Una tarjeta de crédito de la empresa bien gestionada puede marcar la diferencia en la operativa financiera de cualquier compañía mediana o grande. No se trata solo de que te facilite los pagos, sino de establecer un sistema de control, visibilidad y eficiencia que te permita tomar mejores decisiones. En esta guía descubrirás qué tipos de tarjetas hay, cómo funcionan, qué requisitos debes cumplir para solicitarlas o qué aspectos conviene que tengas en cuenta antes de elegir. Además, te contaremos qué funcionalidades deberías buscar en una tarjeta para que te sea realmente útil y cómo una solución como Payhawk puede ayudarte a optimizar la gestión del gasto desde un único lugar.
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Las tarjetas son un medio de pago cada vez más habitual en nuestro país. Según el último informe publicado por el Banco de España, en el primer semestre de 2024 se produjeron más de 5.500 millones de operaciones, un 13,3% más que el mismo período del año anterior. De hecho, el 64,2% de los pagos efectuados con medios distintos al efectivo, se realizaron con tarjeta.
Sin embargo, cuando hablamos de empresas de tamaño mediano o grande, debemos olvidarnos de las tarjetas de crédito o débito personales que todos conocemos. Una tarjeta de crédito corporativa es un medio de pago que las compañías ponen a disposición de sus empleados para que estos puedan cubrir los gastos relacionados con su actividad laboral. Nos referimos a vuelos, hoteles, dietas, formación, materiales, gasolina, suscripciones a herramientas digitales, etc.
Estas tarjetas no están vinculadas a la cuenta del trabajador, sino a una cuenta corporativa y, por lo tanto, es la empresa quien asume los gastos. Por supuesto, siempre dentro de los límites y criterios que se hayan definido previamente. Al contrario de lo que sucede con las tarjetas personales, en este caso, el titular es siempre la organización y el trabajador actúa como usuario autorizado.
La respuesta es sí. No todas las tarjetas de crédito de empresa son iguales. En el mercado existen multitud de opciones. Desde una tarjeta de crédito virtual a una con soporte físico, de un solo uso o reutilizables y con límite flexible o dinámico… También hay tarjetas que, aunque estén vinculadas a la cuenta corporativa, son nominales y están asignadas a un empleado concreto. En cambio, otras, pueden estar destinadas a todo un departamento o equipo. O incluso, las hay adjudicadas a un uso concreto: suscripciones, viajes, proveedores, compras, combustible, etc.
Sea como sea lo importante es saber cómo elegir la más adecuada para tu organización, algo que trataremos más adelante. Y, sobre todo, ser consciente de que puedes dar un paso más y crear tu propia tarjeta a medida. En este sentido, Payhawk, gracias a los controles avanzados, los límites y las políticas de gastos permite un elevado nivel de personalización, tanto de forma individual como a escala.
Las tarjetas de crédito de empresa suponen una mejora considerable frente a métodos tradicionales como el pago en efectivo o las tarjetas personales. La primera ventaja que puede venir a la mente es que permiten asignar medios de pago corporativos a los empleados para evitar que estos adelanten dinero de sus bolsillos.
Vamos a ver cómo sería la gestión de las tarjetas de crédito de forma tradicional o manual, y cómo gestionarlas con una solución de gastos como Payhawk.
Pongamos un ejemplo: Piensa en una empresa del sector tecnológico con varias oficinas diseminadas por toda la península y un equipo comercial de 80 personas. Para facilitar los pagos durante los viajes de trabajo, la compañía decide asignar tarjetas corporativas a cada comercial.
Hasta aquí, todo bien: ya no tienen que adelantar su dinero y los pagos quedan centralizados. Pero, el seguimiento de esas tarjetas se hace mediante hojas Excel, tickets escaneados, correos electrónicos y conciliaciones manuales a final de mes, con lo que los problemas siguen siendo importantes:
En otras palabras, mejoramos el medio de pago, pero no optimizamos su gestión.
