Wallapop, la empresa líder en consumo consciente que cuenta con más de 19 millones de usuarios, ha apostado por la automatización de procesos de gestión de gastos. Hablamos con Cristina Fuentes, Responsable de Tesorería en Wallapop.
Con el crecimiento que proyectaba Wallapop hace unos años, tanto en personal como en el volumen de negocio, se hizo evidente la necesidad de optimizar la gestión de gastos. El proceso manual que utilizaban hasta entonces, basado en hojas de cálculo y la recopilación física de tickets, estaba empezando a ralentizar la operativa del departamento financiero.
Esta situación se veía aún más complicada por la plataforma que tenían para la gestión de reembolsos. Al no estar integrada con su sistema ERP, cada reembolso requería una doble gestión: primero en la plataforma específica y luego el registro manual en el ERP. Esto suponía una carga administrativa considerable para el equipo financiero, restando tiempo que podían dedicar a tareas más estratégicas y de análisis.
Con el aumento de gastos y operaciones, decidieron empezar por automatizar procesos de gestión de gastos. Era uno de los procesos más repetitivos y el que más tiempo consumía. Fue entonces cuando descubrieron Payhawk, una solución que respondía perfectamente a sus necesidades gracias a su facilidad de uso, la visibilidad del gasto en tiempo real para el equipo de finanzas, la reducción del trabajo manual y facilidad de adopción para todo el equipo.
”Uno de los motivos por los que elegimos Payhawk fue la accesibilidad y facilidad de uso para todo el equipo. Al ser tan intuitiva permite que cualquier empleado, incluso los que solo viajan de forma puntual, puedan gestionar sus gastos de viaje sobre la marcha. El proceso es muy sencillo: pagan, hacen una foto y pueden olvidarse del papeleo."
Actualmente, Payhawk forma parte del día a día de Wallapop. Los equipos que más se desplazan utilizan las tarjetas corporativas de Payhawk para sus gastos de viaje o gastos puntuales, mientras que aquellos empleados que puntualmente tienen gastos, pueden solicitar reembolsos de forma rápida y sencilla desde la app, reduciendo los tiempos de devolución de ese reembolso.
El proceso se ha vuelto mucho más ágil para todo el equipo. Los tickets se suben en el momento, lo que reduce errores, evita la pérdida de justificantes y elimina la necesidad de acumular papel. Además, la integración con su ERP, NetSuite, permite al equipo financiero ahorrar horas en la introducción de datos manual y mejorar el control y la visibilidad de la información en el sistema contable.
A final de mes, el equipo financiero puede extraer reportes detallados para analizar los tipos de gasto realizados, mejorar las previsiones junto al equipo de FP&L, anticipar posibles desviaciones presupuestarias y tomar decisiones más estratégicas. Además, también pueden generar los informes ESG que deben presentar de forma anual, automáticamente.
"Dejar Payhawk sería dar un paso atrás, es una solución realmente útil para todo el equipo y todos han notado un gran cambio, especialmente quienes viajan con frecuencia. El proceso es ahora mucho más sencillo y se elimina el riesgo de perder tickets. Personalmente, he podido optimizar mi tiempo, liberando horas de tareas manuales para centrarme en actividades más estratégicas."
Para Cristina, Payhawk es una aplicación muy fácil de usar y muy necesaria, especialmente cuando el volumen de transacciones es alto. Si tú también estás pensando en mejorar la gestión financiera en la empresa, solicita una llamada con un experto de producto y descubre cómo una solución de gestión de gastos puede ayudar a tu equipo.
Disponible para empresas registradas en el Espacio Económico Europeo (EEE), el Reino Unido y los Estados Unidos.
