Conciliación de tarjetas: Mejores prácticas para lograr precisión y eficacia

Esta historia puede sonarte familiar si aún no has adoptado una solución de gestión de gastos que incluya tarjetas corporativas Visa y un software de gestión de gastos. Julia y Helena, (imaginemos que son de tu equipo de ventas y marketing), se han ido de viaje de trabajo para organizar un evento para tus clientes potenciales.

Durante el viaje, Julia utilizó su tarjeta de empresa para pagar sus gastos de viaje y conciliar de facturas de proveedores por los carteles y los materiales del evento. El problema es que a Julia se le da muy bien organizar eventos y muy mal guardar los recibos.

La pérdida de sus recibos, supone una gran laguna en las conciliaciones de su tarjeta corporativa y, lo que es peor, una oportunidad perdida de reclamar el IVA.

Helena ha estado asistiendo al mismo evento y haciendo compras para el trabajo a través de su tarjeta personal. Es una superheroína cuando se trata de guardar recibos. No le falta ninguno. Pero el equipo financiero tiene que pasar horas revisando, comprobando y conciliando la documentación con los gastos, antes de poder transferir el dinero a su cuenta en concepto de reembolso.

Simplificar los procesos de conciliación bancaria es vital. Tu equipo no necesita perder el tiempo buscando recibos o cotejando manualmente los gastos con la factura correcta. Una solución inteligente de gestión de gastos, como Payhawk, puede ahorrarte horas de administración manual al día e incluso ayudarte a cerrar el mes el doble de rápido.

Reduce la fricción en tu proceso de gestión de gastos

Volvamos a la chocante situación de muchas empresas. Muchos negocios, grandes y pequeños, siguen conciliando sus pagos y gastos de forma manual. La conciliación de tarjetas o se hace bien o es un acaba siendo un quebradero de cabeza para el departamento financiero. Pero, la cuestión es que, gracias a la tecnología, los equipos financieros y los contables no necesitan buscar recibos ni cotejar manualmente los gastos con las facturas correctas. En su lugar, deberían poder centrarse en lo que mejor saben hacer: desarrollar estrategias en torno a los presupuestos, identificar formas de ahorrar dinero a la empresa y potenciar el crecimiento o fomentar la estabilidad.

Pero, ¿cómo pueden conseguirlo?

La respuesta está en un software de gestión de gastos que registra los datos de los recibos con sólo hacer una foto, busca automáticamente los que faltan y se integra con el software de contabilidad o ERP. Con la solución adecuada, las empresas pueden reducir drásticamente el tiempo dedicado a procesos manuales como el cotejo de facturas y el análisis de gastos.

Se acabaron los días de buscar recibos

A ti te encantan los números (a nosotros también), pero reconozcámoslo, hacer un seguimiento de los gastos no es divertido. Lleva mucho tiempo, es tedioso y aburrido. Pero como Director Financiero, eres "el principal responsable de proporcionar registros precisos y puntuales de la empresa mediante la gestión de la contabilidad", por lo que es imprescindible garantizar que tu equipo pueda conciliar adecuadamente los gastos.

Una solución como la nuestra facilita tanto la recogida de recibos y el registro de datos que los usuarios no tienen ninguna duda en adoptarla". ¿Recuerdas a Helena y sus reembolsos? ¿Y si tuviera una tarjeta de empresa?

Con nuestra solución, el titular de la tarjeta sólo tiene que pagar con su tarjeta Payhawk, hacer una foto del recibo con su teléfono y subirla a la aplicación Payhawk; nuestra tecnología de reconocimiento óptico de caracteres hace el trabajo pesado en cuestión de segundos y extrae todos los datos relevantes. Todo lo que tienen que hacer es elegir la categoría de gasto (de entre las categorías que los administradores del equipo financiero han añadido), y listo, los datos de gasto se capturan y categorizan.

Se acabaron las búsquedas y la introducción manual de datos. Además, nuestra solución está diseñada de acuerdo con el concepto de devengo; desde los pagos con tarjeta y la captura de recibos hasta las integraciones de software ERP y contable, todos los datos de gastos fluyen en perfecta sincronía. Y todo ello en tiempo real. Las empresas ya no tienen que esperar hasta final de mes para recibir los extractos tradicionales de las tarjetas bancarias ni introducir manualmente los datos en hojas de cálculo o sistemas contables para cuadrar las transacciones.

