Guide d'implémentation - tirer parti de Payhawk en 30 jours

1. Nous formons une seule équipe

Chez Payhawk, nous vous accompagnons dès la mise en œuvre afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de notre outil. Nous vous guidons tout au long du processus d'implémentation et, une fois celui-ci terminé, nous vous aidons à répondre à toutes les questions que vous vous posez au quotidien.

Où que vous soyez, vous pouvez ainsi contacter notre équipe d'assistance, qui vous apportera des conseils personnalisés et répondra à toutes vos questions. Notre temps de réponse est de 10 minutes en moyenne, juste le temps pour vous de vous faire une tasse de thé ou de café :)

Et si vous avez des questions urgentes, vous pouvez toujours consulter notre centre d'information en ligne, qui comprend des articles dédiés rédigés par nos experts produits, fournissant des réponses aux questions les plus fréquemment posées.

Par ailleurs, notre équipe produit travaille constamment à fournir la meilleure solution et la meilleure expérience pour votre entreprise. Chaque trimestre, nous lançons de nouvelles fonctionnalités pour améliorer et personnaliser l'expérience Payhawk. Notre logiciel est ainsi en constante évolution.

Nous élaborerons un planning et un calendrier ensemble pour vous soutenir à chaque étape.

2. Tout ce que vous devez savoir avant de commencer

Payhawk se connecte-t-il à mon ERP et à mes autres logiciels ?

Payhawk dispose d'une intégration native avec les ERP Netsuite, Microsoft Dynamics et Odoo. Il se connecte à plus de 50 systèmes RH, afin que vous puissiez disposer de données en temps réel dans tous vos systèmes.

Voici toutes les intégrations possibles avec Payhawk :

• Intégrations ERP : NetSuite, Microsoft Dynamics, Microsoft Business Central, Odoo
• Intégrations avec les programmes de comptabilité : Xero, Exact Online, DATEV
• Intégrations avec plus de 50 systèmes RH, tels que : SAP Success Factors, Sage, ADP, Factorial, Deel, Bamboo HR, HiBob, Zenefits, Workday, Personio, Sesame, Paycor, UKG, Gusto, Paychex, Nmbrs, Lucca et Payfit.

Si nous ne sommes pas encore intégrés à l'un de vos systèmes, pas de problème ! Nous disposons d'une API ouverte qui garantit un flux de données bidirectionnel transparent avec votre infrastructure technologique actuelle.

Enfin, dans l'idée d'aider le plus grand nombre d'entreprises, nous avons développé différents modèles d’exports comptables, grâce auxquels vous pouvez adapter les champs à ceux de votre logiciel comptable.

Puis-je personnaliser mes données de référence dans Payhawk ?

Lorsque vous commencez à utiliser Payhawk, nous vous attribuons un Implementation Manager qui vous aidera à mettre en œuvre et à configurer l'outil.

Vous pourrez lui indiquer les données de référence que vous souhaitez importer dans Payhawk : il s’assurera qu'elles sont toutes disponibles avant que vous ne commenciez à utiliser le logiciel au quotidien. Vous pourrez également attribuer des codes à chaque catégorie de dépenses afin qu'elles soient identiques dans votre ERP, et qu'elles puissent être comptabilisées de manière automatique.

Dans les rapports de dépenses, nous incluons les codes des différents projets, de sorte que nous pouvons voir la marge dont nous disposons par événement. Payhawk est capable d'extraire les champs personnalisés et les codes des projets que nous avons mis en place dans NetSuite, ce qui nous permet de gagner du temps et de garder les données parfaitement à jour. - Howard Thompson, contrôleur financier du groupe GDS

Mon équipe sera-t-elle formée à l'utilisation de Payhawk ?

Oui, nous vous assistons dans le processus de mise en œuvre en formant les équipes comptables, les contrôleurs financiers et tout poste impliqué dans l'utilisation de Payhawk, que ce soit l’intégration, l'examen ou l'approbation des dépenses et l'émission des cartes.
Payhawk a également développé des ressources pour réduire le temps d'adaptation des salariés. Cela leur permet d'apprendre rapidement à utiliser l'application mobile pour soumettre leurs dépenses.

