Waarom zakelijke betaalkaarten hét alternatief zijn voor creditcards

Als oplossing voor uitgavenbeheer wordt traditioneel gezien vaak een zakelijke creditcard gekozen. Alleen, in de praktijk blijken er meerdere nadelen te zijn. Zo gaat een creditcard bijvoorbeeld op krediet en moet de administratie van de zakelijke kredietkaart nog worden verwerkt. Aan het eind van de maand wordt het gebruikte krediet afgeschreven waardoor er geen actueel en real time inzicht is in de cijfers en zakelijke uitgaven gedurende de maand. Dit is voor vele (snelgroeiende) bedrijven erg nadelig. Een ander nadeel is dat niet alle creditcards altijd een hoge acceptatiegraad hebben, bijvoorbeeld in het buitenland. In dit geval moet de werknemer bedragen voorschieten en declaraties indienen, en hier willen bedrijven (en werknemers) juist vanaf. Al met al, aardig wat heisa rondom het verwerken van de administratie rondom de zakelijke kredietkaart

Ook kunnen de kosten oplopen bij het gebruik van een creditcard, Er wordt namelijk gebruik gemaakt van een krediet, waar vervolgens rente over wordt betaald. Daarnaast hebben bedrijven veelal te maken met meerdere handmatige taken, zoals het maandelijkse handmatig invoeren van gegevens en het uitzoeken van bonnetjes. Dit is zonde van de tijd voor het financiële team.

We hoeven je niet te vertellen dat slecht overzicht, extra kosten en handmatig werken geen zaken zijn waar een snelgroeiend bedrijf of scale-up op zit te wachten. Sterker nog, dit kan grote impact hebben op de financiële gezondheid van het bedrijf. Daarom zoeken bedrijven naar een alles-in-een oplossing voor hun uitgavenbeheer.

Wat is een zakelijke betaalkaart?

Een zakelijke betaalkaart is een virtuele of fysieke kaart die wordt aangeboden aan werknemers voor het doen van zakelijke uitgaven. Bijvoorbeeld een zakelijk etentje of boodschappen voor kantoor. Dit is een gepersonaliseerde debitcard waarbij een limiet wordt ingesteld per werknemer. Omdat de betaalkaart werkt op debit, worden de bedrijfsuitgaven direct van de zakelijke rekening afgeschreven, dit is anders van bij het verwerken van de uitgaven bij een zakelijke kredietkaart. De zakelijke betaalkaart is vaak gekoppeld aan een software voor uitgavenbeheer.

Lees dit artikel voor meer informatie en onderscheid tussen de verschillende soorten zakelijke betaalkaarten en creditcards.

Voordelen van zakelijke betaalkaarten

Zakelijke betaalkaarten bieden verschillende voordelen ten opzichte van creditcards. Bijvoorbeeld op het gebied van uitgavenbeheer en controle en zichtbaarheid.

Gemakkelijkere uitgavenbeheer met zakelijke betaalkaarten

Zakelijke betaalkaarten kunnen positief bijdragen aan het uitgavenbeheer van een bedrijf. Dit is om meerdere redenen het geval. Betaalkaarten zijn namelijk gekoppeld aan slimme software dat allerlei voordelen biedt. Dit zorgt voor realtime inzicht in de bedrijfsuitgaven van alle werknemers. Hierdoor is er overzicht in de uitgaven gedurende de hele maand. Dankzij dit overzicht kan er direct actie worden ondernomen, door bijvoorbeeld uitgavenlimieten in te stellen. Ook biedt een zakelijke betaalkaart een hoge mate van controle. Zo kunnen er extra gelden beschikbaar worden gesteld indien nodig, er kan geld worden opgenomen uit een betaalautomaat en er kunnen online betalingen worden gedaan. Dit heb je allemaal zelf in de hand en kan je in- of uitschakelen.