También mejorará potencialmente tus posibilidades de éxito al reclamar el IVA en un mundo en el que no faltan recibos. Tomemos como ejemplo la empresa de automoción alemana ATU. Como explica Mathias Goetz, jefe de proyecto, "ya no tenemos que andar buscando recibos. Desde que utilizan Payhawk, los gerentes sólo tienen que hacer una foto del recibo -digitalizándolo- e introducirlo en el sistema financiero automatizado. En el primer año, este cambio permitió a ATU recuperar 2 millones de euros de la Agencia Tributaria que se habrían perdido de otra manera".

Evita los errores y el tiempo dedicado al registro manual

Un buen departamento financiero es vital para el éxito de cualquier empresa. Y si tú eres el director financiero o el responsable de finanzas, ya sabes lo difícil que puede resultar garantizar que los informes financieros sean precisos, completos y que estén listos para presentarlos a los auditores justo a tiempo.

El problema es que los departamentos financieros tienen que conciliar muchos gastos empresariales de varios departamentos. Cada uno de ellos tiene sus propios requisitos en materia de informes y gastos. Este proceso puede dar lugar a una gran cantidad de datos duplicados introducidos por empleados muy ocupados que sólo quieren terminar su trabajo para poder irse a casa al final del día. Y cuando esos mismos empleados cometen errores al introducir datos en sus sistemas, el departamento financiero debe dedicar aún más tiempo a conciliar y corregir estos.

El proceso de conciliación de cuentas puede parecer a menudo un ciclo interminable de gestión de riesgos. Suele comenzar con la recepción inicial de los datos y termina cuando se completa el cierre del ejercicio. En medio, hay innumerables oportunidades para que se cuele el error humano, causando graves consecuencias financieras. Estos retos son precisamente la razón por la que, cuanto mayor es la empresa, más necesita la automatización en la conciliación de cuentas.

Cómo puede ayudarte la conciliación automatizada de tarjetas

Las grandes empresas deben automatizar las tareas manuales en la medida de lo posible para liberar tiempo valioso para iniciativas más estratégicas; por eso muchos directores financieros buscan formas de agilizar sus conciliaciones de tarjetas.

Con nuestra solución de gestión de gastos, aprovecharás las posibilidades que tienen los procesos automatizados para que la conciliación sea mucho menos tediosa. En pocas palabras:

• Automatización del proceso: con nuestra solución, puedes motivar a tus empleados para que recopilen y carguen los recibos fácilmente (gracias al registro de recibos con tecnología OCR). Se acabaron las esperas y las búsquedas de tickets. Asegúrate de que los envían a través de la aplicación móvil.
• Fácil acceso: la aplicación móvil facilita a los empleados el envío de sus gastos desde cualquier lugar y en cualquier momento, por lo que no es necesario que consulten sus correos electrónicos o inicien sesión en un portal web cuando no están en su puesto de trabajo. Esto significa que toda la información sobre gastos está disponible siempre que se necesite, incluso fuera del horario laboral.

¿Y qué pasa con las grandes empresas?

Nuestra plataforma ha sido diseñada para ayudar a las grandes empresas y compañías a optimizar sus procesos contables mediante integraciones superiores. Además, nuestra estrategia de integración inteligente se basa en el concepto de devengo y te permite:

• Transferir fácilmente los datos de gastos de tu empresa; tenemos integraciones de primer nivel con muchos sistemas de contabilidad y ERP populares, NetSuite, Xero y QuickBooks, por lo que tus datos de gastos se sincronizarán a la perfección.
• Mantén registros precisos de las transacciones en tiempo real. Esto garantiza que ningún gasto quede sin registrar y que no quede dinero sin contabilizar a final de mes.

Reflexiones finales

Las empresas necesitan saber que cada céntimo gastado en nombre del negocio y todas las transacciones se registran con exactitud. Deben estar seguras de que sus estados financieros son fiables en todo momento, lo que significa disponer de información clara y al día de todos los gastos.

Se trata de una solución integrada de gestión de gastos "todo en uno" que automatiza el proceso, desde la creación de recibos hasta la contabilidad. Estas soluciones ofrecen una plataforma centralizada en la que los empleados pueden cargar sus recibos y hacer un seguimiento de sus gastos de principio a fin. También permiten a los gestores revisar los gastos en tiempo real, para que puedan aprobar o rechazar rápidamente partidas individuales sin esperar a informes mensuales o auditorías.

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