SOFTWARE Y TECNOLOGIA

Gestión eficaz de gastos para empresas de software

Sabemos lo que estás pensando "ahora mismo no es prioritario para le empresa". Probablemente estéis ocupados con la operativa diaria del negocio, y está bien.

Por nuestra experiencia en el sector, hasta que no implementas un software de gestión de gastos, con sus políticas, sus controles y su conciliación automatizada, esa operativa diaria no mejora. Es más, es posible que estéis acostumbrados a tener ciertas incidencias en esa operativa diaria. Los ejemplos más recurrentes son:

• Gastos fuera de la política de la empresa
• Tickets y recibos perdidos por el camino
• Bloqueos en los viajes por incidencias (que en muchas ocasiones pueden solucionarse con una solicitud de fondos extra)
• Cierres de mes lentos y tardíos

¿Te resultan familiares? En ese caso el mejor momento para implementar Payhawk fue ayer. La buena noticia es que el segundo mejor momento es hoy. Programa una llamada de 15 minutos con uno de nuestros expertos.

Muchas empresas de transporte y logística se muestran reacias a entregar tarjetas de gasto a sus empleados, temiendo que esto ponga en riesgo los fondos de la compañía. Sin embargo, esa preocupación es errónea. En realidad, para gestionar de manera eficaz los recursos financieros, no hay nada mejor que darle a los empleados tarjetas de empresa inteligentes Payhawk.

Las tarjetas Payhawk ofrecen una serie de funcionalidades avanzadas diseñadas específicamente para el control financiero.

• Crea límites de gasto personalizados
• Bloquea o habilita países o regiones, días u horas y comerciantes o categorías de comerciantes
• Establece políticas de gasto específicas
• Obtén visibilidad en tiempo real
• Bloquea tarjetas automáticamente si el empleado no presenta los recibos
• Congela tarjetas en un clic
• Emite tarjetas de un solo uso

Y mucho más.

En lugar de ser un riesgo, las tarjetas Payhawk son un mecanismo de control preciso: una solución eficiente para evitar fugas de capital, garantizar la transparencia y mejorar la gestión de los gastos en empresas donde los desplazamientos y los imprevistos son parte del día a día.

Piénsalo, con las tarjetas bancarias tradicionales es imposible saber quién ha gastado qué y por qué lo ha hecho. Con Payhawk tienes todos los datos al instante.

Si todavía todavía inviertes tiempo en hacer las conciliaciones de las tarjetas y los extractos bancarios de forma manual, seguro que te suenan todas estas situaciones:

• Consumo elevado de tiempo
• Propensión a errores humanos
• Proceso repetitivo y tedioso para empleados
• Falta de visibilidad en tiempo real
• Dificultad para identificar discrepancias
• Necesidad de intervención constante del personal
• Mayor riesgo de retrasos en auditorías
• Complejidad para escalar con crecimiento
• Costess operativos altos (debido a la cantidad de tiempo del personal)
• Entrada manual de datos y duplicación de trabajo
• Proceso de documentación desorganizado
• Riesgo de incumplimiento normativo

Estos son algunos de los cambios que verás en tu operativa diaria al beneficiarte de la conciliación automatizada de Payhawk:

• Ahorro significativo de tiempo
• Mayor precisión y reducción de errores
• Comparación automática de transacciones
• Visibilidad en tiempo real de los gastos
• Identificación automática de discrepancias
• Menor necesidad de intervención manual
• Procesos de auditoría simplificados
• Solución escalable a medida que la empresa crece
• Reducción de costes operativos y optimización de procesos
• Integración con sistemas contables
• Gestión centralizada de tarjetas y gastos corporativos
• Cumplimiento normativo más sencillo
• Informes financieros automáticos y organizados

Algunas empresas han optado por desarrollar su propio software de gestión de gastos, pero estos sistemas presentan serias limitaciones. El principal problema es que estos softwares tienden a quedarse obsoletos rápidamente, ya que no cuentan con la capacidad de innovación y actualización continua que sí tiene una empresa dedicada exclusivamente a la tecnología financiera, como Payhawk.

Las desventajas de estos sistemas caseros incluyen:

• Falta de un equipo técnico especializado: Al no tener un equipo dedicado a la tecnología financiera, estas soluciones no cuentan con el soporte necesario para adaptarse a cambios regulatorios o mejorar funcionalidades de manera rápida.
• No pueden emitir tarjetas: Los softwares propios no tienen la capacidad de emitir tarjetas de gasto inteligentes, lo que significa que no pueden establecer límites avanzados ni políticas automáticas para controlar y restringir el uso de los fondos. Su única opción es utilizar tarjetas bancarias tradicionales con pocos límites y haciendo la conciliación de forma manual.
• Problemas de integración: Muchas veces, estos sistemas no pueden conectarse de forma efectiva con otras herramientas esenciales para la empresa, como software contable, de recursos humanos o ERP, generando ineficiencias y un trabajo adicional para el equipo.
• No cumplen con normativas clave: No están certificados por la AEAT (Agencia Tributaria Española), lo que significa que la empresa sigue obligada a almacenar recibos en papel, añadiendo complejidad y riesgo a la gestión de la documentación fiscal.

Frente a esto, soluciones especializadas como Payhawk ofrecen tecnología actualizada, emisión de tarjetas inteligentes, cumplimiento normativo y la posibilidad de integrarse con otros sistemas. Todo esto garantiza un control de gastos mucho más eficiente, seguro y conectado con las necesidades actuales del mercado.