Het belang van effectief beheer van betaalkaarten voor bedrijven

Volledige zichtbaarheid over uitgaven is cruciaal - het is wat je organisatie in staat stelt snel op te schalen.

Hoewel bedrijven het belang van uitgavenbeheer al begrijpen, slagen veel bedrijven er maar niet in om dat essentiële overzicht te krijgen. Deze ontbrekende schakel kan te wijten zijn aan oude systemen die hen tegenhouden. Of misschien een kaartkeuze gebaseerd op beloningen in plaats van een kaart die accurate, traceerbare, real-time uitgaven ondersteunt.

Als je bedrijf algemene zakelijke creditcards gebruikt zonder ondersteunende software voor uitgavenbeheer, creëer je al meer werk voor je financiële teams - en medewerkers. Financiële teams moeten waarschijnlijk specifieke betalingen opsporen die door iedereen in het bedrijf zijn gedaan via slechts een handvol kaarten. En werknemers moeten eraan denken papieren ontvangstbewijzen te verzamelen en in te dienen, zodat de betalingen aan het einde van de maand kunnen worden vergeleken.

Als je momenteel prepaidkaarten gebruikt, zul je met andere problemen te maken krijgen. Je zult merken dat ze beperkt bruikbaar zijn - je kunt ze niet altijd gebruiken waar je wilt, bijvoorbeeld om Google-advertenties te betalen, en je kunt ook merken dat je beperkt bent in het opnemen van geld uit geldautomaten.

Je moet een kaart vinden die past bij je bedrijfsmodel en die ondersteunt hoe je dagelijks werkt. En je hebt flexibiliteit en zichtbaarheid nodig.

Debetkaarten vs prepaidkaarten vs creditcards

Er zijn veel opties, dus welke moet je kiezen? Eerst moet je begrijpen wat het beste bij je organisatie past - welke kaart levert de meeste waarde op voor je teams en welke kaart geeft je het diepste inzicht in de bedrijfsuitgaven.

Bedrijfskaarten hebben het potentieel om onnodige bureaucratie binnen je organisatie weg te nemen (terwijl ze toch governance en controle ondersteunen). En deze kaarten kunnen het personeel de broodnodige macht geven - mits ze worden ondersteund door efficiënte software voor uitgavenbeheer.

Echt, effectief uitgavenbeheer, inclusief betaalkaarten en software voor uitgavenbeheer, betekent dat je medewerkers niet langer naar je CFO of financiële afdeling hoeven te rennen om goedkeuring te krijgen voor het gebruik van de betaalkaart. In plaats daarvan kunnen ze gewoon uitgaven doen binnen de grenzen die je als financieel manager of CFO voor elk team of elke afdeling hebt vastgesteld. Dit is vooral handig als je bedrijf groeit.

Debet kaarten

Je kunt kiezen voor virtuele of fysieke debetkaarten - de eerste zijn veel sneller te verkrijgen - in feite onmiddellijk. Werknemers hebben dezelfde dag nog toegang tot de kaart. Je kunt aangepaste limieten instellen voor debetkaarten, zodat uitgaven niet uit de hand kunnen lopen, waardoor je een gezonde cashflow behoudt.

In tegenstelling tot een creditcard is een debetkaart afhankelijk van geld dat rechtstreeks van je zakelijke bankrekening komt. Dit betekent dat het geld op kan raken. Wellicht heb je baat bij strakkere bestedingslimieten of strenge goedkeuringsprocedures voor alle aankopen.

Zakelijke creditcards

Creditcards zijn de perfecte oplossing voor bedrijven die toegang willen tot een bankkrediet in plaats van afhankelijk te zijn van hun eigen middelen. Maar let op de rente die op dit soort kaarten in rekening wordt gebracht - het is een extra uitgave die je goed in de gaten moet houden. Maar je kunt het geleende geld op creditcards snel terugbetalen om onnodige kosten of lasten te vermijden.

Prepaid kaarten

Prepaid kaarten werken precies zoals de zakelijke creditcard die je gewend bent, maar in plaats van krediet te gebruiken, geef je rechtstreeks uit met bedrijfsgeld. Je kunt zowel fysieke als virtuele prepaidkaarten verstrekken. Het is echter niet zo dat werknemers onbeperkt kunnen uitgeven, budgetten kunnen indien nodig gemakkelijk worden gewijzigd, en elke betaling is traceerbaar voor elke werknemer, waardoor het kaartbeheer super eenvoudig is.

