Als oplossing voor uitgavenbeheer wordt traditioneel gezien vaak een zakelijke creditcard gekozen. Alleen, in de praktijk blijken er meerdere nadelen te zijn. Zo gaat een creditcard bijvoorbeeld op krediet. Aan het eind van de maand wordt het gebruikte krediet afgeschreven waardoor er geen actueel en real time inzicht is in de cijfers en bedrijfsuitgaven gedurende de maand. Dit is voor vele (snelgroeiende) bedrijven erg nadelig. Een ander nadeel is dat niet alle creditcards altijd een hoge acceptatiegraad hebben, bijvoorbeeld in het buitenland. In dit geval moet de werknemer bedragen voorschieten en declaraties indienen, en hier willen bedrijven (en werknemers) juist vanaf.
Ook kunnen de kosten oplopen bij het gebruik van een creditcard, Er wordt namelijk gebruik gemaakt van een krediet, waar vervolgens rente over wordt betaald. Daarnaast hebben bedrijven veelal te maken met meerdere handmatige taken, zoals het maandelijkse handmatig invoeren van gegevens en het uitzoeken van bonnetjes. Dit is zonde van de tijd voor het financiële team.
We hoeven je niet te vertellen dat slecht overzicht, extra kosten en handmatig werken geen zaken zijn waar een snelgroeiend bedrijf of scale-up op zit te wachten. Sterker nog, dit kan grote impact hebben op de financiële gezondheid van het bedrijf. Daarom zoeken bedrijven naar een alles-in-een oplossing voor hun uitgavenbeheer.
Wat is een zakelijke betaalkaart?
Een zakelijke betaalkaart is een virtuele of fysieke kaart die wordt aangeboden aan werknemers voor het doen van zakelijke uitgaven. Bijvoorbeeld een zakelijk etentje of boodschappen voor kantoor. Dit is een gepersonaliseerde debitcard waarbij een limiet wordt ingesteld per werknemer. Omdat de betaalkaart werkt op debit, worden de bedrijfsuitgaven direct van de zakelijke rekening afgeschreven. De zakelijke betaalkaart is vaak gekoppeld aan een software voor uitgavenbeheer.
Lees dit artikel voor meer informatie en onderscheid tussen de verschillende soorten zakelijke betaalkaarten en creditcards.
Voordelen van zakelijke betaalkaarten
Zakelijke betaalkaarten bieden verschillende voordelen ten opzichte van creditcards. Bijvoorbeeld op het gebied van uitgavenbeheer en controle en zichtbaarheid.
Gemakkelijkere uitgavenbeheer met zakelijke betaalkaarten
Zakelijke betaalkaarten kunnen positief bijdragen aan het uitgavenbeheer van een bedrijf. Dit is om meerdere redenen het geval. Betaalkaarten zijn namelijk gekoppeld aan slimme software dat allerlei voordelen biedt. Dit zorgt voor realtime inzicht in de bedrijfsuitgaven van alle werknemers. Hierdoor is er overzicht in de uitgaven gedurende de hele maand. Dankzij dit overzicht kan er direct actie worden ondernomen, door bijvoorbeeld uitgavenlimieten in te stellen. Ook biedt een zakelijke betaalkaart een hoge mate van controle. Zo kunnen er extra gelden beschikbaar worden gesteld indien nodig, er kan geld worden opgenomen uit een betaalautomaat en er kunnen online betalingen worden gedaan. Dit heb je allemaal zelf in de hand en kan je in- of uitschakelen.
Daarnaast is er door het actuele overzicht ook de mogelijkheid altijd realtime rapporten uit te draaien en data te analyseren. De slimme software zorgt namelijk dat alle uitgaven van alle afdelingen op één overzichtelijke plek komen. Zo heb je met één druk op de knop uitgebreide en up-to-date rapportages van alle afdelingen.
Controle en zichtbaarheid met zakelijke betaalkaarten
Dan is er nog een ander interessant voordeel van zakelijke betaalkaarten als alternatief voor de creditcard. Betaalkaarten bieden namelijk veel mogelijkheden op het gebied van controle en zichtbaarheid. Zo hebben zakelijke betaalkaarten veel betere beveiligingsfuncties in vergelijking met creditcards. Bijvoorbeeld de mogelijkheid om verschillende beperkingen en controleniveaus in te stellen in de software. En, zoals eerder aangegeven kun je limieten instellen. Hiermee verlaag je de kans dat een budget onverwachts wordt overschreden of dat een werknemer een aankoop doet die niet is afgesproken. Vanwege het feit dat elke betaalkaart persoonsgebonden is kun je elke uitgave traceren.
Ook worden verdachte transacties snel geïdentificeerd. Zo kan er tijdig actie worden ondernomen bijvoorbeeld door de kaart direct te blokkeren.
