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Gestionar finanzas en mundo del transporte y la logística puede suponer un gran reto. Con gastos que van desde el coste del combustible y el mantenimiento de la flota hasta las operaciones internacionales, los métodos tradicionales de gestión financiera suelen quedarse cortos en visibilidad y eficiencia. Te explicamos cómo darle a tus responsables de finanzas el control total para tener más claridad, control, previsión y flexibilidad en el gasto.
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Gestionar los gastos en el sector de transporte y logística puede ser un reto, en caso que no cuentes con ninguna solución. Desde los conductores hasta los proveedores, pasando por toda la cadena de suministro, hay muchos costes que controlar y coordinar.
Por eso, llevar una gestión eficiente de los gastos es clave para empresas como la tuya. Sin ella, corres el riesgo de que el presupuesto se descontrole y que el manejo de los gastos se vuelva un caos. Además, te resultará casi imposible saber quién ha gastado qué, diferenciar entre gastos necesarios, gastos fuera de política o incluso detectar posibles fraudes.
En Payhawk hemos ayudado a clientes como Discordia, Baton e ICP a mejorar de forma significativa su gestión de gastos, digitalizar procesos y ahorrar tiempo a los equipos, tanto financieros como no financieros. Aunque estas empresas son muy distintas en tamaño y funcionamiento, todas tenían problemas similares antes de pasarse a Payhawk, como por ejemplo:
Entonces, ¿cómo pueden las empresas de transporte y logística superar estos y otros retos? Aquí te contamos cuáles son los principales desafíos que puede estar enfrentando tu empresa ahora mismo y las mejores formas de solucionarlos.
Controla y recibe los gastos de tu flota en tiempo real
Como tus empleados, los conductores, están constantemente en carretera necesitan acceso rápido a dinero para cubrir gastos de viaje: comida, parking, reparaciones, etc. Cuando tienes a mucha gente moviéndose por todo el país o varios países, controlar quién gastó qué puede ser un auténtico lío.
Si tus conductores usan sus tarjetas personales o tarjetas de combustible y guardan los recibos en papel, lo tendrán complicado para justificar los gastos y entregarlos a tiempo. Así, mantener un registro claro de los gastos y darles el dinero que necesitan se vuelve casi imposible. Además, la empresa pierde visibilidad en tiempo real y los reembolsos se convierten en un proceso lento y estresante.
Por ejemplo, imagina a Steve, que hace repartos de noche. Necesita echar gasolina, pero su tarjeta de combustible tiene restricciones y no la puede usar. Entonces, paga con su tarjeta personal y luego tú tienes que reembolsarle. Esto ya es incómodo para él, porque adelanta dinero, y además tarda tiempo en recibirlo, ya que primero tiene que recopilar los recibos y meterlos en un informe de gastos.
En estos casos, usar una tarjeta corporativa con límites y reglas predefinidas hace todo mucho más fácil y rápido para el conductor.
Pasar de reembolsos a tarjetas corporativas también puede ser un quebradero de cabeza. Crear y asignar tarjetas para cada empleado suele ser un proceso largo, especialmente si no están integradas con tu sistema de gestión de gastos.
Con Payhawk puedes obtener tarjetas físicas y virtuales al instante, sin perder control. Puedes fijar límites, aplicar reglas y asegurar el cumplimiento automático, sin papeleo ni controles manuales.
Esto es justo lo que experimentó Discordia. Milena Naydenova, experta en Administración de Préstamos y Pagos en Discordia, destaca:
Desde principios de año solicitamos tarjetas por anticipado, y esta opción nos ha aportado una gran flexibilidad. Tenerlas ya disponibles nos permite asignar fondos de forma segura e inmediata a nuestros conductores internacionales ante cualquier imprevisto, ya sea una pérdida, un daño o la necesidad de un reemplazo urgente. Gracias a ello, garantizamos tanto la tranquilidad y seguridad financiera de nuestros conductores en carretera como una mayor eficiencia en un entorno de trabajo tan dinámico como el nuestro.
Si tus conductores hacen rutas internacionales, seguro que te enfrentas a gastos en varias monedas, pagos transfronterizos y comisiones por cambio de divisa.
