Welke voordelen hebben virtuele kaarten?
Hoewel een traditionele zakelijke creditcard een oplossing biedt voor de betaalbehoefte van medewerkers, vormt deze nog geen oplossing voor uitgavenbeheer in zijn algemeenheid. Jij als Finance Manager wil immers ook graag controle houden over de uitgaven zoals die door medewerkers verricht worden. Je wil een zekere mate van beleid definiëren en dat effectief in de organisatie kunnen implementeren.
Het is in de praktijk echter lastig om dat bij gebruik van traditionele betaalkaarten mogelijk te maken. Maakt je organisatie gebruik van slimme virtuele betaalkaarten, dan blijkt dat ineens allemaal een stuk eenvoudiger. Wij benoemen 5 voordelen van virtuele t.o.v. traditionele bankkaarten.
1: Directe beschikbaarheid
Het aanvragen van een fysieke, traditionele betaalkaart of creditcard kost minimaal 5 werkdagen. Dat betekent dat de betreffende medewerker die vaak een acute betaalbehoefte heeft, enkele dagen moet wachten. Maar ja dat is lastig, want hij of zij gaat wellicht morgen al op reis.
Virtuele betaalkaarten vormen hiervoor dé oplossing. Want een virtuele kaart kan direct door de beheerder in Payhawk worden aangemaakt. Deze wordt realtime geactiveerd en is dus direct beschikbaar.
Wil de gebruiker van de kaart toegang krijgen tot de virtuele kaartgegevens, dan kan die de kaart meteen ophalen in Payhawk-app. Overigens is het ook mogelijk om de kaart toe te kennen aan een projectgroep of afdeling zodat iedereen daarbinnen in één klap is voorzien van een betaalmogelijkheid. Betaalprobleem opgelost!
2: Betere bescherming tegen fraude en diefstal
Veel bedrijven houden er niet van om zomaar iedereen van onbeheersbare betaalmogelijkheden te voorzien. Dat geldt met name wanneer het gaat om nieuwe medewerkers, stagiaires, uitzendkrachten en onderaannemers. Fraudegevaar zowel binnen als buiten de organisatie ligt op de loer.
Het unieke karakter van iedere virtuele kaart en iedere transactie zorgt ervoor dat iedere betaling direct en nauwkeurig traceerbaar is. Daardoor is het risico op financiële schade door diefstal of verlies van de (fysieke) kaart of de gegevens op de kaart, veel geringer en zelfs onmogelijk. De gegevens zijn uniek per transactie en kunnen dus niet zomaar meervoudig worden gebruikt.
Bovendien is direct herleidbaar wie, wanneer, welke uitgave heeft gedaan. De traceerbaarheid in geval van afwijkingen is daardoor groot. De intern financieel beheerder kan betaalvoorwaarden op maat definiëren en dit betaalbeleid direct koppelen aan de virtuele betaalkaart. Er kan door de kaartgebruiker niet van de betaalregels worden afgeweken. In geval van opvallende transacties geeft slimme analyse software bovendien automatisch een signaal.
Het proces van financiële verantwoording, bijvoorbeeld door het aanleveren van betaalbewijzen door de kaartgebruiker, wordt d.m.v. virtuele kaarten sterk vereenvoudigd. Dat werkt veel efficiënter en is daardoor minder tijdrovend. Onder andere de slimme OCR-software die aan de virtuele betaalkaart gekoppeld is waarborgt dat. Blijft een medewerker op dit gebied toch in gebreke, dan kan men de kaart in geval van achterstallige verantwoording automatisch laten blokkeren.
3: Betere controle over bedrijfsuitgaven
Het voordeel van traditionele creditcards, namelijk uitgeven op krediet, vormt tegelijkertijd een belangrijk nadeel ervan. Want daardoor is het niet mogelijk om realtime inzage te krijgen in het bestedingsgedrag en bestedingslimieten. Slechts 1 keer per maand wordt de totale bulk aan betalingen ineens inzichtelijk gemaakt. Voor het tussentijds bijsturen van het uitgavenbeheer is het op dat moment meestal al te laat.
Betalingen die verricht worden d.m.v. virtuele betaalkaarten worden rechtstreeks ten laste gebracht van de corporate betaalrekening. Limieten, betaal- en goedkeuringsregels kunnen daarbij tot op medewerker niveau vooraf worden gedefinieerd. Dat zorgt voor een ultieme mate van uitgavenbeheersing.
