6 conseils d’expert pour effectuer ses rapprochements bancaires sereinement

Il faut dire qu’en matière de comptabilité, les erreurs de saisie peuvent avoir de graves conséquences, notamment lorsqu’elles entachent la fiabilité des comptes de l’entreprise. Le rapprochement bancaire s’impose donc comme la meilleure solution pour éliminer les erreurs. Mais comment réaliser cet exercice ? Quelles étapes et quels outils convient-il de mettre en place ?

Dans cet article, nous vous proposons 6 conseils d’expert pour effectuer un rapprochement bancaire de manière sereine. Suivez le guide !

Conseil n°1 : Rassembler les relevés bancaires et les relevés comptables

Le rapprochement bancaire doit être réalisé de manière régulière, à une date préalablement établie, de préférence à la fin du mois.

Concrètement, il s’agit de comparer le solde du relevé bancaire de l’entreprise avec celui du compte 512 utilisé pour enregistrer l’ensemble des paiements. Cette opération vise à repérer d’éventuelles erreurs (oublis d’enregistrement comptable, etc.), puis d’en rechercher la cause. Le rapprochement bancaire permet également de repérer les frais bancaires imprévus (agios, commissions diverses), les factures impayées et les décalages de débit et de crédit : autant d’éléments qui peuvent mettre à mal la trésorerie d’une entreprise.

On commencera donc par récupérer les relevés bancaires et les relevés comptables de l’entreprise qui correspondent à la période concernée. En général, le rapprochement bancaire se fait au moyen de deux tableaux. Le premier vise à déterminer les opérations inscrites en comptabilité, qui n’apparaissent pas sur le compte bancaire. Le second vise à répertorier les opérations inscrites sur les relevés bancaires, et pas en comptabilité.

Notre astuce pour rassembler les relevés bancaires :

Se connecter à son compte bancaire en ligne et télécharger les relevés au format PDF, ou les imprimer depuis un distributeur automatique de billets.

Notre astuce pour rassembler les relevés comptables :

Consulter le logiciel comptable utilisé par l’entreprise pour enregistrer les transactions, et générer les relevés.

Conseil n°2 : Vérifier la concordance des soldes

Il s’agit ici de vérifier la concordance des opérations qui figurent sur le relevé de banque et le compte 512. Cette vérification s’opère en comparant les inscriptions du compte en banque et celles du compte 512. Cela comprend les dépôts et retraits d’espèces, les remises de chèques, les virements faits ou reçus, les paiements par carte et par chèque, ainsi que les lettres de change. Lorsqu'une écriture se trouve au crédit du compte 512, il faut s'assurer qu'elle figure également dans la colonne débit du relevé bancaire.

C’est donc un procédé relativement fastidieux. Le rapprochement bancaire peut être réalisé manuellement, au moyen d’un tableur Excel par exemple, ou de manière automatisée grâce à une solution dédiée.

Bon à savoir : Il est possible de confier cette tâche à un expert comptable.

Notre astuce pour comparer les soldes figurant sur les relevés bancaires et les relevés comptables :

Calculer le solde actuel en tenant compte des transactions récentes sur le relevé bancaire. Puis vérifier que le solde du relevé comptable correspond bien au solde actuel du relevé bancaire.

Conseil n°3 : Identifier les écarts et les transactions non correspondantes

À cette étape du rapprochement bancaire, vous avez peut-être repéré des montants qui ne figurent pas à la fois sur le compte 512 et le relevé bancaire. Or, lors d'un rapprochement bancaire, l'écart entre le solde du compte bancaire et le solde comptable doit être nul.

• Une fois ces écarts identifiés entre les relevés bancaires et comptables, il est important de pouvoir les justifier. Voici quelques pistes à explorer :
• Une erreur de saisie ou un oubli comptable ;
• Un chèque (ou une somme en espèces) qui n’a pas été déposé à la banque ;
• Un chèque doublement comptabilisé ;
• Un éventuel décalage temporel entre l’opération bancaire et l’enregistrement comptable ;
• Une anomalie dans le rapprochement bancaire précédemment effectué ;
• Un décalage entre la date de dépôt et d’encaissement des chèques et virements et leur date d’émission ;
• L’absence de saisie de certains frais bancaires ou intérêts.

Rappelez-vous que les écarts constatés ne sont pas toujours du fait de l’entreprise. Même si c’est plus rare, il arrive que certaines erreurs proviennent de l’établissement bancaire.

Notre astuce pour identifier les écarts :

Comparer attentivement chaque transaction entre les relevés bancaires et les relevés comptables, en procédant colonne par colonne.