Ahora imagina que la compañía automatiza la gestión de sus tarjetas de empresa con un sistema de gestión de gastos, como por ejemplo Payhawk, y ya no solo se trata de pagar, sino de tener más control, visibilidad y eficiencia en cada etapa del proceso.
¿Qué cambia con una gestión automatizada de gastos?
Todo esto libera al equipo financiero, reduce los errores y facilita la toma de decisiones basadas en datos. Y, además, evita fricciones internas derivadas de retrasos, malentendidos o falta de control. En resumen: usar tarjetas de empresa es un primer paso necesario, pero solo con una gestión automatizada se desbloquea todo su potencial operativo y financiero.
El uso de Payhawk nos ha ayudado a controlar los gastos de la empresa, las políticas y el cumplimiento de las mismas. Y nos ha ayudado a evitar el papeleo, el Excel confuso lleno de cambios y los reembolsos a través de la nómina, explica Jorge Lluch, Co-founder & COO de Abacum.
A la hora de solicitar una tarjeta de crédito para empresas, las entidades emisoras – ya sean bancos tradicionales u otras soluciones más actuales – exigen una serie de garantías que acrediten la solvencia y el buen funcionamiento de la compañía. Además de estar legamente constituida y operativa, entre los requisitos más habituales para acceder a este tipo de producto financiero destacan:
Como refleja este último punto, más allá de requisitos formales, antes de solicitar una tarjeta de crédito es importante dedicar un tiempo al análisis y la reflexión. Cada empresa tiene unas necesidades específicas y, por eso, no existe una solución única válida para todos. Lo veremos en el siguiente apartado.
Como te avanzábamos, antes de solicitar una tarjeta de crédito corporativa, conviene que te detengas y analices a fondo cuál se ajusta más a la estructura, operativa y objetivos financieros de tu organización. No se trata solo de acceder a una línea de crédito, sino de elegir una solución que funcione como una extensión eficaz de tu gestión financiera.
Cada empresa es diferente y lo que funciona en una, puede ser ineficaz, o incluso contraproducente, en otra. A continuación, te damos algunas recomendaciones clave para tomar una decisión informada.
No es lo mismo gestionar los gastos en una pyme con una plantilla de 10 personas que una empresa mediana o grande con múltiples departamentos, delegaciones y líneas de negocio. A mayor complejidad organizativa, más importante es contar con tarjetas que permitan llevar un control granular. Es decir, con límites personalizados, asignación por centro de coste, trazabilidad, etc. También es relevante considerar si la empresa opera en un único país o si tiene actividad internacional.
El tipo de gastos recurrentes puede variar mucho según el sector. Quizás una empresa tecnológica invierta más en herramientas digitales, suscripciones o formación, mientras que otra de logística tendrá más pagos relacionados con combustible, peajes o mantenimiento. Este patrón influye directamente en qué tipo de tarjeta y controles convienen. Es importante que la tarjeta de crédito corporativa que elijas ofrezca soluciones para los tipos de gastos de tu empresa.
Una empresa en fase de expansión tendrá necesidades distintas a una organización consolidada. Si estás en crecimiento, te conviene una solución flexible que puedas escalar fácilmente. Por ejemplo, que permita emitir nuevas tarjetas en segundos o adaptar las políticas de gasto sin tener que rediseñar todo el sistema. En cambio, si ya tienes procesos definidos, puedes buscar una solución con un límite de crédito más alto y con flujos de aprobación de gastos o solicitudes de compras.
¿Los empleados realizan pagos frecuentes o esporádicos? ¿Los importes son elevados o pequeños? ¿Los gastos son centralizados o distribuidos por departamentos? Cuanto mayor sea la frecuencia y variedad, más necesaria será una solución que facilite la gestión, el control y la conciliación automática. Por ejemplo, contar con una solución de tarjetas de crédito que incluye tarjetas de un solo uso o virtuales, por ejemplo, puede ser muy útil en caso que en la empresa se deban hacer pagos puntuales.
