Cómo sacar el máximo provecho a Payhawk en 30 días

2. Formamos un mismo equipo

En Payhawk, te acompañamos desde un primer momento para que puedas sacarle el máximo provecho al software. Te guiamos en el proceso de implementación y, una vez terminada, te acompañaremos para cualquier pregunta que te surja en tu día a día.

Estés donde estés, podrás contactar con nuestro equipo de soporte. En horario de oficina, nuestro equipo de soporte te ofrecerá una atención personalizada para que puedas resolver tus preguntas de forma ágil. Y es que nuestro tiempo de respuesta es de una media de 10 minutos, lo que tardas en coger un té o un café y sentarte a resolver tus dudas ;)

Si hay preguntas que no pueden esperar, siempre puedes consultar nuestro centro de información online, que incluye artículos dedicados realizados por nuestros expertos de producto, que dan respuesta a las preguntas más frecuentes que reciben.

Por otro lado, nuestro equipo de Producto trabaja constantemente para ofrecer la mejor solución y experiencia para tu empresa. Cada trimestre lanzamos nuevas funcionalidades para mejorar y personalizar todavía más la experiencia Payhawk. Y es que nuestro software está en constante evolución.

Crearemos un plan y un calendario conjunto para apoyarte en cada paso.

3. Todo lo que necesitas saber antes de empezar

¿Payhawk se conecta con mi ERP? ¿Y con mis otros softwares?

Payhawk cuenta con una integración nativa con los ERPs de Netsuite, Microsoft Dynamics y Odoo, y con conexión con más de 50 sistemas de Recursos Humanos, para que puedas contar con datos en tiempo real en todos tus sistemas. A continuación, te detallamos todas las integraciones:

• Integraciones con ERP: NetSuite, Microsoft Dynamics, Microsoft Business Central, Sage Intacct, Odoo.
• Integraciones con Programas de Contabilidad: Exact Online, Quickbooks, Xero, DATEV...
• Integraciones con +50 sistemas de RR.HH: SAP Success Factors, Sage, ADP, Factorial, Deel, Bamboo HR, HiBob, Zenefits, Workday, Personio, Sesame, Paycor, UKG, Gusto, Paychex, Nmbrs, Lucca y Payfit.

Si todavía no nos integramos con alguno de tus sistemas, debes saber que disponemos de una API abierta para asegurar un flujo de datos bi-direccional e ininterrumpido con tu infraestructura tecnológica actual.

Por último, con la idea de ayudar al mayor número de empresas posibles, hemos desarrollado un generador de plantillas contables, con el que podrás adaptar los campos para que coincidan con los de tu programa contable.

¿Puedo personalizar mis datos maestros en Payhawk?

Sí, al arrancar con Payhawk te asignaremos un gestor de implementación, que se encargará de ayudarte a dar los primeros pasos y a configurar la herramienta. Podrás comentarle qué datos maestros quieres que importemos a Payhawk y nos aseguraremos que todos ellos estén disponibles antes de que empieces a utilizar el software en tu día a día.

Además, podrás asignar códigos a cada categoría de gasto para que estén igual en tu ERP y se puedan contabilizar automáticamente.

En los reportes de gastos incluimos los códigos de los diferentes proyectos, de esta manera podemos ver el margen que tenemos por evento al final de mes. Payhawk es capaz de extraer los campos personalizados y los códigos de los proyectos que tenemos configurados en NetSuite, nos ahorra tiempo y mantiene los datos siempre actualizados.

Howard Thompson, Controller Financiero Global en GDS Group

¿Mi equipo recibirá formación para usar Payhawk?

Sí, os acompañaremos en el proceso de implementación a través de una formación para contables, controllers financieros, directores de contabilidad y cualquier cargo que esté implicado en el uso de Payhawk, tanto en el proceso de integración, la revisión o aprobación de gastos y la emisión de tarjetas.

Payhawk también ha desarrollado recursos para que la curva de adaptación de los empleados sea mínima, de forma que puedan aprender a usar la App móvil y presentar los gastos en cuestión de minutos.

