5 voordelen van virtuele t.o.v. traditionele betaalkaarten

Vandaag de dag heeft men als alternatief voor traditionele kaarten zoals creditcards, ook de optie om virtuele betaalkaarten zoals die van Payhawk uit te reiken voor het doen van (online) uitgaven. Wij beschrijven 5 voordelen van virtuele t.o.v. traditionele bankkaarten zoals creditcards.

Wat zijn virtuele en wat zijn traditionele betaalkaarten?

Met behulp van zakelijke betaalkaarten boeken en betalen personeelsleden zelf hun zakenreis en hotel, huren ze ter plekke een auto en rekenen ze af in een restaurant. Ook voor operationele uitgaven zoals de aanschaf van software of het afsluiten van een abonnement, kunnen ze terugvallen op hun zakelijke betaalkaart. Omdat meer en meer uitgaven online worden verricht, is de virtuele betaalkaart in het leven geroepen.

Hoe werken traditionele kaarten?

Onder traditionele kaarten verstaan we zakelijke, fysieke creditcards die men verstrekt aan werknemers die met regelmaat werk gerelateerde uitgaven moeten doen. Met zo’n creditcard betaal je op dezelfde wijze als met een gewone bankpas. Meestal gewoon contactloos en/of dus en al dan niet met een pincode. In sommige landen wordt echter vereist dat men een handtekening op het bonnetje zet.

Zo’n creditcard biedt de gebruiker tot een bepaald bedrag per maand de mogelijkheid om aankopen te doen. Dit bedrag wordt door de uitgever van de kaart voorgeschoten en aan het einde van iedere maand geïncasseerd. Meestal zijn aankopen direct verzekerd tegen zaken als diefstal, beschadiging en verlies. Voor de kredietverstrekking betaalt het bedrijf vanzelfsprekend een rentebedrag.

Traditionele creditcards hebben veelal als kenmerk dat alle soorten uitgaven, door alle medewerkers, aan alle leveranciers van het bedrijf, via 1 en hetzelfde rekeningnummer lopen. Dat is natuurlijk nogal onoverzichtelijk en genereert weinig informatie om te kunnen sturen.

Hoe werken virtuele betaalkaarten?

Anders dan een traditionele creditcard is een virtuele betaalkaart geen fysieke kaart van plastic of metaal. Een dergelijke kaart heeft nagenoeg dezelfde kwaliteiten als een traditionele fysieke zakelijke betaalkaart. De virtuele betaalkaart is heel snel en eenvoudig aan te maken per afdeling, per projectteam of toe te wijzen aan een individuele medewerker. Na het aanmaken kan de virtuele kaart door de kaartgebruiker direct in de mobiele app worden gebruikt.

Virtuele kaarten zijn met name geschikt voor het verrichten van online betalingen zoals online marketingadvertenties, het online boeken van een vlucht, een hotel, etc. Ze maken gebruik van een uniek kaartnummer en kennen aan elke transactie een unieke identificatie toe. Dat maakt het mogelijk om transacties beter te volgen en automatisch te boeken in de administratie. Het enige dat je met virtuele betaalkaarten niet kunt t.o.v. een fysieke kaart is cashgeld opnemen bij een automaat. Maar hoe vaak doen we dat tegenwoordig nog?

Overigens is het bij aanbieders van slimme dienstverlening voor uitgavenbeheer zoals Payhawk, nog steeds mogelijk om ook fysieke kaarten met dezelfde voordelen uit te geven aan medewerkers. Al deze slimme zakelijke betaalkaarten vormen een beter alternatief voor traditionele zakelijke creditcards.

Welke voordelen hebben virtuele kaarten?

Hoewel een traditionele zakelijke creditcard een oplossing biedt voor de betaalbehoefte van medewerkers, vormt deze nog geen oplossing voor uitgavenbeheer in zijn algemeenheid. Jij als Finance Manager wil immers ook graag controle houden over de uitgaven zoals die door medewerkers verricht worden. Je wil een zekere mate van beleid definiëren en dat effectief in de organisatie kunnen implementeren.

