La importancia de una efectiva gestión de las tarjetas de empresa

Contar con una completa visibilidad de los gastos de la empresa resulta fundamental para la toma de decisiones. De hecho, esta visibilidad es lo que permite tomar acciones oportunas, reaccionar según los resultados obtenidos o ante los cambios del mercado, para impulsar la estrategia de negocio.

Aunque en general las empresas ya entienden la importancia de la gestión de gastos, muchas siguen sin lograr esa visibilidad tan esencial. El problema podría estar en los sistemas obsoletos que todavía utilizan. O quizá en haber elegido una tarjeta corporativa en función de ofertas e incentivos puntuales, en lugar de valorar más una gestión de gastos precisa, rastreable y con control en tiempo real.

Si una empresa utiliza tarjetas de crédito corporativas tradicionales, sin el soporte de un software de gestión de gastos, en realidad está cargado de trabajo improductivo a los equipos financieros y al resto de los empleados. El departamento de Finanzas debe perder mucho tiempo localizando recibos y conciliando los pagos hechos por los empleados con diferentes tarjetas. Mientras que los empleados deben preocuparse de recopilar y presentar los recibos en papel cuando llega el fin de mes.

Por otro lado, si la empresa utiliza tarjetas prepago, se enfrentará a otro tipo de problemas. Las tarjetas prepago tienen un uso más limitado y no siempre pueden usarse para realizar pagos empresariales, como anuncios en Google. Asimismo, suelen tener límites de retiradas de efectivo en cajeros automáticos.

Es importante encontrar una tarjeta de empresa que se adapte a nuestro modelo de negocio y permita impulsar las operaciones cotidianas, con visibilidad y flexibilidad.

¿Tarjetas de débito, tarjetas prepago o tarjetas de crédito?

En materia de tarjetas corporativas existen muchas opciones, ¿cuál elegir? En primer lugar es necesario entender cuál se adapta mejor a tu organización: ¿qué tarjeta ofrecerá más valor a tus equipos? ¿Qué tarjeta te dará más información sobre los gastos de la empresa?

Las tarjetas de empresa tienen el potencial de eliminar el papeleo innecesario dentro de las organizaciones, además de ayudar a la gobernanza y el control de los gastos. Las tarjetas de empresa permiten empoderar al personal de primera línea, manteniendo el control, siempre que estén soportadas de un software de gestión eficaz.

Una gestión de gastos realmente efectiva requiere de tarjetas de empresa respaldadas por un software de gestión. Esto permite que los empleados no tengan que acudir al CFO o al departamento financiero para que les autoricen cada pago. En lugar de esto, simplemente pueden gastar dentro de unos límites previamente establecidos por el director financiero, según las políticas de gasto de la organización.

Tarjetas de débito

Las empresas pueden escoger entre las tarjetas de débito físicas o virtuales. Las virtuales son mucho más fáciles de conseguir; de hecho, su emisión es casi instantánea. Los empleados pueden disponer de la tarjeta el mismo día. También es posible establecer límites de uso personalizados para que el gasto no se descontrole, lo que ayuda a mantener un flujo de caja saludable.

A diferencia de las tarjetas de crédito, las tarjetas de débito dependen directamente de los fondos que haya en la cuenta bancaria de la empresa, lo que significa que eventualmente es posible quedarse sin fondos suficientes. Por ello, conviene aplicar restricciones y límites de gastos, así como flujos de aprobación para todas las compras.

Tarjetas de crédito de empresa

Las tarjetas de crédito son la solución perfecta para las compañías que desean tener acceso a una línea de crédito en vez de depender de sus propios fondos. Sin embargo, hay que tener en cuenta los intereses que se cargan por este tipo de tarjetas, que serán un gasto más a tener controlado. No obstante, siempre se puede pagar el crédito con rapidez, para evitar comisiones y cargos innecesarios.

Tarjetas prepago

Las tarjetas prepago funcionan exactamente igual que las tarjetas de crédito corporativas, solo que dependen directamente de los fondos de la empresa. Se pueden emitir tarjetas prepago tanto físicas como virtuales. Los empleados no pueden gastar indefinidamente, sino que cuentan con presupuestos asignados, que pueden ajustarse cuando sea necesario. Además, cuando se cuenta con un software de gestión, cada pago es rastreable, lo que simplifica la gestión de tarjetas.