En lugar de usar sistemas diferentes para cada región, Discordia, un gigante europeo del transporte, usa nuestra solución para crear tarjetas multimoneda que reducen las comisiones, permiten pagos internacionales instantáneos sin costes ocultos y consolidan toda la información financiera en un solo lugar.
Con una flota de 1.500 camiones, más de 2.000 conductores, clientes en más de 70 países y 2.400 empleados, gastar de forma eficiente y sin complicaciones es fundamental.
Si gestionas finanzas en transporte, sabes lo rápido que se acumula el IVA en combustible, peajes y gastos internacionales.
Aquí entra en juego nuestra automatización de la categorización de gastos, integrada con 60Dias, que facilita mucho la gestión del IVA.
Nuestro sistema extrae automáticamente todos los datos necesarios, y 60Dias genera facturas fiscales válidas. Desde la validación certificada por la AEAT hasta la generación de facturas deducibles, todo se sincroniza automáticamente con Payhawk para que recuperar el IVA sea sencillo y sin dolores de cabeza.
Imagina que un camión se avería y el conductor, Mac, no tiene dinero para pagar la reparación. Pide fondos a la oficina, pero la transferencia tarda días. El camión se queda parado y la empresa pierde dinero.
O que recibe una multa que solo puede pagar en efectivo, pero no tiene suficiente dinero encima. Tiene que pedir autorización, esperar la aprobación y luego que le envíen el dinero.
Además, puede que su tarjeta no permita sacar efectivo en cajeros, lo que le obliga a ir al banco.
Poco práctico, ¿verdad?
Con una solución de gestión de gastos inteligente como Payhawk, esto cambia:
Si recoges recibos en papel, dependes de que cada conductor guarde todo bien. Si se pierde un recibo, tú y tu equipo de finanzas perderéis tiempo buscando y conciliando gastos, en vez de dedicaros a cosas importantes.
En Discordia, cada mes, tenían que procesar manualmente más de 25.000 notas de gasto. Lo peor era que muchos de estos recibos estaban arrugados, apenas eran legibles y estaban escritos en varios idiomas europeos.
El procesamiento de datos requería demasiado tiempo. Necesitábamos agilizar los procesos fundamentales para gestionar y contabilizar los gastos de nuestros conductores y de otros empleados que generan gastos para el negocio, comenta la Supervisora de Finanzas en Discordia.
Gestionar gastos a mano implica mucho trabajo: recoger recibos, pasar datos a informes, aprobar gastos y hacer reembolsos. Este proceso es lento, poco eficiente y con margen para errores humanos.
Tsvetomir Uzunov, CFO de Discordia, cuenta el cambio tras pasarse a Payhawk:
Hemos multiplicado por cuatro la productividad de los empleados y esperamos aún más con el crecimiento de la flota. La automatización de Payhawk ha reducido mucho los tiempos y los errores que antes teníamos con la gestión manual.
Descubre cómo empresas como Discordia controlan gastos
Si estás buscando cómo simplificar la gestión de gastos en tu empresa de logística, te dejamos una lista de soluciones y procesos a tener en cuenta.
Cuando los empleados gastan fondos de la empresa mientras están en ruta, unos procesos claros de aprobación mantienen todo en orden, y una tecnología de automatización inteligente acelera el proceso. Sin ellos, los gastos se acumulan y los equipos financieros pierden tiempo persiguiendo aprobaciones.
Con la automatización, eliminas el intercambio manual de solicitudes. En lugar de que los empleados busquen al aprobador adecuado, los flujos de trabajo personalizados gestionan las aprobaciones automáticamente, ahorrando tiempo y agilizando el proceso.
Define reglas de aprobación adaptadas a la estructura de tu empresa, por compleja que sea. ¿Necesitas que un gerente senior apruebe gastos superiores a 500 €? Listo. ¿Quieres que las aprobaciones se basen en presupuestos, categorías o departamentos? Muy fácil.
Y con un diseñador de flujos de trabajo intuitivo, mantienes el control garantizando que la persona adecuada valide cada gasto sin complicaciones.
Las buenas decisiones empiezan con datos precisos y actualizados. Sin ellos, acabarás adivinando a dónde va el dinero y persiguiendo justificantes.