J'ai déjà défini mes workflows d'approbation, comment puis-je les reproduire dans Payhawk ?

En plus de vous aider à importer vos données de base, nous pouvons vous aider à mettre en place des processus spécifiques et des workflows d'approbation personnalisés afin d'améliorer l'efficacité de la gestion des dépenses dans votre entreprise.
À cette fin, nous avons développé plusieurs fonctionnalités qui vous permettent de limiter les dépenses, et d’avoir plus de contrôle et de visibilité sur la gestion de celles-ci.

3. Comment tirer le meilleur parti de Payhawk au cours des 30 premiers jours ?

Gagnez en flexibilité dans l'émission et le blocage automatique des cartes

• Emettez des cartes de paiement physiques et virtuelles pour vos salariés en un seul clic.
• Définissez des limites de dépenses avancées pour les cartes et mettez en œuvre des politiques de dépenses complètes.
• Limitez les dépenses par salarié, équipe ou projet afin de respecter les budgets.
• Activez ou bloquez les achats en ligne, les retraits en DAB, des créneaux horaires spécifiques, des marchands ou catégories de marchands.
• Activez le blocage automatique des cartes lorsque cela est nécessaire : par exemple, lorsque les salariés quittent l'entreprise ou lorsqu'ils omettent à plusieurs reprises de présenter leurs justificatifs de dépenses et leurs factures.

• En émettant des cartes Payhawk, vous pouvez bénéficier de taux de change plus compétitifs que ceux d’une banque traditionnelle. Vous pouvez également émettre des cartes sans solde (rechargeables), à utiliser dans des cas particuliers comme un voyage d’affaires, par exemple. Ainsi, la demande de fonds est validée par le(s) approbateur(s) désigné(s) de manière automatique et en fonction du montant ou des critères définis.

• Les limites de dépenses sont configurées par vous-même, tout comme les workflows d'approbation des demandes de dépenses. Par exemple, vous pouvez approuver automatiquement les demandes de fonds inférieures à 100 euros, définir le manager comme approbateur pour les montants compris entre 100 et 500 euros, et désigner le manager et la direction financière pour approuver toute dépense supérieure à 500 euros.

• [NOUVEAU] Cartes à usage unique (ou cartes One Shot) : gardez le contrôle de vos dépenses : fixez une limite de transaction, n'autorisez la carte que pour un commerçant spécifique, ou appliquez d'autre paramètres d'utilisation (lieu, heure, etc.).

Numérisez vos dépenses et récupérez la TVA sur vos reçus et factures sans avoir à relancer vos salariés

• Lorsqu'un salarié effectue une dépense avec la carte Payhawk, il reçoit automatiquement une notification pour télécharger le justificatif. En un clic, le document est numérisé sur la plateforme et directement accessible à l'équipe financière.
• Contrairement à d'autres logiciels de gestion des dépenses, les reçus et factures stockés dans Payhawk ont une valeur probante. Cela signifie qu’ils sont certifiés d’un point de vue légal, et peuvent être opposés à l’administration fiscale.
• Payhawk s'intègre à 60dias, l’expert en matière de récupération de la TVA pour les voyages d’affaires et les dépenses dans toute l'Europe. Grâce à notre système d'extraction de données automatisé, nous récupérons toutes les informations pertinentes des reçus ; celles-ci sont ensuite converties en factures dotées d’une valeur probante.

