Aventum Group Ltd transforme la gestion financière multi-entités grâce à Payhawk

Le choix de la solution Payhawk : entre efficacité immédiate et visibilité en temps réel

Depuis l’adoption de Payhawk, l'équipe Finance du groupe Aventum s’est complètement débarrassée des feuilles de calcul et des processus manuels.

Désormais, les employés ont simplement à soumettre leurs notes de frais via l'application Payhawk en photographiant leurs reçus en temps réel et en classant les dépenses en quelques secondes à l’aide de la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR). Une fois approuvées, elles sont automatiquement remboursées dans les jours qui suivent la validation par le supérieur hiérarchique. Grâce au Financial Controller Agent de Payhawk, le processus va encore plus loin : les notes de frais peuvent être soumises via un chat, les responsables les approuvent en un clic et l'agent se met automatiquement en quête des informations manquantes. Ainsi, des remboursements qui prenaient auparavant des semaines sont effectués en seulement quelques jours.

Pour l'équipe Finance, la transformation est encore plus significative. Grâce à Payhawk, elle a pu éliminer totalement la saisie manuelle des données dans NetSuite, ce qui lui permet d'économiser plus de deux semaines de travail administratif chaque mois.

Alex Curme, Directeur Financier du groupe Aventum, déclare :

À présent, toutes les données relatives aux notes de frais sont intégrées en temps réel dans NetSuite. Finis la chasse aux reçus et les retards. Notre équipe a économisé plusieurs semaines de travail et nous disposons d'une visibilité complète sur nos finances qui nous permet de prendre des décisions plus éclairées. De plus, nos collaborateurs sont conquis par la solution.

Aventum dispose véritablement d’une visibilité complète sur ses dépenses. L'équipe gère les cartes d'entreprise, les remboursements, les notes de frais, les factures fournisseurs et la plupart de ses achats via Payhawk. Le fait qu’elles soient regroupées en un seul et même endroit facilite le suivi de l’ensemble des dépenses.

Toutes ces fonctionnalités contribuent également à simplifier les processus d'approbation pour toutes les personnes concernées. Tim Green explique : "Les responsables hiérarchiques reçoivent chaque jour un e-mail qui liste l’ensemble des requêtes à approuver : demandes de fonds supplémentaires, paiement des factures, émission des cartes de crédit et plus encore. Cela nous permet de gagner énormément de temps."

Prévention de la fraude et contrôles financiers : mettre fin aux abus en quelques minutes

Les déplacements professionnels et le divertissement représentent un poste de dépenses conséquent pour Aventum, notamment lorsqu’il s’agit d’organiser des réunions avec des clients importants, des voyages d'affaires ou des événements.

Comme dans la plupart des entreprises en pleine croissance, avant l’intégration de Payhawk, la gestion du volume élevé de dépenses liées aux déplacements (y compris les cartes perdues ou volées) représentait un véritable défi pour le département Finance comme pour l'ensemble de l'équipe.

Tim Green explique :

Les cartes de crédit émises par une banque traditionnelle étaient compliquées à utiliser, surtout en cas de problème. Nous ne pouvions pas ajuster rapidement les plafonds ou remplacer facilement des cartes perdues.

Mais aujourd'hui, la situation a radicalement changé. Grâce à Payhawk, les dépenses liées aux déplacements sont enregistrées instantanément et approuvées en un seul et même endroit, ce qui permet au département Finance d'avoir une visibilité totale sur les déplacements et les événements clients, immédiatement et de manière entièrement numérique. Quant aux dépenses qui ne rentrent pas dans le cadre de l’activité professionnelle, elles sont automatiquement signalées via des notifications de transaction, ce qui permet à l'équipe Finance de bloquer une carte et d'en émettre une nouvelle en seulement quelques minutes.

Grâce aux agents d’IA de Payhawk, les mesures de protection vont encore plus loin : le Financial Controller Agent détecte de manière proactive les transactions suspectes, se met automatiquement en quête des reçus et bloque les fuites de liquidités avant qu'elles ne prennent des proportions, tandis que le Travel Agent applique automatiquement la politique de l’entreprise, réserve les voyages et génère des rapports complets et prêts à être audités.

Visibilité des dépenses multi-entités : de deux mois de retard à des informations en temps réel

Afin de gérer 11 filiales réparties dans plusieurs pays, Aventum avait besoin d'une solution de gestion multi-entités capable de suivre la croissance de l’entreprise et d'offrir une visibilité complète sur les dépenses, même à l’international. Avant de passer à Payhawk, l'équipe en charge de la planification et de l’analyse financière devait attendre un certain temps avant de disposer d’une visibilité sur les véritables dépenses au sein de chaque entité.

L'équipe était consciente de la nécessité de disposer d’un système permettant d'éviter les retards dans la soumission des notes de frais et les réaffectations manuelles entre les différents systèmes, tout en éliminant les zones d’ombre financières et en permettant d’avoir rapidement accès aux informations budgétaires pour améliorer la prise de décisions.