La principal diferencia entre una tarjeta prepago y una tarjeta de débito es que no todos los comercios aceptan pagos de tarjetas prepago, lo que puede limitar la capacidad de gasto de la empresa. Aquí encontrarás más información sobre la diferencia entre tarjetas de crédito, tarjetas prepago y tarjetas de débito.

La clave no es el tipo de tarjeta, sino contar con un software de gestión

El tipo de tarjeta de empresa elegido es importante. Sin embargo, lo vital es contar con un software de gestión. Sin la tecnología correcta, no es posible tener una visibilidad real de los gastos de la empresa, ni tampoco establecer límites, controlar el gasto, o crear informes con precisión.

Según un informe reciente de Harvard Business Review Analytic Services, en colaboración con Payhawk, el 64% de los líderes empresariales considera que los departamentos de Finanzas deben dedicar más tiempo a “analizar los datos financieros para hacer recomendaciones sobre la estrategia y el modelo de negocio de la organización”. Sin embargo, para los equipos financieros esto no es posible si: a. No se tiene una buena visibilidad de los gastos; y, b. Si se pierde tiempo productivo recopilando recibos, o introduciendo manualmente datos de gastos.

Por ello, es imprescindible contar con una solución que ayude a lograr los objetivos de negocio, liberando al equipo financiero de todas esas tareas manuales y actividades que requieren mucho tiempo y no aportan valor. Automatizando las tareas administrativas, es posible adoptar un rol más estratégico y con mayor impacto para la organización.

P.D.: Las tarjetas de empresa de Payhawk son tarjetas VISA comercial, las más aceptadas internacionalmente (en comparación con Amex y Mastercard).

Si quieres saber más sobre las ventajas de nuestras tarjetas VISA, consulta la sección Tarjetas de empresa Payhawk.

Las ventajas de establecer límites de uso de tarjetas y políticas de gasto personalizables

A medida que una organización crece, también se incrementarán los gastos y la cantidad de personas que necesitarán realizar pagos. La opción de que los empleados utilicen sus propias tarjetas personales debería ser cosa del pasado, ya que genera más trabajo y papeleo por parte del equipo financiero y de todos los empleados.

En cambio, si se le asigna un presupuesto a cada responsable de equipo, a través de su propia tarjeta de empresa, podrá realizar todos los pagos que requiera para cumplir con sus tareas, sin tener que gastar de sus fondos personales y esperar por un reembolso. Además, los equipos financieros no tendrán que lidiar con montañas de recibos.

Lo mejor es que dar tarjetas de empresas a los empleados no significa que puedan gastar sin control. Por el contrario, las tarjetas de empresa respaldadas por un software de gestión permiten realizar un mejor seguimiento y control de los gastos. Para poder gastar y utilizar sus tarjetas de empresa, los empleados tienen que cumplir necesariamente con las políticas de gastos y restricciones de uso establecidas.

El software de gestión de Payhawk permite establecer límites de uso y políticas de gasto ajustadas a los requerimientos y estructura de la organización. Así, es posible empoderar a los empleados con un método de pago práctico y funcional, al mismo tiempo que se mantiene un mayor control de los gastos de la empresa.

Mantén controladas las suscripciones de la empresa

¿Cuántas suscripciones tiene actualmente tu empresa y cuántas realmente está utilizando? Gestionar todas las cuentas y pagos desde una única plataforma también permite hacer seguimiento de los pagos recurrentes de todos los departamentos, lo que facilita identificar cualquier suscripción a herramientas o servicios que no se esté aprovechando.

A medida que crece una organización es fácil que los gastos se disparen. Por ello, hacer un seguimiento efectivo de las suscripciones que tiene cada departamento puede ayudar a controlar los gastos, al poder identificar suscripciones empresariales innecesarias o duplicadas.

Automatizar este proceso supone un ahorro de tiempo para los equipos financieros, que podrán detectar con rapidez gastos excesivos, eliminar incrementos de costes, así como descubrir costes ocultos.

Automatiza tareas administrativas

La carga administrativa que suele imponerse a los equipos financieros no tiene sentido en los tiempos que corren. El tiempo y los recursos desperdiciados en tareas manuales, podrían dedicarse a impulsar la estrategia y el crecimiento de la empresa, optimizando las operaciones de cada uno de los departamentos.