Bénéficiez d'un suivi budgétaire en temps réel

• Maîtrisez vos budgets en temps réel : plus besoin d'attendre la fin du mois pour connaître l'avancée du budget. Avec Payhawk, vous disposez de tableaux de bord détaillés pour comprendre les dépenses par département, par catégorie, par période ou encore par employé, afin de prendre des décisions rapides et éclairées.
• Assurez une discipline budgétaire et rationalisez les dépenses : offrez à vos responsables de budget un moyen rapide, efficace et direct de connaître l'impact de chaque dépense qu'ils approuvent sur le budget global - le tout en temps réel et avec une expérience utilisateur intuitive.
• Faites gagner du temps à votre équipe Finance : vos responsables de budget disposent d'une plus grande visibilité et peuvent suivre facilement et de manière autonome toutes les dépenses, évitant ainsi de nombreux allers-retours avec l'équipe Finance. Cette dernière peut ainsi se concentrer sur ses priorités stratégiques plutôt que sur des tâches à plus faible valeur ajoutée.

Simplifiez la gestion des frais de déplacements

• Avec Payhawk, vous pouvez calculer et contrôler les frais de déplacement de vos salariés depuis une plateforme unique, que ce soit en termes d'indemnités journalières et de kilométrage.
• Les paiements effectués avec les cartes d'entreprise de Payhawk vous offrent une meilleure couverture et une plus grande tranquillité d'esprit. En effet, dès lors qu’ils sont émis dans l'Espace économique européen, ils comprennent une assurance voyage et accident.
• Payhawk s'intègre à la plateforme de voyages d'affaires TravelPerk, offrant une plus grande flexibilité et un meilleur contrôle de la gestion des frais de déplacement.

Rationalisez les workflows d'approbation

• Dans Payhawk, vous pouvez personnaliser les workflows d'approbation afin que les dépenses soient examinées par toutes les parties concernées, permettant ainsi d’améliorer l’efficacité des processus.
• Vous pouvez créer des workflows d'approbation basés sur différents critères de dépenses, tels que les frais kilométriques, les remboursements, les virements bancaires ou encore les paiements par carte.
• Les workflows d'approbation peuvent comporter plusieurs étapes, ainsi que différents approbateurs. Par exemple, pour une demande de versement de fonds ou l'approbation d'un paiement, les approbateurs recevront une notification avec le montant demandé et le contexte nécessaire pour approuver ou rejeter la dépense. Cette fonctionnalité est particulièrement avantageuse lorsqu'un salarié est en déplacement et a besoin de fonds supplémentaires immédiatement en raison de circonstances imprévues.
• Vous pouvez également définir des types de dépenses ou des limites de dépenses, qui seront automatiquement approuvées. Toute la souplesse dont vous avez besoin pour rendre l'approbation des dépenses plus efficace dans votre entreprise !

Automatisez le rapprochement bancaire

• Dites adieu aux tâches manuelles et répétitives grâce au rapprochement automatisé des dépenses. Payhawk extrait les données pertinentes et les champs personnalisés des tickets et des factures à l'aide de la technologie OCR (Reconnaissance optique de caractères), ce qui garantit que la dépense est affectée à la bonne catégorie.
• Les données sont automatiquement transférées dans votre logiciel ERP ou de comptabilité, ce qui vous permet d'automatiser le rapprochement bancaire et de simplifier la clôture mensuelle.

Les données relatives aux dépenses sont synchronisées et classées par catégories dans votre système ERP

• Payhawk s'intègre aux meilleurs ERP du marché tels que Netsuite, Microsoft Dynamics, Odoo, Exact ou SAP Business.
• Par ailleurs, la solution s'intègre via une API à d'autres logiciels de comptabilité, de sorte que les informations circulent efficacement.
• Pour améliorer l'exportation d'informations vers d'autres programmes, vous pouvez modifier les modèles dans Payhawk afin de les exporter avec les informations requises par votre logiciel comptable.

Giancarlo Bruni, CFO de Heroes, témoigne :

Travailler sans gestion des notes de frais et sans ERP, c’est comme conduire une vieille voiture : lent et inconfortable. Certaines entreprises comptent plus de 25 personnes travaillant sur le même back office pour saisir les données à la main, mais ce n’est pas une solution efficace. Nous avons choisi Payhawk pour automatiser, intégrer et faire des économies.