Daarnaast is er door het actuele overzicht ook de mogelijkheid altijd realtime rapporten uit te draaien en data te analyseren. De slimme software zorgt namelijk dat alle uitgaven van alle afdelingen op één overzichtelijke plek komen. Zo heb je met één druk op de knop uitgebreide en up-to-date rapportages van alle afdelingen.

Controle en zichtbaarheid met zakelijke betaalkaarten

Dan is er nog een ander interessant voordeel van zakelijke betaalkaarten als alternatief voor de creditcard. Betaalkaarten bieden namelijk veel mogelijkheden op het gebied van controle en zichtbaarheid. Zo hebben zakelijke betaalkaarten veel betere beveiligingsfuncties in vergelijking met creditcards. Bijvoorbeeld de mogelijkheid om verschillende beperkingen en controleniveaus in te stellen in de software. En, zoals eerder aangegeven kun je limieten instellen. Hiermee verlaag je de kans dat een budget onverwachts wordt overschreden of dat een werknemer een aankoop doet die niet is afgesproken. Vanwege het feit dat elke betaalkaart persoonsgebonden is kun je elke uitgave traceren.

Ook worden verdachte transacties snel geïdentificeerd. Zo kan er tijdig actie worden ondernomen bijvoorbeeld door de kaart direct te blokkeren.

Zakelijke betaalkaart als alternatief voor creditcards

Payhawk biedt een uitstekende zakelijke betaalkaart als alternatief voor creditcards. De betaalkaart in combinatie met de slimme software biedt talloze mogelijkheden voor financieel overzicht én veiligheid.

Zo kun je meerdere goedkeuring niveaus instellen én meerdere mensen autoriseren om toestemming te moeten geven voor een uitgave. Daarnaast kun je uitgavenlimieten instellen per werknemer. Dit geeft extra controle. Zeker in een snelgroeiende scale-up waar soms de processen van het financiële team nog niet goed staan, is controle onmisbaar om goed inzicht te houden.

Dit ervaart Leon Steenbrink, CFO bij Mercell Nederland, ook dankzij Payhawk. Hij vertelt:

"Voorheen hadden we maar één goedkeuring niveau, en dat was voor mij niet genoeg om de controle te houden. Als CFO vind ik dat met Payhawk prettig; we hebben de controle over wie wat kan goedkeuren. Kortom, Payhawk geeft ons een combinatie van efficiëntie en extra controle over de uitgaven, en dat is precies wat we nodig hebben op financieel gebied."

Naast goede financiële controle verzorgt Payhawk talloze mogelijkheden voor goed realtime inzicht en de uitgebreide mogelijkheden tot rapporteren en analyseren. Zo staat het gehele uitgavenbeheer van het bedrijf en alle afdelingen in één actueel overzicht. Zo kan er snel worden geschakeld gebaseerd op actuele cijfers. Ook kun je de kaarten in bulk beheren wat veel tijd bespaart. En dat niet alleen, dankzij de slimme software van Payhawk kunnen veel taken geautomatiseerd worden. Onkosten van werknemers controleren en uitbetalen, of bonnetjes bij elkaar zoeken van de gedeelde zakelijke creditcard behoren tot het verleden.

Tip: Recent hebben we multi-entity management geïntroduceerd dat bedrijven die meerdere entiteiten hebben over de hele wereld, beter in staat stelt om hun uitgaven te beheren. Lees hier meer over multi-entity management.

Slotopmerkingen

Inmiddels hebben we je vast duidelijk kunnen maken waarom wij zo enthousiast zijn over zakelijke betaalkaarten als alternatief voor een creditcard. In combinatie met slimme software biedt een zakelijke betaalkaart eindeloze mogelijkheden voor uitgavenbeheer. Van rapporteren, bijsturen, controleren tot automatiseren: een zakelijke betaalkaart is de oplossing. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de tijdsbesparing.

Wist je dat: Essentia Analytics de maandafsluiting heeft kunnen halveren tot 5 dagen door gebruik te maken van Payhawk? Lees het hele verhaal hier.

Net zo enthousiast geworden over zakelijke betaalkaarten met slimme software als wij? Boek direct een demo.