Het belangrijkste verschil tussen een prepaidkaart en een debetkaart is dat niet alle winkeliers en bedrijven betalingen met prepaidkaarten accepteren, waardoor de mogelijkheden om vrij uit te geven beperkt zijn. Lees meer over het verschil tussen creditcards, prepaidkaarten en debetkaarten.

Het gaat niet alleen om het type kaart dat je hebt; de software moet erbij passen

Het type kaart dat je kiest is belangrijk - cruciaal. Maar zoals eerder gezegd, heb je ook de juiste software nodig om hem te ondersteunen. Zonder de juiste technologie heb je geen zicht op je uitgaven en kun je geen limieten instellen, je uitgaven niet controleren en er niet nauwkeurig over rapporteren.

In een recent rapport van Harvard Business Review Analytic Services, in samenwerking met Payhawk, zei 64% van de bedrijfsleiders dat financiële afdelingen zich meer zouden moeten bezighouden met "het analyseren van financiële gegevens om aanbevelingen te doen over het bedrijfsmodel en de strategie van de organisatie op hoog niveau". Maar hoe kunnen financiële teams dit doen zonder a) goed inzicht in de uitgaven en b) continue achter bonnetjes aan te jagen en handmatige gegevens in te voeren?

Je hebt nog steeds een oplossing nodig die je helpt om die groeidoelstellingen te realiseren, je financiële team te bevrijden van tijdrovende, niet-waardetoevoegende activiteiten en ze aan te zetten tot een meer strategische en proactieve aanpak om de organisatie te laten groeien.

P.S. Bij Payhawk zijn al onze kaarten Visa Commercial Cards. Dit betekent dat ze wereldwijd de meest geaccepteerde kaart zijn in vergelijking met Amex en Mastercard.

Wil je meer weten over de voordelen van onze Visa Commercial Cards? We leggen het uit in de onderstaande video!

De voordelen van het beheer van uitgavenlimieten en het uitgiftebeleid voor betaalkaarten in bulk

Naarmate je organisatie groeit, groeien ook je uitgaven en het aantal mensen dat uitgaven moet doen. Het gebruik van hun eigen persoonlijke kaarten zou tot het verleden moeten behoren - het creëert meer rompslomp voor hen en meer administratie voor je financiële teams.

Door elke budgethouder toegang te geven tot zijn eigen zakelijke betaalkaart, wachten ze nooit meer op een vergoeding en geven ze in plaats daarvan het geld van het bedrijf rechtstreeks uit. Bovendien zullen je financiële teams niet verdrinken onder een stapel bonnetjes.

Maar wees gerust, het feit dat ze een eigen bedrijfskaart hebben, betekent niet dat ze hun gang kunnen gaan. Met een zakelijke betaalkaart is het juist gemakkelijker om in de gaten te houden wat ze uitgeven. Werknemers hebben geen andere keuze dan zich te houden aan het uitgavenbeleid dat je hebt ingesteld.

Bij Payhawk kun je met ons uitgavenbeleid de uitgaven onder controle houden, terwijl je alle budgethouders de vrijheid geeft om binnen een kader uit te geven. Erg handig.

Blijf op de hoogte van meerdere zakelijke abonnementen

Hoeveel zakelijke abonnementen heb je en hoeveel daarvan worden volledig benut? Door alle rekeningen vanaf een centrale locatie te beheren, kun je terugkerende betalingen voor alle afdelingen overzien en abonnementen opsporen die niet meer worden gebruikt.

Naarmate je organisatie groeit, kunnen de uitgaven gemakkelijk uitdijen, en door bij te houden welke afdelingen welke abonnementen hebben, kun je onnodige of dubbele bedrijfsabonnementen opsporen.

Door dit proces te automatiseren, verspillen je financiële teams minder tijd. In plaats daarvan kunnen ze snel overbestedingen opsporen, sluipende kosten voorkomen en verborgen kosten aan het licht brengen.

Beperk administratieve lasten

De administratieve rompslomp voor financiële teams is de oude manier van werken - verspilling van tijd die anders besteed zou kunnen worden aan het nemen van strategische bedrijfsbeslissingen en het soepel laten verlopen van alle afdelingen.