Mathias Goetz, Gerente de Proyectos Senior de ATU, explica:

Ya no tenemos que perseguir a los empleados para conseguir los recibos. Desde que usamos Payhawk, los gerentes simplemente deben tomar una foto de su recibo y se digitaliza automáticamente a través de OCR. En el primer año, este cambio permitió a ATU recuperar 2 millones de euros de Hacienda que de otro modo se habrían perdido.

Ya tengo mis flujos de aprobación definidos ¿Cómo los puedo reproducir en Payhawk?

Además de ayudarte a importar tus datos maestros, podemos ayudarte a configurar procesos específicos para tu empresa y flujos de aprobación personalizados para que puedas mejorar la eficiencia en la gestión de gastos en la empresa.

Para ello, hemos desarrollado varias funcionalidades que te permiten limitar los gastos, ofreciéndote un mayor control y visibilidad sobre la gestión de gastos y potenciando el cumplimiento de las políticas de gasto de la empresa.

4. Cómo sacar el máximo provecho de Payhawk en los primeros 30 días

Gana flexibilidad en la emisión y el bloqueo de tarjetas

• Emite tarjetas de crédito y débito, físicas y virtuales, para tus empleados en un solo clic.
• Define límites de gasto avanzados para las tarjetas e implementa de forma exhaustiva las políticas de gasto.
• Puedes limitar el gasto por empleado, equipo o proyecto para cumplir con los presupuestos.
• Puedes habilitar o bloquear, las compras online, las retiradas de efectivo en cajeros automáticos, los países o las regiones, los días e incluso franjas horarias y los comerciantes o categorías de comerciantes.
• Activa el auto-bloqueo de tarjetas cuando sea necesario, tanto cuando los empleados se van de la empresa, como cuando los empleados no presenten los tickets y facturas de sus gastos en repetidas ocasiones.

• A partir de la emisión de tarjetas de Payhawk, podrás beneficiarte de tipos de cambio más competitivos que el banco tradicional, además, podrás emitir tarjetas sin fondos, de forma que los empleados puedan solicitar fondos para sus viajes, por ejemplo. Automáticamente, y en función del importe o el criterio definido, la solicitud de fondos es validada por el/los aprobador/es que se hayan designado para ello.

• Los límites de gasto los configuras tú, así como los flujos de aprobación de solicitudes de gasto. Por ejemplo, puedes aprobar automáticamente las solicitudes de fondos inferiores a 100€ para agilizar, definir al responsable del departamento como aprobador para importes de 100€-500€, y asignar al Manager del departamento y al CEO o departamento de Finanzas para gastos superiores a 500€. Los aprobadores reciben una notificación para agilizar la gestión de fondos.

• [NOVEDAD] Tarjetas de un solo uso: ¿Te preocupa que se filtren los datos de la tarjeta de empresa? ¿Quieres que el empleado tenga acceso a una tarjeta de empresa pero que solo realice la compra que le aprobado? Para estas casuísticas y muchas más desde Payhawk hemos lanzado tarjetas 100% personalizables. Las posibilidades son infinitas y los límites los pones tú. Adjuntamos un vídeo con ejemplos.

Digitaliza gastos y recupera el IVA de tus tickets y facturas sin perseguir a tus empleados

• Cuando el empleado realiza un gasto con la tarjeta de Payhawk, automáticamente recibe una notificación para subir el documento mediante una foto. En un clic, el documento queda digitalizado en la plataforma y está accesible para el equipo de finanzas.

• A diferencia de otros softwares de gestión de gastos, Payhawk está certificado por la AEAT, de forma que los tickets y facturas que se almacenan en el software tienen validez fiscal. En otras palabras: con Payhawk puedes deshacerte de los tickets y recibos en papel. En caso de que haya una auditoría, estás cubierto.

• Payhawk se integra con 60dias, la empresa líder de recuperación de IVA en España, para que puedas recuperar el IVA de tus tickets sin que los empleados tengan que rellenar las notas de gasto de forma manual.