Améliorez l'analyse des coûts

• Afin d'améliorer la prise de décision dans votre entreprise et d'anticiper d'éventuels imprévus, il est essentiel de disposer d'informations actualisées en temps réel.
• En plus de disposer d'un tableau de bord permettant de visualiser l'ensemble des dépenses, Payhawk vous offre une meilleure visibilité des dépenses récurrentes telles que les abonnements. Cela vous permet de détecter facilement ceux qui ne sont pas utilisés et qui génèrent des dépenses sans pour autant assurer un bon retour sur investissement.
• Vous pouvez également générer des rapports de dépenses par service et/ou équipe, pour une visibilité et une transparence accrues.

Rendez les clôtures mensuelles et annuelles plus efficaces

• Non seulement vous disposez de toutes vos données en temps réel, mais vos documents comptables restent en permanence accessibles, ce qui vous permet d'y accéder facilement en cas de demande de l'administration fiscale.
• Pour vous permettre d'améliorer votre comptabilité et votre clôture mensuelle, Payhawk s'intègre à des ERP tels que Microsoft Dynamics, Netsuite et Odoo, et à des logiciels de comptabilité tels qu'Exact Online, Xero, Quickbooks et DATEV. Il dispose également d'une API ouverte et d'un générateur de fichiers comptables personnalisés.
• Toutes les informations sont enregistrées dans Payhawk, ce qui vous permet d’accéder aux données en temps réel et d’extraire des rapports tout au long du mois.
• Autre avantage : l’ensemble des données et des documents sont centralisés sur une seule et même plateforme.

Améliorez votre engagement en faveur de pratiques commerciales responsables et durables

• Payhawk Green permet aux entreprises de suivre les émissions de CO2 de tous les paiements effectués avec les cartes Payhawk. Ce module simplifie la collecte des données nécessaires à la production des rapports ESG et vous aide à mieux comprendre l'impact environnemental de vos opérations et de votre chaîne d'approvisionnement.
• Sur la base du GHG Protocol (protocole international fournissant un cadre pour mesurer et gérer les émissions de gaz à effet de serre), Payhawk estime les émissions produites et les attribue à chaque transaction. Toutes les informations sont ensuite accessibles sur la plateforme pour une analyse plus approfondie, par exemple en classant les fournisseurs en fonction de leurs émissions ou en partageant ces informations avec des tiers.

Automatisez le paiement de vos comptes fournisseurs à grande échelle

• Renforcez les contrôles de paiement grâce à notre fonctionnalité de facturation fournisseurs. Grâce à la collecte et à la catégorisation automatiques des données, la gestion des factures est facilitée.
• Liez rapidement les nouvelles factures aux bons de commande et extrayez automatiquement les données des factures dans plus de 60 langues.
• Gagnez du temps en catégorisant les données et en laissant agir la technologie OCR de Payhawk !
• Envoyez les factures aux bonnes personnes et au bon moment grâce à nos workflows d'approbation automatisés.
• Avec Payhawk, il est possible d'automatiser le paiement des factures fournisseurs de deux manières différentes : vous pouvez fixer une date spécifique, ou décider de payer la facture le jour où elle est due.
• En outre, pour renforcer le contrôle sur le paiement des factures, vous pouvez impliquer deux personnes dans le processus : l'une chargée de valider la facture, et l'autre d'exécuter le paiement.
• Enfin, Payhawk offre un rapprochement à 3 facteurs entre les bons de commande, les accusés de réception et les factures.

Rationalisez votre processus Procure-to-Pay

• Gérez toutes les demandes d'achat de manière centralisée et créez des workflows d'approbation à plusieurs niveaux afin d'impliquer les décideurs dans le processus.
• Évitez les erreurs grâce au rapprochement à 3 facteurs de Payhawk entre le bon de commande, l'accusé de réception et la facture. Assurez-vous que les biens ou les services ont été reçus en bonne quantité et au prix convenu, et identifiez facilement les anomalies potentielles.
• Créez des seuils d'écart de quantité ou de prix et créez de nouveaux workflows d'approbation pour ces cas particuliers.
• Bénéficiez d'une visibilité totale sur les achats de votre entreprise et clôturez les comptes plus rapidement, tout en gardant un contrôle sur vos dépenses.

