AUSGABENMANAGEMENT FÜR SOFTWAREUNTERNEHMEN Skalieren Sie smarter – mit voller Kontrolle über Ihre Ausgaben

Wir wissen, was Sie denken: „Das hat für unser Technologie- und Softwareunternehmen derzeit keine Priorität.“ Sie sind wahrscheinlich mit Ihren täglichen Abläufen beschäftigt, was verständlich ist.

Aber aufgrund unserer Erfahrung in diesem Sektor werden sich Ihre täglichen Abläufe nicht verbessern, solange Sie keine Software für das Ausgabenmanagement mit ihren Richtlinien, Kontrollen und automatisierten Abgleichen implementieren. Darüber hinaus werden Sie wahrscheinlich immer wieder auf die folgenden Probleme stoßen:
Ausgaben, die gegen die Unternehmensrichtlinien verstoßen

• Verlorene und fehlende Belege
• Reiseunterbrechungen und -verzögerungen aufgrund von Zwischenfällen (die in vielen Fällen durch eine Anfrage nach zusätzlichen Mitteln gelöst werden können)
• Langsamer und verspäteter Monatsabschluss
• Schlecht kategorisierte Ausgaben (was bedeutet, dass der ROI des Projekts schwer nachzuverfolgen ist)
• Mehrere doppelte Abonnements

Kommt Ihnen das bekannt vor? Wenn ja, dann war gestern der beste Zeitpunkt, um Payhawk zu implementieren.
Die gute Nachricht ist, dass der zweitbeste Zeitpunkt heute ist. Vereinbaren Sie ein 15-minütiges Gespräch mit einem unserer Experten.

Viele Technologie- und Softwareunternehmen zögern, ihren Mitarbeitern Ausgabenkarten auszustellen, da sie befürchten, dass dadurch Unternehmensgelder gefährdet werden könnten, insbesondere wenn sie mehrere Projekte gleichzeitig betreuen und sich auf Wachstum konzentrieren. Mit Karten von Payhawk, die über integrierte Richtlinien und Kontrollen verfügen, brauchen Sie sich jedoch keine Sorgen zu machen.

Payhawk-Karten bieten mehrere fortschrittliche Funktionen, die speziell für die Finanzkontrolle entwickelt wurden:

• Erstellen Sie benutzerdefinierte Ausgabenlimits
• Sperren oder erlauben Sie Ausgaben in Ländern oder Regionen, an Tagen oder zu bestimmten Zeiten und bei ausgewählten Händlern oder Händlerkategorien
• Legen Sie spezifische Ausgabenrichtlinien fest
• Erhalten Sie Echtzeit-Ausgabentransparenz
• Sperren Sie Karten automatisch, wenn der Mitarbeiter keine Belege einreicht
• Sperren Sie Karten mit einem Klick
• Stellen Sie Einmalkarten aus
• Und vieles mehr

Anstatt ein Risiko darzustellen, sind Payhawk-Karten ein präzises Kontrollinstrument, das Ihnen eine effiziente Lösung bietet, um Kapitalverluste zu verhindern, Transparenz zu gewährleisten und das Ausgabenmanagement in Unternehmen zu verbessern, in denen mehrere Projekte, Reisen, Abonnements und eine Million anderer notwendiger Ausgaben zum Alltag gehören.

Wenn Sie immer noch Zeit damit verbringen, Karten und Kontoauszüge manuell abzugleichen, dann haben Sie wahrscheinlich mit einigen oder allen dieser Probleme zu kämpfen:

• Unmengen an manueller Verwaltung und Dateneingabe
• Menschliche Fehler
• Sich wiederholende und mühsame Prozesse
• Keine Echtzeit-Transparenz
• Schwierigkeiten bei der Identifizierung von Unstimmigkeiten
• Ständige Eingriffe des Personals erforderlich
• Erhöhtes Risiko von Verzögerungen bei der Prüfung
• Komplexität, die mit dem Wachstum skaliert
• Hohe Betriebskosten (aufgrund des hohen Zeitaufwands der Mitarbeiter für das Sammeln oder Nachverfolgen von Belegen)
• Unorganisierter Dokumentationsprozess
• Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften

So weit, so schlecht! Wenn Sie jedoch Payhawk und die automatisierte Abstimmung einführen, werden Sie schnell von diesen Vorteilen profitieren:

• Große Zeitersparnis
• Größere Präzision und weniger Fehler
• Automatischer Transaktionsvergleich
• Echtzeit-Kostentransparenz
• Automatische Identifizierung von Diskrepanzen
• Weniger Bedarf an manuellen Eingriffen
• Vereinfachte Prüfprozesse
• Skalierbare Lösung, wenn das Unternehmen wächst
• Reduzierte Betriebskosten
• Nahtlose Integration in Buchhaltungssysteme
• Zentrale Karten- und Spesenverwaltung
• Einfachere Einhaltung von Vorschriften
• Automatische und organisierte Finanzberichte

Einige Technologie- und Softwareunternehmen haben sich dafür entschieden, ihre eigene Spesenverwaltungssoftware zu entwickeln, aber in der Regel weisen diese Systeme schwerwiegende Einschränkungen auf.

Das Hauptproblem besteht darin, dass diese Systeme schnell veralten, da sie nicht über die Kapazität für Innovation und kontinuierliche Verbesserung verfügen (die ein Unternehmen, das sich ausschließlich der Finanztechnologie widmet, wie Payhawk, hat).

Zu den Nachteilen dieser maßgeschneiderten Systeme gehören:

• Fehlen eines spezialisierten technischen Teams: Diese Lösungen verfügen nicht über die notwendige Unterstützung, um sich an regulatorische Änderungen anzupassen oder Funktionalitäten schnell zu verbessern.
• Keine Kartenausgabe möglich: Proprietäre Software kann keine Smart-Spending-Karten ausgeben, d. h. sie kann keine erweiterten Limits oder automatische Richtlinien zur Kontrolle und Einschränkung der Mittelverwendung festlegen. Ihre einzige Möglichkeit besteht darin, herkömmliche Bankkarten mit wenigen Limits zu verwenden und den Abgleich manuell durchzuführen.
• Integrationsprobleme: Oft können Sie Ihre maßgeschneiderten Systeme nicht mit anderen Unternehmensanwendungen wie Buchhaltungssoftware, Ihrem ERP- oder Personalverwaltungssystem verbinden, was zu Ineffizienz und zusätzlicher Arbeit für das Team führt.

Vor diesem Hintergrund bieten spezialisierte Lösungen wie Payhawk aktualisierte Technologie, die Ausgabe von Smartcards, nahtlose Integration mit anderen Systemen und vieles mehr. All dies garantiert eine wesentlich effizientere, sicherere und vernetzte Ausgabenkontrolle in allen Ihren Unternehmenseinheiten.