En anders dan bij creditcards is er op ieder willekeurig moment volledige inzage in het uitgavenpatroon. Er is nooit sprake van een achterstand in gegevensvoorziening. Slimme analysesoftware zorgt daarbij ook nog eens automatisch voor constatering van mogelijk afwijkingen. Uitgavenrapporten zijn in no-time op ieder niveau te genereren. De beheersbaarheid van de bedrijfsuitgaven neemt daardoor toe en buitensporige bestedingen zijn verleden tijd.
4: Grote acceptatiegraad, betere FX koersen
Creditcards worden wereldwijd geaccepteerd als betaalmiddel. Dat geldt niet voor elke bankpas. Toch zijn er ook de nodige winkels waar je niet met creditcard kunt betalen. De acceptatiegraad van virtuele kaarten is minimaal net zo goed als die van creditcards en dus enorm groot.
En dat is fijn, want voor veel bedrijven is internationaal zaken doen een dagelijkse gewoonte. Werknemers begeven zich en werken over de hele wereld om de belangen van het bedrijf te behartigen. De goede acceptatiegraad van virtuele betaalkaarten ten opzichte van allerlei traditionele persoonlijke kaarten maakt daarbij het leven direct een stuk gemakkelijker.
Daar bovenop profiteer je ook nog eens van extreem lage FX-koersen voor valuta-wisselkosten. Het is zelfs mogelijk om deze te vermijden door virtuele betaalkaarten uit te geven die voor dezelfde valuta worden gebruikt.
Met virtuele kaarten is een bedrijf tot wel 85% goedkoper uit op het gebied van wisselkoerskosten dan bij traditionele kaarten.
5: Reconciliatie
In het geval van traditionele betaalkaarten is het afstemmen van inkooporders, facturen, bonnetjes en betalingsoverzichten een tijdrovende handmatige klus. Dit vereist forse inspanning van zowel de betalende werknemer als van de afdeling Finance. Niet alleen is het ontbreken van gegevens en verantwoording vaak een uitdaging, ook de correctheid van ingevoerde informatie laat nogal eens te wensen over.
Bij gebruik van virtuele betaalkaarten wordt elke transactie gelijk van de juiste info voorzien. Slimme technologie maakt het aanleveren van correcte info door medewerkers tot wel 90% gemakkelijker. Bovendien zorgt AI ervoor dat de functie van controle over uitgaven door Finance sterk wordt geautomatiseerd.
Dankzij het unieke ID van virtuele betaalkaarten ontstaat nu eindelijk de mogelijkheid van perfect matching. En dat op ieder willekeurig moment van de dag en volledig geautomatiseerd. Dat is niet alleen efficiënt en vereist niet alleen minder mankracht. Het leidt ook tot een sterk verbeterde informatie flow.
Waarom kiezen voor virtuele betaalkaarten van Payhawk?
Virtuele betaalkaarten zijn handig, dat is duidelijk. Het systeem van virtuele betaalkaarten van Payhawk onderscheidt zich, afgezien van de eerder genoemde voordelen, ook nog eens door de mogelijkheden rondom automatisering van financiële processen en de koppelingen met ERP- en boekhoudsoftware.
Onze virtuele betaalkaarten maakt het betaalproces voor medewerkers niet alleen veel gemakkelijker maar ook het leven van de finance teams. De slimme software zorgt voor goede beschikbaarheid van data, maar verwerkt die ook nog eens automatisch op boekhoudkundig gebied. Door de integratiemogelijkheden met ERP- en Boekhoudsystemen, heeft de finance afdeling veel minder handmatig werk en worden ze dus veel efficiënter. En dat stelt het het management in staat om over de best denkbare financiële stuurinformatie te kunnen beschikken.
Conclusie
Virtuele betaalkaarten kennen een groot aantal voordelen t.o.v. traditionele bankkaarten zoals creditcards. Ze zorgen tegelijkertijd voor zowel flexibiliteit als beheersbaarheid in de processen rondom bedrijfsuitgaven. Wie wil dat nu niet?
Nu kunnen wij van Payhawk dat natuurlijk wel gemakkelijk zeggen. We laten het je liever zelf ervaren. Neem daarom kennis van wat onze klanten over Payhawk te zeggen hebben. Of vraag voor een kennismaking met onze betaalsoftware een demo aan.
