Rapprochez les paiements par carte avec précision et efficacité

Si le scénario suivant vous est familier, c’est que vous n’avez pas encore adopté de solution de gestion des notes de frais qui comprend des cartes Visa d’entreprise et un logiciel de gestion des dépenses : Jenny et Hannah, membres de votre équipe commerciale et marketing, sont en déplacement professionnel pour organiser un événement à l’intention de vos prospects. Pendant ce voyage, Jenny a utilisé sa carte d’entreprise pour payer ses frais de déplacement et les différents prestataires auxquels l’entreprise a fait appel. Le problème, c’est que même si Jenny excelle dans l’organisation d’événements, garder ses reçus n’est pas son fort.

Ces reçus manquants échappent alors au rapprochement bancaire mais ils représentent surtout une occasion ratée de récupérer la TVA.

Hannah, qui a participé au même événement, a payé ses frais professionnels avec sa carte bancaire personnelle. Contrairement à Jenny, lorsqu’il s’agit de conserver ses reçus, Hannah est irréprochable. Les reçus manquants ne font pas partie de son vocabulaire. En revanche, l’équipe financière de l’entreprise doit tout de même passer des heures à parcourir, vérifier, et rapprocher différents documents pour pouvoir la rembourser.

Il est donc essentiel de simplifier ce processus fastidieux. Et pour cela, rien de mieux que d'automatiser vos rapprochements bancaires. Votre équipe n’a pas de temps à perdre à courir après les reçus ou à faire correspondre manuellement une dépense à la facture associée. Une solution de gestion des dépenses comme Payhawk peut vous faire gagner des heures de travail administratif manuel par jour et même vous aider à clôturer votre mois deux fois plus rapidement.

Facilitez vos processus de gestion des dépenses

Encore aujourd'hui, certaines équipes financières passent des heures à faire le tri dans les reçus et les relevés de carte bancaire à la fin de chaque mois. Sans parler des centaines de reçus manquants à récupérer et des appels aux collègues et aux fournisseurs afin de rassembler les informations nécessaires au processus de rapprochement du bilan comptable. Pourtant, grâce à des technologies innovantes, les équipes financières et les comptables pourraient s’épargner de courir après les reçus ou de manuellement faire correspondre les dépenses aux factures associées. Il leur est désormais possible de se concentrer sur leurs spécialités : développer des stratégies budgétaires, identifier de potentielles économies, stimuler la croissance ou encore favoriser la stabilité.

Comment y parvenir ?

La solution est d’adopter un logiciel de gestion des notes de faris qui capture les données d’un reçu à partir d’une simple photo, récupère automatiquement les reçus manquants et s’intègre à votre ERP ou logiciel de comptabilité. Avec une solution adaptée, les entreprises peuvent réduire considérablement le temps passé sur des tâches manuelles telles que le rapprochement des factures et l’analyse des dépenses.

Fini de courir après les reçus !

Certes, vous aimez les chiffres (et nous aussi), mais soyons réalistes, le suivi des dépenses n’est pas une partie de plaisir. C’est long et fastidieux. Cependant, en tant que directeur financier ou responsable du contrôle des finances, votre rôle vous oblige à faire en sorte que le registre de l’entreprise soit exact et disponible en temps voulu grâce à la fonction comptable. S’assurer que votre équipe puisse effectuer des rapprochements bancaires corrects est donc essentiel.

Une solution telle que la nôtre facilite la collecte des reçus et la capture des données. Pensez à Hannah et ses remboursements en attente. Tout aurait été plus simple si elle possédait une carte d’entreprise !

Grâce à notre solution, il suffit aux salariés de payer avec une carte d’entreprise Payhawk, photographier le reçu avec leur téléphone, puis d’importer la photo sur l’application Payhawk. Notre technologie OCR se charge ensuite de l’extraction des données pertinentes en quelques secondes. Il ne leur reste plus qu’à sélectionner la bonne catégorie de dépense et hop ! Les données sont capturées et catégorisées.

Plus besoin de courir après des documents ni de saisir manuellement des données. Notre solution est conçue sur le principe de la comptabilité d’engagement : du paiement et de la capture des reçus aux intégrations ERP et comptables, les données relatives aux dépenses sont parfaitement synchronisées. Et tout se déroule en temps réel. Les entreprises n’ont plus à attendre la fin du mois pour télécharger leurs relevés de carte bancaire ou saisir des données manuellement dans des tableurs ou des systèmes comptables afin de faire correspondre les différentes transactions.