Contar con una tarjeta que te permita agrupar tus principales categorías de gasto (viajes, herramientas de software, representación, combustible, formación, etc.) es determinante para poder agilizar el control y la contabilidad de los mismos. Existen tarjetas de crédito corporativas que te permiten clasificar los gastos desde el origen, establecer límites personalizados y aplicar políticas específicas para cada uno. Este punto también es clave para mejorar la visibilidad y automatizar el seguimiento contable.
No todas las tarjetas de empresa tienen las mismas condiciones financieras. Algunas ofrecen un TAE competitivo, pero imponen comisiones elevadas por emisión, renovación o uso en el extranjero. Otras, en cambio, pueden tener comisiones mínimas, pero no ofrecer ventajas operativas relevantes. Es importante que consideres este punto a la hora de elegir tus tarjetas de crédito corporativas.
El límite debe estar alineado con tus necesidades de gasto mensual, pero también con tu capacidad de devolución. Algunas tarjetas permiten ajustar este límite en función del departamento, el tipo de uso o incluso en función de fechas (picos estacionales, campañas, ferias, etc.). Disponer de un límite demasiado bajo puede generar bloqueos innecesarios; uno demasiado alto, en cambio, puede suponer un riesgo si no se gestiona con control.
Revisa si la tarjeta permite pago total o aplazado, qué frecuencia de facturación ofrece y cómo se integran los extractos con tus procesos contables. Una tarjeta que se sincronice automáticamente con tu ERP o software de contabilidad puede suponer un ahorro considerable en conciliaciones y tareas repetitivas.
En el caso de las empresas medianas y grandes, la capacidad de integración con los sistemas de contabilidad es un factor decisivo. Esta conexión evita duplicidades, mejora la trazabilidad y acelera el cierre contable. Además, una tarjeta que forme parte de un sistema integral de gestión de gastos, como Payhawk, te permitirá automatizar flujos que, de otro modo, dependerían del correo electrónico, hojas de cálculo o validaciones manuales.
Una buena práctica es optar por una solución que permita ver los gastos a medida que se producen. Esto te facilitará tomar decisiones rápidas, detectar irregularidades y ajustar políticas antes de que el gasto se dispare. Por ejemplo, si un equipo supera su presupuesto mensual en la primera semana, podrás actuar a tiempo y no cuando llegue el resumen a final de mes.
No todos los empleados deben tener el mismo nivel de acceso. Es recomendable elegir una solución que permita asignar diferentes roles y definir reglas de aprobación personalizadas. Este control por niveles ayuda a evitar abusos, errores o usos indebidos y mejora la seguridad general del sistema.
Antes de comprometerte con un proveedor, asegúrate de que ofrece un soporte eficaz. Comprueba los canales disponibles, los tiempos de respuesta y si hay asistencia en tu idioma. En el día a día, contar con un equipo de soporte que entienda el contexto empresarial y financiero puede marcar la diferencia ante un bloqueo, una tarjeta extraviada o una discrepancia en un cargo.
Elige proveedores con experiencia demostrada en el entorno empresarial. Las tarjetas dirigidas al consumidor final rara vez ofrecen las funcionalidades y niveles de control que necesita una empresa. Y, sobre todo, apuesta por una solución diseñada específicamente para una compañía mediana o grande.
Las tarjetas de crédito para empresas ya no son solo un medio de pago. Hoy, lo que marca la diferencia es contar con una tarjeta de crédito capaz de adaptarse a la forma en la que funciona tu organización. No se trata únicamente de pagar, sino de emitir, gestionar y controlar las tarjetas de forma sencilla, sin sobrecargar al departamento financiero ni perder visibilidad sobre el gasto.
En empresas medianas y grandes, donde el número de usuarios, equipos y departamentos es mayor, es esencial buscar soluciones que faciliten la gestión a gran escala, sin renunciar al control ni a la flexibilidad. Y, sobre todo, que estén diseñadas para integrarse en tu operativa diaria sin fricciones.