Está claro que los equipos financieros de hoy deberían centrarse en generar estas eficiencias e impulsar el negocio. Pero para poder aportar valor a la organización, necesitan contar con las herramientas adecuadas: las tecnologías y sistemas integrados que faciliten una gestión de gastos eficaz.

La buena noticia es que sí existe un software que permite desprenderse de toda esta carga administrativa. Payhawk facilita la automatización de procesos administrativos manuales y tareas repetitivas, como la recopilación de recibos, la conciliación de gastos y la gestión de tarjetas de empresa para empleados, proyectos o departamentos.

Puedes crear diferentes políticas de gastos y restricciones de uso

No todo el mundo necesita disponer del mismo presupuesto mensual. Por ello, con Payhawk se pueden crear límites de uso y políticas de gasto diferenciadas para empleados, proyectos o equipos, así como según el organigrama o la estructura de la organización.

Se pueden establecer fácilmente límites recurrentes mensuales, gestionar tarjetas en bloque, definir quién puede realizar retiradas de efectivo en cajeros automáticos y mucho más, todo desde el mismo panel de control. Estas funcionalidades resultan particularmente útiles a medida que crece la organización. Nadie tiene tiempo para gestionar presupuestos individuales de tarjetas, cuando la plantilla se está expandiendo rápidamente.

En Payhawk se pueden segmentar a los usuarios de tarjetas en función, por ejemplo, de quiénes viajan y necesitan presupuestos mensuales. También es posible asignar un presupuesto mensual recurrente al equipo de Marketing y otro al equipo de Ventas. Así, se puede analizar en tiempo real si se están cumpliendo las asignaciones y congelar tarjetas al instante, si se detecta alguna actividad sospechosa o que incumpla la política definida.

Una vez configuradas las políticas de gasto, ya no habrá que preocuparse de su cumplimiento. La plataforma facilita la visibilidad y el control en tiempo real de todos los pagos y gastos. También elimina los antiguos informes de gasto, con una conciliación automatizada y sincronizada con el ERP o sistema de contabilidad.

Crea reglas y flujos de aprobación personalizados

Con Payhawk los gastos que cumplen con las políticas definidas no sufren retrasos. La plataforma permite crear flujos de aprobación según los requerimientos y estructura organizacional, independientemente de lo compleja que sea.

Poder establecer reglas personalizadas de autorización facilita que, cada vez que sea necesario, siempre habrá una persona adecuada supervisando el gasto. En ese sentido, es recomendable añadir líderes de equipo en los flujos de aprobación para distribuir la responsabilidad y no sobrecargar con todas las autorizaciones a una sola persona, que no siempre estará disponible.

Los flujos de aprobación personalizables de Payhawk permiten un mayor control de los gastos, independientemente de la estructura organizacional o la política de gastos. Las empresas de hoy requieren un software que permita tener flexibilidad para gastar, al mismo tiempo que una visibilidad total de los gastos.

En resumen

Elegir una tarjeta para los gastos de empresa puede parecer trivial. Pero cada tipo de tarjeta presenta diferentes ventajas y características. Es importante encontrar la tarjeta de empresa que mejor se adapte a la estructura operativa de la organización, al mismo tiempo que brinda una experiencia óptima, tanto para los empleados, como para los equipos financieros y responsables de presupuestos.

Una vez que hayas definido el tipo de tarjeta de empresa que mejor se responda a las necesidades de tu organización, debes asegurarte de que incluya un software de gestión de gastos. La plataforma te permitirá gestionar, analizar y controlar los gastos de empresa sin mayor esfuerzo.

Sin una visión detallada de quién gasta qué, no es posible predecir con precisión el flujo de caja, ni tener controladas las operaciones financieras de la empresa. Si a esto le añadimos los problemas a los que se enfrentan los empleados con procesos de gestión de gastos obsoletos, contar con un software de gestión puede ser una auténtica bendición.

Las tarjetas de empresa respaldadas por un software de gestión de gastos permiten empoderar a los empleados con un método de pago efectivo, mientras se mantiene el control y la visibilidad del gasto empresarial. Asimismo, se libera a los equipos financieros de tediosas e improductivas tareas manuales, para que puedan enfocarse en el desarrollo de la empresa.

Reserva una demo para saber cómo Payhawk puede ayudar a tu organización a gestionar de forma efectiva las tarjetas de empresa y todos los gastos y pagos empresariales.