Het is in de praktijk echter lastig om dat bij gebruik van traditionele betaalkaarten mogelijk te maken. Maakt je organisatie gebruik van slimme virtuele betaalkaarten of virtuele creditcards, dan blijkt dat ineens allemaal een stuk eenvoudiger. Wij benoemen 5 voordelen van virtuele t.o.v. traditionele bankkaarten.

1: Directe beschikbaarheid

Het aanvragen van een fysieke, traditionele betaalkaart of creditcard kost minimaal 5 werkdagen. Dat betekent dat de betreffende medewerker die vaak een acute betaalbehoefte heeft, enkele dagen moet wachten. Maar ja dat is lastig, want hij of zij gaat wellicht morgen al op reis.

Virtuele betaalkaarten of virtuele creditcards vormen hiervoor dé oplossing. Want een virtuele kaart kan direct door de beheerder in Payhawk worden aangemaakt. Deze wordt realtime geactiveerd en is dus direct beschikbaar.

Wil de gebruiker van de kaart toegang krijgen tot de virtuele kaartgegevens, dan kan die de kaart meteen ophalen in Payhawk-app. Overigens is het ook mogelijk om de kaart toe te kennen aan een projectgroep of afdeling zodat iedereen daarbinnen in één klap is voorzien van een betaalmogelijkheid. Betaalprobleem opgelost!

2: Betere bescherming tegen fraude en diefstal

Veel bedrijven houden er niet van om zomaar iedereen van onbeheersbare betaalmogelijkheden te voorzien. Dat geldt met name wanneer het gaat om nieuwe medewerkers, stagiaires, uitzendkrachten en onderaannemers. Fraudegevaar zowel binnen als buiten de organisatie ligt op de loer.

Het unieke karakter van iedere virtuele creditcard en iedere transactie zorgt ervoor dat iedere betaling direct en nauwkeurig traceerbaar is. Daardoor is het risico op financiële schade door diefstal of verlies van de (fysieke) kaart of de gegevens op de kaart, veel geringer en zelfs onmogelijk. De gegevens zijn uniek per transactie en kunnen dus niet zomaar meervoudig worden gebruikt.

Bovendien is direct herleidbaar wie, wanneer, welke uitgave heeft gedaan. De traceerbaarheid in geval van afwijkingen is daardoor groot. De intern financieel beheerder kan betaalvoorwaarden op maat definiëren en dit betaalbeleid direct koppelen aan de virtuele betaalkaart. Er kan door de kaartgebruiker niet van de betaalregels worden afgeweken. In geval van opvallende transacties geeft slimme analyse software bovendien automatisch een signaal.

Het proces van financiële verantwoording, bijvoorbeeld door het aanleveren van betaalbewijzen door de kaartgebruiker, wordt d.m.v. virtuele kaarten sterk vereenvoudigd. Dat werkt veel efficiënter en is daardoor minder tijdrovend. Onder andere de slimme OCR-software die aan de virtuele betaalkaart gekoppeld is waarborgt dat. Blijft een medewerker op dit gebied toch in gebreke, dan kan men de kaart in geval van achterstallige verantwoording automatisch laten blokkeren.

3: Betere controle over bedrijfsuitgaven

Het voordeel van traditionele creditcards, namelijk uitgeven op krediet, vormt tegelijkertijd een belangrijk nadeel ervan. Want daardoor is het niet mogelijk om realtime inzage te krijgen in het bestedingsgedrag en bestedingslimieten. Slechts 1 keer per maand wordt de totale bulk aan betalingen ineens inzichtelijk gemaakt. Voor het tussentijds bijsturen van het uitgavenbeheer is het op dat moment meestal al te laat.

Betalingen die verricht worden d.m.v. virtuele betaalkaarten of virtuele creditcards worden rechtstreeks ten laste gebracht van de corporate betaalrekening. Limieten, betaal- en goedkeuringsregels kunnen daarbij tot op medewerker niveau vooraf worden gedefinieerd. Dat zorgt voor een ultieme mate van uitgavenbeheersing.