Notre astuce pour identifier les transactions non correspondantes :

Rechercher les erreurs d’enregistrement, les doublons ou les transactions manquantes dans les relevés comptables.

Conseil n°4 : Effectuer les ajustements nécessaires

Lorsqu’une ou plusieurs erreurs ont été constatées, il convient de reprendre tous les montants non pointés (c’est-à-dire dont la concordance n’a pas été vérifiée), et de les reporter dans un tableau à deux colonnes.

Les sommes qui apparaissent dans le compte 512 mais sont absentes du relevé bancaire devront ainsi être reportées, et vice-versa. Il faut ensuite calculer la différence entre le débit et le crédit du compte 512, puis appliquer la même méthode pour le relevé bancaire.

Une fois les ajustements effectués (les écarts ont été justifiés, et une régularisation a pu être réalisée), le compte 512 et le relevé bancaire doivent présenter le même solde. Lorsque les écarts sont justifiés par des opérations telles que des chèques non encaissés, celles-ci doivent être précisées dans le document.

À noter : L’automatisation du rapprochement bancaire permet de gagner en efficacité et en rapidité, mais aussi d’éviter les erreurs humaines.

Notre astuce pour effectuer la régularisation :

Régulariser les écarts et les transactions non correspondantes en effectuant les ajustements appropriés. Pour ce faire, créer les écritures de régularisation dans le logiciel comptable pour corriger les erreurs ou les omissions.

Conseil n°5 : Réconcilier les soldes finaux

C’est la dernière étape. Une fois votre rapprochement bancaire effectué, il s’agit d’enregistrer les opérations du relevé de compte qui étaient absentes de la comptabilité. Le rapprochement bancaire est finalisé lorsque les soldes finaux concordent entre les relevés bancaires et comptables.

Notre astuce pour réconcilier les soldes finaux :

Effectuer les derniers ajustements dans les relevés bancaires ou les relevés comptables si nécessaire. Vérifier que les soldes des deux relevés sont identiques.

Conseil n°6 : Utiliser un logiciel pour bénéficier des avantages de l’automatisation

Le rapprochement bancaire peut être fait manuellement, à l’aide d’un fichier Excel notamment : cependant, cette méthode présente de nombreux inconvénients. En effet, il s’agit d’une tâche chronophage qui demande une concentration particulière, et qui favorise le risque d’erreur.

Certes, les plus petites structures pourront y trouver un avantage. Néanmoins, les entreprises de taille moyenne à grande, dont les transactions sont nombreuses, risquent fort de s’y perdre.

D’où l’intérêt de recourir à l’automatisation, grâce à un logiciel spécifique comme Payhawk. Grâce à notre solution de gestion des dépenses, toutes les dépenses sont consolidées de manière automatisée, sans qu’il ne soit nécessaire d’entrer manuellement des données dans l’ERP de l’entreprise. Notre technologie OCR extrait toutes les données relatives aux dépenses et les affectent au bon endroit, pour un rapprochement bancaire optimisé.

De manière générale, l’automatisation du rapprochement bancaire présente de nombreux bénéfices pour l’entreprise :

• Un gain de temps considérable ;
• Une réduction drastique du risque d’erreur, par rapport au rapprochement bancaire manuel ;
• Une réduction des risques de fraude ;
• Un suivi de la trésorerie de l’entreprise plus facile et plus efficace.

À retenir

• Le rapprochement bancaire est-il obligatoire ?

Le rapprochement bancaire n’est pas obligatoire. L’entreprise n’est donc pas tenue de le mettre en place, mais ce procédé reste conseillé. En effet, effectuer un rapprochement bancaire de manière régulière permet de mieux gérer sa trésorerie et d’éviter les erreurs comptables.

• Quand faut-il procéder à un rapprochement bancaire ?

De manière générale, il est recommandé d’effectuer un rapprochement bancaire de manière régulière, idéalement à chaque fin de mois. Mais il est également possible de procéder à un rapprochement bancaire une fois par trimestre ou une fois par an, si l’activité de votre entreprise le justifie.

Conclusion

Le rapprochement bancaire est un procédé fastidieux mais nécessaire. Il permet en effet de limiter les risques d’anomalies comptables, de repérer les frais imprévus, de fiabiliser la comptabilité et in fine d’améliorer la gestion de la trésorerie de l’entreprise. Heureusement, il est possible de recourir à un logiciel basé sur l’automatisation pour effectuer un rapprochement bancaire en toute sérénité. Finis les processus manuels chronophages !

Grâce à la solution Payhawk, vous pouvez ainsi faciliter vos rapprochements bancaires grâce à l'automatisation et l'intégration à votre ERP. Simple, et efficace.

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