen sich nicht flexibel anpassen, und der Ersatz verlorener Karten war aufwendig.

Heute ist das ganz anders. Mit Payhawk erkennt das Finanzteam verdächtige Ausgaben sofort durch Transaktionsbenachrichtigungen. Karten lassen sich bei Bedarf umgehend sperren und neu ausstellen – Missbrauch wird so innerhalb von Minuten gestoppt.

Multi-Entity-Ausgabenübersicht: Von zweimonatigen Verzögerungen zu Echtzeit-Einblicken

Mit elf Tochtergesellschaften in verschiedenen Ländern benötigte Aventum eine Multi-Entity-Management-Lösung, die mit dem Unternehmen wächst und vollständige Transparenz über alle Ausgaben hinweg bietet – auch über Länder- und Währungsgrenzen hinaus. Vor dem Umstieg auf unsere Lösung vergingen im FP&A-Team oft zwei Monate, bis ein vollständiger Überblick über die Ausgaben aller Gesellschaften möglich war.

Das Team erkannte den Bedarf an einem System, das verspätete Speseneinreichungen vermeidet, manuelle Umbuchungen überflüssig macht und finanzielle Lücken schließt. Gleichzeitig sollten Budgetdaten schneller verfügbar sein, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Heute hat das Finanzteam in Echtzeit Einblick in sämtliche Ausgaben – unabhängig von Gesellschaft, Währung oder Abteilung. So lassen sich fundierte Entscheidungen treffen, Budgetüberschreitungen vermeiden und Richtlinien konsequent durchsetzen.

Mit dem Unternehmenswachstum schätzt Aventum besonders die Skalierbarkeit der Lösung. Innerhalb weniger Minuten lässt sich neuen Mitarbeitenden eine Firmenkarte mit passenden Ausgabenkontrollen zuweisen – sicher und unkompliziert. Dank der intuitiven Bedienung entfällt eine aufwendige Einarbeitung, und Schulungsvideos unterstützen das Team zusätzlich.

Auch die bereichsübergreifende Zusammenarbeit hat sich deutlich verbessert. Alex erklärt:
„Das US-Geschäft tätigt Ausgaben in Dollar, das britische in Pfund – dennoch läuft alles zentral über Payhawk. So behalten wir sämtliche Ausgaben im Blick. Früher waren die Gesellschaften voneinander getrennt, heute arbeiten wir eng zusammen und fördern aktiv die Zusammenarbeit unserer Teams.“

Tim ergänzt:

Mit unserem Wachstum brauchen wir Systeme, die mit uns wachsen. Wir haben Payhawk in allen Unternehmen in Großbritannien, Irland und den USA eingeführt. Das erleichtert die Skalierung erheblich – neue Firmen, Kreditkarten und Mitarbeitende lassen sich schnell hinzufügen, und wir können unser Wachstum reibungslos fortsetzen.