En este sentido, herramientas como Payhawk ofrecen funcionalidades específicas que van más allá de una tarjeta tradicional. Estas son algunas de las más relevantes:
Payhawk permite ver y gestionar los gastos en tiempo real, en una única plataforma. Cada vez que se realiza un pago con una tarjeta de crédito de la empresa, los responsables financieros pueden seguirlo al instante. Los responsables de equipo también pueden gestionar sus propios presupuestos, asignar fondos, revisar los gastos pendientes o modificar límites de uso, sin depender de procesos manuales ni solicitudes por email.
La plataforma incorpora políticas de gasto directamente en las tarjetas, lo que permite a la empresa establecer reglas claras desde el principio. Puedes limitar el importe máximo por transacción, bloquear ciertos tipos de gastos o definir horarios de uso. Todo esto se gestiona desde un panel centralizado y puede modificarse o desactivarse en tiempo real, sin necesidad de emitir una nueva tarjeta. Además, puedes bloquear tarjetas al instante, emitir nuevas con un clic o cambiar la configuración según las necesidades de cada equipo.
En lugar de configurar tarjeta por tarjeta, Payhawk permite establecer políticas y aplicarlas de forma masiva. Por ejemplo, puedes definir una política de gastos para el equipo comercial, otra para el equipo técnico y otra para dirección, y vincularlas a las tarjetas correspondientes con solo un clic. Esto ahorra tiempo y evita errores, especialmente en organizaciones con decenas o cientos de usuarios. También facilita el cumplimiento interno y la coherencia en la gestión financiera.
Las empresas no son todas iguales, y su gestión del gasto tampoco. Payhawk permite replicar la estructura de tu compañía en la propia plataforma, asignando centros de coste, flujos de aprobación personalizados o responsables de equipo. Esto significa que puedes ver el gasto agrupado por departamentos, unidades de negocio o proyectos, y tomar decisiones basadas en datos reales. También puedes gestionar las solicitudes de fondos y establecer diferentes niveles de aprobación según el importe o el tipo de gasto.
En ocasiones, surgen gastos imprevistos que requieren una respuesta rápida. Payhawk permite gestionar estas solicitudes directamente desde el móvil, sin necesidad de pasar por procesos complejos o enviar documentación por separado. Un responsable puede aprobar una solicitud de fondos desde su teléfono y asignar los recursos al instante, manteniendo siempre el control sobre lo que se gasta y quién lo gasta. Esto aporta flexibilidad operativa sin renunciar al rigor financiero.
Como CFO, quiero saber cuánto dinero y beneficios tenemos en tiempo real y qué mecanismos debo activar. También necesitamos información sobre nuestras existencias y si necesitamos más. Puedo ver todo esto a través de mi ERP, además de ver los gastos en tiempo real gracias a mi integración nativa con Payhawk, **explica Giancarlo Bruni, CFO en Heroes. **
Con una gestión adecuada y la herramienta correcta, las tarjetas de crédito se convierten en una palanca para simplificar procesos, ganar agilidad y tomar decisiones mejor fundamentadas.
Soluciones como Payhawk permiten dar ese salto: pasar de controlar gastos a gestionar de forma más eficiente toda la operativa financiera. El resultado es claro: menos carga administrativa, mayor visibilidad y un control más inteligente de los recursos. Si quieres saber más sobre cómo sería tu día a día con las tarjetas de crédito de Payhawk, puedes empezar por agendar una llamada con un experto aquí.
Raquel ha sido parte importante de Payhawk desde el principio, pasando por varios roles clave: empezó en ventas, creó el equipo de Success desde cero y luego pasó al marketing de contenido y producto. Ahora, está en su mejor momento como Senior Product Marketing Manager e Impact Director. Además, Raquel también lidera los esfuerzos de ESG de la empresa. Fuera del trabajo, a Raquel le encanta estar al aire libre y disfruta nadando, haciendo senderismo y cocinando para sus dos hijos.
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