Vous verrez : dans un monde où les reçus manquants n’existent pas, vous améliorerez considérablement votre potentiel de récupération de TVA. Prenez l’exemple de l’entreprise automobile allemande ATU. Comme l’explique le chef de projet Mathias Goetz : « Nous ne courons plus après les reçus. Depuis que nous utilisons Payhawk, nous n’avons qu’à les prendre en photo pour les numériser et les importer dans le système qui les traitera automatiquement. La première année, cette fonction a permis à ATU de récupérer 2 millions d’euros sur ses impôts qui auraient autrement été perdus. »

Évitez les erreurs et la saisie chronophage des données

Un pôle financier performant est essentiel à la réussite d’une entreprise. Si vous êtes vous-même directeur financier ou responsable des finances, vous savez déjà qu’il n’est pas aisé de s’assurer que vos relevés financiers soient justes, complets et prêts à être soumis aux auditeurs en temps voulu.

Le problème, c’est que le pôle financier doit réconcilier de nombreuses dépenses pour plusieurs services de l’entreprise, chacun avec ses propres exigences en matière de dépenses et de rapports. Ce processus peut entraîner de nombreux doublons dans les données saisies par les salariés. Mais lorsque des erreurs sont commises en entrant ces données dans le système, le service financier doit consacrer encore plus de temps aux rapprochements et à la correction des erreurs.

Le processus de rapprochement de comptes peut souvent prendre la forme d’un cycle infini de gestion des risques. En général, il commence par la réception des premières données et se termine par la clôture de l’exercice fiscal. Entre-temps, un nombre incalculable d’erreurs humaines peuvent se produire, entraînant de graves conséquences financières. C’est exactement la raison pour laquelle plus l’entreprise est grande, plus elle a besoin d’automatiser son processus de rapprochement bancaire.

Les avantages du rapprochement bancaire automatique

Les grandes entreprises doivent automatiser un maximum de tâches manuelles afin de libérer du temps pour les missions plus importantes. C’est pourquoi de nombreux directeurs financiers cherchent à rationaliser leur processus de rapprochement des paiements par carte.

Notre solution de gestion des dépenses vous permet de profiter de l’automatisation pour fluidifier votre processus de rapprochement bancaire. Voici les principaux avantages :

1. Automatisation du processus : grâce à la technologie OCR qui capture les reçus, notre solution facilite la collecte et l’importation des documents pour les employés. Fini de courir après vos collègues pour obtenir leurs reçus ! Assurez-vous simplement qu’ils les importent à l’aide de l’application mobile ou du tableau de bord.
2. Accès facile : l’application mobile permet aux employés d’envoyer leurs dépenses partout et à tout moment, en toute simplicité. Nul besoin de parcourir ses e-mails ou de se connecter à un portail web lorsqu’on est loin du bureau. Ainsi, l’ensemble des informations relatives aux dépenses est disponible en permanence, même en dehors des heures de bureau.

Quelles dispositions pour les grandes entreprises ?

Notre plateforme a été conçue pour aider les grandes entreprises à optimiser leurs processus comptables à l’aide d’intégrations natives. De même, nous avons élaboré notre stratégie d’intégration sur le principe de la comptabilité d’engagement, ce qui signifie qu’il est possible de…

1. Transférer facilement les données relatives aux dépenses de l’entreprise : nos intégrations natives avec des ERP et des systèmes comptables reconnus tels que NetSuite, Xero et QuickBooks permettent une synchronisation fluide de vos données.
2. Tenir des registres de transactions exacts en temps réel. C’est la garantie qu’aucune dépense ne soit absente des relevés et qu’aucune somme d’argent n’échappe à la clôture mensuelle.
3. Gérer l’ensemble de vos prestataires à partir d’un seul tableau de bord intuitif : nul besoin de se connecter à plusieurs sites web ou applications.

Le mot de la fin

Les entreprises doivent s’assurer que chaque transaction et chaque centime dépensé sont correctement enregistrés. Elles doivent pouvoir faire confiance à leurs relevés financiers en toutes circonstances, ce qui implique une piste d’audit claire pour toutes les dépenses.

Une solution de gestion des dépenses tout-en-un, avec des rapprochements bancaires automatisés, est exactement ce qu’il leur faut. Dans ce type de solution, on retrouve une plateforme centralisée au sein de laquelle les employés peuvent importer leurs reçus et suivre leurs dépenses de A à Z. Les responsables peuvent également passer en revue les dépenses en temps réel et approuver ou rejeter rapidement des éléments uniques, sans devoir attendre des rapports ou des audits mensuels.

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