Haz el seguimiento de los Presupuestos en tiempo real

• [NOVEDAD] Gracias a la nueva funcionalidad de Presupuestos podrás tener tus presupuestos al día todos los días (independientemente qué tipo de gasto sea: pago con tarjeta, reembolso, orden de compra, factura, suscripción, reembolso...)
• Tendrás visibilidad sobre el presupuesto total, la cantidad gastada, la cantidad asignada y la cantidad disponible en todo momento.
• Podrás ver qué impacto tiene cada gasto en el presupuesto antes de aprobarlo o rechazarlo.
• Cada responsable de presupuesto tendrá visibilidad sobre su presupuesto, de esta manera evitar sobrecarga de mensajes entre en departamento financiero y el resto de departamentos.
• Las jerarquías de los presupuestos son personalizables y las dimensiones de los mismos ilimitadas
• Puedes subir tantos pronósticos como quieras

Simplifica la gestión de gastos de viaje

• Con Payhawk, podrás calcular y controlar los gastos de viaje de los empleados desde la misma plataforma, tanto en materia de dietas como en kilometraje.
• Los pagos realizados con las tarjetas corporativas de Payhawk, te ofrecen una mayor cobertura y tranquilidad.
• Payhawk se integra con la plataforma de viajes de empresa TravelPerk, ofreciendo una mayor flexibilidad y control para la gestión de gastos de viajes de negocio.

Agiliza los flujos de aprobación

• En Payhawk, puedes personalizar los flujos de aprobación para que los gastos sean revisados por todos los responsables implicados, y de este modo mejorar la agilidad y reducir cuellos de botella.
• Podrás construir flujos de aprobación en base a diferentes criterios de gasto, como por ejemplo gasto de kilometraje, reembolsos, transferencias bancarias o pagos con tarjeta.
• Los flujos de aprobación pueden tener múltiples pasos y aprobadores. Por ejemplo, para una solicitud de fondos o aprobación de un pago de un importe considerable, los aprobadores recibirán una notificación en el móvil con la cantidad solicitada y el contexto necesario para aprobar o rechazar el gasto. Esta funcionalidad es realmente ventajosa y ágil cuando un miembro del equipo viaja y necesita fondos extra de inmediato por algún imprevisto. Así lo afirman nuestros clientes.
• Además, podrás definir tipos de gasto o límites de gasto que no requieran aprobación y se aprueben automáticamente. Toda la flexibilidad que necesitas para agilizar la aprobación de gastos en la empresa.

Automatiza la conciliación bancaria

• Despídete de las tareas manuales y repetitivas con la conciliación automatizada de gastos. Payhawk extrae los datos relevantes y los campos personalizados de tickets y facturas mediante la tecnología OCR, lo cual garantiza que el gasto se asigne a la categoría adecuada.
• Los datos se transfieren de forma automática con tu ERP o software de contabilidad, para que puedas automatizar la conciliación de recibos y agilizar el cierre de mes.

Mantén los datos de gasto sincronizados y categorizados en tu ERP

• Payhawk cuenta con integraciones con ERPs como Netsuite, Microsoft Dynamics, Odoo, Exact o SAP Business.
• Además, se integra vía API con el resto de programas contables para que la información fluya entre ambos programas con agilidad
• Para mejorar la exportación de información a otros programas, en Payhawk puedes editar las plantillas para exportarlas con la información que requiera tu sistema contable.

Giancarlo Bruni, CFO de la empresa de comercio electrónico Heroes, confiesa:

Trabajar sin gestión de gastos ni un ERP es como conducir un coche de 30 años: sin comodidad ni velocidad. Algunas empresas tienen una oficina administrativa con 25 personas introduciendo números, pero no es eficiente ni necesario. Preferimos trabajar con Payhawk para automatizar y ahorrar.

Mejora del análisis de tus gastos

• Para poder mejorar la toma de decisiones en tu empresa y anticipar posibles imprevistos, es imprescindible contar con información actualizada en tiempo real.
• Además de contar con un panel de control en el que visualizar todos los gastos, en Payhawk podrás tener una mejor visibilidad de los gastos recurrentes como las suscripciones, para que puedas detectar fácilmente aquellas que no se usen y que estén generando el mayor gasto en la empresa sin asegurar un buen retorno de la inversión.
• Por último, nuestros clientes nos han comentado en numerosas ocasiones que los jefes de departamento solicitan los informes de gasto de Payhawk por departamento para así elaborar sus propios informes.

