Flowdesk setzt auf Payhawk, um sein Wachstum gezielt voranzutreiben

Die Herausforderungen von Flowdesk

Bis Ende 2022 war die Buchhaltung von Flowdesk ausgelagert, und die Ausgaben wurden fragmentiert über Qonto und Excel verwaltet. Diese Organisation erschwerte die Kostenverfolgung, verlangsamte Freigabeprozesse und führte zu einer ineffizienten Ausgabenverwaltung. Mit dem rasanten Wachstum und mehreren Finanzierungsrunden brauchte Flowdesk ein Tool, das sich flexibel an die Unternehmensstruktur anpasst und sich in das neue ERP-System Oracle NetSuite integrieren lässt. Ziel war es, die Finanzprozesse zu verschlanken und den Teams gleichzeitig flexible Zahlungsmittel und bessere Kontrolle über die Ausgaben zu bieten.

Ausgabenmanagement automatisieren und optimieren

Mit dem Wachstum stieg auch der Bedarf, Buchhaltungsprozesse und Ausgabenmanagement zu zentralisieren:

„Bis Ende 2022 wurde unsere Buchhaltung von einem externen Dienstleister übernommen, der einmal jährlich den Jahresabschluss machte. Unsere Ausgaben haben wir einfach über Qonto verwaltet. Zusätzlich nutzten wir Excel – ohne Automatisierung und ohne Standardisierung. Es war schwierig, die Unternehmensausgaben nachzuvollziehen oder Freigabeprozesse zu verfolgen. Belege wurden nicht immer korrekt zugeordnet …“

Früher war die Buchhaltung sehr zeitintensiv: Heute dauert die Ausgabenkontrolle nur noch 15 Minuten pro Tag – eine Aufgabe, für die man sonst eine Vollzeitkraft bräuchte. Das Finance-Team kann sich nun auf strategische Aufgaben konzentrieren. Besonders schätzt Eric Olombel, dass sich die Struktur von Flowdesk in Payhawk abbilden lässt – ein klarer Vorteil, um mit dem schnellen Wachstum von Teams und Prozessen Schritt zu halten.

Den Anforderungen einer schnell wachsenden Fintech gerecht werden

Um die Finanzierungsrunden zu begleiten und die Infrastruktur zu stärken, hat Flowdesk seine Finanzprozesse überarbeitet und in moderne Technologien investiert – allen voran in ein ERP-System. Nach der Einführung von Oracle NetSuite suchte Flowdesk eine Lösung für das Ausgabenmanagement, die sowohl Firmenkarten als auch Lieferantenrechnungen abdeckt – und sich gleichzeitig nahtlos in das neue ERP integrieren lässt. Genau diese Kombination überzeugte Eric Olombel, CFO von Flowdesk:

„Wir haben einen umfassenden Vergleich verschiedener Lösungen durchgeführt und uns für Payhawk entschieden – damals noch relativ unbekannt, aber mit einer hervorragend umgesetzten NetSuite-Integration.“

Seitdem entwickelt sich Payhawk kontinuierlich weiter, um den Anforderungen von KMUs, mittelständischen Unternehmen, Scale-ups und wachstumsstarken Organisationen gerecht zu werden. Zu den neuesten Funktionen zählen ein Workflow-Designer, der die hierarchische Struktur jedes Unternehmens abbildet, HRIS-Integrationen für einfaches On- und Offboarding, Unternehmens­karten für alle Anwendungsfälle sowie ein Budgetmodul – um nur einige der aktuellen Neuerungen zu nennen.