Intégration ERP, gestion des frais de déplacements professionnels, besoin d’analytique… À mesure de sa croissance, Flowdesk avait besoin d’une solution tout-en-un qui lui permette de centraliser et d’optimiser sa comptabilité et sa gestion des dépenses.
Fintech française née en 2020, Flowdesk fournit des services financiers aux prestataires de services sur actifs numériques. L’entreprise pratique l’achat-vente de crypto-actifs et fournit des liquidités au marché. Flowdesk a réalisé une levée de 30 millions de dollars en série A en 2022, puis une autre en 2023 de 50 millions en série B, avec Cathay Ledger Fund, Eurazeo, ISAI, Speedinvest, Bpifrance et Ripple. L'entreprise ne cesse de se développer : en mars 2025, elle a également réalisé une extension de sa série B de 52 millions de dollars pour son infrastructure de trading crypto.
Eric Olombel, DAF de Flowdesk, s’est tourné vers Payhawk pour rationaliser ses processus comptables et la gestion des dépenses d’entreprise. Nous l’avons rencontré pour échanger sur ses enjeux et les bénéfices de la solution Payhawk pour son équipe.
“Nous avons réalisé un benchmark des solutions et opté pour Payhawk, qui bénéficiait d’une intégration avec NetSuite très bien faite.”
Jusqu’à fin 2022, la comptabilité de Flowdesk était externalisée et les dépenses étaient suivies de manière fragmentée via Qonto et Excel. Cette organisation rendait le suivi des coûts complexe, ralentissait les circuits d’approbation et entraînait une gestion inefficace des dépenses. Avec sa croissance rapide et ses levées de fonds successives, Flowdesk avait besoin d’un outil capable de s’adapter à son organisation et de s’intégrer à son nouvel ERP, Oracle NetSuite. L’enjeu était de rationaliser les processus financiers tout en apportant aux équipes des moyens de paiement flexibles et un meilleur contrôle des dépenses.
À mesure de sa croissance, Flowdesk a eu besoin de centraliser ses processus comptables ainsi que sa gestion des dépenses :
"Jusqu’à fin 2022, notre comptabilité était réalisée par un cabinet externalisé, qui réalisait une clôture des comptes annuelle, et nous gérions nos dépenses simplement sur Qonto. Nous utilisions également Excel sans automatisation et sans harmonisation. Il était difficile de suivre les dépenses de l’entreprise, les circuits d’approbation. Les justificatifs n’étaient pas toujours joints aux dépenses…"
Avant, la comptabilité était très chronophage : le contrôle des dépenses ne prend plus que 15 minutes par jour, alors que cela nécessiterait d’avoir aujourd’hui une personne à plein temps sur des tâches rébarbatives. L’équipe Finance peut désormais se concentrer sur des missions stratégiques. Par ailleurs, Eric Olombel apprécie particulièrement le fait d’avoir pu refléter l’organisation de Flowdesk dans Payhawk, de façon à accompagner l’évolution rapide des équipes et des processus.
Pour suivre ces levées de fonds et renforcer son infrastructure, Flowdesk a revu ses processus financiers et investi dans des outils technologiques, à commencer par l’ERP. Après avoir mis en place l’ERP Oracle NetSuite, Flowdesk recherchait une solution de gestion des dépenses qui permette aux équipes de disposer de cartes d’entreprise et de gérer les factures fournisseurs, le tout en s’intégrant à ce nouvel ERP. C’est l’un des différenciants qui a particulièrement plu à Eric Olombel, DAF de Flowdesk :
"Nous avons réalisé un benchmark des solutions et opté pour Payhawk, qui était encore peu connu mais bénéficiait d’une intégration avec NetSuite très bien faite."
Et depuis, la solution Payhawk continue d’évoluer pour proposer de nouvelles fonctionnalités pour répondre aux besoins des PME, des ETI, des scale-ups et de toutes les entreprises en croissance. Nous avons récemment lancé un Designer de workflows pour refléter la structure hiérarchique de chaque entreprise, des intégrations SIRH pour faciliter l’onboarding et l’offboarding des salariés, des cartes pour chaque cas d’usage, et un module de suivi budgétaire pour ne citer que quelques-unes de nos dernières nouveautés.
Grâce à cette intégration native, les transactions se synchronisent à NetSuite en un clic, en s’adaptant à vos processus en place. Flowdesk peut gérer ses différents types de dépenses (cartes, remboursements de vos salariés et paiements fournisseurs) à l'aide d'un connecteur qui comprend les entrées de journal, les rapports de dépenses ou encore les factures fournisseurs.
"Avec Payhawk, l’intégration de nouveaux fournisseurs est réalisée en une fois, sans perte de temps : un gain réel car nous avons des centaines de fournisseurs aujourd’hui. L’interface est facile à utiliser et ergonomique, Payhawk est déjà branché à Netsuite, et la comptabilité se fait quasiment toute seule ! De plus, le temps de traitement des dépenses est réduit à quelques minutes alors qu’il fallait une journée entière pour les gérer chaque mois. C’est un gain significatif alors que notre croissance de notre effectif a été fulgurante, et que nous avons créé quatre entités internationales, nécessitant des voyages pour les équipes commerciales. Sans Payhawk, il aurait été plus difficile de gérer la trésorerie, nous aurions dû fonctionner par remboursement des employés qui avancent certains frais…"
Eric Olombel est également très satisfait de l’intégration TravelPerk qui lui permet de simplifier toute la gestion des frais de déplacements professionnels de ses collaborateurs.
Grâce à cette intégration, les collaborateurs de Flowdesk peuvent accéder à un catalogue complet pour gérer vos réservations de vols, de trains, d'hôtels, etc. La politique de déplacements professionnels est intégrée à TravelPerk, pour une plus grande flexibilité sur les remboursements.
Côté comptabilité, le rapprochement des factures s'effectue toutes les heures entre Payhawk, peu importe le mode de paiement utilisé. Pour le règlement des frais engagés via TravelPerk, Payhawk propose le paiement par carte ou le paiement des factures par virement mensuel ou hebdomadaire.
Les fonctionnalités de reporting en temps réel de Payhawk permettent d’obtenir des informations détaillées sur les habitudes de dépenses de l'entreprise, ce qui facilite la budgétisation et la planification financière. Pour Flowdesk, les capacités analytiques avancées de Payhawk offrent une visibilité complète sur les dépenses et améliorent le contrôle financier.
Retrouvez également l’interview d’Eric Olombel, DAF de Flowdesk, dans l’Agefi, en cliquant ici.
Et si votre entreprise est, comme Flowdesk, à la recherche d’une solution pour maîtriser la gestion des dépenses et optimiser la comptabilité, alors prenez rendez-vous avec l’un de nos experts.
Que votre entreprise compte 10, 100 ou 1000 collaborateurs, Payhawk vous permet de rationaliser et d’optimiser la gestion de toutes vos dépenses d’entreprise.
Libérez le potentiel de vos équipes Finance !
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