Agiliza el cierre del mes y del ejercicio

• Además de contar con información en tiempo real, tus documentos siempre quedarán accesibles, de forma que puedas acceder a ellos fácilmente ante cualquier requerimiento de Hacienda.
• Payhawk está certificada por la AEAT y guarda una pista de auditoría de los gastos, de forma que los documentos son válidos para presentar ante cualquier inspección. Tu información siempre quedará accesible para cumplir con las acciones requeridas para llevar la tesorería de la empresa al día.
• Para que puedas mejorar la contabilidad y el cierre a final de mes, Payhawk se integra con ERPs, como Microsoft Dynamics, Netsuite y Odoo, y con los softwares de contabilidad como Exact Online, Xero, quickbooks y DATEV. Además cuenta con una API abierta y un generador de ficheros contables a medida.
• Arrancar con Payhawk te permitirá mejorar la visibilidad de todos los movimientos. La información queda registrada en Payhawk de forma que siempre puedes acceder a los datos en tiempo real así como extraer reportes durante el mes. Payhawk te facilita el cierre de mes o del ejercicio con datos en tiempo real, con validez por la AEAT.
• Centralizar datos y documentos.

Mejora tu compromiso con prácticas empresariales responsables y sostenibles.

• Payhawk Green hace un seguimiento de las emisiones de CO2 a partir de los pagos realizados con las tarjetas de Payhawk y simplifica la recolección de los datos necesarios para elaborar los informes de sostenibilidad y ESG. De esta manera te ayuda a comprender mejor el impacto ambiental de tus operaciones y tu cadena de suministro.
• A partir del GHG Protocol, Payhawk estima las emisiones y las asigna a cada transacción. De este modo, toda la información quedará accesible en la plataforma para que puedas hacer un mayor análisis, por ejemplo categorizando proveedores según las emisiones o compartiendo dicha información con terceros.

Automatiza el pago de tus cuentas a pagar a gran escala

• Refuerza los controles de pago con nuestro software integral de cuentas a pagar. Toma el control de la gestión de facturas con la recogida y categorización automática de los datos.
• Vincula rápidamente facturas nuevas a órdenes de compra y extrae de forma automática los datos de las facturas en más de 60 idiomas.
• Ahorra el tiempo que dedicas a categorizar los datos y deja que la tecnología OCR con aprendizaje automático de Payhawk lo haga por ti.
• Envía las facturas a las personas responsables y en el momento apropiado gracias a nuestros flujos de aprobación sencillos y automatizados.
• Con Payhawk, es posible automatizar el pago de las cuentas a pagar de dos formas diferentes: puedes establecer una fecha específica o bien seleccionar la opción de pagar la factura el día de su vencimiento.
• Además, para aumentar el control del pago de facturas, puedes involucrar a dos personas en el proceso: una responsable de validar la factura y otra de ejecutar el pago.

Por último, Payhawk ofrece una triple conciliación entre órdenes de compra, acuses de recibo y facturas.

Agiliza las compras y controla el gasto desde el pedido hasta el pago.

• Gestiona todas las solicitudes de compra de forma centralizada y crea flujos de aprobación de múltiples niveles para involucrar a los responsables en el proceso y garantizar su conocimiento y aprobación de los mismos.
• Evita errores con la triple conciliación de Payhawk entre la orden de compra, el acuse de recibo y la factura. Garantiza que los bienes o los servicios se han recibido en la cantidad correcta y al precio acordado, e identifica las discrepancias fácilmente, en caso que las haya.
• Crear umbrales de discrepancia en la cantidad o en el precio y activa nuevos flujos de aprobación para estos casos.
• Obtén una visibilidad completa de las compras de tu empresa y cierra la contabilidad más rápido, manteniendo el control exhaustivo de los gastos y cumpliendo con las políticas de gasto de la empresa.