En anders dan bij creditcards is er op ieder willekeurig moment volledige inzage in het uitgavenpatroon. Er is nooit sprake van een achterstand in gegevensvoorziening. Slimme analysesoftware zorgt daarbij ook nog eens automatisch voor constatering van mogelijk afwijkingen. Uitgavenrapporten zijn in no-time op ieder niveau te genereren. De beheersbaarheid van de bedrijfsuitgaven neemt daardoor toe en buitensporige bestedingen zijn verleden tijd.

4: Grote acceptatiegraad, betere FX koersen

Creditcards worden wereldwijd geaccepteerd als betaalmiddel. Dat geldt niet voor elke bankpas. Toch zijn er ook de nodige winkels waar je niet met creditcard kunt betalen. De acceptatiegraad van virtuele kaarten is minimaal net zo goed als die van creditcards en dus enorm groot.

En dat is fijn, want voor veel bedrijven is internationaal zaken doen een dagelijkse gewoonte. Werknemers begeven zich en werken over de hele wereld om de belangen van het bedrijf te behartigen. De goede acceptatiegraad van virtuele betaalkaarten ten opzichte van allerlei traditionele persoonlijke kaarten maakt daarbij het leven direct een stuk gemakkelijker.

Daar bovenop profiteer je ook nog eens van extreem lage FX-koersen voor valuta-wisselkosten. Het is zelfs mogelijk om deze te vermijden door virtuele betaalkaarten uit te geven die voor dezelfde valuta worden gebruikt.

Met virtuele kaarten is een bedrijf tot wel 85% goedkoper uit op het gebied van wisselkoerskosten dan bij traditionele kaarten.

5: Reconciliatie

In het geval van traditionele betaalkaarten is het afstemmen van inkooporders, facturen, bonnetjes en betalingsoverzichten een tijdrovende handmatige klus. Dit vereist forse inspanning van zowel de betalende werknemer als van de afdeling Finance. Niet alleen is het ontbreken van gegevens en verantwoording vaak een uitdaging, ook de correctheid van ingevoerde informatie laat nogal eens te wensen over.

Bij gebruik van virtuele betaalkaarten wordt elke transactie gelijk van de juiste info voorzien. Slimme technologie maakt het aanleveren van correcte info door medewerkers tot wel 90% gemakkelijker. Bovendien zorgt AI ervoor dat de functie van controle over uitgaven door Finance sterk wordt geautomatiseerd.

Dankzij het unieke ID van virtuele betaalkaarten ontstaat nu eindelijk de mogelijkheid van perfect matching. En dat op ieder willekeurig moment van de dag en volledig geautomatiseerd. Dat is niet alleen efficiënt en vereist niet alleen minder mankracht. Het leidt ook tot een sterk verbeterde informatie flow.

Waarom kiezen voor virtuele betaalkaarten van Payhawk?

Virtuele betaalkaarten of virtuele creditcards zijn handig, dat is duidelijk. Het systeem van virtuele betaalkaarten van Payhawk onderscheidt zich, afgezien van de eerder genoemde voordelen, ook nog eens door de mogelijkheden rondom automatisering van financiële processen en de koppelingen met ERP- en boekhoudsoftware.

Onze virtuele betaalkaarten maakt het betaalproces voor medewerkers niet alleen veel gemakkelijker maar ook het leven van de finance teams. De slimme software zorgt voor goede beschikbaarheid van data, maar verwerkt die ook nog eens automatisch op boekhoudkundig gebied. Door de integratiemogelijkheden met ERP- en Boekhoudsystemen, heeft de finance afdeling veel minder handmatig werk en worden ze dus veel efficiënter. En dat stelt het het management in staat om over de best denkbare financiële stuurinformatie te kunnen beschikken.

Conclusie

Virtuele betaalkaarten kennen een groot aantal voordelen t.o.v. traditionele bankkaarten zoals creditcards. Ze zorgen tegelijkertijd voor zowel flexibiliteit als beheersbaarheid in de processen rondom bedrijfsuitgaven. Wie wil dat nu niet?

Nu kunnen wij van Payhawk dat natuurlijk wel gemakkelijk zeggen. We laten het je liever zelf ervaren. Neem daarom kennis van wat onze klanten over Payhawk te zeggen hebben. Of vraag voor een kennismaking met onze betaalsoftware een demo aan.