Het is duidelijk dat financiële teams zich moeten richten op het bevorderen van deze efficiëntie binnen het bedrijf en het ondersteunen van afdelingen op elke mogelijke manier. Zo kunnen ze zich richten op het uiteindelijke doel: het bedrijf laten groeien. Maar om hen vrij te maken om waarde toe te voegen, moeten ze toegang hebben tot de juiste hulpmiddelen - technologie en integraties, iets wat je huidige uitgavenbeheerproces niet kan leveren.

Het goede nieuws is dat software deze last kan wegnemen door repetitieve taken te automatiseren, zoals het verzamelen van ontvangstbewijzen, het matchen van uitgaven en het instellen van individuele uitgavenkaartlimieten.

Verschillende uitgaven hiërarchieën

Niet iedereen hoeft toegang te hebben tot hetzelfde maandelijkse budget - daarom kun je met Payhawk verschillende beleidsregels opstellen voor verschillende hiërarchieën in de organisatie of voor verschillende teams.

Stel moeiteloos bulkkaart- en maandelijks terugkerende limieten in en bepaal vanuit hetzelfde dashboard wie geld mag opnemen bij de ATM. Deze functies zijn bijzonder nuttig als je organisatie groeit. Niemand heeft tijd om individuele kaartbudgetten te beheren als het aantal medewerkers in de duizenden loopt.

Segmenteer je teams op basis van degenen die reizen en vaste maandelijkse budgetten nodig hebben, of wijs een terugkerend maandelijks budget toe aan je marketingteam. Analyseer in real-time of de toegewezen bedragen worden besteed en blokkeer kaarten onmiddellijk als je verdachte activiteiten ziet die buiten het beleid vallen.

Zodra je uitgavenbeleid is ingesteld, kun je het automatisch laten lopen. Wat betekent dat je afscheid neemt van dubbelzinnige uitgavenrapportage en hallo zegt tegen duidelijker geldbeheer. Dit alles terwijl je proactieve controles en governance en de voordelen van grootschalig kaart- en uitgavenbeleid omarmt.

Maak aangepaste goedkeuringsregels

Met Payhawk is er geen vertraging als het gaat om uitgaven binnen het beleid. Je kunt goedkeuringsworkflows aanmaken om je organisatiestructuur te helpen beheren, hoe complex je uitgavenbeleid ook is.

Door aangepaste goedkeuringsregels in te stellen, kunnen de juiste mensen gemakkelijk toezicht houden op de uitgaven wanneer dat nodig is. Voeg teamleiders toe aan de goedkeuringsworkflows om de verantwoordelijkheid te spreiden en slechts één persoon te ontlasten als het gaat om het goedkeuren van uitgaven.

Payhawk goedkeuringsworkflows kunnen je bedrijf helpen groeien, ongeacht de structuur van het bedrijf of het uitgavenbeleid. Je hebt software nodig die er voor je bedrijf is, terwijl je streeft naar ultieme zichtbaarheid van uitgaven en flexibiliteit in uitgavenbeheer.

Samengevat

Het kiezen van de juiste betaalkaarten lijkt misschien triviaal, maar verschillende soorten betaalkaarten hebben verschillende voordelen. Het is essentieel om de kaart voor uitgavenbeheer te vinden die bij je operationele structuur past en tegelijkertijd een naadloze ervaring biedt voor alle gebruikers - onder wie je financiële teams en budgethouders.

En als je eenmaal hebt besloten welk type onkostenkaart het beste bij je behoeften past, moet je ervoor zorgen dat er onkostenbeheersoftware bij zit. Met de ondersteunende technologie kun je de bedrijfsuitgaven moeiteloos analyseren en beheren.

Zonder een beter inzicht in wie wat uitgeeft, kun je de cashflow niet nauwkeurig voorspellen en zul je nooit grip hebben op de bedrijfsfinanciën. Voeg daarbij de problemen die werknemers hebben met verouderde onkostenbeheerprocessen - software kan echt de reddende engel zijn.

Stel werknemers in staat om effectief uitgaven te doen binnen een kader, stel teamleiders in staat om verantwoordelijkheid te nemen voor teamuitgaven en stel financiële teams in staat om vervelende handmatige taken los te laten en de toekomst van automatisering te omarmen.

Boek een demo en ontdek hoe Payhawk jouw organisatie kan helpen om het uitgavenbeleid in bulk te beheren en het beheer van bedrijfskaarten te verbeteren.