5. Cinco pasos para mejorar el cierre de mes con las tarjetas de Payhawk

1. Emite tarjetas de crédito y débito para tus empleados, y establece controles y límites avanzados para controlar los gastos y asegurar las políticas de gasto.
2. Durante el mes, tus empleados realizan los gastos con la tarjeta de Payhawk y suben los recibos de forma sencilla, haciéndoles una foto mediante la app móvil. Gracias a la tecnología OCR, los datos quedan registrados en Payhawk automáticamente.
3. De este modo, tu equipo financiero puede procesar todos los gastos de empleados conforme se van realizando y así asegurarse de que no falte ningun ticket ni quede ninguna factura impagada o vencida. Además, gracias a la introducción automática de datos al sistema y la conexión con tu ERP o software de contabilidad, la conciliación se realiza de forma automática a medida que se producen los gastos.
4. Además, como Payhawk está certificado por la AEAT, los tickets y facturas subidos al programa tendrán validez para su presentación y contabilización. Y gracias a 60dias, la empresa podrá recuperar el IVA de los tickets sin que los empleados tengan que rellenar las notas de gastos.
5. Cierra el mes de forma más ágil, con información en tiempo real, y la posibilidad de extraer informes o reportes contables para analizar siempre que quieras.

6. Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia a Payhawk de otros proveedores de gestión de gastos?

Payhawk es una plataforma diseñada especialmente para los equipos financieros que permite cubrir las necesidades de medianas y grandes empresas.

Gracias a las posibilidades de personalización y automatización, Payhawk se adapta a los procesos de la empresa para mejorar la agilidad de procesos financieros y contables así como garantizar la sincronización de gastos con el programa contable de la empresa.

A diferencia de otros programas, Payhawk tiene un verdadero alcance internacional, no sólo te permite crear cuentas y emitir tarjetas en Europa, EEUU y Reino Unido, sino que facilita la creación de IBAN específico. Esta internacionalización te permite generar transferencias de bajo coste, a más de 160 países y más de 50 divisas.

Las posibilidades multi-gestión de Payhawk son un punto diferencial para aquellas empresas que cuenten con varias entidades. Payhawk centraliza toda la información bajo un mismo panel de control para que puedas gestionar y analizar los gastos de cada una de ellas, así como la gestión de pagos en diferentes divisas.

Además, Payhawk está homologado por la AEAT, de forma que la información que se digitaliza y almacena en Payhawk tiene validez ante cualquier posible inspección.

En Payhawk, dispondrás de un equipo de soporte humano rápido y multilingüe (sí, has leído bien, humano, no robots) que te acompañará desde el proceso de implementación y onboarding como a lo largo de tu vida con Payhawk.

¿Cuándo es el mejor momento para empezar con Payhawk?

Basándonos en la experiencia de nuestros clientes actuales, cuánto antes empieces con la solución de Payhawk, antes podrás mejorar la visibilidad sobre los gastos de la empresa y mejorar los análisis financieros del negocio.

Las empresas que ya usan Payhawk llegan a final de mes con todo el trabajo realizado, de forma que es muy sencillo elaborar informes contables y tener visibilidad en tiempo real de los gastos del negocio para mejorar la toma de decisiones.

7. Próximos pasos

Para poder arrancar con Payhawk, puedes hablar con un experto para que te guíe y asesore para tu caso específico. El experto de Payhawk te mostrará la plataforma y te guiará por las funcionalidades específicas , para que puedas sacarle el máximo provecho a la plataforma para tu caso en particular.

Una vez decidas empezar con Payhawk, nos pondremos en marcha con el proyecto. De este modo, podrás mejorar el control de los gastos, agilizar los flujos de aprobación y aumentar la visibilidad sobre el gasto. Esto permitirá a la empresa tomar decisiones informadas, optimizar presupuestos y lograr un crecimiento sostenible.

Descubre cómo Payhawk puede ayudar en la gestión de gastos de la empresa. Habla con un experto y recibe asesoramiento personalizado.