Cognito Media ist eine Marketing- und Kommunikationsagentur mit Spezialisierung auf PR-Beratung, Eventmanagement, Branding und Kommunikation – mit klarem Fokus auf die Finanzbranche und Fintech.
"Früher wurde eine einzige Kreditkarte wechselweise von mehreren Personen genutzt – etwas, das wir vermeiden möchten. Mit Payhawk kann ich selbst festlegen, wer eine physische oder virtuelle Karte erhält und welches Budget damit verbunden ist."
Cognito ist ein internationales Unternehmen mit Niederlassungen in New York, London, Amsterdam, Düsseldorf und Asien. Mit rund 100 Mitarbeitenden und internationalen Kunden sind zahlreiche Geschäftsreisen an der Tagesordnung. Genau hier lag eine der größten Herausforderungen für Cognito vor der Einführung von Payhawk: die Abwicklung von Zahlungen während der Dienstreisen.
Früher nutzte Cognito Media Kreditkarten eines traditionellen Anbieters. Solange das Büro in Amsterdam klein war, funktionierte das gut. Mit dem Wachstum des Standorts wuchsen jedoch auch die Schwierigkeiten, und die Finanzverwaltung nahm immer mehr Zeit in Anspruch. Esma berichtet:
„Zu einem Zeitpunkt hatten wir sechs Mitarbeitende mit persönlichen Kreditkarten von einem klassischen Anbieter. Monatlich erhielt ich eine PDF mit den Abrechnungen, danach musste ich alle einzelnen Belege für jede Person einscannen. Das war sehr zeitaufwendig. Außerdem musste ich alles auch noch beim Steuerberater genau nachweisen.“
Nicht nur Esma empfand den Aufwand als belastend, auch die Mitarbeitenden hatten Schwierigkeiten. Sie erklärt:
„Wenn Kolleginnen und Kollegen auf Geschäftsreise zum Essen gingen, mussten sie ständig daran denken, den Beleg aufzubewahren und bei mir im Büro abzugeben. Trotzdem gingen oft Belege verloren.“
Neben dem manuellen Einscannen der Belege musste Esma zudem dem Steuerberater genau mitteilen, welcher Kostenstelle die Ausgaben zugeordnet werden sollten. Insgesamt ein sehr zeitintensiver Prozess. Esma fasst zusammen:
„Ich habe viel Zeit damit verbracht, meine Kolleginnen und Kollegen daran zu erinnern, ihre Belege sorgfältig aufzubewahren. Gerade am Monatsende hat man wirklich genug andere Aufgaben.“
Bei Cognito Media hat jetzt jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter eine eigene geschäftliche Payhawk-Kreditkarte. Nach einem Einkauf reicht ein Foto des Belegs – das Aufbewahren der Originale entfällt. Esma kann anschließend ganz einfach festlegen, welcher Kostenstelle der Beleg zugeordnet wird, ohne Rücksprache mit dem Steuerberater.
Die Kolleginnen und Kollegen profitieren so von deutlich mehr Flexibilität. Durch die breitere Nutzung der Kreditkarten eröffnen sich neue Möglichkeiten. Esma erklärt:
Früher wurden die Kreditkarten oft untereinander getauscht – etwas, das man unbedingt vermeiden möchte. Mit Payhawk entscheide ich selbst, wer eine physische oder virtuelle Karte erhält und welches Budget damit verbunden ist.
Dank der integrierten Richtlinien kann Esma für jede Mitarbeiterin, Abteilung oder jedes Projekt individuelle Regeln festlegen. Wer häufig geschäftlich reist, erhält beispielsweise ein höheres Budget als jemand, der nur gelegentlich eine Geschäftsmahlzeit bezahlt. Esma sagt:
Wenn ein Einkauf das Kartenlimit übersteigt, kann ich die Zahlung ganz einfach und sofort freigeben. So gebe ich meinen Kolleginnen und Kollegen mehr Freiheit – das funktioniert wirklich hervorragend.
Die Integration von Payhawk mit Exact Online empfindet Esma als äußerst angenehm. Sie berichtet:
Die Integration läuft reibungslos und sehr schnell. Es fühlt sich an, als würde ich in nur einem System arbeiten. Sobald ich eine Zahlung freigebe, erscheint sie sofort in Exact Online. Das ist enorm praktisch, effizient und spart viel Zeit.
Dank der Echtzeit-Synchronisierung lassen sich Fehler schnell korrigieren. Esma erklärt:
Manchmal sehe ich nach der Freigabe eine Ausgabe in Exact Online falsch zugeordnet. Über Payhawk kann ich das ganz einfach ändern, und die Anpassung wird sofort synchronisiert. Das ist wirklich sehr hilfreich.
Seit der Einführung von Payhawk bei Cognito Media hat Esma mehr Zeit, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Sie sagt:
Es ist wichtig, die Finanzen gut zu organisieren, aber man möchte nicht zu viel Zeit darauf verwenden, sondern effizient mit der Monatsabschluss arbeiten.
Durch die Zusammenarbeit mit Payhawk und die direkte Integration in Exact Online hat Cognito Media die Ausgaben und Verwaltungsprozesse deutlich besser im Griff. Esma und ihr Team können sich nun auf strategische Aufgaben konzentrieren, während das Management der Geschäftsausgaben wesentlich effizienter und reibungsloser läuft.
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