4. Cinq étapes pour améliorer la clôture mensuelle avec les cartes Payhawk

1. Délivrez à vos salariés des cartes d’entreprise et définissez des paramètres de contrôle avancés et des limites pour sécuriser les dépenses.
2. Au cours du mois, vos salariés peuvent effectuer leurs dépenses avec la carte Payhawk et télécharger facilement les reçus en les prenant en photo via l'application mobile. Grâce à la technologie OCR, les données sont automatiquement enregistrées dans la plateforme Payhawk. Simple, et efficace !
3. L’équipe financière peut ainsi traiter toutes les dépenses des salariés au fur et à mesure qu'elles sont engagées, en s'assurant qu'aucun document ne manque et qu'aucune facture n'est impayée ou en retard. De plus, grâce à la saisie automatique des données et à la connexion avec votre ERP ou votre logiciel de comptabilité, le rapprochement est effectué automatiquement au gré des dépenses.
4. À partir des documents relatifs aux dépenses, l'outil d'extraction de données extrait toutes les informations nécessaires (nom et numéro de TVA du fournisseur, date et numéro du document, devise, nature du document, etc).
5. Enfin, clôturez le mois de manière plus agile avec des informations en temps réel et la possibilité d'extraire des rapports comptables complets.

5. FAQ

Qu'est-ce qui différencie Payhawk des autres fournisseurs de gestion des dépenses ?

Payhawk est une **plateforme conçue spécifiquement pour les équipes financières afin de répondre aux besoins des moyennes et grandes entreprises. **

Grâce à ses capacités de personnalisation et d'automatisation, Payhawk s'adapte aux processus d'entreprise pour en améliorer l’efficacité. Notre outil assure également la synchronisation des dépenses avec le logiciel de comptabilité de votre entreprise.

Contrairement à d'autres logiciels, Payhawk a une portée internationale, qui vous permet non seulement de créer des comptes et d'émettre des cartes en Europe, aux États-Unis et au Royaume-Uni, mais aussi de faciliter la création d'IBAN spécifiques. Cette internationalisation vous permet également de générer des transferts à faible coût vers plus de 160 pays et dans plus de 50 devises.

Les possibilités de multigestion de Payhawk sont un point différenciant pour les entreprises qui disposent de plusieurs entités. Ainsi, Payhawk centralise l’ensemble des informations sur une seule plateforme, ce qui permet de gérer et d’analyser les dépenses de chaque entité, ainsi que les paiements multidevises.

Chez Payhawk, vous disposez en outre d'une équipe d'assistance humaine rapide et multilingue (oui, vous avez bien lu : des humains, pas des robots !) qui vous accompagnera tout au long du processus de mise en œuvre, et tout au long de votre expérience.

Quel est le meilleur moment pour commencer à utiliser Payhawk ?

D'après les retours de nos clients actuels, plus tôt vous commencerez à utiliser la solution Payhawk, plus tôt vous pourrez améliorer la visibilité des dépenses de l'entreprise et l'analyse des processus financiers. Cette visibilité, en retour, vous permettra d’améliorer grandement la prise de décisions stratégiques.

6. Les étapes suivantes

Une fois que vous êtes prêt à commencer, nous pouvons démarrer le projet. L’objectif : améliorer le contrôle des dépenses de votre entreprise, rationaliser les workflows d'approbation et accroître la visibilité sur les dépenses engagées. Tout cela permettra à votre entreprise de prendre des décisions éclairées, d'optimiser les budgets et d'atteindre une croissance durable.

Découvrez comment Payhawk peut vous aider à gérer vos dépenses professionnelles. Echangez dès maintenant avec un expert et obtenez des conseils personnalisés.