Con visibilidad total y en tiempo real, puedes acceder y ver al instante quién ha gastado qué, dónde y cuándo — sin esperas ni sorpresas. En cuanto alguien realiza un pago, queda registrado y listo para seguimiento.
¿Quieres analizar el gasto por departamento? Hecho. ¿Necesitas ajustar límites en función del gasto real? Fácil. Incluso puedes detectar patrones y alertar sobre posibles incidencias antes de que se suba el justificante.
Y no es solo para finanzas: responsables de presupuesto, jefes de departamento y gestores de proyecto tienen acceso inmediato a la información, para controlar sus presupuestos y tomar decisiones proactivas sin esperar informes.
Mantener los costes bajo control es crucial en transporte y logística, donde muchas variables complican el seguimiento del gasto. ¿Cómo lograr control sin sacrificar eficiencia y autonomía?
La respuesta está en la tecnología inteligente para la gestión de gastos.
Con controles avanzados en las tarjetas corporativas, el equipo financiero puede fijar límites personalizados para evitar sobrecostes, restringir usos por horario, categoría o ubicación, permitiendo compra de combustible pero bloqueando compras online, y garantizar el cumplimiento sin microgestión.
La conciliación manual es lenta e ineficiente. Con la herramienta adecuada, las empresas pueden integrar directamente su ERP y software contable, asegurando una conciliación automática que permite un seguimiento preciso y en tiempo real. Esto mejora la visibilidad en toda la empresa y simplifica los informes sin necesidad de introducir datos manualmente.
Elegir la solución correcta implica optar por una que agilice los procesos sin añadir complejidad. Prioriza características que faciliten el seguimiento y control del gasto, haciendo la operativa más rápida y eficiente:
Con una flota de 1.500 vehículos y más de 2.000 conductores, Discordia necesitaba una solución que mejorara la experiencia de los conductores en la gestión de gastos y mantuviera un control estricto de costes en sus 70 ubicaciones.
Antes de Payhawk, la empresa tenía dificultades para lograr visibilidad de los gastos, lo que impedía identificar oportunidades de ahorro.
Hoy, la mayor compañía de transporte y logística de Bulgaria ha reducido significativamente los tiempos de proceso y los errores derivados del manejo manual.
Implementar Payhawk ha supuesto un cambio total, especialmente para conductores como Petyo Kozarov:
Para mí, Payhawk es una gran ventaja porque siempre tengo dinero de la empresa disponible cuando estoy en ruta. No uso fondos personales para pagar parking, peajes o multas. Y no tengo que hacer reportes extras, con la app móvil hago fotos a los recibos y van directamente a la oficina.
El CFO de Discordia, destaca la importancia de Payhawk para el bienestar de los empleados:
Ahora, si alguien se pone enfermo en la carretera, podemos enviarle dinero y alojarlo en un hotel de inmediato. Y con ese dinero pueden ir al médico, lo que también ayuda. Imagínate estar en cualquier parte del mundo con un problema así y sin recursos; sería una situación muy difícil.
Lee el caso completo de Discordia aquí.
En transporte y logística, cada segundo y cada euro cuentan. Mantener el ritmo de operaciones rápidas requiere una solución de gestión de gastos que trabaje a tu velocidad, simplificando procesos financieros, ofreciendo control total, visibilidad en tiempo real y mayor eficiencia.
Con las herramientas adecuadas, puedes reducir el tiempo administrativo, evitar sobrecostes y mantener la competitividad en el sector.
Si buscas optimizar tus gastos en transporte y logística, puedes empezar por agendar una llamada con un experto de Payhawk aquí. Descubre cómo Payhawk puede transformar tus operaciones financieras, y mejorar la eficiencia de tu flota en una llamada personalizada.
Raquel ha sido parte importante de Payhawk desde el principio, pasando por varios roles clave: empezó en ventas, creó el equipo de Success desde cero y luego pasó al marketing de contenido y producto. Ahora, está en su mejor momento como Senior Product Marketing Manager e Impact Director. Además, Raquel también lidera los esfuerzos de ESG de la empresa. Fuera del trabajo, a Raquel le encanta estar al aire libre y disfruta nadando, haciendo senderismo y cocinando para sus dos hijos.
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