Désormais, Aventum peut consulter les dépenses de chacune de ses entités en temps réel, quelle que soit la devise, pour tous les départements, ce qui lui permet de bénéficier d’une vue centralisée sur ses finances à l’échelle internationale. De plus, grâce aux agents d’IA capables d’orchestrer les approbations et les demandes sur l’ensemble des filiales, le groupe peut appliquer sa politique de manière transparente tout en permettant aux équipes locales de préserver leur agilité. Ainsi, le département Finance dispose enfin d'une source de vérité unique, sans pour autant entraver sa croissance.

En raison de l’augmentation de ses effectifs, l'équipe d'Aventum tire également avantage de l’évolutivité de Payhawk. En effet, la configuration sécurisée d’une carte d’entreprise destinée à un nouveau collaborateur (et des contrôles correspondants) ne prend que quelques minutes. De plus, les cartes sont utilisables immédiatement, car la solution est extrêmement intuitive. Payhawk fournit également des tutoriels vidéos et des articles de formation qui permettent à l'équipe Finance d'Aventum de gagner encore du temps.

La collaboration entre les multiples entités représente également un atout essentiel. Selon Alex Curme : « Nos filiales réparties dans différents pays effectuent des dépenses dans différentes devises, mais elles utilisent toutes Payhawk. Cela signifie que nous disposons d’une visibilité sur l’ensemble des dépenses en un seul et même endroit. Auparavant, les dépenses de chaque entité faisaient l’objet d’un rapport distinct. Désormais, toutes les entités utilisent la même plateforme, ce qui facilite la coopération et la collaboration entre les équipes. »

Tim Green décrit :

Nous avons besoin de systèmes évolutifs capables de suivre le rythme de notre croissance. Nous avons déployé Payhawk sur l’ensemble de nos filiales au Royaume-Uni, en Irlande et aux États-Unis. Cela nous a vraiment aidés à nous développer, car il est très facile d’ajouter de nouvelles entreprises, des cartes de crédit et des collaborateurs, tout en continuant à aller de l’avant.

Optimisation des processus d'approvisionnement et de la gestion des factures fournisseurs

Aventum a également transféré ses processus d'approvisionnement vers Payhawk grâce au système de gestion des bons de commande (PO), permettant ainsi aux responsables d'approuver les factures fournisseurs et de traiter les paiements en un seul et même endroit.

Auparavant, le paiement des factures fournisseurs nécessitait plusieurs approbations sur différentes plateformes, ce qui était source de retards et d’inefficacité. Désormais, tout est centralisé, ce qui permet à Aventum de gagner plusieurs heures par semaine et d'éviter les fuites de liquidités : paiement de factures en double ou d'approbations manquées.

Tim Green partage son expérience :

Les fonctionnalités de gestion bons de commande nous ont permis de renforcer la visibilité et le contrôle. Désormais, grâce aux workflows d'approbation des bons de commande, nous pouvons intégrer des contrôles en interne et donner à notre responsable des achats une maîtrise complète sur les dépenses.

L'équipe a également commencé à utiliser les informations fournies par la fonctionnalité de gestion des bons de commande pour rationaliser les coûts. À titre d’exemple, lorsque la responsable des achats remarque que dix factures ont été émises pour le même fournisseur, elle peut les regrouper en une seule et négocier une remise en fonction du volume, ce qui permet de minimiser les dépenses et d’améliorer l’état de la trésorerie.

Alex Curme ajoute : "Il est désormais beaucoup plus facile de détecter les opportunités de réduction des coûts et d’obtenir des remises qui contribuent à améliorer notre résultat net."

Grâce au Procurement Agent de Payhawk, le processus va encore plus loin. Les demandes sont formulées en langage clair, les demandes d’approbation sont acheminées automatiquement et les bons de commande sont générés instantanément, ce qui permet aux dirigeants du département Finance de s’assurer que les dépenses sont maîtrisées dès le départ.

Payhawk renforce les équipes Finance à l’international

La transformation de la gestion financière du groupe Aventum témoigne de la puissance de l'automatisation, de la visibilité en temps réel et des contrôles financiers. De plus, le groupe a entièrement repensé la manière dont ses équipes gèrent les dépenses, renforçant l'efficacité et rendant la gestion des notes de frais plus transparente sur l’ensemble de l'entreprise.

Tim Green explique :

"Désormais, nous pouvons examiner les frais de déplacement et de représentation et comparer facilement les dépenses de l'année dernière avec la valeur qu'elles ont générée, par exemple. Cela nous permet de nous poser les bonnes questions et de résoudre les problèmes, grâce à l'analyse des dépenses et à l’obtention d’informations claires et exploitables."

En sélectionnant Payhawk, l'équipe d'Aventum a radicalement transformé sa manière de gérer les dépenses et remplacé des processus manuels obsolètes par une solution évolutive et multi-entités qui permet aux responsables du département Finance de maintenir le contrôle sur les dépenses, de lutter contre la fraude et de pérenniser le fonctionnement opérationnel.

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